23bst01319 - Bijlage 2 - zienswijze brief - Ontwerp gewijzigde GR GGD ZBO

Retouradres Postbus 90151, 5600 RC Eindhoven

GGD Brabant Zuidoost Postbus 8684 5605 KR Eindhoven

gemeente Eindhoven Beleid en Strategie, Beleid 2 20 september 2023

Betreft: zienwijze Ontwerp Gemeenschappelijke Regeling GGD-BZO.

Geacht bestuur, In uw brief van 14 juli 2023 vraagt u om onze zienswijze kenbaar te maken op de ontwerp Gemeenschappelijke Regeling GGD BZO. Opmerkingen bij uittredingsregeling Met betrekking tot de voorgestelde wijzigingen hebben wij enkel een opmerking bij artikel 47 m.b.t. de uittredingsregeling. Wij constateren dat de uittredingsregeling van de 4 grote GR’en op verschillende manieren is uitgewerkt. Dit verdient ons inziens nader onderzoek naar haalbaarheid, uitvoerbaarheid en harmonisatie tussen de 4 grote GR’en. De GR dient conform de Wgr bepalingen te hebben omtrent de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden en de gevolgen van uittreding. Dit was al het geval voor GR’en die voor onbepaalde tijd zijn getroffen, maar deze verplichting geldt door de wetswijziging ook voor GR’en van bepaalde tijd. Daarnaast schrijft de wet voor waarover afspraken gemaakt moeten worden. Volgens de wetgever laat de praktijk zien dat veel problemen worden ervaren ten gevolge van de uittreding omdat in de GR vaak wordt volstaan met de afspraak dat in geval van uittreding het (algemeen) bestuur de uittreedvoorwaarden vaststelt. De nieuwe wetgeving is om die reden aangescherpt.

In de GR moeten in ieder geval afspraken worden gemaakt over de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon en de deelnemende gemeente(n), waarbij moet worden gedacht aan afspraken over personeel, contracten, huisvesting en investeringen. In de voorgestelde wijzigingen van de GR’en is hier uitvoering aan gegeven, maar niet op een eenduidige manier. De voorwaarden waaronder uitgetreden kan worden, verschilt namelijk per GR. We vragen ons af ook of die voorstellen financieel haalbaar en uitvoerbaar zijn voor gemeenten en of er geen nadere harmonisatie van de voorwaarden op dit onderdeel tussen de GR’en kan plaatsvinden. Wij doen hierbij dan ook een oproep om, conform de wijze waarop de kaders voor P&C instrumenten en reservevorming eenduidig voor de 4 GR’en zijn vastgesteld, tot een voor de 4 grote GR’en eenduidige uittredingsregeling te komen en de hiervoor genoemde financiële aspecten van haalbaarheid en uitvoerbaarheid hierin mee te nemen. Opmerkingen bij artikelen over archiefbescheiden Voor wat betreft de archiefbescheiden hebben we opmerkingen over enerzijds de verantwoording en anderzijds de terbeschikkingstelling. Hieronder lichten we deze toe.

Bezoekadres Mercado, Smalle Haven 109 5611 EH Eindhoven www.eindhoven.nl

Postadres Postbus 90151 5600 RC Eindhoven gemeente@eindhoven.nl Telefoon 14 040

Ons kenmerk

Verantwoording Er ontbreekt een artikel over verantwoording. Er wordt aangeraden om hiervoor aan te sluiten bij de bepalingen zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Het gaat voor de GGD dan om het toevoegen van de volgende bepaling zoals in deze handleiding: “Artikel 5: Verantwoording 1. De archivaris van de GGD Brabant-Zuidoost brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam.” Terbeschikkingstelling In het concept GR GGD Brabant-Zuidoost 2023 is in artikel 44 een bepaling opgenomen die in strijd is met bestaande wetgeving (AVG en Archiefwet), waardoor wij verzoeken deze te verwijderen. Het gaat om de volgende bepaling: Artikel 44 3.

Terbeschikkingstelling geschiedt voor 5 jaar en kan, met telkens een aaneengesloten periode van maximaal 5 jaar, worden verlengd tot ten hoogste 20 jaar. Onze voorkeur gaat uit naar vervanging van deze bepaling door: “In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd.” Een andere mogelijkheid is: “Terbeschikkingstelling geschiedt voor maximaal 5 jaar en kan, met telkens een aaneengesloten periode van maximaal 5 jaar, worden verlengd”. Deze periode kan namelijk worden beperkt door het al dan niet aanwezig zijn van persoonsgegevens in de archiefbescheiden en de wettelijke vernietigingstermijn. Opmerkingen m.b.t. inspraak Wij verzoeken u expliciet vast te leggen dat inspraak in beginsel via de deelnemers aan de GR verloopt. Het dagelijks bestuur krijgt het recht hier vanaf te wijken, eventueel op verzoek van de raden. Hiertoe stellen we voor artikel 45, vierde lid: Het Algemeen Bestuur kan in het kader van een specifiek besluit of agendapunt ertoe besluiten om ingezetenen van de gemeenten en belanghebbende te betrekken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid zoals ‘beschreven’ in artikel 10, zevende lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Te vervangen voor een nieuw artikel: Artikel (…) Inspraak 1.

Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de deelnemers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid.

2

Ons kenmerk

2.

3. 4.

5.

In afwijking van het eerste lid kan het dagelijks bestuur besluiten dat bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid met ingrijpende gevolgen een apart participatietraject wordt doorlopen. Het tweede lid vindt ook toepassing wanneer ten minste een vijfde van de gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoeken. Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers zo spoedig mogelijk omtrent zijn voornemen tot het mogelijk maken van inspraak als bedoeld in het tweede of het derde lid en de wijze waarop deze inspraak voor ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden zal worden vormgegeven. Hierbij gelden 12 weken, omdat dit de normale doorlooptijd bij een gemeente is (voorbereiding, commissie en raad). Een kortere tijd zorgt dat raden elkaar niet kunnen opzoeken indien zij dat nodig vinden. Het sluit ook aan bij de zienswijzentermijn op de ontwerpbegroting.

Tot slot Het getekende raadsbesluit is ter informatie bijgevoegd. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, De raad van de gemeente Eindhoven,

J. Jongbloed, griffier

3