Bijlage 1 - Leidraad vestiging noodzakelijke (opvang)voorzieningen

LEIDRAAD Vestiging van noodzakelijke (opvang)voorzieningen Maart 2025

bron COA

Gemeente Eindhoven | 2

Inleiding Eindhoven is een sociale, inclusieve en veilige stad. Ook voor (nieuwe) inwoners die een steuntje in de rug nodig hebben. We zorgen voor geschikte (opvang)voorzieningen voor mensen die dit nodig hebben. De locaties zijn verspreid over de verschillende stadsdelen. We hebben daarbij oog voor omwonenden en ondernemers én de toekomstige nieuwe buurtbewoners. Het gaat dan bijvoorbeeld om de opvang van vluchtelingen of mensen zonder huis. Wij nemen onze verantwoordelijkheid omdat wij het belangrijk vinden om alle mensen in Eindhoven een goede plek te geven. De stad groeit snel en de vraag naar woningen is groot. Het is steeds moeilijker om geschikte locaties te vinden. Elke (opvang)plek is echter hard nodig. De gemeente zet via deze leidraad in op een zorgvuldige afweging van de verschillende belangen en besluit uiteindelijk waar een (opvang)locatie komt. Spreiding van voorzieningen over de stad betekent ook dat in iedere wijk/buurt voorzieningen kunnen komen. We begrijpen dat buurtbewoners en ondernemers willen weten wie er komen, wat het voor de buurt betekent en welke afwegingen ten grondslag liggen aan de keuze voor een locatie. Daarom gaan we na de bekendmaking van de locatie altijd met de buurt in gesprek over leefbaarheid, veiligheid en beheer. Voor de nieuwe inwoners van de (opvang)locaties zetten we zo nodig in op activering.

Ook stimuleren we verbinding met de buurt/omgeving. Zo voelen de nieuwe bewoners zich thuis en kunnen ze met passende ondersteuning stappen zetten op weg naar zelfstandigheid. Om deze (opvang)voorzieningen te kunnen realiseren, hanteren we een uniforme werkwijze. Die staat in deze leidraad op hoofdlijnen beschreven. We willen zo transparant zijn over een uniform, consistent handelen als het gaat om besluitvorming over en vestiging van een (opvang)voorziening. Bovendien is helder op welke aspecten inwonersparticipatie mogelijk is en waar niet. Deze werkwijze/leidraad is meer gedetailleerd uitgewerkt in een handboek. Hierin staat de rol- , taak- en bevoegdheidsverdeling binnen de gemeentelijke (project)organisatie en -medewerkers en tussen gemeente en ketenpartners met bijbehorend instrumentarium.

Welke voorzieningen vallen onder deze ­gemeentelijke ­leidraad? Deze leidraad is van toepassing op noodzakelijke (opvang)voorziening/24 uurs verblijf voor een groep inwoners die dagelijks ondersteuning nodig heeft. Daarbij gaat het om vluchtelingen (asielzoekers, Oekraïense ontheemden etc.), maatschappelijke opvang en beschermd wonen, maar ook – mits gemotiveerd- om andere noodzakelijke opgaven of voorzieningen met een politiek-bestuurlijk of maatschappelijk gevoelig karakter waarbij geen sprake is van 24-uursopvang en/of dagelijkse ondersteuning, zoals bijvoorbeeld een winternoodopvang voor en dak- en thuislozen. Deze leidraad is van toepassing als de gemeente initiatiefnemer is. Bij een initiatief van derden, zijn onderdelen van dit werkproces van toepassing. Welke dat zijn, geeft deze leidraad aan. Proces totstandkoming voorziening omvat 3 fasen: 1. Voorbereidings- en analysefase 2. Besluitvormings- en bekendmakingsfase 3. Realisatiefase en in gebruik name. De gemeente vindt inwonersparticipatie heel belangrijk. Tijdens de afweging en voorbereiding van een besluit over de locatie van een (opvang)voorziening (fase 1) maken we gebruik van actuele en eerder ophaalde informatie. Denk daarbij aan bijvoorbeeld inwonersraadplegingen en de jaarlijkse Inwoners enquête. In de fase van besluitvorming (fase 2) maakt een participatieplan onderdeel uit van het besluit.

In fase 3 werkt de gemeente samen met inwoners en stakeholders aan de aspecten zoals leefbaarheid en veiligheid in de buurt. We communiceren transparant over de gemaakte afwegingen. Hierbij volgen we de regels uit ons beleid zoals de verordening Inwonersparticipatie en, waar van toepassing, participatiebeleid Omgevingswet. In uitzonderlijke gevallen zoals spoed kan het College ook hier besluiten om beargumenteerd af te wijken van de verplichte participatie.

Gemeente Eindhoven | 3

Locatiekeuze noodzakelijke (opvang)voorziening Fase 1: Voorbereiding en Analyse

Fase 2 Besluitvorming en bekendmaking 24/7

Toetsing van noodzakelijkheid

Onderzoek locatie met afwegingskader

Participatie van inwoners

€

Fase 3 Realisatie en uitvoeringsfase

De 3 fases worden hierna verder beschreven

1

Gemeente Eindhoven | 5

Fase 1: (Ambtelijke) Voorbereidings- en Analysefase

1.1. Aanleiding noodzakelijke voorziening: wettelijk of urgentie

Start met ophalen opdracht bij wethouder(s)/portefeuillehouder(s)

De aanleiding om te komen tot een voorziening komt voort uit wettelijke taken, aanwijzingen vanuit het Rijk of vastgesteld gemeentelijk beleid.

Voordat de voorbereidingsfase start, wordt bij de verantwoordelijk portefeuille­houder(s) ambtelijk een opdracht opgehaald. Hierin staat in ieder geval wat de aanleiding is (wettelijk kader en/of gemeentelijk besluit/beleid), noodzaak voor voorziening en mogelijk al meer context bij aard/doelgroep, omvang van de voorziening en de financiële kaders.

Binnen de WMO heeft Eindhoven een centrumfunctie om te zorgen voor voldoende voorzieningen Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen. Binnen de Spreidingswet moet Eindhoven voldoende asielopvang bieden. In geval van vluchtelingen vanwege een oorlog, kan de EU als de oorlog op Europees grondgebied is, bijvoorbeeld richtlijnen voor tijdelijke bescherming opstellen. Daar baseert het Rijk regelingen op waarin Eindhoven een opdracht moet of wil vervullen. Als er een initiatief van derden/ketenpartner binnenkomt bij het Ruimtelijk Domein, dan toetst de gemeente de noodzaak en wenselijkheid hiervan op wettelijke verplichtingen en vastgesteld gemeentelijk beleid. Als het een gecontracteerde partner is volgt ook een toets op de contractafspraken. Dit in verband met de omgeving en aansluiting op het beleid vanuit de gemeente. Ook reikt de gemeente kaders en voorwaarden aan en adviseert hierin. Vaak is een initiatief dan al zo concreet dat er een locatie/pand in beeld is en een omschrijving van de aard van de voorziening voorhanden is. Als de gemeente hier positief tegenover staat, ook gelet op omgeving, wordt bekeken of een omgevingsvergunning nodig is. Tenslotte kan een ketenpartner een verzoek doen om gebruik te mogen maken van gemeentelijk/maatschappelijk vastgoed.

Ook dan toetsen we de noodzaak en wenselijkheid van het initiatief op bovenstaande manier en wegen we af of er passend vastgoed op een passende locatie beschikbaar is.

1.2. Ambtelijke voorbereiding locatiekeuze In deze fase wordt op basis van de opdracht een een Programma van Eisen opgesteld. Hierin komen nadere eisen over in ieder geval de doelgroep, aard van de bewoning, omvang, technische eisen, indeling pand en buitenruimte. De zoektocht naar en voorbereiding van besluitvorming over een geschikte locatie is een ambtelijk proces dat door een integraal team wordt verzorgd. Dit gebeurt in beslotenheid en zonder inwonersparticipatie. Alleen over de afwegingen en motivering voor het besluit over de definitieve locatie ­communiceren we naderhand proactief naar de gemeenteraad en inwoners. Over de tussenstappen in het ambtelijk voorbereidingstraject, zoals (een) eventuele andere locatie(s), wordt niet gecommuniceerd De locatie wordt aan de hand van een aantal factoren op haalbaarheid ­onderzocht (zie hieronder het algemeen afwegingskader). Dit is het ­opgestelde Programma van Eisen in verband met geschiktheid voor het doel, beschikbaarheid, planologische situatie en de spreiding (in de zin van een zo evenwichtig mogelijke verdeling) van voorzieningen over de stad.

Gemeente Eindhoven | 6

Hierbij werken we niet met ‘absolute’ afstandscriteria. We kijken op maat naar de aanwezigheid van andere voorzieningen en ook naar de looproutes van en naar deze voorzieningen in de buurt van de beoogde locatie. De bereikbaarheid van de voorziening is een ander afwegingscriterium. Een veiligheids- en leefbaarheidsadvies maakt nadrukkelijk deel uit van het haalbaarheids­ onderzoek. Dit is van belang om een locatiekeuze op te baseren. En ook om bij toekomstige implementatie rekening te houden met risico’s en te kunnen zorgen voor maatregelen op het gebied van leefbaarheid en veiligheid in de directe omgeving die negatieve situaties en mogelijke escalatie voorkomen. In het algemeen hanteert gemeente voor de analyse en toetsing van haal­­ baarheid het afwegingskader (zoals dat hieronder is opgenomen. Daarin staan fysieke factoren, bestuurlijke factoren, omgevingseisen en veiligheid) en leefbaarheid. Op maat van de specifieke opgave van een te realiseren voor­ ziening (Programma van Eisen) maken we een zorgvuldige en integrale analyse en daarop te baseren afweging.

bron COA

Gemeente Eindhoven | 7

Algemeen afwegingskader Fysieke factoren/Programma van Eisen aan het gebouw: ƒ De technische eisen: waaraan moet het gebouw voldoen en kan het geschikt worden gemaakt? ƒ De grootte: Is het groot genoeg of passend te maken? ƒ Indeling van het pand: past het bij het beoogde doel? ƒ Buitenruimte: is aanwezigheid daarvan een vereiste en is er voldoende gelet op het doel? ƒ Beschikbaarheid: is het binnen de noodzakelijke tijd beschikbaar of te verwerven? ƒ Milieuregelgeving: is er sprake van een groepsrisico? Bestuurlijke factoren: ƒ Omgevingsplan: past de functie van de voorziening in het geldende omgevingsplan? ƒ Bestuurlijke toezeggingen en overeenkomsten: zijn er eerder bestuurlijke toezeggingen gedaan aan bewonersgroepen of andere partijen of overeenkomsten gesloten waar rekening mee moet worden gehouden en zo, ja wat betekent dit? Financiële haalbaarheid: De kosten van de realisatie van de voorziening zelf, maar ook eventuele aanpassingen in de omgeving en risico’s op onverwachte kosten, gerelateerd aan het ­beschikbare budget

Omgevingsfactoren: ƒ Aanwezigheid van andere voorzieningen (met een maatschappelijke impact/gevoeligheid) ivm spreiding en functies die onverenigbaar zijn omdat ze elkaar negatief kunnen beïnvloeden (i.v.m. looproutes bijvoorbeeld). ƒ Nabijheid van voorzieningen die ook onder de leidraad vallen of anderszins als ‘gevoelige’ voorziening gelden. ƒ Aanwezigheid van mogelijk concurrerende functies op deze locatie, zoals initiatieven voor een woningbouwproject of realisatie van groenvoorziening. ƒ Bereikbaarheid/ligging: lopend of per openbaar vervoer te bereiken. ƒ Leefbaarheid en veiligheidsfactoren, zoals overzichtelijkheid, onveilige, donkere plekken, afbraakpanden of overlastplekken. Deze worden opgenomen in een aanvullende analyse, zie hieronder. Veiligheid en leefbaarheid(sadvies) Een belangrijk onderdeel van het haalbaarheidsonderzoek is een toets op de leefbaarheid en veiligheid in de omgeving van de beoogde opvang­voorziening. Daarvoor stellen we een integraal veiligheids- en leefbaarheidsadvies op. Dit is gebaseerd op een analyse van verschillende aspecten van de wijk of buurt en bevat: de potentiële risico’s op overlast, polarisatie of andere veiligheid gerelateerde zaken) en eventuele overige zaken.

Gemeente Eindhoven | 8

Voor het veiligheid- en leefbaarheidsadvies haalt de gemeente input op van diverse partijen, zoals Sector Veiligheid, Sector Gebieden en Wijken en ­politie. Ook gebruiken we openbare bronnen van de gemeente (zoals de Buurtkijker, Eindhoven in cijfers, de jaarlijkse Inwoners enquête), ­informatie van veiligheidsgegevens, meldingen openbare ruimte (MOR) en partners (politiecijfers). Waar mogelijk wordt dit aangevuld met bestaande en actuele onderzoeken en analyses. Dit integraal veiligheid- en leefbaarheidsadvies wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gezagsdriehoek. De driehoek – burgemeester, politie en het OM –kan het advies aanvullen met extra maatregelen om negatieve situaties en escalatie te voorkomen. Het advies wordt onderdeel van het collegevoorstel. Bij een initiatief van een partnerorganisatie dat de gemeente in de eerste stap positief heeft beoordeeld, denkt de gemeente mee vanuit planologisch oogpunt en leefbaarheid en veiligheid (omgeving). Dezelfde afwegings­ criteria als hierboven benoemd worden daarvoor gebruikt naast de formele toetsing aan de omgevingswet. Een deel van de informatie uit het haarbaarheidsonderzoek, kan de ­gemeente om veiligheidsredenen of met het oog op (commerciële) ­onderhandelingen als geheim aanmerken. Bijvoorbeeld bij een advies van de ­politie of informatie over commerciële onderhandelingen.

Deze ­informatie wordt niet naar anderen gecommuniceerd. Het uiteindelijke advies is wel openbaar.

Gemeente Eindhoven | 9

2 en Fase 2: Besluitvorming bekendmakingsfase A. Besluitvormingsfase Op basis van de resultaten van het haalbaarheidsonderzoek in fase 1 wordt een ambtelijk advies over de locatie aan het college opgesteld in de vorm van een adviesnota. De adviesnota omvat het voorstel voor een locatie met informatie over de onderliggende afwegingen op de verschillende factoren in het haalbaarheidsonderzoek. Ook het veiligheids- en leefbaarheidsadvies dat hiervan onderdeel uitmaakt, wordt als bijlage toegevoegd aan de adviesnota. Dit wordt eventueel aangevuld door maatregelen voor de realisatiefase die negatieve situaties en escalatie moeten voorkomen en die de driehoek heeft geaccordeerd. Mocht een voorstel voor een locatie in de adviesnota, niet op alle onderdelen van het Programma van Eisen of op andere factoren niet optimaal scoren, dan wordt in het voorstel opgenomen welke maatregelen kunnen volgen om de gevolgen of risico’s hierop weg te nemen of te verminderen. Het College van Burgemeester en Wethouders neemt op basis van de adviesnota en de onderliggende adviezen een besluit over de locatie. Onderdeel van het collegebesluit vormt een participatieplan dat de gemeente hanteert in het kader van de verordening Inwonersparticipatie. Daarin staat benoemd welke mogelijkheden inwoners en andere stakeholders hebben om invloed uit te oefenen en hoe, wanneer en wie betrokken wordt.

Het plan wordt op basis van de verordening Inwonersparticipatie opgesteld, de invulling is altijd maatwerk voor die specifieke omgeving. Ook kan het gaan om participatie die in het kader van een omgevingsvergunning verplicht is. Daarvoor geldt het gemeentelijk participatiebeleid Omgevingswet zoals dat is vastgelegd in de Nota participatiebeleid Omgevingswet.

Het college legt aan de gemeenteraad verantwoording (achteraf) af over de keuze van een locatie voor de (opvang)voorziening. Dit is een motivatie over afwegingen aan de hand van het afwegingskader en adviezen op gebied van leefbaarheid en veiligheid. Instrumenten hiervoor zijn een Raadsinformatiebrief, Collegebrief of openbaarmaking van de adviesnota. In sommige gevallen kan een collegebesluit ontoereikend zijn en is een besluit van de gemeenteraad nodig. Dit gebeurt in het geval van een belangrijke beleidswijziging, als in uitzonderlijke gevallen een afwijking van het omgevingsplan met een wijziging van het omgevingsplan nodig is of er een bedrag van meer dan 1 mln. gekoppeld is aan de realisatie van de voorziening.

B. Bekendmakingsfase Zo snel mogelijk na het besluit van het college communiceren we over de locatie met de omwonenden en andere partijen. Meestal is dit op dezelfde dag als het besluit. Daarbij gebruiken we de instrumenten zoals deze ontwikkeld zijn in het handboek. Hierin staan onder meer voorbeelden van wijkinfo’s . Als de gemeente een vergunning moet verlenen, dan kunnen belang­ hebbenden daar bezwaar en beroep tegen aantekenen. Op het moment dat de gemeente communiceert over de voorziening, wordt dit proces verder toegelicht. In de communicatie met omwonenden zijn we transparant over de afwegingen die geleid hebben tot het besluit over betreffende locatie (procedurele rechtvaardigheid). De onderliggende documenten, zoals het leefbaarheid- en veiligheidsadvies worden beschikbaar gesteld zolang ze, om redenen, niet als geheim zijn aangemerkt door de gemeente.

Gemeente Eindhoven | 10

Als het om een initiatief gaat van een derde/partnerorganisatie, waarbij geen collegebesluit nodig is, wijst de gemeente de partnerorganisatie op het gemeentelijk participatiebeleid en de kaders en de instrumenten, waaronder het handboek. Waar nodig faciliteren en stimuleren wij de organisaties om de hulpmiddelen te gebruiken.

bron COA

3 uitvoeringsfase Fase 3: realisatie- en

Gemeente Eindhoven | 11

A. Realisatiefase Binnen de realisatiefase voeren we het collegebesluit uit. Dit kan zijn het opstarten van procedures in het kader van het omgevingsplan, maar ook voor aanvullende vergunningen. Vaak is voor het vestigen van een voorziening op een locatie een wijziging of vrijstelling van het omgevingsplan nodig. De gemeente voert de procedure daartoe uit met de bijbehorende verplichte participatie in het kader van het participatiebeleid Omgevingswet.

B. Uitvoering en in gebruik name De voorziening wordt gebruiksklaar gemaakt. Conform het participatieplan bij het collegebesluit kunnen omwonenden of andere stakeholders invloed uitoefenen, bijvoorbeeld op aspecten van de inrichting van het pand en of de buitenruimte, eventueel medegebruik door wijkbewoners en andere maatregelen in de omgeving.

Beheerafspraken Belangrijk onderdeel van de participatie is het opstellen van afspraken over het beheer van de voorziening tussen de aanbieder/beheerder van de voorziening en omwonenden en andere stakeholders. Het veiligheids- en leefbaarheidsadvies in het haalbaarheidsonderzoek van fase 1, geeft richting aan maatregelen op het gebied van leefbaarheid en veiligheid in de directe omgeving en komt zo nodig terug in de beheerafspraken. De afspraken worden vastgelegd in een beheerplan of beheerconvenant. In het geval van een beheerconvenant wordt dit door alle partijen ondertekend.

Ketenpartners als de politie, Handhaving, Sector Gebieden en Wijken en Sociaal Domein worden betrokken bij het opstellen van deze afspraken. In het beheerplan staan afspraken over bijvoorbeeld leefbaarheids­ maatregelen, veiligheidscontroles en een vast aanspreekpunt. Ook bevat dit afspraken over onder andere het instellen van een beheergroep wie daarin zitting neemt, hoe vaak deze bij elkaar komt, wie kan worden gebeld, benaderd bij overlast. In het (op te stellen) handboek staat een verdere uitwerking met instrumentarium. Met de beheergroep wordt teruggeblikt op het proces van de totstandkoming van de voorziening. Met regelmaat worden de afspraken in het beheerplan tegen het licht gehouden. Met de beheergroep wordt afgesproken hoe vaak dit gebeurt.

bron COA