Bijlage 1.2 - Instellingsbesluit Ethische commissie

Bijlage 1.2: Instellingsbesluit ethische commissie Het college van de gemeente Eindhoven; gezien de commissienotitie van 9 juni 2020; gelet op artikel 84 van de Gemeentewet ; besluit onder voorbehoud van het raadsbesluit tot vaststellen van de beschrijving van het waardenkader vast te stellen het: Instellingsbesluit ethische commissie Artikel 1. Begripsbepalingen In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder: a. Commissie: vaste ethische commissie als bedoeld in artikel 2; b. ethisch team: een team van medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie die met extra scholing in staat worden gesteld om bij te dragen aan het ethisch gesprek in de organisatie; c. moresprudentie: de verzameling van ethische afwegingen die in de gemeente Eindhoven zijn gemaakt. Het maakt eerdere mores of morele oordeelsvorming voor verstandig nieuw beleid of verstandige nieuwe keuzes transparant. d. Beschrijving publieke waarden: de beschrijving zoals door de gemeenteraad is vastgesteld. Artikel 2. De commissie Er is een commissie die adviseert aan het college over ethische aspecten van nieuwe technologie in de stad mede op basis van de beschrijving van publieke waarden. De commissie levert een bijdrage aan de deskundigheidsbevordering op het gebied van technologie-ethiek en de kwaliteit van de moresprudentie. Artikel 3.

Taak De Commissie brengt gevraagd en ongevraagd mondeling of schriftelijk advies uit aan het college over: a. nieuwe technologische ontwikkelingen en plannen in de stad Eindhoven om te adviseren of en hoe dit ethisch, maatschappelijk verantwoord en transparant kan worden vormgegeven; b. de wijze waarop ethisch bewustzijn in de gemeentelijke organisatie en de stad kan worden bevorderd; c. het verbeteren van de kwaliteit van de adviezen van het ethisch team over concrete casuïstiek (bijdrage aan moresprudentie); d. concrete adviesaanvragen die van raad, college, ambtenaren en inwoners komen; e. toetst jaarlijks de actualiteit en toepasbaarheid van de beschrijving van publieke waarden en doet suggesties om het aan te scherpen. Artikel 4. Samenstelling en lidmaatschap 1. De Commissie bestaat maximaal uit zeven leden, de voorzitter en ondervoorzitter daaronder begrepen. 2. De leden en de plaatsvervangers zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur. 3. De leden en de plaatsvervangers worden benoemd op persoonlijke titel op grond van de professionele deskundigheid die nodig is voor de advisering, alsmede op grond van maatschappelijke kennis en ervaring.

Inboeknummer 21bst00745

4.

5.

6. 7.

De disciplines die de leden in gezamenlijkheid vertegenwoordigen zijn: (digitale) grondrechten, technologie-ethiek, impact van wetenschap, techniek, innovatie en technologie op de samenleving. De leden zijn onafhankelijk: met als uitgangspunt dat de leden hun werkzaamheden verrichten zonder last of ruggenspraak en zonder enig belang te vertegenwoordigen. Het lid dat de hoedanigheid verliest op grond waarvan het lid van de Commissie is, treedt op dat moment af als commissielid. De leden worden voor een periode van drie jaar door het college benoemd, maar kunnen tussentijds ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de Commissie, die maatregelen treft om in de vacature te voorzien.

Artikel 5. Voorzitter 1. Het college benoemt een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 2. De stukken van de Commissie worden ondertekend door de voorzitter. Artikel 6. Secretaris 1. Het college wijst de ambtelijk secretaris en de plaatsvervangend ambtelijk secretaris van de Commissie aan. 2. De secretaris is geen lid van de Commissie. 3. De secretaris dient de Commissie desgevraagd van advies. Artikel 7. Deskundigen 1. De voorzitter is bevoegd om betrokkenen uit te nodigen tot het deelnemen aan de vergaderingen van de Commissie, dit kunnen bijvoorbeeld ambtenaren, designers, inwoners en ondernemers zijn. 2. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) is een vaste adviseur van de ethische commissie en wordt gehoord als de commissie dit nodig dan wel wenselijk vindt. Artikel 8. Taken ambtelijk secretaris 1. De secretaris draagt in overleg met de commissie zorg voor een vergaderreglement en ziet toe op de naleving ervan. 2. De secretaris stelt voor aanvang van het kalenderjaar in overleg met de voorzitter een vergaderkalender samen. De Commissie komt tenminste viermaal per jaar bijeen, of vaker op verzoek van het college. 3. De secretaris stelt in overleg met de voorzitter voorafgaand aan iedere vergadering de agenda samen. 4. De secretaris verzendt de uitnodigingen en adviesverzoeken uiterlijk tien werkdagen voordat de vergadering plaatsvindt aan de leden. 5.

De secretaris ziet erop toe dat adviesvragen de leden op een zodanig tijdstip bereiken dat zij hun rol effectief kunnen vervullen. Indien nodig last hij een tussentijds extra overleg in. 6. De secretaris maakt een verslag van de vergaderingen en zendt deze gelijktijdig met de uitnodiging van de volgende vergadering aan de leden. Artikel 9. Werkwijze 1. De Commissie vergadert slechts als ten minste vijf leden, onder wie de voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter en secretaris, aanwezig zijn. Wanneer het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter binnen één week een nieuwe vergadering en stelt de leden daarvan terstond schriftelijk in kennis.

2

Inboeknummer 21bst00745

2. 3. 4. 5.

Het gemotiveerd advies van de Commissie aan het college bevat voor zover relevant de zienswijzen van de leden van de Commissie. De Commissie ontvangt de ambtelijke adviezen van het ethisch team, reflecteert hierop en bouwt zo aan moresprudentie van de gemeente Eindhoven. De agenda en adviezen van de Commissie zijn openbaar en worden gepubliceerd op een speciale webpagina van de gemeentelijke website. Het college zal jaarlijks aan de raad rapporteren wat er met de adviezen is gedaan en verantwoording afleggen over de rol, invloed en impact van de ethische commissie.

Artikel 10. Budget ethische commissie 1. Ten behoeve van de commissie wordt jaarlijks een budget beschikbaar gesteld. 2. Ten laste hiervan kunnen, ter beoordeling van het college, onder meer kosten worden gebracht die verband houden met vergoeding convocatie, het inwinnen van advies en inhuren expertise voor specifieke studies. 3. Jaarlijks voor 1 april brengt de commissie aan het college verslag uit van de activiteiten en bevindingen over het voorgaande jaar. Daarbij wordt in een financieel verslag tevens verantwoording afgelegd over de besteding van een eventueel beschikbaar gesteld budget. Artikel 11. Vergoeding De leden van de Commissie ontvangen een vergoeding op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers en de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2019. Artikel 12. Slotbepalingen 1. In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de Commissie. 2. Dit besluit kan worden aangehaald als: instellingsbesluit ethische commissie. 3. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin het wordt geplaatst. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van … <datum>. De secretaris, De burgemeester,

3

Inboeknummer 21bst00745

Toelichting Toelichting op het Instellingsbesluit ethische commissie 1. Algemeen Er wordt een ethische commissie samengesteld die meedenkt, signaleert en begeleidt bij de toepassing van nieuwe technologie in de samenleving. De commissie kan gevraagd en ongevraagd advies geven, en kijkt mee met de adviezen van de ethisch coaches. Vragen kunnen van raad, college, ambtenaren en inwoners komen. De ethische commissie heeft bovendien een belangrijke rol bij de deskundigheidsbevordering en kwaliteitsborging van de ethisch coaches in de organisatie. De commissie draagt actief bij aan het vergroten van kennis en bewustwording binnen de gemeente als het gaat om het borgen van menselijke waarden rondom de inzet van nieuwe technologie. De commissie is verantwoordelijk voor de moresprudentie van de organisatie. De commissie bestaat uit inhoudelijk deskundigen, ethici en technici die desgewenst inwoners kunnen betrekken bij ethische gesprekken. De ethische commissie dient onafhankelijk te kunnen opereren zonder dat er in de commissie belangen op het spel staan. Het ethisch afwegingskader is het kader van waaruit de ethische commissie nieuwe technologie te beoordeeld. De ethische commissie bepaalt zelf haar jaaragenda (en dus welke adviesaanvragen kunnen worden geagendeerd), mede ingegeven door beschikbare expertise, capaciteit en budget.

Het college stelt de ethische commissie in, benoemt de leden en stelt de middelen beschikbaar. De adviezen van de ethische commissie zijn niet bindend, maar de discussie en de weging helpen het gemeentebestuur bij het nemen van beslissingen. De ethische commissie komt ten minste viermaal per jaar bijeen. Het secretariaat wordt verzorgd door de gemeente. Jaarlijks zal het college een verantwoording schrijven over de rol, invloed en impact van de ethische commissie.

4