Audit plan 2023 gemeente Eindhoven - was getekend - EXCL. AUDITFEE

Deloitte Accountants B.V. Flight Forum 1 5657 DA Eindhoven Postbus 376 5600 AJ Eindhoven Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9839 www.deloitte.nl

Aan de auditcommissie en gemeenteraad van de gemeente Eindhoven Postbus 90150 5600 RB Eindhoven

Geachte leden van de auditcommissie en gemeenteraad,

Onderwerp Auditplan 2023

•

Een samenvatting geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2023 verrichten.

•

Het bepalen en vastleggen van uw speerpunten c.q. specifieke aandachtspunten voor onze controlewerkzaamheden over 2023.

Datum 15 september 2023 Kenmerk 23096F0705/MJ

Wij hebben het genoegen u hierbij onze ‘Routekaart audit 2023 gemeente Eindhoven’ (hierna: auditplan) aan te bieden voor de controle van de gemeente Eindhoven voor het boekjaar eindigend op 31 december 2023. Het doel van dit document is tweeledig, namelijk:

Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren, en onze offerte voor de accountantscontrole van de boekjaren 2022-2029. Het auditplan hebben wij op 11 september 2023 besproken met de auditcommissie. De input uit deze bespreking is verwerkt in de voorliggende definitieve versie. Het auditplan is een dynamisch document dat wij zonodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Eindhoven hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. auditcommissie, uw college als de ambtelijke organisatie. Communicatie neemt zoals u van ons gewend bent sowieso een prominente plaats in binnen onze filosofie en controleaanpak. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in. Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. J.J. Zuidema RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Auditplan 2023 gemeente Eindhoven Materialiteit

Kernbegrippen van Eindhoven geven richting aan accountantscontrole

Wij controleren de jaarrekening van de gemeente Eindhoven (hierna: Eindhoven) op basis van de volgende (voorlopige) materialiteitsberekening: Begrote lasten (incl. toevoegingen reserves) 2023: Materialiteit voor fouten: 1% x € 1.088.634.000 = Materialiteit voor onzekerheden: 3% x € 1.088.634.000 = Rapportagetolerantie:

Overwegingen risico’s interne beheersing, IT-omgeving en verslaggeving

Bestuurlijke waarden binnen de strategie

€ 1.088.634.000 € 10.886.000 € 32.658.000 € 500.000

‘Eindhoven is een stad om trots op te zijn’

Intensief samenwerken met Eindhoven zodat we met elkaar een efficiënte controle(aanpak) met meerwaarde blijven realiseren.

Betrouwbare informatievoorziening

Planning en communicatie Formele contactmomenten & rapportages

Hechte samenwerking binnen de organisatie, en met sector en stakeholders Passende en betrouwbare IT-omgeving & applicaties

Realisatiekracht Ambities en realisatiekracht afstemmen, en daarmee vergroten voorspellende waarde begroting en turaps

Knoop XL Financiële impact & beheersing van strategische investeringen Knoop XL incl. samenwerking met provincie

Digitalisering IT- en procesbeheersing in samenhang beoordelen, en waar mogelijk steunen op geautomatiseerde controls

Rechtmatigheidsverantwoording Rapportering over rechtmatige totstandkoming baten, lasten en balansmutaties (voorwaarden-, begrotings- en M&O-criterium)

Accenten samenwerking

√ • • • •

Speerpunten gemeenteraad:

Strategische investeringen i.r.t. uitvoeringskracht Indicatoren als stuurinstrument voor de Raad Gebiedsontwikkeling Fellenoord en KnoopXL Relatie tussen investeringen in IT en verbeteringen in de beheersing van de IT en cyber security

Samenwerking op basis van wederzijds commitment, waarbij we elkaar continu uitdagen nog beter te worden

Jaarlijks vaststellen of doelen worden gehaald Inzicht in IT: ‘roadmap’ om te kunnen steunen op IT-omgeving incl. meest relevante applicaties

Efficiency in controle verhogen, door (waar mogelijk) te steunen op IT en inzet data-analyse

Hoofdlijnen controleaanpak gebaseerd op de uitkomsten van de audit 2022 Risicogebied Management of college doorbreekt interne beheersingsmaatregelen De grondexploitaties Meerhoven en Stationsgebied zijn niet juist gewaardeerd doordat parameters, en ramingen van kosten en/of opbrengsten geen realistische schatting betreffen

Overige aangelegenheden

Onafhankelijkheid Wij zijn onafhankelijk zijn van Eindhoven overeenkomstig de ‘Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten’ (ViO).

Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het management, het college en de gemeenteraad. Een actuele frauderisicoanalyse van Eindhoven is daarvoor de basis.

Kans

Impact

Aandachtsgebieden 2023

• Verondersteld frauderisico op grond van de geldende beroepsregels • Ontwikkelingen in de uitgangspunten, aannames en parameters • Juiste en volledige doorrekening in de waardering van de grondexploitatie (incl. winst-en-verliesneming in overeenstemming met het BBV)

Cybersecurity

• Voldoen van cybersecurity maatregelen aan hieraan te stellen eisen

De WNT-publicatie is niet conform wet- en regelgeving

Volledigheid opbrengsten (zoals belastingen en heffingen, betaald parkeren en verhuuropbrengsten)

• Specifieke en lage materialiteit op basis van de geldende wet- en regelgeving • Opzet, bestaan en effectieve werking IT-omgeving • Opzet, bestaan en effectieve werking applicatiecontroles belangrijkste applicaties • Inrichting, conversie, rechten/bevoegdheden, en koppelingen andere applicaties • Juiste afgrenzing boekjaar 2023 versus 2024 • Weerleggen verondersteld frauderisico volledigheid opbrengsten • Gegevensgerichte cijferanalyses en/of detailcontroles

Beheersing en prognoses sociaal domein

• Betrouwbaarheid prognoses sociaal domein

Betrouwbaarheid en continuïteit IT-omgeving en specifiek de implementatie financieel system ERPx Kortlopende schulden c.q. verplichtingen zijn niet volledig verantwoord

Rechtmatigheidsverantwoording Ontbreken van inzicht in frauderisico’s

• Getrouw beeld rechtmatigheidsverantwoording inclusief toereikende onderbouwing en interne controles/analyses

• Een geactualiseerde frauderisicoanalyse • Rapporteren in de controleverklaring Legenda

Hoog

Midden

Laag