Document · PDF

Bijlage 1 - MPV 2023

Raadsvergadering 28 november 2023, gemeente EindhovenBij agendapunt: Raadsvoorstel Meerjaren Prognose Vastgoed (MPV) 20232.520 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Meerjaren Prognose Vastgoed 2023 Gemeente Eindhoven

versiedatum 21 juni 2023

INHOUDSOPGAVE • •

Inleiding Meerjaren Onderhoudsplanningen (MJOP’s)

Inleiding De afgelopen jaren heeft de gemeente een volgende stap gezet in de professionalisering van het gehele vastgoedbeleid en vastgoedbeheer. De gemeenteraad heeft in oktober van 2020 de nieuwe Nota Vastgoedbeleid 2020 vastgesteld, die vervolgens per thema zijn verdere uitwerking heeft gekregen in de vorm van de Spelregels Vastgoedbeleid 2020. Uitgangspunt van de verdere ontwikkeling van het Vastgoedbeleid is dat de raad een nadrukkelijkere rol krijgt in gemeentelijk vastgoed. Zo heeft de raad in januari 2021 de eerste Meerjaren Prognose Vastgoed (MPV) vastgesteld en heeft dit vorig jaar een vervolg gekregen, met als aanvulling het nieuwe product Vastgoedbericht. De MPV is gepresenteerd als product dat door de raad wordt vastgesteld, met name voor wat betreft de meerjaren onderhoudsplanningen. In 2020 is de opdracht gegeven om alle gemeentelijke gebouwen waar de afdeling Vastgoed verantwoordelijk voor is te voorzien van nieuwe meerjaren onderhoudsplanningen (MJOP) op basis van NEN 2767 inspecties (conditiemeting van gebouwen en installaties). Bij toepassing van de NEN 2767 worden naast de inventarisatie van de conditiescores van de bouwelementen ook de risicoaspecten van gebreken in kaart gebracht. Borging van alle relevante wet- en regelgeving (compliance) is immers een integraal onderdeel van de MJOP.

Dat geldt bijvoorbeeld voor veiligheidszaken en wettelijk verplichte verduurzamingsmaatregelen. Inmiddels is er ook via separate inspecties aandacht gegeven aan veiligheid en zijn de inspecties inzake asbestinventarisatie, elektrotechnische installaties en legionellabeheersing afgerond. Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan de brandveiligheidsinspectie. Deze inspecties worden verwerkt in de MJOP. De financiën van het gemeentelijk vastgoed zijn in de gemeentebegroting niet centraal belegd. In de planning- en control-cyclus van de gemeente wordt thematisch gewerkt volgens programma’s. Deze programma’s zijn onderverdeeld in verschillende taakvelden. Deze taakvelden kennen afzonderlijk hun koppelingen met de begroting. Een apart taakveld ‘vastgoed’ bestaat niet, maar dit komt terug in 17 andere taakvelden.

MEERJAREN ONDERHOUDSPLANNINGEN (MJOP’S) Inleiding Alle gehuurde en eigendomsgebouwen van de gemeente beschikken over een MJOP, die vele jaren vooruit kijkt. Op grond van de MJOP worden de noodzakelijke werkzaamheden ingepland voor een specifiek jaar en opgenomen in een jaarplan. De onderhoudsactiviteiten in de onderhoudsplanningen zijn opgedeeld in planmatig onderhoud, contractonderhoud, dagelijks onderhoud en overig onderhoud. Deze vormen van onderhoud worden financieel gedekt vanuit drie verschillende bronnen: ▪ exploitatie (contract-, dagelijks en overig onderhoud); ▪ onderhoudsreserve (planmatig onderhoud, niet conform activabeleid); ▪ vervangingsinvestering/krediet (planmatig onderhoud, conform activabeleid). Aan de financiële basis van de MJOP zijn er geen wijzigingen ten opzichte van voorgaande jaren. Dat betekent dat de MJOP nog steeds de basis vormt voor de begroting en dat deze wordt getoetst aan de begroting. Voor het planmatig onderhoud dat wordt verrekend met de onderhoudsreserve worden via een jaarlijkse storting of onttrekking de werkelijke kosten verrekend met de reserve. Planmatig onderhoud dat betrekking heeft op vervangingsinvesteringen, wordt geactiveerd. De jaarlijkse kapitaallasten hiervan (rente en afschrijvingen) komen ten laste van de exploitatie.

Onderhoudsniveau Er worden vier onderhoudsniveaus gehanteerd, te weten (1) Plusniveau, (2) Basisniveau, (3) Minimum niveau verkoop (4) Minimum niveau sloop. Het basisniveau is hierbij het uitgangspunt, tenzij gemotiveerd daarvan wordt afgeweken. Het basisniveau van een object garandeert een redelijke tot goede bruikbaarheid van de gebouwen voor gebruikers en medewerkers. Gestreefd wordt naar een evenwicht tussen enerzijds de uitgaven voor onderhoud en de effecten daarvan en anderzijds de afbreukwaarde van onvoldoende onderhoud aan het gebouw. De gebouwen, gebouwdelen en bouwdelen verkeren in een redelijk tot goede technische staat, die incidenteel verstoord mag worden door calamiteiten. De uitstraling van het gebouw of een bouwdeel is sober, zonder dat de gebouwen een verwaarloosde indruk maken. Het onderhoud wordt planmatig aangepakt. Indien een gebouw is gericht op publieke en representatieve doeleinden - van beeldbepalende, voor het publiek/externen toegankelijke gebouwen of delen hiervan kan worden gekozen voor het “Plusniveau”. Hierbij wordt het in een goede tot uitstekende technische staat gehouden. Momenteel zijn er géén gebouwen op “Plusniveau”. Tenslotte gelden er minimumniveaus voor sloop- en verkoopgebouwen.

Bij deze niveaus wordt gefocust op het beheersen van de aanwezige risicoaspecten op het gebied van veiligheid en gezondheid en het continueren van het bedrijfsproces. MJOP’s Voor alle gemeentelijke gebouwen is een nieuw MJOP opgesteld, met uitzondering van scholen die met economisch claimrecht aan de onderwijsinstellingen in eigendom zijn

gegeven. Daar heeft de gemeente geen verantwoordelijkheid voor het onderhoud. Verder is de gemeente bij een aantal gebouwen lid van een Vereniging van Eigenaars (VvE) die de MJOP’s verzorgt. Voor monumentale gebouwen in de vastgoedportefeuille geldt een werkwijze die erop ingericht is dat naast de periodieke NEN2767 inspecties, ook jaarlijks inspecties door de monumentenwacht worden verricht. De inspectieresultaten worden vervolgens beoordeeld en jaarlijks meegenomen in de bureauactualisatie van de MJOP. De onderhoudsuitgaven voor de MJOP 2023-2026 zien er als volgt uit: Dekkingsbron (x € 1.000)

2023

2024

2025

2026

Exploitatie

€

3.635

€

3.635

€

3.635

€

3.635

Onderhouds reserve

€

3.190

€

3.190

€

3.190

€

3.190

Vervangings investering

€

7.243

€

5.746

€

7.947

€

3.771

Eindtotaal

€

14.069 €

12.571

€

14.772

€

10.596

De gedetailleerde informatie per taakveld is opgenomen in bijlage 1. Zoals bekend zijn de kosten van onderhoud sinds begin 2022 extreem gestegen. Voor wat betreft het exploitatieonderhoud zijn de budgetten hiervoor gedeeltelijk verhoogd, maar voor het planmatig onderhoud (reserve en vervangingsinvesteringen/kredieten) is dit niet gebeurd. Daarnaast wordt in stand gehouden wat er is, conform het huidige onderhoudsbeleid. Dit betekent dat vervangingen plaatsvinden op basis van wat er reeds aanwezig is (één-opéén vervangingen). Echter is ook sprake van technieken die zich in snel tempo ontwikkelen. Dit maakt het noodzakelijk om maatregelen toe te voegen conform de huidige stand van de techniek. Hierbij kan worden gedacht aan TL verlichting vervangen door LED verlichting. Tevens is er een energiebesparingsplicht om investeringen te doen op zoveel mogelijk natuurlijke momenten en momenten die een kans ter verbetering van het bestaande zijn en een groot onderhoudsinterval kennen. Hiervan is sprake bij bijvoorbeeld een dakvervanging die gemiddeld genomen één keer per 20 jaar voorkomt. De mogelijkheid wordt in deze gevallen benut om met de vervanging tevens de isolatiewaarde te verhogen.

Dit zorgt voor verschuivingen in de onderhoudsplanningen en kan leiden tot een verhoging van de voor dat moment geraamde kosten, terwijl het per saldo voordeliger is om werkzaamheden gelijktijdig uit te (laten) voeren. Met het op deze wijze uitbreiden van het MJOP op het gebied van verduurzaming, wordt er al voorgesorteerd op het nog te actualiseren Vastgoedbeleid en bijbehorende Spelregels waaronder ook de thema’s ‘Onderhoud’ en ‘Verduurzaming van Vastgoed’. Tenslotte is er sprake van een toenemende vraag vanuit de stad naar maatschappelijke huisvesting. Dit heeft impact op het onderhoud en exploitatie van het gemeentelijk vastgoed. Daarnaast heeft het toewijzen van monumenten/waardevolle objecten vanuit Erfgoed een effect op het onderhoudsregime. Zo zijn een aantal gebouwen gewijzigd van toekomstig doel ‘sloop’ naar ‘normaal exploiteren’. Hierdoor krijgt het gebouw een zwaarder onderhoudsregime, wat zich ook vertaalt in hogere onderhoudslasten en budgetten die hiervoor benodigd zijn.

Bovenstaande en de blijvende extreme prijsstijgingen hebben ertoe geleid dat er vanaf 2024 een tekort wordt verwacht op het onderhoud van ca. 1 mln. Dit is ongeveer 8% van de gemiddelde jaarlijkse begroting. Hiervoor is een Kadernota claim ingediend. Wanneer de claim wordt toegekend, past de uitvoering van de MJOP structureel binnen de beschikbare middelen. Krediet voor verhuurklaar maken van gebouwen De afdeling Vastgoed heeft alleen onderhoudsbudgetten tot haar beschikking. Soms zijn echter functionele wijzigingen aan een gebouw noodzakelijk, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe huurder een gebouw wil gaan betrekken. Daarvoor zijn in de vorige MPV incidentele middelen beschikbaar gesteld, middels een investeringskrediet van € 300.000. Deze middelen geven ons de mogelijkheid om snel in te spelen op voor nieuwe huurders noodzakelijke aanpassingen aan gebouwen. Dit leidt tot kortere leegstandsperioden en een hogere inzetbaarheid van onze gebouwen. Wanneer het om een significante kwaliteitsverbetering gaat, mogen deze kosten geactiveerd worden. Hierbij wordt uitgegaan van een afschrijvingstermijn van tien jaar. Door dit te verdisconteren in de huur zijn de bijbehorende kapitaallasten gedekt. Dit maakt het een risicovrij krediet, omdat wij hier pas aanspraak op maken op het moment dat er dekking is middels huuropbrengsten.

Wij stellen daarom voor dit incidentele investeringskrediet wederom beschikbaar te stellen. MJOP uitgangspunten en kanttekeningen Uitgangspunten De huidige MJOP’s zijn een actualisatie van de in 2021 en 2022 door een extern bureau uitgevoerde NEN 2767 inspecties. Om de MJOP’s zo objectief en actueel mogelijk te houden, worden de gebouwen vierjaarlijks door een onafhankelijke derde geïnspecteerd volgens NEN 2767 (onderhoudsconditie), inclusief ‘compliance’-inspectie (voldoen aan wet- en regelgeving). De tussentijdse herijking van de MJOP’s binnen deze vierjaarstermijn gebeurt door de afdeling Vastgoed en vaststelling door de raad gebeurt in de MPV. De financiële resultaten van deze geactualiseerde MJOP’s zijn getoetst aan de begroting. Tussentijdse aanpassingen van de begroting op bepaalde taakvelden, maakt onderdeel uit van de integrale afweging in de planning- en control-cyclus, in eerste instantie middels de kadernota. De MJOP’s gaan uit van actuele prijzen (prijspeil 1 januari 2023). In de voorgaande MPV’s heeft uw raad besloten om jaarlijks standaard een prijsindexatie op te nemen op onderhoudsbudgetten en het exploitatiebudget voor planmatig onderhoud. Op deze manier worden de begroting en de werkelijke kosten van het onderhoud beter op elkaar afgestemd. Deze prijsindexering is ook van toepassing op de huuropbrengsten.

Echter, bij extreme prijsstijgingen zoals in de voorbije periode is gebeurd, lopen de begroting en werkelijk kosten uiteen. De MJOP’s omvatten het gebouwgerelateerde eigenaarsonderhoud en een deel van het gebruikers(/huurders)onderhoud, voor zover dit contractueel bij de afdeling Vastgoed is ondergebracht. Het is inclusief BTW indien deze een kostenpost is. De BTW is in dat geval niet of niet volledig te compenseren of verrekenbaar. Onderhoud wat voor externe gebruikers en/of huurders wordt uitgevoerd wordt doorbelast door middel van servicekosten.

Wat betreft verduurzaming bevat een MJOP niet ‘automatisch’ verduurzamingsmaatregelen. Uitgevoerde verduurzamingsmaatregelen krijgen wel een plek in de MJOP. Bij onderhoud en vervanging is in beginsel echter sprake van vergelijkbare elementen, weliswaar aangepast aan de ‘standaard’ op het moment van vervanging. Als voorbeeld: een oude VR-ketel zal niet worden vervangen door een nieuwe VR-ketel, maar wel door een HR-ketel. Dat is dan immers ‘normaal’ en daarvoor bevat een MJOP het benodigde budget. Dat is er echter niet om in plaats van de HR-ketel een warmtepomp te installeren. Dit kan alleen in combinatie met een verduurzamingsconstruct, zoals we met Slim Verduurzamen Vastgoed (SVV) doen. Daarnaast kan het zo zijn dat onderhoud naar voren wordt gehaald in de planning omdat er verduurzamingsslag plaatsvindt, geïnitieerd door SVV of doordat er grootschalige functionele aanpassingen nodig zijn (bijvoorbeeld bij Ateliergebouwen). Hiermee combineren we werk met werk en proberen we slim te plannen. Kanttekeningen Op dit moment wordt nog gebruik gemaakt van onderhoudsreserves in plaats van onderhoudsvoorzieningen. Om die reden stellen we de MJOP’s jaarlijks vast in plaats van elke vier jaar.

In de loop van 2023 wordt een raadsvoorstel voorbereid/aangeboden om deze huidige systematiek van vaststelling van de MJOP’s te wijzigen, met als doel dat vaststelling van de MJOP’s weer elke vier jaar zal plaatsvinden, conform de BBV. Bij enkele gebouwen wordt de MJOP extern beheerd en uitgevoerd en is een toetsende rol weggelegd voor de vastgoedorganisatie. Dit geldt voor diverse Verenigingen van Eigenaars (VvE’s), de deelportefeuille Eigen Huisvesting (consortium !mpuls) en verschillende beheercontracten (Trudo ten aanzien van de prostitutiegebouwen Baekelandplein; Wooninc. voor de woonwagenstandplaatsen). Deze MJOP’s worden niet ter vaststelling meegenomen in de MPV. De kosten zijn in de begroting opgenomen als bijdragen aan derden. Tussen de MJOP’s en de daadwerkelijke uitvoering zitten regelmatig bepaalde afwijkingen. Deze afwijkingen worden veroorzaakt door maatwerk dat wordt geleverd afhankelijk van de actuele staat van een gebouw, door andere geplande werkzaamheden of doordat in de exploitatie onderhoud niet passend is. Onderhoud wordt dan doorgeschoven of juist naar voren gehaald. Of de afwijking wordt veroorzaakt door onvoorziene omstandigheden tijdens de werkvoorbereiding en/of uitvoering, waardoor geraamde kosten afwijken van werkelijke kosten. Over de gehele linie wordt gestuurd op het totaalbudget en vallen plussen en minnen veelal tegen elkaar weg.

We zijn steeds beter in staat, mede door gebruik te maken van dashboards, om dit soort ontwikkelingen tijdig te signaleren en tijdig te verwerken in de MJOP’s, om vervolgens zo realistisch mogelijk te plannen en om zo min mogelijk afwijkingen te hebben in de P&Cproducten.

Bijlage 1 Deelportefeuille

Taakveld

Dekkingsbron

Cultuur

TV53 Cultuurpresentatie,prod. en particip.

Exploitatie

€

1.028

€

1.028

€

1.028

€

1.028

Investering

€

2.976

€

1.794

€

5.673

€

2.453

Reserve

€

663

€

663

€

663

€

663

Exploitatie

€

123

€

123

€

123

Investering

€

€ € 168 -

€

Reserve

€

435

€

435

€

435

€

435

Exploitatie

€

Investering

€

Reserve

€

TV55 Cultureel erfgoed

TV83 Wonen en bouwen

Totaal Cultuur TV42 Onderwijshuisvesting Exploitatie Reserve

2023

TV03 Beheer Strategisch en overige gebouwen Stadsvoorzieningen en gronden

2025

2026

€ 5.413

€ 4.063

€ 7.992

€ 4.734

€

181

€

181

€

181

€

353

€

353

€

353

€

€ €

Totaal Onderwijs

2024

534

€

€ € 16 -

€

299

€

203

Reserve

€

Exploitatie

€

Reserve

€

Exploitatie

€

Investering

€

533

€

Reserve TV42 Onderwijshuisvesting Exploitatie

€

TV55 Cultureel erfgoed

Investering

€

Reserve

€

Exploitatie

€

Investering

€

353 534

€

TV53 Cultuurpresentatie,prod. en particip.

€

TV22 Parkeren

534

TV21 Verkeer en vervoer

€

€ € 221 -

TV11 Crisisbeheersing en brandweer

Exploitatie

534

181

€

Reserve

€

Exploitatie

€

Investering

€

168

Reserve

€

Exploitatie

€

Investering

€

280

€

Reserve

€

TV57 Openb. groen en (openlucht)recreatie

TV61 Samenkracht en burgerparticipatie TV681 Geëscaleerde zorg 18+

TV71 Volksgezondheid

TV74 Milieubeheer

TV82 Grondexploitatie (nietbedrijventerreinen

TV83 Wonen en bouwen

Exploitatie

€

Investering

€

Reserve

€

Exploitatie

€

Exploitatie

€

Investering

€

€ € 25 -

€

Reserve

€

Exploitatie

€

Investering

€

Reserve

€

Exploitatie

€

Investering

€

Reserve

€

Exploitatie

€

226

€

226

€

226

€

226

Investering

€

185

€

242

€

Reserve

€

Exploitatie

€

162

€

162

€

162

€

162

Investering

€

1.105

€

251

€

Reserve

€

197

€

197

€

197

€

197

Totaal Strategisch en Stadvoorzieningen

Sport

€ 1.841

€ 3.475

€ 2.222

€ 1.849

TV52 Sportaccommodaties Exploitatie

€

1.155

€

1.155

€

1.155

€

1.155

Investering

€

1.310

€

1.380

€

1.094

€

624

Reserve

€

764

€

764

€

764

€

764

Exploitatie

€

Reserve

€

TV74 Milieubeheer

€ 3.232

€ 3.302

€ 3.016

€ 2.547

TV12 Openbare orde en veiligheid Exploitatie

€

Investering

€

Reserve

€

Exploitatie

€

231

€

231

€

231

€

231

Investering

€

1.888

€

414

€

266

€

191

Reserve

€

339

€

339

€

339

€

339

Exploitatie

€

Totaal Sport

Welzijn

TV61 Samenkracht en burgerparticipatie

TV681 Geëscaleerde zorg 18+

TV83 Wonen en bouwen

Investering

€

€ 87 -

Reserve

€

Exploitatie

€

Investering

€

331

Reserve

€

€ -

€

Totaal Welzijn

€ 2.941

€ 1.091

€

901

€

825

Portefeuille overstijgend

€

107

€

107

Eindtotaal

€ 14.069

107

€ 12.571

€ 14.772

€ 10.597

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/13273182/2