Bijlage 1 bij nadere toelichting- Raadsinformatiebrief Formatie ontwikkeling

gemeente Eindhoven Inboeknummer 20bst00435 Dossiernummer 20.15.202 B&W beslisdatum 7 april 2020

Raadsinformatiebrief Onderwerp: Formatie ontwikkeling Inleiding Tijdens de begrotingsbehandeling in de raad van 5 november 2019 is gesproken over de organisatie en over noodzakelijke investeringen om een aantal basale processen in onze organisatie op orde te krijgen. U heeft tijdens deze begrotingsbehandeling de toezegging gekregen om in het eerste kwartaal van 2020 meer duiding bij de extra formatie te krijgen. In deze raadsinformatiebrief verschaffen we u de toegezegde informatie.

   

Actueel maatschappelijk onderwerp/probleem Coalitieafspraak Motie/amendement/toezegging Anders, namelijk

ONTWIKKELING FORMATIE Met de begroting 2020 heeft de raad besloten over 70 fte uitbreiding. Uitbreiding die hard nodig is om een aantal basale processen in onze organisatie op orde te brengen, de aanbevelingen van de accountant te kunnen oppakken, te kunnen voldoen aan allerlei nieuwe wet- en regelgeving (zoals AVG). En om de organisatie voor te bereiden op ontwikkelingen als de omgevingswet en om de veiligheid in onze stad te borgen. Bij de begrotingsbehandeling informeerden we u dat de 70fte versterking bestaat uit: o 20,5 fte voor openbare orde en veiligheid o 8 fte voor veiligheid op andere gebieden in de organisatie o 13 fte op het gebied van ICT en informatisering o 13 fte voor het op sterkte brengen van de inkooporganisatie en de financiële administratie (waarvan 8 fte tijdelijk) o 5 fte (tijdelijk 2020) voor het acquisitieprogramma o 5 fte voor versterking bij publiekscontacten o 5 fte overig verspreid over de organisatie We zijn druk aan de slag om de extra capaciteit aan te trekken en effectief in te zetten in de organisatie. Hoewel er sprake is van een krappe arbeidsmarkt lukt het in veel gevallen om talentvolle collega’s aan te trekken. Het is nog te vroeg om inhoudelijke resultaten met u te delen. We schetsen op hoofdlijn, dus niet in exacte fte’s, waar de toegezegde versterking ingezet wordt. Indien gewenst kunnen we later op de resultaten van deze inzet in gaan.

Financiële administratie Er is een strategisch adviseur aangetrokken. De strategisch adviseur is ingezet om de benodigde structurele verbeteringen in de financiële administratie in kaart te brengen en daarop te sturen. Hij is direct ingezet bij de sturing van het jaarrekeningtraject.

Inboeknummer 20bst00435

Er zijn 4 financieel adviseurs aangetrokken. Zij zijn direct ingezet bij het jaarrekeningtraject en gaan in 2020 in overleg met de sectoren zorgdragen voor verbeteringen in de financiële processen zodat de financiële gegevens actueler en meer betrouwbaar worden. De resultaten zullen bij de jaarrekening 2019 al zichtbaar zijn; hogere kwaliteit en minder opmerkingen van de accountant. De afstemming van de subsystemen wordt in 2020 verbeterd. Er worden periodiek kwaliteitstoetsen uitgevoerd. We voeren diverse kleine procesverbeteringen door om de totale kwaliteit op de langere termijn te verhogen. Inkoop Om onze inkooporganisatie te versterken, is zowel investering in de afdeling inkoop als in een CPO office nodig. De afdeling inkoop zorgt voor de begeleiding van inkooptrajecten door inkoopadviseurs en voor de naleving van contract door contractmanagers. Het CPO office zorgt voor de organisatiebrede kaders en richtlijnen op het gebied van inkoop en ziet hier op toe. Daarmee verduidelijkt de rolverdeling tussen inkoop centraal en inkoop in de sectoren. CPO office Het CPO office wordt deels bemenst door collega’s die bij de afdeling inkoop werkzaam zijn of waren. Met het bij de Kadernota beschikbaar gestelde budget (in 2020 3 ton, de daaropvolgende jaren 2 ton structureel) wordt het CPO Office verder vormgegeven.

De volgende functies worden in de komende periode geworven:  1 aanbestedingsjurist (tijdelijk in 2020)  1 strateeg / beleidsmedewerker  1 data analist Met deze extra capaciteit geven we de verdere opzet en professionalisering van ondersteuning ten behoeve van alle domeinen vorm. Daarnaast professionaliseren we de rechtmatigheidscontrole en bereiden we ons voor op het in control statement. De data analist gaat de opzet en implementatie van het CPO dashboard mogelijk maken. Door goede inkoopanalyses maakt de ontwikkeling van een CPO office de efficiency-taakstelling vanaf 2021 mede mogelijk. Afdeling inkoop Voor de afdeling Inkoop hebben we inmiddels 1fte strategisch inkoopadviseur en 2fte senior contractmanager geworven. Zij zijn aan de slag om het toenemende aantal complexe aanbestedingstrajecten in goede banen te leiden. Met hen investeren we in de taakvolwassenheid van de inkoop- en contractmanagementfunctie. ICT / informatisering Informatiebeveiliging Binnen I&B is 2fte geformaliseerd met als aandachtsgebied het blijven voldoen aan wet- en regelgeving rondom informatieveiligheid. Zij houden zich structureel bezig met de invoering van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Deze verandering heeft gevolgen voor het inrichten van het informatiebeveiligingsbeleid en de verantwoording hierop, de zogenaamde ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

Informatiemanagement I&B, het CIO en het Sociaal domein starten in maart 2020 een pilot om de rol, positie en functie van de informatiemanagers te bepalen. In de pilotperiode zal een kwartiermaker (1fte) vormgeven aan de structurele invulling van informatiemanagement. Daarnaast is gestart met de invoering van een informatiemanagement framework. Het gebruik van dit framework zorgt voor meer sturing op alle processen op het gebied van informatie en technologie. Dit maakt het eenvoudiger om te voldoen aan wet- en regelgeving, voorkomt bevindingen van de accountant en maakt het mogelijk om de informatievoorziening gestructureerd en flexibel in te richten. Voor de strategische IT advisering van de directie is tijdelijk uitbreiding van het CIO-office georganiseerd. Deels in de vorm van reguliere inhuur (1fte), deels in de vorm van trainees en jong professionals (2fte). 2

Inboeknummer 20bst00435

Procesmanagement Er is in 2019 een kwartiermaker procesmanagement (1 fte) gestart. Dit heeft de volgende resultaten opgeleverd: • Platform procesmanagement operationeel • Tooling procesmanagement vastgesteld • Procesadviseurs en specialisten (16) opgeleid • Eerste versie van standaarden en richtlijnen beschikbaar Het voorstel voor 2020 is om een taskforce in te richten die bestaat uit: (voortzetting) kwartiermaker, processpecialisten, procesarchitect en trainees. Hiermee geven we invulling aan centraal procesmanagement en beantwoorden we decentrale procesvragen, zoals bijvoorbeeld de invoering van de Omgevingswet. Architectuur Er is gestart met de werving van een enterprise architect (1fte) om de ontwikkeling van informatie en technologie richting te geven. Daarna starten we de werving van (domein/proces) architecten (2fte) die invulling geven aan de vastgestelde architectuur. Datamanagement Om in de toekomst datagedreven te kunnen werken is een datamanagementprogramma gestart. Binnen dit programma wordt het fundament voor datagedreven werken gelegd. Zo blijft data niet ‘hangen’ in de diverse bedrijfskolommen, maar is data integraal, snel, veilig en betrouwbaar beschikbaar voor intern en extern gebruik.

Aan de hand van domeinoverstijgende initiatieven, zoals het Veiligheids Informatie Knooppunt (VIK), maken we weloverwogen, expliciete en niet vrijblijvende keuzes ten aanzien van organisatie, technologie, informatieveiligheid en kwaliteit op het gebied van data. Acquisitieprogramma Dit programma liep al volop en de middelen uit de kadernota vormen voor 2020 de dekking voor 1 acquisiteur, 2 matchmakers, 1 data analist en 1 content designer (totaal 4,6fte). Zij werden eerder uit andere incidentele middelen betaald en houden zich bezig met acquisitie ten behoeve van de versterking van het economisch vestigingsklimaat. AVG Met de begroting 2020 is de financiering van het bureau FG en van een centrale privacy officer geregeld. Het bureau FG is bemenst met bestaande medewerkers. Veiligheid Over de versterking op veiligheid bent u in oktober 2019 geïnformeerd in een collegebrief. Op 3 maart 2020 heeft u een update over de voortgang en realisatie van de versterkingen gekregen tijdens een A avond. Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten u via deze raadsinformatiebrief te informeren over de ontwikkeling van de formatie van onze organisatie. Kosten en dekking De genoemde inzet is mogelijk door de in de begroting 2020 beschikbaar gestelde middelen. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

secretaris 3