20231212 05a RV Verordening Klankbordgroepgesprekken en herbenoemingsadvies burgemeester

Aan de gemeenteraad

RAADSVOORSTEL

Verordening op de Klankbordgesprekken en herbenoemingsadvies burgemeester namens de gemeenteraad KORTE SAMENVATTING Burgemeester Alain Krijnen is per 23 maart 2023 bij Koninklijk Besluit benoemd tot burgemeester van Eijsden-Margraten. De Commissaris van de Koning spreekt namens de Kroon in ieder geval na één jaar, na drie jaren en na vijf jaren van de (her)benoeming met de burgemeester over het functioneren. Het verslag van het Klankbordgesprek dat een commissie uit de raad met de burgemeester heeft over zijn functioneren maakt onderdeel uit van dat gesprek. De burgemeester heeft te kennen gegeven jaarlijks een Klankbordgesprek te willen voeren met deze commissie. Dit voorstel voorziet in een verordening waarin de instelling, samenstelling en de werkwijze van deze Klankbordgroep, belast met de Klankbordgesprekken en het voorbereiden van het herbenoemingsadvies wordt geregeld.

TOELICHTING AANLEIDING Aanleiding voor het voorstel is het schetsen van een kader voor de instelling van een Klankbordgroep, de samenstelling van deze commissie, de werkwijze en verslaglegging hiervan. De Klankbordgroep voert minimaal jaarlijks met de burgemeester een gesprek over zijn/haar functioneren en is belast met het voorbereiden van het herbenoemingsadvies aan de raad. MOTIVERING Een klankbordgesprek is een gesprek tussen de burgemeester en de gemeenteraad, in de praktijk een afvaardiging van de gemeenteraad. Bij voorkeur zijn een of enkele leden van de vertrouwenscommissie erbij betrokken. Alle varianten zijn mogelijk, wettelijk is niets voorgeschreven. Een evenwichtige afspiegeling van de raad is belangrijk. In een klankbordgesprek worden signalen over en weer gedeeld. Burgemeester en gemeenteraad hebben elkaar nodig voor een goed onderling samenspel. Gezien de relatie tussen gemeenteraad en burgemeester is het regelmatig voeren van deze gesprekken van wezenlijk belang. Als norm geldt hierbij dat er jaarlijks een formeel klankbordgesprek plaatsvindt. Het laatste formele Klankbordgesprek staat in het teken van de herbenoeming. Uitgangspunt is de profielschets van de burgemeester en niet eventueel (door verkiezingen) gewijzigde nieuwe eisen aan de burgemeester. Een drietal klankbordgesprekken per periode is de ondergrens, jaarlijks is aan te bevelen.

Afhankelijk van het jaar in de ambtsperiode zal het karakter van het gesprek verschillen.

gemeente Eijsden-Margraten 1

Cruciaal voor een goed klankbordgesprek is dat er voldoende vertrouwen bestaat om open en kritisch te zijn. Voorspelbaarheid en duidelijkheid kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan het creëren van onderling vertrouwen. Er kan gekozen worden om de werkwijze vast te leggen in een verordening. Op deze manier krijgen de gesprekken een gewicht en is structuur en regelmaat geborgd. De verordening regelt de samenstelling van de commissie, de procedure en het tijdschema, het (plaatsvervangend) voorzitterschap, de ondersteuning, de geheimhouding, de werkwijze rond het inwinnen van informatie, de inrichting van het gesprek, de verslaglegging en de wijze van archivering. RELATIE MET BESTAAND BELEID EN STRATEGISCHE VISIE / INTEGRALITEIT De voorgestelde verordening past binnen de gemeentewet en de circulaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties betreffende handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid uit 2020. Tevens is de Provincie geconsulteerd. PROCES VAN BURGERPARTICIPATIE De instelling en samenstelling van een commissie is een interne aangelegenheid van de raad, waarbij geen burgerparticipatie plaatsvindt. FINANCIËLE ASPECTEN Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden. UITVOERING EN EVALUATIE De verordening wordt op 12 december 2023 vastgesteld en treedt op 1 januari 2024 in werking.

Het Presidium van Eijsden-Margraten De griffier, De voorzitter, Mr. M.G.A.J.T. Verbeet

Mr. A.P. Krijnen

gemeente Eijsden-Margraten 2

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Eijsden-Margraten gelezen het voorstel van het Presidium gelet op de behandeling in het Presidium

BESLUIT De Verordening op de Klankbordgesprekken en herbenoemingsadvies burgemeester namens de gemeenteraad, zoals opgenomen in de bijlage, vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 12 december 2023

De griffier,

De voorzitter,

Mr. M.G.A.J.T. Verbeet

Mr. A.P. Krijnen

gemeente Eijsden-Margraten 3

Bijlage Verordening op de klankbordgesprekken en herbenoemingsadvies burgemeester Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. Gesprekken: klankbordgesprekken van de commissie uit de raad met de burgemeester; b. Commissie: de commissie op grond van artikel 84 Gemeentewet die door de raad is benoemd om de klankbordgesprekken te voeren en de raad te adviseren omtrent de herbenoeming van de burgemeester; c. Voorzitter: de voorzitter van de commissie bedoeld onder b d. Informanten: derden die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft.

Paragraaf 1: Instellen commissie en ondersteuning Artikel 2 Algemene bepalingen 1. De raad voert klankbordgesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie in. 2. Deze commissie heeft tevens tot taak de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden zoals genoemd in art. 61a Gemeentewet. 3. De verslagen van de gevoerde klankbordgesprekken wegen mee bij het oordeel van de raad over een eventuele herbenoeming van de burgemeester. Artikel 3 Samenstelling commissie 1. De commissie bestaat uit de raadsleden, die lid zijn van het presidium. 2. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. 4. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder van buiten. Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning 1. De commissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door de griffier en plaatsvervangend griffier, die ambtelijke ondersteuning geven aan de commissie. 2. De griffier is secretaris van de commissie. 3. De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

Paragraaf 2: Procedure, vergaderingen en geheimhouding Artikel 5 Vergaderingen 1. De commissie voert ten minste jaarlijks een gesprek met de burgemeester. 2. Indien tenminste 3 leden dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek met de burgemeester. 3. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken en bepaalt na overleg met de voorzitter datum, tijdstip en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste een week tevoren aankondiging aan de leden van de commissie en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester. 4. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is. 5. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één tem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht. 6.

De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de Commissaris. Indien mogelijk worden de gesprekken zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de Commissaris met de burgemeester heeft.

gemeente Eijsden-Margraten 4

Artikel 6 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken 1. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast. 2. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid voor zover van toepassing, het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien. 3. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek. 4. In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten. Artikel 7 Geheimhouding 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld. 2.

De commissie legt bij functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie zier erop toe dat hieraan wordt voldaan. 3. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 6 lid 2 en artikel 7 lid 4, van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt. 4. De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 5. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van dit artikel verplicht, niet opheffen. 6. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht. 7. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris. 8.

De geheimhouding is van overeenkomstige toepassing op de raadsleden, de griffier en de informanten.

gemeente Eijsden-Margraten 5

Paragraaf 3: Gesprek, verslaglegging en archivering Artikel 8 Het gesprek 1. Het gesprek vindt plaats in de beslotenheid. 2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. 3. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. 4. De volgende onderwerpen kunnen tijdens het gesprek besproken worden: de burgemeester: a. als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in het presidium; b. als voorzitter van het college; c. die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier. d. die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid; e. en zijn/haar contacten met inwoners, organisaties en bedrijven; f. als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk; g. en zijn/haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie; h. en zijn/haar nevenfuncties en integriteit; i. en zijn/haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties; j. zijn/haar doelen en ambities voor de komende periode; k. de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken / die voor de toekomst worden vastgelegd. 5.

Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente. Artikel 9 Verslaglegging 1. Van het klankbordgesprek wordt door de griffier een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft een duidelijk en feitelijk beeld (op hoofdlijnen) van het besprokene. 2. Het verslag dient door de voorzitter van de commissie en de burgemeester te worden ondertekend, waardoor het verslag wordt vastgesteld. 3. Een lid van de commissie of de burgemeester kan laten aantekenen dat hij of zij het niet eens is met het verslag of een specifiek onderdeel ervan. 4. Het verslag wordt voor raadsleden die geen deel uitmaken van de commissie, onder geheimhouding, ter inzage gelegd bij de griffie. 5. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de Commissaris van de Koning gestuurd. Artikel 10 Archivering 1. De raadsgriffie draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. 2.

De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.

Paragraaf 4: Slotbepalingen Artikel 11 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of wanneer twijfel bestaat over de toepassing van deze verordening, beslist de commissie op voorstel van de commissievoorzitter. Artikel 12 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024.

gemeente Eijsden-Margraten 6