20250701 06a RV Toestemming toetreding GR HCL

Aan de gemeenteraad

RAADSVOORSTEL

Toestemming ronde t.b.v. toetreding tot Gemeenschappelijke Regeling (GR) Historisch Centrum Limburg (HCL)

KORTE SAMENVATTING Als gevolg van de in het eerste kwartaal van 2025 doorlopen zienswijzeprocedure, op basis van het raadsbesluit van 18 februari 2025, is het proces tot toetreding en wijziging van de regeling van het HCL na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet in een nieuwe fase beland. Uw gemeenteraad wordt in dit voorstel gevraagd hierover besluiten te nemen.

TOELICHTING AANLEIDING Gemeente Eijsden-Margraten is voornemens in 2025 een besluit te nemen over: I. Toetreding tot de GR HCL, en II. Instemming met wijzigen van de regeling nadat de nieuwe Archiefwet in werking is getreden. De Wet gemeenschappelijke regelingen kent uw gemeenteraad het recht toe om, indien gewenst, een zienswijze naar voren te brengen en om daarna te besluiten omtrent toestemming. In de raadsvergadering van 18 februari 2025 heeft uw gemeenteraad besloten géén zienswijze in te dienen. Context Gemeente Eijsden-Margraten is voornemens in 2025 een besluit te nemen over toetreding tot de GR HCL. Middels toetreding tot de GR zijn diensten onder gunstigere voorwaarden af te nemen. Zo worden o.a. adviesdiensten en een e-depot voorziening ten behoeve van de overbrenging, beheer en beschikbaarstelling van digitale informatie voor deelnemers tegen gunstigere voorwaarden aangeboden. Inmiddels is bekend dat ook een wijziging van de Archiefwet zal plaatsvinden. Na inwerkingtreding van deze wijziging van de Archiefwet zal de minister van OCW als deelnemer uit de GR HCL uittreden. Daarvoor is opnieuw een wijziging van de GR HCL vereist. De wijziging van de Archiefwet vindt zeer waarschijnlijk per 1 januari 2027 plaats. gemeente Eijsden-Margraten Ons kenmerk

*Z0C68DEC6CC*

: Z/23/184904/948229

1

Aangezien binnen een kort tijdsbestek twee besluitvormingstrajecten over het HCL op de agenda staan en om onnodige bestuurlijke drukte te voorkomen, is in samenspraak met het ministerie van OCW voor gekozen om beide trajecten via één procedure aan u voor te leggen. De GR waaraan het ministerie van OCW niet langer deelneemt (Ontwerpbesluit II), is zodoende de eindversie. Voor de periode van 1 januari 2026 en 1 januari 2027 is een zogenaamde overgangsregeling opgesteld. Deze overgangsregeling benadert al zoveel mogelijk de eindversie, maar hierin is de minister van OCW nog als deelnemer opgenomen en vormt de wettelijke grondslag nog de thans geldende Archiefwet 1995. Zowel de eindversie als de overgangsregeling zijn opgesteld met behulp van advocatenkantoor Boels Zanders. Daarbij is een ambtelijk participatietraject doorlopen. Zowel de gemeenten Heerlen en Maastricht en het ministerie van OCW als zijnde de huidige deelnemers, alsmede de gemeenten en het Waterschap Limburg die voornemens zijn toe te treden, zijn hier uitvoerig bij betrokken. Stand van zaken Als gevolg van uw besluit is in het eerste kwartaal van 2025 de voorgeschreven zienswijze-procedure doorlopen. Daarmee is het proces het proces tot toetreding en wijziging van de regeling van het HCL na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet in een nieuwe fase beland.

Naar aanleiding van de ingekomen zienswijzen, is de ontwerpregeling aangepast conform het voorstel, zoals dat volgt uit de reactienota van 10 april 2025. Deze reactienota is opgesteld door het bureau Boels Zanders Advocaten en ambtelijk besproken met de juristen van de gemeenten en het Waterschap Limburg. MOTIVERING Opbrengst zienswijzeronde In de zienswijzeronde hebben de gemeenteraden van Brunssum, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Maastricht, Meerssen, Simpelveld, Vaals en Valkenburg aan de Geul geen negatieve zienswijze ingediend. De gemeenteraden van Beek, Voerendaal en het algemeen bestuur van het Waterschap Limburg hebben wel voorstellen tot aanpassingen van de voorgenomen regelingen ingediend. Wijzigingsvoorstellen ministerie De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) is nu ook deelnemer van de gemeenschappelijke regeling HCL. Naar verwachting zal hij per 1 januari 2027 uit de regeling treden. Tot die tijd dient hij echter ook in te stemmen met de toetreding van de nieuwe deelnemers en wijziging van de regeling. In dat verband heeft de afgelopen maanden overleg plaatsgevonden met het ministerie van OCW. Zij staan positief tegenover de voorgenomen toetreding van de nieuwe deelnemers en stellen nog enkele wijzigingen voor op de ontwerpregeling. Aanpassingen n.a.v.

zienswijzen en wijzigingsvoorstellen In bijgevoegde reactienota van bureau Boels Zanders is weergegeven welke voorstellen tot aanpassingen in de zienswijzeronde door de gemeenteraden en het algemeen bestuur van het waterschap en door het Ministerie van OCW zijn gedaan. Ook is in de reactienota aangegeven in hoeverre en op welke wijze deze voorstellen in de regelingen zoals deze nu worden voorgelegd, zijn overgenomen. De zienswijzen en voorstellen tot aanpassingen zijn grotendeels wel en slechts op enkele punten niet overgenomen. In bijgevoegde reactienota wordt dit uitgebreid gemotiveerd. De meeste aanpassingen zijn geen inhoudelijke wijzigingen, maar kleine aanpassingen ter verduidelijking, herstel van kennelijke verschrijvingen, of verbeteringen in aansluiting op wetgeving. Er is een inhoudelijke aanpassing gedaan op het voorstel van het ministerie van OCW. Om te voorkomen dat jaarlijkse bijdragen van de deelnemers bij de jaarrekening (achteraf) hoger kunnen worden vastgesteld, is toegevoegd dat de definitieve bijdrage nooit hoger mag zijn dan de bijdragen zoals die volgen uit de vastgestelde of gewijzigd vastgestelde begroting. Daar waar zienswijzen niet zijn overgenomen, of geen aanleiding vormen voor aanpassing van de regeling is dit uitgebreid gemotiveerd.

Zo zijn er zienswijzen ingediend die wel kloppen, maar geen aanleiding geven voor aanpassing van de regelingen (bijvoorbeeld als het gaat om werkafspraken, of over het reglement van orde). N.a.v. de zienswijzen van de gemeenteraad van Voerendaal over stemverhouding en uniformiteit bij financiële verdeelsleutel en stemrecht is in de reactienota uitgebreid gemotiveerd dat:

gemeente Eijsden-Margraten

2

-

de stemverhouding, zoals voorgesteld in artikel 10 van de ontwerpregeling, niet is aangepast, omdat met deze stemverhouding een balans is gezocht tussen de substantieel grotere deelnemers en de overige deelnemers in de regelingen; de ontwerpregeling het product is van een vergelijking tussen de al bestaande regelingen in de regio en; een evenredige verdeling van de kosten is geborgd.

Verzoek om toestemming van de gemeenteraad Er wordt gevraagd het bijgaande voorstel tot toetreding en wijziging van de GR HCL aan u als gemeenteraad voor te leggen voor het verlenen van toestemming aan het college. Het verlenen van toestemming is noodzakelijk voordat het college kan besluiten tot toetreding en wijziging van de regeling (artikel 61 lid 4 van de toepasselijke Wet gemeenschappelijke regelingen). Het is de bedoeling dat toetreding per 1 januari 2026 geëffectueerd kan worden. U als gemeenteraad kan enkel toestemming weigeren wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Ten aanzien van deze weigeringsgronden is het voorstel tot toetreding en wijziging van de regeling voorbereid door een externe jurist, met veel kennis over het onderwerp gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast zijn de juristen van de gemeenten, het waterschap en ministerie van OCW uitvoerig betrokken bij het traject, waardoor de weigeringsgrond wegens strijd met het recht is ondervangen. De weigeringsgrond wegens "strijd met het algemeen belang" kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als de regeling onvoldoende rechtszeker is of als de mogelijke financiële gevolgen van het voorstel voor de gemeente onvoldoende ondervangen zijn. Ook het – in het geheel – niet en niet gemotiveerd opvolgen van zienswijzen kan een reden zijn om de gevraagde toestemming te onthouden.

Zoals hiervoor is aangegeven, is ook hiervan geen sprake. Voor zover zienswijzen niet of niet geheel zijn opgevolgd, is dat goed gemotiveerd. Mocht u als gemeenteraad besluiten de toestemming te onthouden, kan toetreding tot de GR HCL niet plaatsvinden. RELATIE MET BESTAAND BELEID EN STRATEGISCHE VISIE / INTEGRALITEIT In het bestuursakkoord is opgenomen om in de komende periode een afweging te maken over een toetreding tot de GR HCL. PROCES VAN BURGERPARTICIPATIE Daar waar zich tijdens de uitvoeringsfase momenten voordoen, wordt gekeken naar de invulling van participatie.

FINANCIËLE ASPECTEN Toetreding tot de GR HCL Toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling heeft op de korte termijn geen financiële consequenties. Zoals eerder gesteld in het behandelde raadsvoorstel ‘Zienswijze ronde omtrent mogelijke toetreding tot de gemeenschappelijke regeling (GR) Historisch Centrum Limburg (HCL)’ d.d. 18 februari 2025 zijn er op langere termijn financiële voordelen van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van het handhaven van de huidige DVO-constructie. Instemming met het wijzigen van de regeling nadat de nieuwe Archiefwet in werking is getreden. Zoals eerder gesteld in raadsvoorstel ‘Zienswijze ronde omtrent mogelijke toetreding tot de gemeenschappelijke regeling (GR) Historisch Centrum Limburg (HCL)’ d.d. 18 februari 2025 dient gemeente Eijsden-Margraten na verloop van tijd te voldoen aan de wettelijke verplichting t.b.v. het overbrengen van het digitale archief naar het HCL. Derhalve zijn deze kosten vanaf 2027 opgenomen. De eenmalige kosten voor de invoering van het digitale archief zijn reeds voorzien in de begroting. Een overbrenging van het digitale archief en e-depot worden meegenomen in de Begroting 2026-2029. gemeente Eijsden-Margraten

3

GR HCL Analoog Archief Digitaal Archief Storage Totaal

€ € € €

2026 91.288 € € 1.332 € 92.621 €

2027 94.027 € 38.974 € 1.372 € 134.373 €

2028 96.848 € 40.143 € 1.414 € 138.405 €

2029 99.753 € 41.347 € 1.456 € 142.557 €

2030 102.746 42.588 1.500 146.833

UITVOERING EN EVALUATIE Nadat u als gemeenteraad akkoord heeft gegeven op toetreding tot de GR HCL, wordt het HCL hierover geïnformeerd. Vervolgens start het toetredingsproces. Evaluatie vindt plaats tijdens de reguliere P&C cyclus voor de gemeenschappelijke regelingen. Met toetreding tot de gemeenschappelijke regeling neemt de verantwoordelijk portefeuillehouder namens gemeente Eijsden-Margraten deel aan het Algemeen Bestuur (AB). GEVOLGEN VOOR DE NATUUR In onze huidige informatiemaatschappij heeft dataopslag zeker gevolgen voor de natuur. Daarbij streven we wel naar slimme principes. Door goede toepassing van duurzame archivering (common ground) door het HCL wordt dubbele opslag aan data voorkomen. Hiermee wordt getracht de consumptie van energie en onze ecologische voetafdruk zoveel mogelijk te reduceren.

Het college van Eijsden-Margraten

De secretaris,

De voorzitter,

Drs. J.M.F. Kool

Mr. A.P. Krijnen

gemeente Eijsden-Margraten

4

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Eijsden-Margraten

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;

gelet op de behandeling in de Dialoogvergadering Samenleving;

BESLUIT Verleent toestemming tot: • toetreding van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Eijsden-Margraten tot de GR HCL, met inachtneming van de ontwerpwijziging van de GR van het HCL. • wijziging van de GR van het HCL na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Aldus besloten in de openbare vergadering van 1 juli 2025.

De griffier

De voorzitter

Mr. M.G.A.J.T. Verbeet

Mr. A.P. Krijnen

gemeente Eijsden-Margraten

5