20250218 05e Presentatie HCL raadsthemabijeenkomst 14 januari 2025

Archieven. Grondstof van de democratische rechtstaat.

Raadsthemabijeenkomst 14 januari 2025 Gemeente Eijsden-Margraten

.

1. Welkom.

Belang en nut van archieven. Taken en verantwoordelijkheden. Ontwikkelingen. Het HCL en de gemeente Eijsden-Margraten.

Een dossier…..

2. Functies van archieven. 1) Archieven zijn grondstof voor processen. 2) Archieven tonen rechten en plichten aan. 3) Archieven als verantwoordingsinstrument. 4) Archieven als onderdeel van ons cultuur historisch erfgoed

3. Archiefwet 1995. 1) Bestuur heeft zorgplicht. (vertaling: middelen en mensen) 2) Archief < 20 jaar. (verantwoordelijkheid secretaris) 1) Verplicht tot goede, geordende, toegankelijke staat. 2) Plicht tot vernietiging. 3) Bewaarbaar archief na 20 jaar overbrengen naar ABW.

3) Archief > 20 jaar. (verantwoordelijkheid archivaris) 3) Openbaar / verplichting tot beschikbaarstelling. 4) Beheren met behoud van bruikbaarheid en betrouwbaarheid.

4) Toezicht op niet-overgebracht archief; archivaris.

5. Historisch Centrum Limburg. Openbaar lichaam op basis van de wet gemeenschappelijk regeling. Deelnemers in de regeling; - Ministerie van OCW - Gemeente Heerlen - Gemeente Maastricht Dienstverleningsovereenkomsten met 25 organisaties; - 11 gemeenten, - 12 gemeenschappelijke regelingen, - Provincie Limburg - Waterschap Limburg.

6. HCL beheert uw archieven. Beheer 25 km aan archieven Nog ruimte voor ca. 10 km. 12 depots over twee locaties (Maastricht en Heerlen) E-depot voor digitale archieven.

Preserveren. Toegankelijkheid.

7. HCL stelt uw archieven beschikbaar. Beschikbaarstellen. Fysieke beschikbaarstelling. Digitale beschikbaarstelling. Bewaken openbaarheid. Afgeven authentieke afschriften.

8. HCL levert Gemeentearchivaris. Gemeente archivaris; Conform wettelijke eis gediplomeerd. Formeel beheerder. Toezichthouder. - rapporteert aan bestuur. - adviseert aan organisatie.

9. Ontwikkelingen. Digitalisering - Archiefvoming is digitaal, uitfasering analoge vorming. - Investering aan de voorkant (vormingsfase). - Beheer vergt meer kennis, techniek en tijd zowel voorafgaand als na overbrenging.

10. Ontwikkelingen. Nieuwe Archiefwet. (Per 1-1-2025) - Verkorting van de overbrengingstermijn. - Verplichting tot archivaris. - Verscherpte eisen aan o.a. • Beheer van digitaal archief • Openbaarheidsbeperking.

11. HCL irt ontwikkelingen. HCL vertaalt deze maatschappelijke, technische en juridische ontwikkelingen naar: - Uitbreiding van toezicht en adviesdiensten. - Robuust digitaal archiefbeheer; E-depot. - Digitalisering van de dienstverlening. - voor gemeente zelf. - voor burgers en (externe) organisaties.

12. Eijsden-Margraten en het HCL. DVO sinds ca. 2010 Hierin afspraken over; - Beheer van overgebracht analoog archief. - Beschikbaarstelling van overgebracht archief - Toezicht en advies. Geen afspraken over - Beheer van overgebracht digitaal archief.

13. Wijziging organisatie HCL.

• Minister treedt uit regeling • Mogelijke toetreding van 12 DVO partners; Beek, Brunssum, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Kerkrade, Landgraaf, Meerssen, Simpelveld, Vaals, Valkenburg a.d. Geul, Voerendaal, Waterschap Limburg.

14. Verschillen DVO – Partner in de regeling. • Kosten DVO 25% hoger dan partner. • Partner heeft invloed op beleidsmatige koers HCL / DVO partner niet • Partner geniet voorrang bij implementatie van nieuwe diensten en functionaliteiten.

15. Proces van toetreding. November 2022: Januari 22 – heden: Najaar 2024; Q1 2025: Zomer 2025 : Najaar 2025 : December 2025 :

Besluit over deelname toetredingstraject Ambtelijk vooroverleg Voorbereiding op BBV Procedure zienswijze. Toestemmingsprocedure Voorhangprocedure College / DB neemt besluit.

Vragen ?