20251216 05 RV Actualisatie verordeningen en griffiersinstructie

Aan de gemeenteraad

RAADSVOORSTEL

Actualisatie verordeningen en instructie griffier KORTE SAMENVATTING Met het oog op de nieuwe raadsperiode dient een aantal verordeningen en de instructie griffier geactualiseerd te worden. Het zijn aanpassingen van beperkte omvang, maar wel nodig om de verordeningen weer actueel te maken. Het betreft de volgende verordeningen: 1. De Verordening op de Werkgeverscommissie griffie Eijsden-Margraten 2. De Verordening op de commissie P en C 3. De Verordening op de fractieondersteuning en 4. De Instructie voor de griffier Eijsden-Margraten 2026.

TOELICHTING AANLEIDING De start van een nieuwe raadsperiode is aangegrepen om een aantal verordeningen te actualiseren evenals de instructie voor de griffier. Sommige verordeningen dateren al uit 2011 evenals de instructie. Inhoudelijk zijn de aanpassingen niet vergaand, maar redactioneel met name is actualisatie noodzakelijk. MOTIVERING

De Verordening op de Werkgeverscommissie griffie Eijsden-Margraten Deze verordening is in 2022 opnieuw vastgesteld. In artikel 2 dienen twee aanvullingen te worden toegevoegd. In lid 1 dient naast een voorzitter ook een plaatsvervangend voorzitter te worden benoemd. Dit is relevant voor de stemming als bij afwezigheid van de voorzitter en de stemmen staken dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag. . Een lid 6 dient te worden toegevoegd waarin de werkgeverscommissie derden kan uitnodigen deel te nemen aan de vergadering. Dit is bestaande praktijk, bijv. uitnodigen van een HRM medewerker, en wordt nu geformaliseerd. Ook is het kunnen uitnodigen van de voorzitter van de raad als adviseur aangepast in die zin dat deze wordt uitgenodigd. De burgemeester is als gevolg van de vertegenwoordigingsbevoegdheid bevoegd tot ondertekening van de arbeidsovereenkomsten van de griffier en op de griffie werkzame personen. Met volmacht van de burgemeester kan deze bevoegdheid worden overgedragen aan de voorzitter van de werkgeverscommissie. In artikel 3 onder f is gekozen en verwoord de mogelijkheid om deze bevoegdheid over te dragen voor de arbeidsovereenkomsten met de griffiemedewerkers, niet zijnde de griffier.

gemeente Eijsden-Margraten 1

De Verordening op de commissie P en C Deze verordening is uit 2011. In artikel 3 leden 4 en 5 is de mogelijkheid geboden om buitengewone leden te benoemen. Van deze mogelijkheid is nog nooit gebruik gemaakt. Voorgesteld wordt deze mogelijkheid te schrappen. Incidenteel kunnen deelnemers worden uitgenodigd door de voorzitter om deel te nemen. De bepaling in lid 7 dat burgemeester en wethouders geen lid van de commissie kunnen zijn is overbodig gelet op de dualismebepalingen in de Gemeentewet. . In artikel 9 lid 1 is het begrip ’tijdig’ ingevuld, door te bepalen dat dit minstens een week voor de vergadering is. In artikel 10 is een lid 2 toegevoegd dat de commissie in ieder geval adviseert over de Programmabegroting en de Programmarekening en daarbij de rechtmatigheidstoets van het college. Lid 3 over de vergaderplaats is een overbodige bepaling. In z’n algemeenheid is in de verordening het verzenden van stukken en ter inzage leggen van stukken vervangen door de huidige werkwijze dat agenda en documenten worden gepubliceerd in Ibabs. Daardoor zijn o.a.in artikel 13 de leden 2, 3 en 4 aangepast. In lid 1 van dit artikel is de bestaande praktijk toegevoegd dat voor alle raadsleden de agenda en documenten zichtbaar zijn. Artikel 14 is redactioneel aangepast dat de deelnemers aan een vergadering het recht hebben tot wijziging van het verslag.

In lid 4 onder a is de redactie aangepast van wat in het verslag moet staan over de aanwezige en afwezige leden en deelnemers. Tenslotte zijn in artikel 11 lid 2 de veranderde artikelen in de Gemeentewet verwerkt.

De Verordening op de fractieondersteuning De huidige verordening fractieondersteuning is vastgesteld in 2011.Bij besluit van 12 juli 2011 is de verordening gewijzigd. De jaarlijkse ondersteuning is nooit geïndexeerd en de verordening is inmiddels gedateerd. Redenen om een aangepaste verordening vast te stellen. De verordening is redactioneel helemaal aangepast en anders ingedeeld, daarom is geen vigerende versie met voorgestelde wijzigingen bijgevoegd. De voorgestelde wijzigingen zijn: In de voorgestelde geactualiseerde verordening zijn niet alleen de bedragen aangepast, maar is tevens de al jaren gehanteerde praktijk vastgelegd en uitgewerkt. Ook de vorming van een reserve is aangepast. Jaarlijkse vergoeding Het systeem van de fractieondersteuning is hetzelfde gebleven: een vast bedrag per fractie en een bedrag per fractielid. Dit bedrag wordt in z’n geheel als voorschot uitbetaald en in het eerste kwartaal na het betreffende kalenderjaar verantwoord. Praktijk was dat het voorlaatste jaar van een raadsperiode tezamen met het eerste kwartaal van het verkiezingsjaar wordt verantwoord. Hierdoor kan een raadsperiode aan het einde daarvan afgerond worden. Deze praktijk is zo in de verordening ook opgenomen (Artikel 6 leden 2 en 3). De ondersteuning is bedoeld voor het functioneren van de fractie.

Duidelijker is ook geformuleerd waaraan de uitgaven niet mogen worden gedaan (artikel 3). De ondersteuning is bedoeld voor de fractie en niet voor de politieke partij of campagne. De huidige vergoeding bedraagt € 500 per fractie en € 100 per raadslid per jaar. Zoals gesteld zijn de bedragen nooit geïndexeerd. Bovendien zijn de bedragen zeer beperkt qua omvang om van ondersteuning van een fractie serieus werk te maken bijv. inhuur van derden voor administratieve/secretariële ondersteuning of advisering. Daarom wordt voorgesteld de bijdrage per fractie te verhogen naar € 2500 per jaar en de bijdrage per raadslid naar € 250 (artikel 2 lid 2). Verantwoording In de verordening is vastgehouden dat de controle bij de griffier ligt. Sommige (grotere) gemeenten kiezen voor een controle door de accountant, maar bij deze omvang van de ondersteuning is vooral uit kostenoverweging gekozen om de controle bij de griffier te laten. De raad stelt uiteindelijk de verantwoording vast. De vorm van verantwoording, die in de praktijk wordt gehanteerd, is nu ook omschreven in de verordening (Artikel 7, leden 5, 6, 7 en 8).

gemeente Eijsden-Margraten 2

Reserve In de huidige regeling was bij een niet gebruikt deel van de ondersteuning de bepaling dat 30% aan de reserve mocht worden toegevoegd en 70% moest worden gerestitueerd. In de voorgestelde regeling wordt het niet gebruikte deel van de ondersteuning een reserve voor de komende jaren. De reserve wordt wel gelimiteerd op een hoogte van tweemaal de jaarlijkse ondersteuning. Splitsing van de fractie De regels over de gevolgen van de splitsing van een fractie zijn ook helderder geformuleerd en in een apart artikel 6 beschreven. Ook hier wordt de bestaande praktijk beschreven.

De Instructie voor de griffier Eijsden-Margraten 2026. De model instructie van de VNG uit 2025 en het model van de Vereniging voor Griffiers uit 2023 zijn uitganspunt geweest voor de instructie. Daarnaast de bestaande praktijk en de concept instructie uit 2011. De griffier adviseert de raad(sleden) en de raad rechtstreeks indien aan de orde. Opgenomen zijn de taken voor de griffier met betrekking tot besluitvorming, presidium, raadsleden, financiën en contractbeheer, lokale democratie en integriteit. De managementtaken voor de griffie zijn benoemd en bepalingen bij afwezigheid van de griffier. Tot slot bepalingen over de raadscommunicatie. De strekking van de artikelen sluit aan bij de bestaande instructie en de bestaande praktijk. RELATIE MET BESTAAND BELEID EN STRATEGISCHE VISIE / INTEGRALITEIT Het betreft aanpassingen van drie bestaande verordeningen en de griffiers instructie. Alle verordeningen en de instructie worden opnieuw vastgesteld Twee verordeningen, de Verordening op de Werkgeverscommissie griffie Eijsden-Margraten en de Verordening op de commissie P en C, worden daarbij beperkt aangepast vastgesteld: terwijl de Verordening op de fractieondersteuning ook redactioneel worden aangepast. De instructie voor de griffier wordt vastgesteld. De Verordening op de commissie P en C is besproken in de commissie P en C op 20 oktober 2025.

De Verordening op de werkgeverscommissie griffie evenals de instructie voor de Griffier zijn besproken in de werkgeverscommissie van 9 oktober 2025. De Verordening op de fractieondersteuning in het Presidium van 18 november 2025. PROCES VAN BURGERPARTICIPATIE Dit is een interne aangelegenheid van de raad, waarbij geen burgerparticipatie plaats kan vinden. FINANCIËLE ASPECTEN De voorgestelde aanpassingen passen binnen de huidige financiële budgetten. GEVOLGEN VOOR DE NATUUR Niet van toepassing UITVOERING EN EVALUATIE De aanpassingen genoemd in de Verordening op de Werkgeverscommissie griffie, de Verordening op de commissie P en C, de Griffiers instructie g en de Verordening op de fractieondersteuning EijsdenMargraten 2026 treden in werking op 1 april 2026, de dag waarop de nieuwe gemeenteraad wordt geïnstalleerd. De commissie Planning en Control van Eijsden-Margraten De griffier, De voorzitter, Mr. M.G.A.J.T. Verbeet

C.A.M. Eerlingen

gemeente Eijsden-Margraten 3

De Werkgeverscommissie griffie van Eijsden-Margraten De griffier, De voorzitter, Mr. M.G.A.J.T. Verbeet

R.E.E. Mourmans

Het Presidium Eijsden-Margraten, De griffier, De voorzitter, Mr. M.G.A.J.T. Verbeet

Mr. A. P. Krijnen

gemeente Eijsden-Margraten 4

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Eijsden-Margraten Gelet op de behandeling in de commissie Planning en Control (voor de Verordening op de commissie P en C), de Werkgeverscommissie griffie (voor de Verordening op de Werkgeverscommissie griffie Eijsden-Margraten) en het Presidium voor alle aanpassingen; BESLUIT 1. De Verordening op de Werkgeverscommissie griffie Eijsden-Margraten 2026 vaststellen en de verordening uit 2022 intrekken. 2. De Verordening op de commissie P en C Eijsden-Margraten 2026 vaststellen en de verordening uit 2011 intrekken 3. De Verordening op de fractieondersteuning Eijsden-Margraten 2026 vaststellen en de verordening uit 2011 intrekken. 4. De griffiers instructie Eijsden-Margraten 2026 vaststellen. 5. De verordeningen en griffiers instructie treden in werking op 1 april 2026, per welke datum de vigerende verordeningen worden ingetrokken. . Aldus besloten in de openbare vergadering van 16 december 2025

De griffier,

De voorzitter,

Mr. M.G.A.J.T. Verbeet

Mr. A.P. Krijnen

gemeente Eijsden-Margraten 5