20231024 06f1 Bijlage 1 Aanbiedingsbrief Het Gegevenshuis

het@ gegevenshuis op gegevens

maat

Bezoekadres Emìle Erensplein 55 6371 GH Landgraaf

Postadres

Aan: Het college van burgemeester en wethouders gemeente Eijsden- Ma rg raten Postbus 10 6269 ZG MARGRATEN

postbus 31 300 6370 AH Landgraaf

Telefoonnummer 04s - 569 56 00 E - mailadres Ì

nfo@gegevenshuis.nl

Website www.gegevenshuis.nl

Datum

Landgraaf, lT-07-2023 Betreft Wijziging gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis

Geacht college,

In de vergadering van 12 juli 2023 heeft het Algemeen Bestuur ingestemd met het voorstel tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Het Gegevenshuis. Dit voorstel leggen wij thans ter besluitvorming aan u voor. In de bijlagen treft u aan:

1) Een geconsolideerde versie van de regeling, alsmede een versie waarin de wijzigingen zichtbaar zijn;

2) Ten aanzien van het gezamenlijke traject tot wijziging van de gemeenschappelijke regelingen: a) een toelichtend memo bij de wijzigingsvoorstellen d.d. 12 juni 2023; b) een informatiebrief met de wijzigingen die zijn aangebracht naar aanleiding van informatiesessies met colleges, raden, GS, PS, AB en DB van het waterschap, griffiers en

j u risten;

c) de presentatie en een terugkijklink naar de informatiesessie voor de college- en raadsleden

van 30 januari 2023; 3) Een toelichtend memo op aanvullende of afwijkende wijzigingsvoorstellen die enkel gelden voor Het Gegevenshuis; 4) Eensluidende tekstvoorstellen voor de dicta van de college- en raadsvoorstellen.

Ingevolge de Wet gemeenschappelijke regelingen (WSr) dient de gemeenteraad gedurende acht weken in de gelegenheid worden gesteld om aan uw college een zienswijze te geven op de wijzigingsvoorstellen. Na het doorlopen van de zienswijzeprocedure en het verwerken van eventuele wijzigingen, dient de gemeenteraad uw college toestemming te verlenen om met deze wijziging in te stemmen. Nadat deze toestemming is verleend dient u voor 1 juli2O24 een besluit te nemen met betrekking tot deze wijziging. Hierna zal worden ingegaan op de achtergrond, het tot nu toe doorlopen wijzigingsproces en het vervolgproces c.q. de vervolgplanning.

IBAN NL42BNGH02851 66697

Btc BNGHNL2G

KvK-nummer 637207a1 BTW-nummer N 1855370944801

het @ gegevenshuis

gegevens oP maat.

Ten aanzien van deze planning merken wij hier alvast op dat uw college gevraagd wordt om in de laatste vergadering voor het zomerreces of de eerste vergadering na het zomerreces te besluiten om het ontwerpwijzigingsbesluit voor zienswijzen aan de raad voor te leggen. Daarmee kan ook onze regeling in de pas blijven lopen met het hierna te bespreken gezamenlijke traject voor de Limburgse gemeenschappelijke regel ingen.

7,

GezamenlijktrajectLimburgsegemeenschappeliikeregelingen

Per l juli 2022is een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in werking getreden. Deze wijziging heeft als voornaamste doel om de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. Dit geschiedt via een versterking van de kaderstellende en controlerende

rollen van de gemeenteraden, provinciale staten en algemene besturen van waterschappen.

In de Wet gemeenschappelijke regelingen heeft de wetgever nieuwe instrumenten gecreëerd die de gemeenteraden, provinciale staten en algemene besturen van waterschappen in een betere informatiepositie moeten brengen. Deze nieuwe instrumenten moeten voor t iuli 2024 in iedere gemeenschappelijke regeling zijn geïmplementeerd. Op alle gemeenschappelijke regelingen waaraan uw college deelneemt, rust dus een gelijke verplichting.

Nu op alle gemeenschappelijke regelingen een gelijke verplichting rust - waarbij geldt dat alle verplichte wijzigingen vrijwel uniform kunnen worden doorgevoerdl - is het initiatief ontstaan vanuit een groot aantal gemeenschappelijke regelingen in de provincie Limburg om hierin gezamenlijk op te trèkken. Zij hebben daarbij Boels Zanders Advocaten en het adviesbureau Cooperación gevraagd om als juridisch adviseur op te treden en om het besluitvormings- en wijzigingstraject op inhoud te begeleiden. De gemeenschappelijke regelingen die meedoen aan het gezamenlijke traject betreffen:

Veilioheidsreqio Zuid-Limburq

BsGW

Rd4

Historisch Centrum Limburq

ISD BOL Sociaal Domein Limburq-Noord

RD Maasland

Omnibuzz

ISD Kompas RUD Zuid-Limburq GGD Zuid-Limburq

RUD Limburq-Noord

Het Geqevenshuis Geul en Maas Westrom

Werkvoorzieni ngscha p Venlo en Omstreken Veiliqheidsreqio en GGD Limburg-Noord Werkvoorzien i n gscha p Oostel¡j k Zu id -Li m bu rg

WSP Parkstad

Grenspark Maas-Swalm-Nette

Daarmee participeren vrijwel alle gemeenschappelijke regelingen in de provincie Limburg in het gezamenlijke traject.

2.

Inhoud en strekking van de wijzigingsvoorstellen als gevolg van de wetswiiziging

Zoals hiervoor al uiteen is gezet, heeft de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen eerst

en vooral tot doel om de raden, provinciale staten en het AB van het waterschap in een betere informatiepositie te brengen. Concreet moeten in ieder geval de volgende aanpassingen worden doorgevoerd: Facu ltatieve zienswijzeprocedu re voor beslu iten :

In de gemeenschappelijke regelingen moet worden opgenomen of, en zo ja, voor welke

besluiten er een voorafgaande zienswijze van de raden, PS en het AB van het waterschap wordt gevraagd. Er mag zelf bepaald worden welke besluiten zich voor een zienswijze lenen.

Denkbaar is in ieder geval dat het daarbij zal gaan om besluiten waarbij de vertegenwoordigende organen mee kunnen denken over de strategische koers van de regeling, zoals de vaststelling van meerjarige beleidsplannen. 1 zie voor een toelichting

bijlage 2 2

het @ gegevenshuis

gegevens op maat.

Participatie van ingezetenen en belanghebbenden: In de gemeenschappelijke regelingen moet verder worden opgenomen of, en zo ja, op welke wijze ingezetenen en belanghebbenden kunnen participeren over de totstandkoming en uitvoering van beleid. Actieve informatieplicht : In de gemeenschappelijke regelingen moet worden opgenomen op welke wijze door het bestuur van de gemeenschappelijke regelingen actief informatie wordt verschaft aan de raden.

Beorotinq:

De termijnen voor het toezenden van de ontwerpbegroting aan de raden, provinciale staten

en het algemeen bestuur van het waterschap zijn gewijzigd. Deze gewijzigde termijnen dienen in de gemeenschappelijke regelingen te worden aangepast. Daarnaast wordt het dagelijks bestuur verplicht om te reageren op ingediende zienswijzen op de ontwerpbegroting. Evaluatiebepalinq :

In de gemeenschappelijke regelingen moet worden opgenomen of er wordt geëvalueerd en zo ja, waar de evaluatie op ziet. Aanscherping u ittredingsreqeling : Tot slot worden de gemeenschappelijke regelingen als gevolg van de wetswijziging verplicht

om de uittredingsregeling aan te scherpen. De voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden, alsmede bepalingen over de gevolgen van het vermogen van de gemeenschappelijke regeling moeten nu in de regeling worden opgenomen.

3.

Tot nu toe doorlopen Proces

Zoals hiervoor al uiteen is gezet, is het gezamenlijke traject van de gemeenschappelijke regelingen in de provincie Limburg erop gericht om te komen tot zo uniform mogelijke wijzigingsvoorstellen. Voordat deze wijzigingsvoorstellen in de gemeenschappelijke regelingen zijn verwerkt en aan de algemene besturen worden aangeboden, is daar een uitgebreid participatietraject aan vooraf gegaan.

Zo hebben er voorbereidende sessies met de raadsgriffies2, coördinerend juristen3,

gemeentesecretarissena, raads- en collegeleden plaatsgevondens. De ingekomen aanvullingen zijn ðaarbij in de wijzigingsvoorstellen verwerkt. Tevens is er een uitgebreid memo opgesteld dat dient ter toelichting op de wijzigingsvoorstellen (bijlage 2a). Hierna volgt een uiteenzetting van het tot nu toe gezamenlijk doorlopen proces om te komen tot de

thans voorliggende wijzigingsvoorstellen : 27 september 2022 - startbijeenkomst met gemeenschappeliike regelingen

Op deze dag vond de startbijeenkomst met de aan het gezamenlijke traject deelnemende gemeenschappelijke regelingen plaats. Tijdens deze startbijeenkomst is uiteengezet op welke ónderdelen de gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2024 gewijzigd moeten worden, welke

instrumenten de gemeenschappelijke regelingen daartoe hebben en hoe het wijzigingsproces eruit zou kunnen zien. Van belang is immers dat een wijziging van een gemeenschappelijke regeling een proces is dat in samenspraak met de deelnemers dient plaats te vinden. De raden, colleges, GS, PS, het dagelijks en het algemeen bestuur van het waterschap besluiten namelijk uiteindelijk over de wijzi g i ngsvoorstel len.

2 Op 3 november

en 6 maart 2023.

3 Op 28 februari 2023.

a

t juni 2O23.

s Op 30 januari en 1 februari 2023.

3

het @ gegevenshuis

gegevens op maat.

3 november 2022 - sessle raadsgriffiers Op deze dag zijn alle raadsgriffiers in de provincie Limburg voorgelicht over het gezamenlijke traject tot wijziging van de gemeenschappelijke regelingen. Samen met de griffiers is bekeken wat en wie ervoor nodig is om het proces in goede banen te leiden en is bezien hoe de input van de college- en raadsleden al in een vroegtijdig stadium in de wijzigingsvoorstellen kan worden verwerkt. December-januari 2022 - opstellen toelichtend memo In deze periode is door Boels Zanders Advocaten en Cooperación een uitgebreid memo opgesteld waarin zij a) de achtergrond van de wetswijziging uiteenzetten, en b) een voorstel doen voor uniforme wijzigingsvoorstellen met toelichting. Dit memo is als bijlage 2a bij deze brief gehecht. 17 januari 2023 - sessle gemeenschappeliike regelingen Op 17 januari 2023 zijn de gemeenschappelijke regelingen bijeengekomen voor een tweede sessie.

Tijdens deze sessie zijn de door de adviseurs opgestelde wijzigingsvoorstellen met de gemeenschappelijke regelingen besproken en zijn de wijzigingsvoorstellen waar nodig aangescherpt. De wijzigingen die naar aanleiding van deze sessie zijn doorgevoerd, zijn uiteengezet in bijlage 2b

bij deze brief. 30 januari en 7 februari 2023 - informatiebiieenkomsten Op 30 januari en 1 februari vonden de informatiesessies voor raden, colleges, PS, GS, het AB en DB van het waterschap plaats. De sessie van 30 januari vond plaats in het gemeentehuis van Maasgouw

en de sessie van l februari vond plaats in het gemeentehuid van Sittard-Geleen (in Geleen). De presentatie van deze sessie, alsmede een terugkijklink van de sessie in Maasbracht is opgenomen in bijlage 2c bij deze brief. Beide sessies waren zeer druk bezocht (ongeveer 150 deelnemers). Van iedere gemeente, van het waterschap en van de provincie waren vertegenwoordigers aanwezig. De terugkijklink is via de griffiers met alle vertegenwoordigende organen gedeeld, zodat eenieder in de gelegenheid is gesteld om de sessie terug te kijken.

Tijdens deze sessie zijn de wijzigingsvoorstellen sonderend met alle aanwezigen besproken. De input die tijdens deze sessies naar voren kwam, is vervolgens verwerkt in de wijzigingsvoorstellen. Zie daartoe ook bijlage 2b bij deze brief. 28 februari 2023 - sessle coördinerend juristen Op 28 februari zijn vervolgens de coördinerend juristen van alle deelnemers uitgenodigd voor een informatiesessie over de wijzigingsvoorstellen. De wijzigingsvoorstellen zijn met hen vanuit juridisch perspectief besproken. De input van de juristen is vervolgens verwerkt in de wijzigingsvoorstellen. Zie daaftoe ook bijlage 2b bij deze brief. 6 maart 2023 - sessre raadsgriffiers Op 6 maart 2023zijn de wijzigingsvoorstellen, hette doorlopen vervolgtraject, alsmede de planning nader afgestemd met de raadsgriffiers. Tijdens deze sessie is door de raadsgriffiers ook geadviseerd om de gemeentesecretarissen bij het te doorlopen vervolgproces te betrekken. Dit advies is ter harte genomen. Maaft-april 2023 - opstellen wijzigingsvoorstellen In deze periode zijn de concrete wijzigingsvoorstellen opgesteld verwerkt in de gemeenschappelijke regelingen. 17 april 2023 - afstemming archiefparagraaf

Op deze datum heeft afstemming plaatsgevonden met de heren Luykx en Koch, gemeentewaterschaps- en rijksarchivaris over de voorgestelde archiefparagraaf. De brief waarin zij hun goedkeuring geven op de te hanteren archiefparagraaf is als bijlage bij het toelichtende memo (bijlage 2a bij deze brief) opgenomen.

4

het @ gegevenshuis

gegevens op maat.

18 april 2023 - overleg gemeenschappelijke regelingen Op 18 apriljl. zijn de in de gemeenschappelijke regelingen verwerkte wijzigingsvoorstellen besproken met de gemeenschappelijke regelingen. Naar aanleiding van deze sessie zijn de laatste (aanvullende) wijzigi ngen aangebracht.

25 mei 2023 - afstemming klankbordgroep iuristen Om het vervolgproces in goede banen te leiden en om ervoor te zorgen dat eenieder over dezelfde informatie en besluiten beschikt, zijn de concepten van deze brief, de brief met de nog doorgevoerde wijzigingen (bijlage 2b) en de concept raads- en collegebesluiten voorbesproken met een ingestelde klankbordgroep van coördinerend juristen. In deze klankbordgroep zijn juristen van de grote gemeenten en het waterschap vertegenwoordigd. Met de provincie is apart de afstemming gezocht. 1 juni 2023

- afstemming gemeentesecretar¡ssen In juni heeft afstemming plaatsgevonden met gemeentesecretarissen over het te doorlopen wijzigingsproces en de wijzigingsvoorstellen. De definitieve planningen van de AB en DB-

vergaderingen van alle gemeenschappelijke regelingen die meedoen aan het gezamenlijke traject, zijn gecommuniceerd en de planningen zijn daarop aangepast. Mei-juli 2023 In deze periode hebben alle dagelijks en algemeen besturen van de gemeenschappelijke regelingen ingestemd met de wijzigingsvoorstellen.

4,

Planning en veruolgproces

Uit het reeds doorlopen proces volgt aldus dat reeds in het voortraject alles in het werk gesteld is om alle betrokkenen bij het wijzigingsproces kennis te laten nemen van de wijzigingsvoorstellen en om eventuele aanvullingen en wensen zoveel mogelijk aan de voorkant mee te nemen. Het voorgaande neemt evenwel niet weg dat het formele wijzigingsproces bij de deelnemers nu pas sta rt:

1) Zienswiize: De gemeenteraden en het algemeen bestuur van het waterschap dienen nog

gedurende acht weken in de gelegenheid te worden gesteld om - indien gewenst - een zienswijze te geven op de wijzigingsvoorstellen; 2) Toestemminq: vervolgens dienen de gemeenteraden en het algemeen bestuur van het waterschap aan hun colleges toestemming te verlenen om met deze wijziging in te stemmen, en; 3) Colleqebesluit: tot slot dient uw college voor 1 juli 2024 een besluit te nemen met betrekking tot deze wijziging. Om gedurende dit wijzigingsproces zoveel mogelijk uniformiteit te waarborgen, zijn de oplegnotities, college- en raadsvoorstellen gezamenlijk voorbereid. Deze zijn dus voor alle gemeenschappelijke regelingen die deelnemen aan het gezamenlijke traject gelijkluidend.

Om de informatievoorziening in goede banen te leiden, is tevens voorzien in extra digitale informatiesessies op maandag 18 en woensdag 20 september 2023.Van 19.00 uur tot 21.00 uur

worden college- en raadsleden in de gelegenheid gesteld om hun vragen aan de adviseurs van Boels Zanders Advocaten en Cooperación te stellen. In een schriftelijke beantwoording van alle vragen zal nadien z.s,m. worden voorzien.

5

het @ gegevenshuis

gegevens op maat.

De planning van het vervolgproces ziet er concreet als volgt uit

Gemeenschappelijke regelingen brengen

Juni-juli 2023

wijzigingsvoorstellen bij colleges / GS / DB van

het waterschap aan en verzoeken hen om

wiiziqinoen in procedure te brenqen

Colleges /

Laatste collegevergadering voor zomerreces / eerste collegevergadering na zomerreces

de

ontwerpwijzigingsbesluiten voor zienswijzen aan de raden en het AB van het Waterschap voor te leqqen. Zienswijzeprocedure bij raden en AB van het

September - november 2023

Waterschap

Digitale informatiesessies tijdens de zienswijzeprocedure voor het stellen van technische vraqen Verwerking inqekomen zienswijzen Toestemming raden en AB van het Waterschap Instemminq colleges en DB van het Waterschap Inwerkingtred ing wijzigingen

18 en 20 september 2023 Novem ber-decem ber 2023 Januari-apri 2024 mei 2024 30 juni 2024

4.

het dagelijks bestuur van het

Waterschap besluiten om

Aanvullende wijzigingen: WEP, Wnra en archiefbepalingen

In het gemeenschappelijke traject zijn bovenop de uniforme wijzigingsvoorstellen enkele aanvullende wijzigingen voor alle gemeenschappelijke regelingen doorgevoerd. Deze aanvullende wijzigingen worden eveneens toegelicht in bijlage 2a bij deze brief. De aanvullende wijzigingen zien op de volgende onderwerpen: a)

Wet elektronische pu blicaties De per 1 juli 2021 in werking getreden Wet elektronische publicaties (WEP) was nog niet in de gemeenschappelijke regeling verwerkt. Deze wet verplicht de gemeenschappelijke regelingen sinds 1 juli 2O2l om alle officiële publicaties online te zetten via de website officielebekendmakingen.nl. De op grond van deze wetswijziging noodzakelijke wijzigingen zijn thans meegenomen in het wijzigingsvoorstel.

b) Wet normalisering rechtspositie ambtenaren

De Wet normalisering rechtspositie ambtenaren is sinds l januari 2O2O in werking getreden, waardoor de rechtspositie van het bij de gemeenschappelijke regeling werkzame personeel wijzigt. De op grond van deze wetswijziging noodzakelijke wijzigingen zijn thans meegenomen in het wijzigingsvoorstel.

c)

Archiefbepalingen

Tot slot heeft de provincie Limburg er bij alle gemeenschappelijke regelingen op

aangedrongen om de archiefbepalingen aan te scherpen. De archiefbepaling is opgesteld door deskundigen op het gebied van archivering, waaronder de heren Geert Luijkx en Ingmar

Koch, gemeentearchivaris, waterschapsarchivaris en Rijksarchivaris. De brief van de

archivarissen is als bijlage bij het uitgebreide memo (bijlage 2a) aangehecht'

5,

Aanvullendewiizigingen: pergemeenschappeliike regeling specifiek

Onze gemeenschappelijke regeling wenst tot slot bovenop de uniforme wijzigingsvoorstellen enkele aanvullende wijzigingen doorte voeren. Deze aanvullende wijzigingen worden toegelicht in bijlage 3

bij deze brief.

6

het @ gegevenshuis

gegevens op maat.

6.

Nog te ventverken: ontwerpbegroting uiterlijk 3O april indíenen en participatie

Tijdens het overleg met de gemeentesecretarissen kwam naar voren dat men aanvullend nog graag in de regeling opgenomen wenst te zien dat:

a) de ontwerpbegroting uiterlijk 30 april van ieder jaar dient te worden toegezonden aan de gemeenteraden, zodat voorkomen wordt dat de zienswijzeprocedure van 12 weken gedurende het zomerreces loopt, en;

b) de mogelijkheid moet worden opengelaten aan het algemeen bestuur om zelf in inspraak te voorzien. Thans wordt inspraak in de basis alleen geregeld via de colleges en raden.

De voornoemde concrete verzoeken zijn vervolgens teruggelegd bij de gemeenschappelijke regelingen. Thans wordt meegedeeld dat deze verzoeken in de regeling zullen worden verwerkt.

Nu de conceptwijzigingsvoorstellen echter al gereed waren en enkele algemeen besturen al met de wijzigingsvoorstellen hadden ingestemd, is aan de gemeentesecretarissen gecommuniceerd dat deze wijzigingsvoorstellen in de regelingen zal worden verwerkt na afloop van de zienswijzeprocedure.

Het is dan ook niet nodig om voor deze aanvullende wijzigingen aanvullend een zienswijze in te dienen. Over de concrete vormgeving van de aanvullende wijzigingsvoorstellen wordt verwezen naar bijlage 2b.

7,

Afsluiting

Wij verzoeken alle deelnemers eensluidende besluiten te nemen. Ten behoeve van deze uniforme besluitvorming zijn de conceptvoorstellen en -besluiten voor uw college en de gemeenteraad opgesteld die u in bijlage 4 aantreft. De ondertekende besluiten zouden wij graag zo spoedig mogelijk van u ontvangen.

et dage

bestuur van Het Gegevenshuis, De secretaris,

De voorzitte

..

".- .: . . .-:... mr. LM.M. Leenen MFM

7