Presentatie Rekenkameronderzoek_gripopprojecten.pdf
Tekst van het document
REKENKAMER
Rekenkameronderzoek projectmatig werken ➢
Centrale onderzoeksvraag:
Op welke wijze initieert, stuurt en beheerst de gemeente Eijsden-Margraten haar projecten en hoe wordt toezicht gehouden en verantwoording afgelegd? ➢
Uitgebreide dossieranalyse
➢
Interviews met projectleiders en portefeuillehouders
➢
Drie projecten: Buitengewoon Buitengebied Uittreding SZMH Herinrichting Diepstraat
1. 2. 3.
6 juni 2023 raadsbijeenkomst
Richtlijnen en voorschriften
Er zijn geen schriftelijke organisatiebrede richtlijnen voor projectmatig werken in de organisatie.
Bij het projectenbureau zijn regels en voorschriften aangetroffen en ook bij de afdeling Openbare Ruimte en Fysieke Leefomgeving worden civiel-technische projecten op gestandaardiseerde wijze aangepakt.
De inkoop & aanbestedingsregels zijn vastgelegd en stevig ingebed.
REKENKAMER 6 juni 2023 raadsbijeenkomst
Start van een project
Er is meestal een aanwijsbare aanleiding en urgentie bij de projecten aangetroffen. De vraagstelling en kwaliteitscriteria kunnen soms scherper.
Voorbereiding- en besluitvormingsproces wordt verschillend ingevuld.
Kostenramingen en randvoorwaarden worden goed in beeld gebracht.
Projectorganisatie beschrijving kan beter, nu waren bevoegdheden en mandatering soms onduidelijk.
Bij de start geen afspraken over infovoorziening naar de raad. Raad vindt halfjaarlijkse rapportage gewenst bij de grote projecten (aan de voorkant).
Projectorganisatie, communicatie- en burgerparticipatieplan en processtappen laat wisselend beeld zien bij de start van een project.
REKENKAMER 6 juni 2023 raadsbijeenkomst
Sturing en beheersing
Er wordt binnen de bijgestelde financiële kaders gebleven. Inkoop, aanbesteding en randvoorwaarden werden goed beheerst.
Tijdsplanningen leken soms meer streefdata dan deadlines. Ook worden projecten niet altijd formeel afgerond.
Communicatie en burgerparticipatie gebeurt op operationeel niveau.
Info tussen college en raad: ad hoc en veelvuldig maar zonder structuur. Periodieke overzichten MIP-projecten en sociale domein zijn verbetering.
Er is sprake van risico-analyse. Er hebben zich geen grote onvoorziene risico’s voorgedaan maar beheersmaatregelen ontbreken en borging kan beter. REKENKAMER
6 juni 2023 raadsbijeenkomst
Toezicht en verantwoording
De rapportage via de P&C cyclus is niet toereikend voor degene die inzicht wil krijgen in de voortgang van de projecten en het bereiken van doelstellingen.
Projecten zijn doelmatig geweest binnen de financiële kaders en ondoelmatig in termen van tijd.
Kwaliteitscriteria kunnen niet beoordeeld worden, behalve bij civiel-technische projecten/
Geanalyseerde projecten zijn doeltreffend geweest.
Projectdossiers zijn altijd transparant, logisch opgebouwd en volledig.
Evaluaties vinden nagenoeg niet plaats. REKENKAMER
6 juni 2023 raadsbijeenkomst
Aanbevelingen 1.
Maak afspraken over projectmatig werken, met name over gebruik documenten, de voorzorg, nazorg en afleggen van verantwoording.
2.
Structureer de informatievoorziening over projecten.
3.
Maak een realistische en haalbare tijdsplanning.
4.
Voer een volledige risico-analyse uit met beheersmaatregelen.
5.
Rond projecten tijdig en evalueer.
6 juni 2023 raadsbijeenkomst
REKENKAMER
Vragen of opmerkingen?
REKENKAMER 6 juni 2023 raadsbijeenkomst