20231212 05 RB V erordening Klankbordgesprekken en herbenoemingsadvies namens gemeenteraadpdf

gemeente

eijsden-margraten Aandegemeenteraad

RAADSVOORSTEL

Verordening opdeKlankbordgesprekken en herbenoemingsadvies burgemeester namensdegemeenteraad KORTE SAMENVATTING Burgemeester Alain Krijnenis per23 maart2023bij KoninklijkBesluitbenoemd tot burgemeester van Eijsden-Margraten. De CommissarisvandeKoningspreektnamensdeKroonin iedergevalnaéén jaar,nadriejarenen navijfjarenvande(her)benoeming met deburgemeester overhetfunctioneren. Het verslagvan hetKlankbordgesprek dateencommissieuit deraadmet deburgemeester heeftover zijn functioneren maaktonderdeel uit vandatgesprek.De burgemeester heeftte kennen gegeven jaarlijkseenKlankbordgesprek te willenvoerenmet dezecommissie. Dit voorstelvoorzietin eenverordening waarindeinstelling,samenstellingendewerkwijzevandeze Klankbordgroep, belastmet deKlankbordgesprekken enhetvoorbereiden vanhet wordtgeregeld. herbenoemingsadvies

TOELICHTING AANLEIDING Aanleiding voorhetvoorstelis hetschetsenvaneenkadervoordeinstellingvaneenKlankbordgroep, desamenstelling vandezecommissie,dewerkwijzeenverslaglegging hiervan.De Klankbordgroep voertminimaaljaarlijksmet deburgemeester eengesprekoverzijn/haarfunctioneren en is belastmet hetvoorbereiden vanhetherbenoemingsadvies aanderaad. MOTIVERING Een klankbordgesprek is eengesprektussendeburgemeester en degemeenteraad, in depraktijk eenafvaardiging vandegemeenteraad. Bij voorkeur zijn eenof enkeleledenvande erbijbetrokken. Alle varianten zijn mogelijk,wettelijkis nietsvoorgeschreven. vertrouwenscommissie Eenevenwichtige afspiegeling vanderaadis belangrijk. In eenklankbordgesprek wordensignalen overenweergedeeld. Burgemeester engemeenteraad hebben elkaarnodigvooreengoedonderling samenspel. Gezienderelatietussengemeenteraad en burgemeester is hetregelmatig voerenvandezegesprekken vanwezenlijkbelang. Als normgeldt hierbijdaterjaarlijkseenformeelklankbordgesprek plaatsvindt. Het laatsteformeleKlankbordgesprek staatin hettekenvandeherbenoeming. Uitgangspunt is de profielschets vandeburgemeester en niet eventueel (doorverkiezingen) gewijzigde nieuweeisenaandeburgemeester. Eendrietal klankbordgesprekken perperiode is deondergrens, jaarlijksis aante bevelen. Afhankelijk van hetjaar in deambtsperiode zal hetkaraktervan hetgesprekverschillen.

gemeente Eijsden-Margraten

Cruciaalvooreengoedklankbordgesprek is dater voldoende vertrouwen bestaatom openen kritisch te zijn. Voorspelbaarheid enduidelijkheid kunnen eenbelangrijke bijdrage leverenaanhetcreëren vanonderling vertrouwen.Er kan gekozen wordenom dewerkwijzevast te leggen in eenverordening. Op dezemanierkrijgendegesprekken eengewichtenis structuuren regelmaat geborgd. De verordening regeltdesamenstelling vandecommissie, deprocedure en hettijdschema,het (plaatsvervangend) voorzitterschap, deondersteuning, degeheimhouding, dewerkwijzerondhet inwinnen vaninformatie,deinrichtingvan hetgesprek,deverslaglegging endewijze vanarchivering. RELATIE MET BESTAAND BELEID EN STRATEGISCHE VISIE / 1NTEGRALITEIT De voorgestelde verordening pastbinnen degemeentewet endecirculairevan hetministerievan Binnenlandse ZakenenKoninkrijksrelaties betreffende handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken enafscheiduit 2020.Tevensis deProvinciegeconsulteerd. PROCES VAN BURGERPARTICIPATIE De instellingensamenstelling vaneencommissieis eeninterneaangelegenheid vanderaad,waarbij geenburgerparticipatie plaatsvindt. FINANCIËLE ASPECTEN Aandit voorstelzijn geenfinanciële consequenties verbonden. UITVOERING EN EVALUATIE De verordening wordtop12 december 2023vastgesteld entreedtop 1 januari2024in werking.

Het Presidiumvan Eijsden-Margraten De griffier, De voorzitter,

Mr. M.G.A.J.T. Verbeet

Mr. A.P. Krijnen

gemeente Eijsden-Margraten

gemeente

eijsden-margraten

RAADSBESLUIT De raadvandegemeente Eijsden-Margraten gelezen hetvoorstelvan hetPresidium geletopdebehandeling in hetPresidiumendeDialoogvergadering samenleving

BESLUIT De Verordening opdeKlankbordgesprekken en herbenoemingsadvies burgemeester namensde gemeenteraad, zoalsopgenomen in debijlage,vast te stellen.

Aldusbesloten in deopenbare vergadering van 12 december 2023

gemeente Eijsden-Margraten

Bijlage Verordeningop de klankbordgesprekken en herbenoemingsadvies burgemeester Artikel1 Begripsbepalingen In dezeverordening wordtverstaanonder: a. Gesprekken: klankbordgesprekken vandecommissieuit deraadmet deburgemeester; b. Commissie:decommissieopgrondvanartikel84 Gemeentewet diedoorderaadis benoemd om deklankbordgesprekken te voerenenderaadte adviseren omtrentdeherbenoeming van de burgemeester; c. Voorzitter:devoorzittervandecommissiebedoeld onderb d. Informanten: derden diedecommissiekunnen informeren overderollenvandeburgemeester waarderaadmindergoedzicht opheeft.

Paragraaf1: Instellencommissieen ondersteuning Artikel2 Algemenebepalingen 1. De raadvoertklankbordgesprekken met deburgemeester enstelt daarvoor eencommissiein. 2. Dezecommissieheefttevenstot taakdeaanbeveling tot herbenoeming vandeburgemeester voorte bereiden zoalsgenoemd in art. 61aGemeentewet. 3. De verslagen vandegevoerde klankbordgesprekken wegenmeebij hetoordeel vanderaadover eeneventuele herbenoeming vandeburgemeester. Artikel3 Samenstellingcommissie 1. De commissiebestaatuit deraadsleden, dielid zijn vanhetpresidium. 2. De commissiebenoemt uit haarmiddeneenvoorzitteren plaatsvervangend voorzitter. 3. De commissiekentgeenplaatsvervangende leden. 4. De voorzittertreedt,voorzovernodig,opals contactpersoon enals woordvoerder vanbuiten. Artikel4 Ambtelijkeondersteuning 1. De commissiewordtin haarwerkzaamheden bijgestaan doordegriffieren plaatsvervangend griffier,dieambtelijkeondersteuning gevenaandecommissie. 2. De griffieris secretarisvandecommissie. 3. De plaatsvervangend griffieris plaatsvervangend secretarisvandecommissie.

Paragraaf 2: Procedure,vergaderingen en geheimhouding Artikel5 Vergaderingen 1. De commissievoertten minstejaarlijkseengesprekmet deburgemeester. 2. Indientenminste3 ledendanwel deburgemeester dewensdaartoe kenbaar maken,houdteen commissietussentijdseenfunctioneringsgesprek met deburgemeester. 3. De griffieragendeert en organiseert degesprekken en bepaalt naoverlegmet devoorzitter datum,tijdstipen plaatsvandevergadering. De voorzitterdoetvanelkevergadering tenminste eenweektevorenaankondiging aandeledenvandecommissieen, indienhetgesprekmet hem plaatsvindt, deburgemeester. 4. De commissievergadert nietals niettenminstedehelftpluséénvanhetaantalledenaanwezig is. 5. De commissiebesluitbij devoorbereiding vaneenaanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen,waarbijelk lid ééntem heeft.Bij hetstakenvandestemmenoverdeuit te brengen bevindingen wordthetnemenvaneenbeslissinguitgesteld tot devolgende vergadering. Is uitstel vandebeslissingnietmogelijkof stakendestemmenookin dievolgende vergadering, dan wordengeenbevindingen vandecommissie, maardeverschillende meningen in hetverslag opgenomen. De commissiestreeftnaarunanimiteit. Het gevoelen vandeminderheid wordt desgewenst in hetverslagtot uitdrukking gebracht. 6. De griffieronderhoudt decontacten met hetkabinetvandeCommissaris.

Indienmogelijkworden degesprekken zodanig gepland datdezeplaatsvinden voorafgaand aandegesprekken diede Commissarismet deburgemeester heeft.

gemeente Eijsden-Margraten 4

Artikel6 Bijzonderebepalingenoverfunctioneringsgesprekken 1. De commissiemaaktvoorafkenbaar aandeburgemeester bij wie zij informatiezal inwinnen over hetfunctioneren vandeburgemeester. De commissieendeburgemeester stellenin onderling overlegdeagenda voorhetfunctioneringsgesprek vast. 2. De commissieen deburgemeester krijgenvoorafgaand aanhetgesprekdegelegenheid voor zovervantoepassing, hetverslagvanhetvorigefunctioneringsgesprek in te zien. 3. Het gesprekis wederkerig. Zowelhetfunctioneren vandeburgemeester als hetfunctioneren van degemeenteraad zijn onderwerp vangesprek.De commissietoetsthetfunctioneren vande burgemeester in elk gevalaandeprofielschets, dewettelijketakenvandeburgemeester alsmede deandere aandeburgemeester toebedeelde taken.Tevenswordtgetoetst aanhet verslag van, endeafspraken uit, hetvorigefunctioneringsgesprek. 4. in hetlaatstefunctioneringsgesprek voordestart vandeherbenoemingsprocedure geeftde commissiedeburgemeester desgewenst eenindicatieof herbenoeming opdatmomentnaar verwachting al dannietopobstakelszal stuiten. Artikel7 Geheimhouding 1. De vergaderingen vandecommissiezijn besloten. Alle stukkenvandecommissiezijn geheim.Dit wordtopdestukkenvermeld. 2.

De commissielegtbij functioneringsgesprekken in elkevergadering en elk gesprek,met toepassing vanartikel86 vandeGemeentewet, geheimhouding opoverdeinhoud vandestukken en hetbehandelde tijdensdevergadering of hetgesprek.De (fungerend) voorzittervande commissiezier eroptoedathieraan wordtvoldaan. 3. De geheimhoudingsplicht brengtondermeerdataanraadsleden, diegeenzitting(meer)hebben in decommissie,en aananderen, behoudens hetbepaalde in deartikelen6 lid 2 enartikel7 lid 4, vandezeverordening, geeninzagein, of informatieomtrentdeinhoud vandestukkenof het behandelde ter vergadering of in hetgesprek wordtverstrekt. 4. De commissietreft, met inachtneming vanartikel 10 vandezeverordening, eenvoorziening met betrekking tot dewijze waaropdegeheimhouding blijft gewaarborgd bij hetbeheer van bescheiden, hetvoerenvancorrespondentie en bij debepaling van plaatsentijdstipvande gesprekken. 5. De commissieendegemeenteraad kunnen degeheimhouding waartoedeGemeentewet, respectievelijk zullendegeheimhouding waartoehettweedelid vandit artikelverplicht,niet opheffen. 6. De geheimhoudingsplicht blijft naontbinding vandecommissievan kracht. 7. Het in dit artikel bepaalde is vanovereenkomstige toepassing opde(plaatsvervangend) secretaris. 8. De geheimhouding is vanovereenkomstige toepassing opderaadsleden, degriffieren de informanten.

gemeente Eijsden-Margraten

Paragraaf 3: Gesprek,verslaglegging enarchivering Artikel8 Het gesprek 1. Het gesprek vindtplaatsin debeslotenheid. 2. Tijdenshetgesprekhebben zoweldeledenvandecommissieals deburgemeester de mogelijkheid hunmeningoverenervaringen met degeagendeerde bespreekpunten toete lichten. 3. Uitgangspunt bij hetgesprekis deprofielschets waaropdeburgemeester is benoemd. 4. De volgende onderwerpen kunnentijdenshetgesprekbesproken worden:deburgemeester: a. als voorzittervanderaadenzijn/haarrol in hetpresidium; b. als voorzittervanhetcollege; c. dieinvullinggeeftaanhetfunctioneren vandezogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris engriffier. d. dieinvullinggeeftaandeeigenportefeuille, met namedehandhaving vandeopenbare ordeenveiligheid; e. enzijn/haarcontacten met inwoners,organisaties enbedrijven; f. als ambassadeur engezichtvandegemeente in deregio,provincieen Rijk; g. enzijn/haarcontacten met ambtenaren, met namedegemeentesecretaris, degriffieren hetmanagement vandegemeentelijke organisatie; h. enzijn/haarnevenfuncties en integriteit; i. enzijn/haar,aandeprofielschets gerelateerde, competenties; j. zijn/haardoelen en ambitiesvoordekomende periode; k. deafspraken in hetkadervan hetfunctioneren vandeburgemeester uit devorige gesprekken / dievoordetoekomstwordenvastgelegd. 5.

Het gesprek wordtookgebruiktom wederzijdse wensenvoordetoekomstkenbaar te maken,om eerder gemaakte afspraken te evalueren, ente sprekenoverhetfunctioneren vanderaadende ontwikkelingen vandegemeente. Artikel9 Verslaglegging 1. Van hetklankbordgesprek wordtdoordegriffiereenverslagopgemaakt, datnietopenbaar wordt gemaakt.Het bevatdefeitelijkegegevens vandetijd, plaatsen rol vandeaanwezigen bij het gespreken geefteenduidelijkenfeitelijkbeeld(ophoofdlijnen) van hetbesprokene. 2. Het verslagdientdoordevoorzittervandecommissieendeburgemeester te worden ondertekend, waardoor hetverslagwordtvastgesteld. 3. Een lid vandecommissieof deburgemeester kan latenaantekenen dathij ofzij hetnieteensis met hetverslagof eenspecifiekonderdeel ervan. 4. Het verslagwordtvoorraadsleden diegeendeeluitmakenvandecommissie,onder geheimhouding, ter inzagegelegd bij degriffie. 5. Eenafschriftvanhetvastgestelde verslagwordtaandeburgemeester endeCommissarisvande Koninggestuurd. Artikel10 Archivering 1. De raadsgriffie draagtbij functioneringsgesprekken zorgvooreenafdoende vertrouwelijke archivering vandestukken,waaronder hetafschriftvan hetvastgestelde verslag. 2. De ledenvandecommissiezorgendatallestukkenwaarover zijzelf beschikken in hetkadervan deklankbordgesprekken, opeendeugdelijke manierwordenvernietigd.

Paragraaf 4: Slotbepalingen Artikel11 Onvoorzienegevallen In allegevallen waarindezeverordening nietvoorzietofwanneer twijfel bestaatoverdetoepassing vandezeverordening, beslistdecommissieopvoorstelvandecommissievoorzitter. Artikel12 Inwerkingtreding Dezeverordening treedtin werkingop 1 januari2024.

gemeente Eijsden-Margraten 6