23bst01319 - Bijlage 1 - reactiebrief MRE ontwerp gewijzigde GR MRE 2024

Retouradres Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven

Metropoolregio Eindhoven Dagelijks Bestuur Postbus 985 5600AZ EINDHOVEN

gemeente Eindhoven Strategie, Strategie Uw brief van 6 juli 2023 Uw kenmerk 1001952970/SVE/HLE Ons kenmerk 28 november 2023

Betreft: Reactie ontwerp gewijzigde GR MRE 2024 Geacht bestuur, In uw brief van 6 juli jl. vraagt u om onze reactie kenbaar te maken op de ontwerp gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling MRE 2024. Opmerkingen bij uittredingsregeling Met betrekking tot de voorgestelde wijzigingen hebben wij enkel een opmerking bij artikel 47 m.b.t. de uittredingsregeling. Wij constateren dat de uittredingsregeling van de 4 grote GR’en op verschillende manieren is uitgewerkt. Dit verdient ons inziens nader onderzoek naar haalbaarheid, uitvoerbaarheid en harmonisatie tussen de 4 grote GR’en. De GR dient conform de Wgr bepalingen te hebben omtrent de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden en de gevolgen van uittreding. Dit was al het geval voor GR’en die voor onbepaalde tijd zijn getroffen, maar deze verplichting geldt door de wetswijziging ook voor GR’en van bepaalde tijd. Daarnaast schrijft de wet voor waarover afspraken gemaakt moeten worden. Volgens de wetgever laat de praktijk zien dat veel problemen worden ervaren ten gevolge van de uittreding omdat in de GR vaak wordt volstaan met de afspraak dat in geval van uittreding het (algemeen) bestuur de uittreedvoorwaarden vaststelt. De nieuwe wetgeving is om die reden aangescherpt.

In de GR moeten in ieder geval afspraken worden gemaakt over de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon en de deelnemende gemeente(n), waarbij moet worden gedacht aan afspraken over personeel, contracten, huisvesting en investeringen. In de voorgestelde wijzigingen van de GR’en is hier uitvoering aan gegeven, maar niet op een eenduidige manier. De voorwaarden waaronder uitgetreden kan worden, verschilt namelijk per GR. We vragen ons af ook of die voorstellen financieel haalbaar en uitvoerbaar zijn voor gemeenten en of er geen nadere harmonisatie van de voorwaarden op dit onderdeel tussen de GR’en kan plaatsvinden. Wij doen hierbij dan ook een oproep om, conform de wijze waarop de kaders voor P&C instrumenten en reservevorming eenduidig voor de 4 GR’en zijn vastgesteld, tot een voor de 4 grote GR’en eenduidige uittredingsregeling te komen en de hiervoor genoemde financiële aspecten van haalbaarheid en uitvoerbaarheid hierin mee te nemen. Betrokkenheid raden bij participatie Wij onderschrijven het belang van participatie van burgers en belanghebbenden bij besluiten van de gemeenschappelijke regeling (waar aan de orde, zoals opgenomen in

Bezoekadres Stadhuisplein 10 5611 EM Eindhoven www.eindhoven.nl

Postadres Postbus 90150 5600 RB Eindhoven gemeente@eindhoven.nl Telefoon 14 040

Ons kenmerk

de gemeenschappelijke regeling). Echter vinden wij dat bij die besluiten de raden ook een zienswijze zouden moeten kunnen indienen. Om deze reden verzoeken wij u om artikel 25 lid 5 niet op te nemen in de definitieve gemeenschappelijke regeling MRE. Democratische legitimiteit Wij onderschrijven het belang van regionale overleggen binnen de MRE. De Raadstafel21 wordt echter enkel gebruikt als informatie- en netwerkplatform. Verder werkt Raadstafel21 onvoldoende voor het vergroten van de betrokkenheid onder de raadsleden en het verkleinen van de afstand tussen de raadsleden en de MRE. Wij verzoeken daarom om te onderzoeken hoe de democratische legitimiteit nu geborgd is en hoe deze kan worden verbeterd. Opmerkingen bij artikelen over archiefbescheiden Tevens hebben wij een tweetal opmerkingen bij de artikelen die ingaan op archiefbescheiden: Wij verzoeken in de ontwerpwijziging het woord ‘zorg’ te verwijderen in de artikelen die gaan over het overdragen van ‘de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden’ van gemeenten aan de MRE (artikel 4.3.b., 5.3.a., 17.1.j. en 43.1). Het overdragen van de zorg voor archiefbescheiden van gemeenten naar het RHCe achten wij onwenselijk.

Het college van burgemeester en wethouders is onder de archiefwet (artikel 30, eerste lid) aangewezen als bestuurlijk eindverantwoordelijke voor het beheer van archiefbescheiden, wat betekent dat het college zorgdrager is en ook moet blijven na overbrengen van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats. Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) moet belast zijn met het beheer van archiefbescheiden, niet met de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente. Daarom verzoeken wij u de genoemde artikelen aan te passen en te veranderen in enkel ‘het beheer voor archiefbescheiden’. Ook hebben wij geconstateerd dat er artikelen ontbreken over verantwoording en terbeschikkingstelling archiefbeheer. Wij verzoeken u om hiervoor aan te sluiten bij de bepalingen zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Concreet gaat het om het toevoegen van de volgende bepalingen m.b.t. verantwoording en terbeschikkingstelling zoals in de handleiding opgenomen: Artikel 5: Verantwoording 1.

De archivaris van de MRE brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam. Artikel 6: Terbeschikkingstelling

2

Ons kenmerk

1. De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken. 2. In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd. 3. In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling. Tot slot Het getekende raadsbesluit is ter informatie bijgevoegd. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. De raad van de gemeente Eindhoven,

J. Jongbloed, griffier.

3