Bijlage 1.3 - Samenvatting Werkwijze Toepassing Waardenkader

Bijlage 1.3: Samenvatting Werkwijze toepassing waardenkader In de werkwijze maken we onderscheid in verschillende rollen die elk een ‘eigen’ verantwoordelijkheid hebben bij het toepassen van het ethisch waardenkader. Rollen en verantwoordelijkheden Raad De raad stelt kaders met de beschrijving van publieke waarden. College Het college stelt de werkwijze vast, dit gaat om de toepassing van publieke waarden middels het waardenkader en verantwoord dat aan de raad. Directieraad De directieraad stelt organisatiebeleid over ethiek vast, borgt en controleert toepassing van het waardenkader. De directieraad legt verantwoording af aan het college. Sectormanagement De sectorhoofden zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken, programma’s en projecten uit en nemen de publieke waarden mee bij de uitvoering. Het sectorhoofd legt verantwoording af aan de directieraad. Indien de functie dat toestaat bieden ze medewerkers de mogelijkheid om in het ethisch team te participeren. Projectleider De projectleider heeft de integrale verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project en neemt daarin ook het waardenkader mee. De projectleider legt verantwoording af aan het sectorhoofd. De projectleider kan contact opnemen met de coördinator ethiek indien een ethisch advies is gewenst.

Coördinator Ethiek De coördinator ethiek zorgt dat een ethisch team wordt samengesteld dat op verzoek van de projectleider een ethisch advies kan formuleren. De sector strategie zal in afstemming met de andere sectoren zorgen voor deskundigheidsbevordering. De coördinator ethiek is tevens secretaris ethische commissie. Ethisch team Het ethisch team bestaat uit mensen die speciaal zijn toegerust om een (technologie)ethisch gesprek te voeren en een advies te schrijven. Het ethisch team helpt de projectleiders bij het gebruik van het waardenkader. De ethische teams worden ondersteund met intervisie, cursussen, workshops, etc. Het werk wordt verricht als neventaak en met instemming van het sectormanagement. Ethische commissie Er wordt een onafhankelijke ethische commissie opgezet die het college adviseert hoe ethiek in de gemeente kan worden geborgd en (on)gevraagd advies uitbrengt over nieuwe technologie. Ook ziet de ethische commissie toe op kwaliteit van ethisch advies (moresprudentie). Secretaris ethische De secretaris ethische commissie is tevens coördinator ethiek. Hierdoor commissie wordt de expertise ontwikkeling van de ethische team en organisatie verbonden met de expertise van de ethische commissie.

Inboeknummer 21bst00745

Waardenkader We lopen het waardenkader stapsgewijs door, al is het proces in de praktijk niet zo lineair, veelal bouwen de antwoorden op elkaar voort. Ethiek krijgt betekenis door stil te staan bij vijf vragen. Bij vraag 4 staat de morele wenselijkheid centraal, maar om die te kunnen bespreken is eerst inzicht in de casuïstiek vereist en daarvoor dienen de vragen 1 tot en met 3. 1. Wat is de casus? De eerste stap is het scherp krijgen van de casus en het maken van een actoranalyse (ook wel bekend als stakeholder-analyse). Dat gebeurt aan de hand van een toelichting van het project/de projectstappen door de projectmanager. 2. Kan het? Veelal gaat men bij het voorstellen van een digitaliseringsproject er van uit dat iets kansen biedt en kan worden gerealiseerd. De techniek speelt meestal een sleutelrol. Maar we willen meer inzicht krijgen in de mogelijkheden en beperkingen van de technologie. 3. Mag het? Nieuwe technologie is ook altijd gebonden aan wettelijke kaders, afspraken en convenanten. Met welke kaders en wet- en regelgeving moet rekening worden gehouden? 4. Is het wenselijk? De wenselijkheidvraag is de kern van het ethische gesprek. Idealiter wordt voor deze vraag de meeste tijd ingeruimd.

Het is belangrijk om te realiseren dat de technische mogelijkheden en beperkingen (kan het?) en de randvoorwaarden (mag het?) effect hebben op de wenselijkheid van het project en ook in dat licht moeten worden besproken. Het gaat er nu om met iets meer afstand de voorgestelde oplossing/aanpak te analyseren en deze te leggen naast de publieke waarden. De beschrijving van de publieke waarden staat hierin centraal. Het gaat dan ook over noodzaak-middel-doel. 5. Hoe is het te verantwoorden en wat moeten we doen? Het waardenkader zal leiden tot een concreet advies van het ethisch team. In het advies wordt het project beschreven aan de hand van de drie kernvragen (2, 3 en 4) en aangegeven op welke aspecten nog mitigerende maatregelen wenselijk zijn. Uiteraard kunnen de gesprekspartners ook tot de conclusie komen dat een project in de huidige vorm niet wenselijk is of dat er nader onderzoek nodig is.

2

Inboeknummer 21bst00745

Proces De projectleiders, sectorhoofden en directie worden collegiaal ondersteund bij het bespreken van de ethische dimensie. We benoemen een coördinator ethiek die de deskundigheid over de ethische aspecten van digitaliseringsprojecten bevordert. De coördinator organiseert daarvoor webinars, workshops en gaat gericht enkele mensen opleiden om het ethisch gesprek in de organisatie te voeren. Dit wordt het ethisch team genoemd. Een projectleider of sectorhoofd kan altijd de hulp van een ethisch team inroepen die in staat is binnen enkele weken een praktisch ethisch advies op te stellen. Zie het schema hieronder. Projectleider digitaliseringsproject vraagt ethisch advies

Ethisch team heeft gesprek met projectleider

Coördinator stelt ethisch team samen

Advies gaat naar projectleider en sectorhoofd

Ethisch team stelt advies op

Coördinator verzamelt adviezen (moresprudentie)

looptijd 3 weken

Daarnaast wordt een onafhankelijke ethische commissie opgericht. De ethische commissie komt viermaal per jaar bijeen en geeft het college gevraagd en ongevraagd advies over prangende ethische kwesties. De coördinator ethiek is tevens secretaris van de ethische commissie en zo de linking-pin tussen de adviezen van het ethisch team en de ethische commissie. Hierdoor kan de ethische commissie meekijken en adviseren over de expertise-ontwikkeling van de organisatie. Inn het schema hieronder wordt de positie van de ethische commissie en het ethisch team afgebeeld.

(on)gevraagd advies

Ethische Commissie (extern)

Raad

College

Moresprudentie

Ethisch team (intern)

Ambtelijke organisatie

Ethisch advies

3