20250218 05a RV GR HCL

Aan de gemeenteraad

RAADSVOORSTEL

Zienswijze ronde i.v.m. mogelijke toetreding tot de gemeenschappelijke regeling (GR) Historisch Centrum Limburg (HCL) KORTE SAMENVATTING De gemeente Eijsden-Margraten is voornemens om in 2025 een besluit te nemen over toetreding tot de GR HCL. De huidige dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het HCL blijft van kracht tot het moment van instappen in de GR HCL. Middels toetreding tot de GR HCL zijn diensten onder gunstigere voorwaarden af te nemen. Zo worden o.a. adviesdiensten en een e-depot voorziening ten behoeve van de overbrenging, beheer en beschikbaarstelling van digitale informatie voor deelnemers tegen gunstigere voorwaarden aangeboden. Er gaat een nieuwe Archiefwet in werking treden, waarschijnlijk per 1 januari 2027. Vanaf dat moment treedt de Rijksoverheid uit de GR. Vooruitlopend hierop wordt de huidige GR door de huidige deelnemers gewijzigd in een overgangsregeling. Voorstel is om de procedure in gang te zetten om mogelijk toe te treden tot die overgangsregeling. Deze overgangsregeling zal vervolgens door de deelnemers daarvan moeten worden gewijzigd in een eindregeling i.v.m. de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet.

Uw gemeenteraad wordt in staat gesteld uw zienswijze kenbaar te maken voor: - mogelijke toetreding tot de overgangsregeling van de GR HCL; en - wijziging van de overgangsregeling naar de eindregeling (met inwerkingtreden van de nieuwe Archiefwet).

gemeente Eijsden-Margraten

Ons kenmerk

*Z0BA67A237D*

: Z/23/184904/904645

1

TOELICHTING AANLEIDING De gemeente Eijsden-Margraten is voornemens om in 2025 een besluit te nemen over toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Limburg (GR HCL). Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen wordt u als gemeenteraad in de gelegenheid gesteld, indien gewenst, een zienswijze naar voren te brengen. Het HCL is voor de gemeente Eijsden-Margraten de archiefbewaarplaats voor analoge archieven en in de toekomst ook het digitale archief (het e-depot). Het HCL verricht nu op basis van een DVO een aantal diensten voor de gemeente Eijsden-Margraten in het kader van de Archiefwet, te weten: - het beheer van overgebrachte archieven; - de beschikbaarstelling van deze overgebrachte archieven; - het toezicht op en advisering over de nog niet overgebrachte archieven door de gemeentearchivaris. Op 5 juli 2022 heeft het college van de gemeente Eijsden-Margraten opdracht gegeven om het dagelijks bestuur van de GR HCL in kennis te stellen dat de gemeente Eijsden-Margraten nadere afstemming wenst ten aanzien van de mogelijkheid om toe te treden tot de GR HCL. Om uitvoering te geven aan deze opdracht is een ambtelijke werkgroep gevormd.

Deze werkgroep bereidt de besluitvorming voor en bestaat uit een afvaardiging van vertegenwoordigers van de betrokken partijen, te weten: - Gemeente Beek - Gemeente Brunssum - Gemeente Eijsden-Margraten - Gemeente Gulpen-Wittem - Gemeente Heerlen - Gemeente Kerkrade - Gemeente Landgraaf - Gemeente Simpelveld - Gemeente Maastricht - Gemeente Meerssen - Gemeente Vaals - Gemeente Valkenburg - Gemeente Voerendaal - Waterschap Limburg - Historisch Centrum Limburg MOTIVERING Waarom toetreding tot de GR HCL? Behalve het HCL zijn er in de regio geen marktpartijen met archiefbewaarplaatsen die voldoen aan de wettelijke eisen. Het beheer van archieven, zowel analoog als digitaal, dient onder verantwoordelijkheid van een archivaris te worden uitgevoerd. Met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet is dit verplicht. Andere marktpartijen beschikken niet over een archivaris, aangezien dit een ambtelijke aanstelling betreft. Met toetreding tot de GR HCL kan de gemeente Eijsden-Margraten de diensten onder gunstigere voorwaarden afnemen. Zo worden o.a. adviesdiensten en een e-depot voorziening ten behoeve van de overbrenging, beheer en beschikbaarstelling van digitale informatie voor deelnemers tegen gunstigere voorwaarden aangeboden. Bij toetreding geldt een hogere mate van ontzorging. Beheer en beschikbaarstelling van het overgebrachte archief en toezicht wordt immers gedelegeerd.

De GR HCL biedt substantiële voordelen ten aanzien van invoering en beheer e-depot. Voor analoog archiefbeheer, maar in toenemende mate ook voor digitaal archiefbeheer (o.a. e-depot) is specifieke juridische, tactische en operationele kennis vereist die bij het HCL voorhanden is. gemeente Eijsden-Margraten

Ons kenmerk

*Z0BA67A237D*

: Z/23/184904/904645

2

Veranderingen bij toekomstige inwerkingtreding nieuwe Archiefwet Het uitvoeren van het beheer van de overgebrachte archieven wordt met inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet (waarschijnlijk per 1 januari 2027) gecompliceerder dan voorheen. Er gaat namelijk een wettelijke verplichting tot het beschikken over een gemeentearchivaris gelden. Daarnaast wordt de overbrengingstermijn teruggebracht van 20 jaar naar 10 jaar. Hierdoor wordt niet alleen het beheer, maar ook de beschikbaarstelling van het archief een arbeidsintensievere en complexere taak (o.a. openbaarheid of juist beperking daarvan in het kader van bijv. privacywetgeving en Woo). Op het moment dat de nieuwe Archiefwet in gaat, treedt de Rijksoverheid uit de GR. Praktisch betekent dit dat de Rijksoverheid in de toekomst nog wel haar analoge historische archieven laat beheren door de Regionaal Historische Centra (RHC’s) zoals het HCL en haar huidige financiële bijdrage continueert, maar dan niet meer via de verbintenis met een GR. Derhalve heeft een overleg plaatsgevonden tussen het HCL, de jurist van Boels-Zanders, twee concernjuristen van Heerlen en Maastricht en de wetgevingsjuristen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW).

Proces: Mogelijke toetreding met overgangsregeling vanaf 1 januari 2026 vooruitlopend op de nieuwe Archiefwet In verband met de voorziene inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet is een wijziging van de GR HCL vereist. De wijziging van de Archiefwet vindt waarschijnlijk per 1 januari 2027 plaats. In samenspraak met het ministerie van OCW is er voor gekozen om beide trajecten via één procedure aan u als gemeenteraad voor te leggen. De GR vanaf inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet, waaraan het ministerie van OCW niet langer deelneemt, is zodoende de eindversie. Voor de periode van 1 januari 2026 tot inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet is een zogenaamde overgangsregeling opgesteld. Deze overgangsregeling benadert al zoveel mogelijk de eindversie, maar hierin is de minister van OCW nog als deelnemer opgenomen en vormt de wettelijke grondslag nog de thans geldende Archiefwet 1995. Met deze zienswijze ronde zetten wij de mogelijke toetredingsprocedure in gang. Indien deze procedure met succes is doorlopen, zou de gemeente Eijsden-Margraten toetreden in de overgangsregeling van de GR HCL. Vervolgens moet deze overgangsregeling worden gewijzigd, die in werking treedt bij inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Voor beide procedures is een zienswijze ronde voorgeschreven die nu in één procedure aan u als gemeenteraad wordt aangeboden. Stappen t.b.v.

toetreding tot overgangsregeling en wijzigen overgangsregeling naar eindversie Dit raadsvoorstel: - Zienswijze ronde gemeenteraad (artikel 1 lid 3 en 5 Wgr juncto artikel 61 lid 3 juncto lid 5 Wgr) Vervolgstappen: - Eventuele aanpassing ontwerp voor overgangsregeling en eindversie n.a.v. binnen gekomen zienswijzen deelnemers GR; - College vraagt gemeenteraad om toestemming ontwerp overgangsregeling (artikel 1 lid 3 en 5 Wgr juncto artikel 61 lid 4 juncto lid 5 Wgr); - Mogelijke toestemming gemeenteraad; - Besluit college tot toetreding en wijziging van overgangsregeling naar eindversie. RELATIE MET BESTAAND BELEID EN STRATEGISCHE VISIE / INTEGRALITEIT In het bestuursakkoord is opgenomen om in de komende periode een afweging te maken over een toetreding tot de GR HCL. PROCES VAN BURGERPARTICIPATIE Voor deze fase in het proces is burgerparticipatie niet van toepassing. Bij de uitvoering zal gebruik worden gemaakt van burgerparticipatie.

gemeente Eijsden-Margraten

Ons kenmerk

*Z0BA67A237D*

: Z/23/184904/904645

3

FINANCIËLE ASPECTEN Het al dan niet indienen van een zienswijze heeft geen financiële consequenties. De uiteindelijke keuze voor behoud van (een geactualiseerde) DVO of toetreding tot de GR HCL heeft wel financiële consequenties. In de huidige DVO maakt de gemeente Eijsden-Margraten gebruik van de diensten analoog archief, storage, toezicht en advies. De komende jaren volgt nog een wettelijk verplichte aanwas analoog archief richting het HCL, waardoor het aantal af te nemen m2 verder zal toenemen. Naar verloop van tijd dient de gemeente Eijsden-Margraten ook te voldoen aan de wettelijke verplichting t.b.v. het overbrengen van het digitale archief naar het HCL. Er wordt nog onderzocht wat het eerste daadwerkelijke moment van digitale overbrenging gaat zijn. Tot en met 2026 zal in ieder geval géén gebruik worden gemaakt van het component ‘digitaal archief’, ook niet bij toetreden in de gemeenschappelijke regeling. Er zijn financiële voordelen om toe te treden tot de GR HCL in relatie tot de huidige DVO. Toetreding tot de GR is, zeker op de lange termijn en met het oog op e-depot, financieel gunstiger dan een DVO. Als partner in de GR krijgt de gemeente Eijsden-Margraten meer diensten en ondersteuning tegen een gunstiger tarief.

De meterprijs van het analoge archief en de vaste vergoeding van het e-depot zijn 10-25% hoger voor een DVO partner dan een partner in de gemeenschappelijke regeling. Tevens hoeft er voor een partner in de GR geen kosten betaald te worden voor de jaarlijkse 150 uren toezicht en advies, terwijl de DVO partner deze wel betaalt (á €14.000). Het hieronder vermelde financiële overzicht is indicatief en gericht op het jaar 2026, waarbij de bedragen van het jaar 2024 twee keer zijn geïndexeerd. Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de begroting. Er is reeds rekening gehouden met de kosten voor dit jaar. Partner in de regeling Analoog Archief Digitaal Archief Storage Toezicht en Advies Totaal

€ € € € €

2026 91.288 € € 1.332 € € 92.621 €

2027 94.027 € 38.974 € 1.372 € € 134.373 €

2028 96.848 € 40.143 € 1.414 € € 138.405 €

2029 99.753 € 41.347 € 1.456 € € 142.557 €

2030 102.746 42.588 1.500 146.833

DVO (4 jaar) Analoog Archief Digitaal Archief Storage Toezicht en Advies Totaal

€ € € € €

132.687 € € 1.666 € 14.216 € 148.569 €

136.667 € 48.717 € 1.716 € 14.643 € 201.743 €

140.767 € 50.179 € 1.767 € 15.082 € 207.795 €

144.990 € 51.684 € 1.820 € 15.535 € 214.029 €

149.340 53.235 1.875 16.001 220.450

DVO (8 jaar) Analoog Archief Digitaal Archief Storage Toezicht en Advies Totaal

€ € € € €

100.417 € € 1.466 € 14.216 € 116.099 €

103.430 € 42.871 € 1.510 € 14.643 € 162.454 €

106.533 € 44.157 € 1.555 € 15.082 € 167.327 €

109.729 € 45.482 € 1.602 € 15.535 € 172.347 €

113.021 46.847 1.650 16.001 177.517

UITVOERING EN EVALUATIE In een latere fase wordt samen met de gemeenteraad bezien hoe de daadwerkelijke uitvoering van de GR HCL plaatsvindt. Het Historisch Centrum Limburg zal de gemeenteraad op de hoogte houden over de te nemen vervolgstappen naar aanleiding van de mogelijke zienswijzen die zijn ontvangen vanuit de verschillende deelnemers. Bij de uitvoering zal gebruik worden gemaakt van burgerparticipatie.

GEVOLGEN VOOR DE NATUUR Niet van toepassing. gemeente Eijsden-Margraten

Ons kenmerk

*Z0BA67A237D*

: Z/23/184904/904645

4

Het college van Eijsden-Margraten

De secretaris,

De voorzitter,

Drs. J.M.F. Kool

Mr. A.P. Krijnen

gemeente Eijsden-Margraten

Ons kenmerk

*Z0BA67A237D*

: Z/23/184904/904645

5

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Eijsden-Margraten

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;

gelet op de behandeling in de Dialoogvergadering Samenleving;

BESLUIT Geen zienswijze in te dienen ten aanzien van: 1. het ontwerpbesluit mogelijke toetreding tot de overgangsregeling van de GR HCL; en 2. het ontwerpbesluit wijziging van de overgangsregeling naar de eindregeling (met inwerkingtreden van de nieuwe Archiefwet).

Aldus besloten in de openbare vergadering van 18 februari 2025.

De griffier

De voorzitter

Mr. M.G.A.J.T. Verbeet

Mr. A.P. Krijnen

gemeente Eijsden-Margraten

Ons kenmerk

*Z0BA67A237D*

: Z/23/184904/904645

6