23bst01319 - Bijlage 5 - zienswijzebrief GRWRE

Retouradres Postbus 90151, 5600 RC Eindhoven

GRWRE t.a.v. het Dagelijks Bestuur Postbus 601 5600 AP Eindhoven

gemeente Eindhoven Beleid en Strategie, Beleid 2 26 september 2023

Betreft: zienwijze Ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningschap Regio Eindhoven.

Geacht bestuur, In uw brief van 4 september jl. vraagt u om onze zienswijze kenbaar te maken op de ontwerp gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningschap Regio Eindhoven (GRWRE). Opmerkingen bij de voorgestelde wijzigingen Ten aanzien van de voorgestelde wijzigingen hebben wij geen opmerking. Opmerkingen m.b.t. inspraak Wij verzoeken u expliciet vast te leggen dat inspraak in beginsel via de deelnemers aan de GR verloopt. Het dagelijks bestuur krijgt het recht hier vanaf te wijken, eventueel op verzoek van de raden. Hiertoe stellen we de volgende bepaling voor ter vervanging van het bepaalde in artikel 12 ontwerp gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningsschap Regio Eindhoven 2024: Artikel (…) Inspraak 1. Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de deelnemers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. 2. In afwijking van het eerste lid kan het dagelijks bestuur besluiten dat bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid met ingrijpende gevolgen een apart participatietraject wordt doorlopen. 3. Het tweede lid vindt ook toepassing wanneer ten minste twee vijfde van de gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoeken. 4.

Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers zo spoedig mogelijk omtrent zijn voornemen tot het mogelijk maken van inspraak als bedoeld in het tweede of het derde lid en de wijze waarop deze inspraak voor ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden zal worden vormgegeven.

Bezoekadres Mercado, Smalle Haven 109 5611 EH Eindhoven www.eindhoven.nl

Postadres Postbus 90151 5600 RC Eindhoven gemeente@eindhoven.nl Telefoon 14 040

Ons kenmerk

Opmerkingen bij artikelen over archiefbescheiden We hebben een tweetal opmerkingen bij de artikelen die ingaan op archiefbescheiden: Er ontbreken artikelen over archiefbeheer, de archiefbewaarplaats, toezicht, verantwoording en terbeschikkingstelling. Wij verzoeken om hiervoor aan te sluiten bij de bepalingen zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) en de volgende bepalingen toe te voegen: Artikel 2: Archiefbeheer 1. De directeur/ secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Artikel 3: Archiefbewaarplaats Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente + naam/ het regionaal historisch centrum + naam/ orgaan + naam.

Artikel 4: Toezicht Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van …../ …… Artikel 5: Verantwoording 1. De archivaris van ….. / …… brengt [twee]jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur brengt [twee]jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam. Artikel 6: Terbeschikkingstelling 1. De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken. 2. In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd. 3. In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling.

Daarnaast wordt in de concept GR in artikel 27, lid 3 gesteld dat de archiefbescheiden bij opheffing van de regeling worden geplaatst in een door het Dagelijks Bestuur aan te wijzen archiefplaats. Hierbij is het onduidelijk wie de verantwoordelijkheid krijgt over het

2

Ons kenmerk

archiefbeheer. Wie voert beheer uit? Wie is zorgdrager/bestuurlijk verantwoordelijke? Wie zorgt voor tijdige vernietiging? Alleen plaatsing is niet voldoende. De zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden moet ook geregeld zijn, waarbij de archiefbescheiden moeten worden overgedragen. Tot slot Het getekende raadsbesluit is ter informatie bijgevoegd. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, De raad van de gemeente Eindhoven,

J. Jongbloed, griffier

3