24bst00574 Nadere toelichting met herzien ontwerp raadsbesluit raadsvoorstel Beslissing op verzoek opheffing geheimhouding Verzoek opheffing geheimhouding rapportage AP en bijlagen

gemeente Eindhoven Inboeknummer 24bst00574 Dossiernummer 24.19.103_6.4.1. B&W beslisdatum 07 mei 2024

Nadere toelichting bij raadsvoorstel met herzien raadsvoorstel en -besluit

Onderwerp: Beslissing op verzoek opheffing geheimhouding rapportage AP en bijlagen. Op de raadsagenda van 7 mei 2024 staat het raadsvoorstel “Beslissing op verzoek opheffing geheimhouding rapportage AP en bijlagen” (agendapunt 6.10). In dit raadsvoorstel wordt voorgesteld om de algehele geheimhoudingsplicht die rust op de genoemde rapportage AP en bijlagen deels op te heffen en deels te behouden. Voorgesteld wordt om algehele geheimhouding te handhaven ten aanzien van een drietal documenten, waaronder “Bijlage 7a. Onderzoeksrapportage versie 3 20-7-2023”. Voor deze onderzoeksrapportage is volledige geheimhouding echter niet nodig, aangezien deze vorig jaar in geanonimiseerde vorm reeds openbaar is gemaakt. Dit gebeurde op verzoek van een journalist, n.a.v. de openbare besluitenlijst d.d. 24-10 (zie besluitenlijst B&W 24-10). Om die reden dient het aan u voorgelegde besluit te worden aangepast. Ten aanzien van Bijlage 7a. Onderzoeksrapportage versie 3 20-7-2023 kan de geheimhouding worden opgeheven, met dien verstande dat opheffing van geheimhouding gedeeltelijk is, vanwege de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Wij hebben tevens de motivering ten aanzien van de algehele geheimhouding van “Bijlage 2. Overzicht DPIA’s” en “Bijlage 5a. 20231210 Eindhoven - Rapport – def Lex digitalis” uitgebreid.

Inboeknummer

24bst00574

Hierbij bieden wij u een gewijzigd ontwerp-raadsvoorstel en ontwerpraadsbesluit aan. Wij brengen onder uw aandacht dat het belangrijk is dat dit raadsbesluit op 7 mei 2024 (en niet later) wordt genomen. De opgelegde geheimhouding is een beslissing op een verzoek aan de raad dat dateert van 22 januari 2024. Tegelijkertijd is door de pers een informatieverzoek ingediend op grond van de Wet open overheid (Wooverzoek) tot verstrekking van die -nu nog volledig geheime- stukken. In dit te nemen raadsbesluit bepaalt de raad namelijk welke stukken wel of niet (deels) geheim blijven. Pas nádat de raad hierover heeft besloten, mag het college een besluit nemen op het ingediende Woo-verzoek. In dit verband wijzen wij erop dat de verzoeker rechtstreeks beroep heeft ingesteld bij de rechtbank omdat de afdoening volgens verzoeker te lang op zich laat wachten. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

secretaris

2

Inboeknummer

24bst00574

Herzien Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 3 mei 2024;

besluit: I 1. Te besluiten tot gedeeltelijke opheffing van geheimhouding conform bijgevoegd ontwerp-raadsbesluit. 2. Het verzoek tot opheffing geheimhouding d.d. 22 januari 2024 gedeeltelijk af te wijzen conform conceptbrief. 3. De stukken waarvan en voor zover de geheimhouding is opgeheven te publiceren op het raadsinformatiesysteem.

II Het besluit tot gedeeltelijke opheffing geheimhouding als bedoeld in beslispunt 1 luidt als volgt: De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 3 mei 2024;

overweegt:

- Op 30 januari 2024 is algehele geheimhouding opgelegd ten aanzien van: 1. GEHEIM 2-23123- Rapportage AP 2. GEHEIM Bijlage 1a. Status en voortgang – onderdeel bewaartermijnen i.r.t. DIS 3. GEHEIM Bijlage 1b. Status en voortgang – onderdeel bewaartermijnen i.r.t. e-Docs 4. GEHEIM Bijlage 2. Overzicht DPIA’s 5. GEHEIM Bijlage 3. Overzicht datalekregistratie 6. GEHEIM Bijlage 4a. DR voor- en toelichtingsblad DPIA’s – overzicht en sturing 7. GEHEIM Bijlage 5a. 20231210 Eindhoven - Rapport – def Lex digitalis 8. GEHEIM Bijlage 5b. Gemeente Eindhoven 0-meting 9. GEHEIM Bijlage 5c. Leeradvies gemeente Eindhoven

3

Inboeknummer

24bst00574

10. GEHEIM Bijlage 5d. Gemeente Eindhoven management presentatie final 11. GEHEIM Bijlage 6. Beveiliging van mobiele gegevens dragers 12. GEHEIM Bijlage 7a. Onderzoeksrapportage versie 3 20-7-2023 13. GEHEIM Bijlage 7b. DR voorblad AVG onderzoek invulling registratie- en meldplicht 14. GEHEIM Bijlage 7c. Besluitenlijst_College_van_B&W_24-102023; - Bij de oplegging van geheimhouding is het volgende bepaald: Als blijkt dat gedeelten van deze stukken wel openbaar gemaakt kunnen worden zal dit worden medegedeeld aan de raad onder gelijktijdige overlegging van de stukken in de openbare vorm; - Op 22 januari 2024 een verzoek om informatie is ontvangen met betrekking tot deze stukken waarop ingevolge het besluit van 30 januari 2024 algehele geheimhouding rust. - Inmiddels is gebleken is dat de geheimhouding gedeeltelijk kan worden opgeheven; - Tevens is gebleken dat de geheimhouding deels gehandhaafd moet blijven omwille van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, zoals bedoeld in artikel 5.1, lid 2, onder e. respectievelijk artikel 5.1, lid 2, onder i, van de Woo.

1. De verplichting tot geheimhouding wordt gedeeltelijk opgeheven ten aanzien van: 1. GEHEIM 2-23123- Rapportage AP 2. GEHEIM Bijlage 1a. Status en voortgang – onderdeel bewaartermijnen i.r.t. DIS 3. GEHEIM Bijlage 1b. Status en voortgang – onderdeel bewaartermijnen i.r.t. e-Docs 4. GEHEIM Bijlage 3. Overzicht datalekregistratie 5. GEHEIM Bijlage 4a. DR voor- en toelichtingsblad DPIA’s – overzicht en sturing 7 6. GEHEIM Bijlage 5b. Gemeente Eindhoven 0-meting 7. GEHEIM Bijlage 5c. Leeradvies gemeente Eindhoven 8. GEHEIM Bijlage 5d. Gemeente Eindhoven management presentatie final 9. GEHEIM Bijlage 6. Beveiliging van mobiele gegevens dragers

4

Inboeknummer

24bst00574

10. GEHEIM Bijlage 7a. Onderzoeksrapportage versie 3 20-7-2023; 11. GEHEIM Bijlage 7b. DR voorblad AVG onderzoek invulling registratie- en meldplicht 12. GEHEIM Bijlage 7c. Besluitenlijst_College_van_B&W_24-10-2023

Motivering Ten aanzien van documenten met de nummers 1 tot en met 12 dient geheimhouding deels in stand te blijven. Deze documenten bevatten directe persoonsgegevens van ambtenaren en derden, zoals namen, telefoonnummers, (e-mail)adressen en parafen. Het belang van openbaarmaking weegt ten aanzien van deze informatie niet op tegen het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (artikel 5.1, lid 2, onder e.). Daarnaast dient geheimhouding deels in stand te blijven omdat het belang van openbaarheid niet opweegt tegen het belang van goed functioneren van de staat (artikel 5.1, lid 2, onder i, van de Woo). De reden hiervoor is dat in de documenten systemen en softwaretoepassingen worden genoemd. Het openbaar maken van de informatie ter zake kan gevaar opleveren voor de beveiliging van gemeentelijke processen en vergroot het risico van gerichte hackaanvallen door derden.

De consequentie van dit besluit is dat geheimhouding niet kan worden opgeheven ten aanzien van: 1. GEHEIM Bijlage 2. Overzicht DPIA’s; 2. GEHEIM Bijlage 5a. 20231210 Eindhoven - Rapport – def Lex digitalis.

Motivering Ten aanzien van de documenten nummer 1 en 2 is algehele geheimhouding noodzakelijk omdat het belang van openbaarmaking, gelet op de inhoud daarvan, niet opweegt tegen het belang van het goed functioneren van de staat (artikel 5.1, lid 2, onder i, van de Woo). In het kader van het Verbeterplan 2.0 worden onderzoeken uitgevoerd en maatregelen genomen. Als het Overzicht DPIA’s voor iedereen openbaar wordt kan dit onze bedrijfsvoering frustreren. Wij kiezen voor de inzet van zoveel mogelijk capaciteit met het oog op de voortgang bij het uitvoeren van DPIA’s. Daarmee waarborgen we namelijk zo snel

5

Inboeknummer

24bst00574

mogelijk het zorgvuldig verwerken van persoonsgegevens conform AVG. Het geven van inzicht in dit overzicht van de DPIA’s legt ook potentiële kwetsbaarheden in onze bedrijfsvoering bloot. Zo kan het zijn dat we onbedoeld een verwerking specificeren in het overzicht waarbij inzichtelijk is dat de DPIA op dit moment nog niet actueel is. Hierdoor lopen we het risico dat kwaadwillende derden die bedrijfsvoering en meer in het bijzonder de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens in gevaar brengen. Het alternatief om deze informatie onleesbaar te maken waardoor het geheel geen informatiewaarde meer heeft levert geen transparantie naar buiten op. Daarnaast is er een rapport opgesteld mede op basis van verklaringen van een groep gemeentelijke medewerkers (Bijlage 5a. 20231210 Eindhoven - Rapport – def Lex digitalis). Omdat in het rapport uitspraken worden gedaan over rollen en functies binnen de gemeentelijke organisatie is herleidbaarheid tot personen onvermijdelijk. De medewerkers die geïnterviewd zijn moeten er vanuit kunnen gaan dat hun inbreng niet herleidbaar is tot hun persoon. Het simpelweg schrappen van namen uit de lijst van geïnterviewden volstaat niet. Het is belangrijk voor een goed onderzoek dat geïnterviewden hun gedachten vrijuit kunnen uiten.

Het openbaar maken van een dergelijk rapport betekent dat gerechtvaardigde verwachtingen van medewerkers bij dit onderzoek worden geschonden en bovendien kan het kan ertoe leiden dat medewerkers terughoudender zullen zijn met het kenbaar maken van hun meningen in de toekomst. Het algemeen belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische samenleving weegt hier niet op tegen het belang van het goed functioneren van de overheid. Gehele geheimhouding van documenten met de nummers 1 en 2 is daarom noodzakelijk. De stukken zoals deze na gedeeltelijke opheffing van geheimhouding openbaar kunnen worden gemaakt zullen op het raadsinformatiesysteem worden geplaatst. Tegen dit besluit kan een belanghebbende bezwaar maken binnen zes weken na de dag waarop dit besluit bekend is gemaakt. Hiervoor dient binnen deze termijn een bezwaarschrift te worden ingediend via de website van de gemeente Eindhoven of per post: Gemeente Eindhoven, Sector Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuur t.a.v. Bezwaar, Beroep en Klachten, Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven. Het besluit blijft gelden tijdens de bezwaarprocedure. Een belanghebbende die de werking van het besluit wil laten schorsen, kan bij een spoedeisend belang om een voorlopige voorziening verzoeken bij de voorzieningenrechter van de rechtbank Oost-Brabant, sector

6

Inboeknummer Bestuursrecht, Postbus 90125, 5200 MA ’s-Hertogenbosch. Hiervoor is aan de rechtbank een bedrag aan griffierecht verschuldigd. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 mei 2024

, griffier.

7

24bst00574