20240402 09a RV Aanbestedingsbeleid

Aan de gemeenteraad

RAADSVOORSTEL

Aanbestedingsbeleid 2024 gemeente Eijsden-Margraten KORTE SAMENVATTING Een update van het aanbestedingsbeleid wordt geadviseerd in het rapport verbeteren beheersing inkoop & subsidies. Aantal uitvoeringszaken die nu in het aanbestedingsbeleid staan zijn verhuisd naar aanbestedingsprotocol. Aanbestedingsbeleid stelt de kaders vast en aanbestedingsprotocol de manier waarop het binnen de kaders uitgevoerd dient te worden.

TOELICHTING AANLEIDING Het huidige aanbestedingsbeleid dateert uit 2016 en is daarmee toe aan een update. Dit is tevens naar voren gekomen uit het adviesrapport van Orgfit inzake verbeteren bedrijfsvoering. Uit het feitenonderzoek IKL zijn aandachtspunten naar voren gekomen welke zijn samengevat in het rapport verbeteren beheersing inkoop & subsidies. Onderstaand de verbeteractie inzake het inkoopbeleid: • “Stel een eenduidig actueel inkoop- en aanbestedingsbeleid én proces vast. Betrokkenheid van college, anders dan bij vaststellen van het beleid is niet gewenst. Daarmee wordt ook voorkomen dat het “bestuur taken van managers overneemt” op dit specifiek onderdeel”. MOTIVERING De Aanbestedingswet 2012 is er voor aanbestedingen boven de Europese drempel. Aanbestedingen met een waarde beneden de Europese drempel dient de ambtelijke organisatie een eigen beleid vast te stellen. De centrale overheid heeft de Gids proportionaliteit als verplicht richtsnoer aangewezen als basis voor het eigen aanbestedingsbeleid. Dit richtsnoer bewaakt de beginselen van het aanbesteden (non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit). Het nu nog geldend beleid inkoop en aanbesteding 2016 is tevens gebaseerd op de Aanbestedingswet 2012 welke op 1 juli 2016 in werking is getreden.

Er hebben in de tussentijd geen wijzigingen van de Aanbestedingswet plaatsgevonden waardoor het nieuwe aanbestedingsbeleid nog grotendeels up-to-date is. Onderstaand de ist en soll situatie van het aanbestedingsbeleid. Aanbestedingsbeleid IST Aanpassen wanneer nodig. Heel uitgebreid met veel zaken die niet van toepassing zijn op ons eigen beleid. Uitleg van de totstandkomingsgeschiedenis van de Aanbestedingswet. Uitgebreide passage over de huidige wet en regelgeving.

SOLL Elke 4 jaar updaten. Alleen info die iets toevoegt aan de boodschap. Schrappen van de totstandkomingsgeschiedenis. Heeft geen meerwaarde. Beknopte passage over de huidige wet en regelgeving.

gemeente Eijsden-Margraten 1

Alle soorten inkoopvormen benoemd en beschreven. Selectie, gunning en contract is heel uitgebreid beschreven. Economische uitgangspunten blijven ongewijzigd Ideële uitgangspunten, passage duurzaamheid is niet meer up-to-date en op bepaalde punten niet uitvoerbaar. Organisatorische uitgangspunten. Hier wordt beschreven hoe het inkoopproces doorlopen dient te worden.

Alleen de meest voorkomende inkoopvormen benoemd en beschreven. Voor alle alternatieve inkoopvormen verwijzen naar inkoopadviseur, dit vereist specialistische kennis. Selectie gunning en contract beknopt beschreven, wordt meer uitgebreid beschreven in het aanbestedingsprotocol. Economische uitgangspunten blijven ongewijzigd Ideële uitgangspunten worden sociale en maatschappelijke uitgangspunten. Vernieuwde passage duurzaamheid naar de huidige reële standaard. Dit hoofdstuk komt te vervallen omdat dit een herhaling is wat in het aanbestedingsprotocol is benoemd. Wel wordt verwezen naar het aanbestedingsprotocol.

RELATIE MET BESTAAND BELEID EN STRATEGISCHE VISIE / INTEGRALITEIT De duurzaamheidspassage is geschreven door het cluster duurzaamheid op basis van onze eigen duurzaamheidsdoelstellingen. PROCES VAN BURGERPARTICIPATIE Aanbestedingsbeleid is een intern beleidsstuk en behoeft derhalve geen participatie. FINANCIËLE ASPECTEN Aan het vernieuwen aanbestedingsbeleid zijn geen kosten verbonden. UITVOERING EN EVALUATIE De uitvoering van het aanbestedingsbeleid is een bevoegdheid van het college van B&W gemeente Eijsden-Margraten. Het college van B&W stelt een aanbestedingsprotocol vast waarin wordt vastgelegd op welke manier de beginselen uit de Aanbestedingswet gevolgd dienen te worden. De basis van het aanbestedingsprotocol is de Gids proportionaliteit. Deze is door het ministerie van Economische zaken opgesteld als richtsnoer voor aanbestedingen met een lagere opdrachtwaarde dan de Europese drempel. De grootste verandering in het aanbestedingsprotocol is dat de ambtelijke organisatie niet maar aan het college van B&W om toestemming vraagt om aan te besteden maar aan het MT middels een directievoorstel vraagt toestemming om aan te besteden. Zoals in het adviesrapport van Orgfit wordt geadviseerd. Het College van B&W gemeente Eijsden-Margraten wordt achteraf halfjaarlijks op de hoogte gesteld van de gedane aanbestedingstrajecten en of deze volgens wet en regelgeving zijn uitgevoerd.

Het college van Eijsden-Margraten De waarnemend gemeentesecretaris,

De voorzitter,

Drs. J.M.F. Kool

Mr. A.P. Krijnen

gemeente Eijsden-Margraten 2

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Eijsden-Margraten gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op de behandeling in de Dialoogvergadering Samenleving 25 maart 2024.

BESLUIT Vaststellen aanbestedingsbeleid gemeente Eijsden-Margraten 2024 Aldus besloten in de openbare vergadering van 02 april 2024.

De griffier,

De voorzitter,

Mr. M.G.A.J.T. Verbeet

Mr. A.P. Krijnen

gemeente Eijsden-Margraten 3