Antwoorden toezeggingen Dialoogvergadering Samenleving

Raadsvergadering 28 mei 2024 Antwoorden toezegging Dialoogvergadering Samenleving 21 mei 2024 06 | Raadsvoorstel Rapport Rekenkamer Cittaslow verstopt in het DNA Toezegging | De criteria voor het toetreden tot ambassadeur, worden aan de raad toegezonden. Antwoord | De criteria treft u in de bijlage aan. 08a | Raadsvoorstel GR BsGW – Ontwerpbegroting 2025 en meerjarenbegroting 2026-2029. Toezeggingen | Een specificatie van het bedrag van €100.000,- voor de doorontwikkeling van het Samenwerkingsportaal wordt bij de BsGW opgevraagd en aan de raad ter beschikking gesteld. Antwoord | De € 100.000 is niet specifiek te labelen. Doorontwikkeling Een belangrijk ontwikkelpunt is om nog meer kaartmateriaal te verwerken in het Samenwerkingsportaal om op deze wijze informatie/data ook visueel meer inzichtelijk te krijgen. Tevens is het de insteek om meer informatieverstrekking te delen met gemeenten. Dit kan worden gerealiseerd middels een uitbreiding op het Samenwerkingsportaal om zodoende alle deelnemende gemeenten eenvoudig en realtime managementinformatie te kunnen verstrekken via informatiedashboards (zowel administratief als op kaart). Hiertoe wordt het Samenwerkingsportaal gekoppeld aan het (toekomstige) belastingsysteem.

Tevens is het de insteek om geautomatiseerd object- en deelobjecten te vormen en aan te passen op basis van mutaties uit de BAG, de BRK en de eigen WOZ-registratie om hiermee het proces nog efficiënter uit te kunnen voeren. Belangrijk bij dit punt is de ingebruikname in 2024 van het nieuwe belastingpakket van GouwIT. Er zal onderzocht worden wat in welk pakket moet worden bijgehouden en hoe de gegevens onderling consistent blijven. Een andere belangrijke doorontwikkeling is de mutatiedetectie. Het is de bedoeling dat ook de mutatiedetectie in de toekomst via het Samenwerkingsportaal wordt verwerkt. De leverancier van het Samenwerkingsportaal is in oktober 2023 opgegaan in een grotere ICT-partij. Of, en zo ja, wat dit concreet betekent voor het Samenwerkingsportaal zal nader worden onderzocht. Daarnaast nog de vraag wie er allemaal inzit in het samenwerkingsportaal: Dit zijn alle deelnemers bij BsGW en gegevenshuis. Het gegevenshuis verwerkt gegevens voor een aantal deelnemers.

08g | Raadsvoorstel GR Gegevenshuis - Ontwerpbegroting 2025 en meerjarenbegroting 20262028. Toezeggingen | • De raad wordt geïnformeerd over welke risico’s er in de risico paragraaf zijn opgenomen. Antwoord | 1

Naast de besluitvorming over de ontvlechting van het Gegevenshuis bij Parkstad-IT die op basis van risico-afweging heeft plaatsgevonden, voorziet het aanbestedingstraject in risicobeheersing. Om de risico’s te beheersen hebben zowel Het Gegevenshuis als Parkstad IT hiervoor externe deskundigen ingehuurd om de voorbereiding, de uitvoering en de migratie te begeleiden. Het Gegevenshuis is ISO 9001 en 27001 gecertificeerd wat als grote voordeel in dit kader met zich meebrengt dat alle processen en systemen goed in kaart zijn gebracht, hetgeen het beheersen van eventuele risico’s beter mogelijk maakt. Ten aanzien van de migratieprocedure is vanuit risicobeheersing voorzien dat bij een nieuwe leverancier eerst een testomgeving wordt ingericht die naast de dienstverlening door Parkstad IT loopt. De doelstelling hiervan is dat alvorens de definitieve overgang wordt gemaakt, zekerheid bestaat dat zich geen onverwachte risico’s voordoen. Daarnaast worden de contractuele risico’s zoveel mogelijk gemitigeerd door de gemeentelijke inkoopvoorwaarden voor IT (GIBIT) van toepassing te laten verklaren. GIBIT verplicht de nieuwe leverancier een risicoanalyse op te stellen die in het beoordelingsproces wordt meegewogen. Indien de resultaten van de aanbesteding leiden tot onvoorziene risico’s zullen de resultaten van de risico-analyse worden voorgelegd aan het Bestuur van Het Gegevenshuis. •

De raad ontvangt een antwoord op de vraag over de kosten van migratie. Zijn dat vaste kosten of is daarin nog een stijging te verwachten.

Antwoord | Voor de berekening van geschatte migratiekosten is geput uit kennis van externe ervaringsdeskundigen bij vergelijkbare trajecten. Deze berekening is tot stand gekomen in afstemming met PIT. Deels zal dit ook het resultaat van de aanbesteding zijn en daarmee kun je op voorhand niet met zekerheid zeggen dat de kosten vast staan. De migratiekosten sec worden verdeeld over de jaren gelijk aan het nieuwe contract. Die totale kosten per jaar moeten binnen de in de begroting opgenomen bedragen vallen. Vallen deze hoger uit, dan zal het resultaat voorgelegd moeten worden aan het Algemeen Bestuur dat dan kan beoordelen of de aanbesteding gelukt of mislukt is. In dat laatste geval kan dan alsnog besloten worden om de dienstverlening bij Parkstad IT te blijven afnemen.

2