20231024 05b Offerte accountantscontrole 2023-2025

Gemeente EijsdenMargraten

Voorstel accountantscontrole 2023 - 2025

2 Gemeente Eijsden-Margraten

Aanbiedingsbrief Geachte leden van de raad, geachte beoordelingscommissie, Met veel genoegen bieden wij u hierbij ons voorstel voor het verlenen van accountantsdiensten voor Gemeente Eijsden-Margraten aan. Net als uw sector, bevindt de accountancysector zich in een roerig vaarwater. Door de combinatie van een krappe arbeidsmarkt en een verhoogde regeldruk richten steeds meer kantoren zich om de interne organisatie en op het creëren van schaalvergroting en verschuift de aandacht van deze kantoren weg van organisaties met een bepaalde schaalgrootte en organisaties die actief zijn in bepaalde sectoren. De sector Binnenlands Bestuur wordt hierdoor extra geraakt, zien wij. Dit is een reden voor WHS Registeraccountants en Kalnenek Accountants om juist nu de krachten te bundelen. Wij bieden u onze accountantsdiensten aan in een voor onze sector unieke samenwerkingsvorm. Met ons als uw accountant bent u over een lange termijn verzekerd van een ervaren sparringpartner met een frisse blik op uw organisatie. Deze frisse blik combineren wij met kennis van zaken op de voor u relevante vraagstukken en kennis van en aantoonbare betrokkenheid in uw sector. De beoogd eindverantwoordelijke accountant, Erik Kalnenek, is immers reeds enkele jaren uw accountant. Ook Willem en Huub van Santvoort en Kevin Bosch maken reeds onderdeel van het huidige controleteam.

Met hun kennis van uw organisatie, hebben wij (en daarmee u) geen inwerktijd nodig. We kunnen direct voor u aan de slag. Wij zullen zorgdragen voor een controleteam waarin we wisselingen zo veel mogelijk beperken. U bent ervan verzekerd dat uw team constant blijft over de looptijd van onze dienstverlening. Zo bent u dus ook verzekerd dat de relevante kennis van uw organisatie verankerd blijft. Met een team van louter ervaren mensen en een aantoonbare hoge partnerbetrokkenheid bieden wij naast een gedegen controle ook een sterke natuurlijke adviesfunctie aan. Daarnaast kunnen wij u op een veelheid van andere onderwerpen van dienst zijn. Hierin betrachten we altijd een proactieve houding, waarbij we onze onafhankelijkheid niet uit het oog verliezen. Onze samenwerking met uw organisatie en de experts die u inhuurt, verloopt altijd in een open en positief kritische houding. Onze communicatielijnen zijn kort. Met onze kenmerkende aanpak verliezen wij het fundament van onze organisatie niet uit het oog, namelijk geen concessies doen aan kwaliteit! Wij blijven onze kennis en ‘best practices’ steeds met u delen als het gaat om veranderingen in wet- en regelgeving en bieden u hierbij praktische oplossingen aan, zowel direct als via onze ‘to-the-point’ rapportages. Wij werken dit verder uit in deze offerte. Wij kijken er naar uit om de komende periode met u samen te werken.

Mocht u vragen hebben naar aanleiding van onze offerte, schroom dan niet contact op te nemen met Erik Kalnenek (06-53332167). Met vriendelijke groet, Namens WHS Registeraccountants

drs. E.E.T.M. (Erik) Kalnenek RA Partner Publieke Sector

W.H. (Willem) van Santvoort RA Directeur-eigenaar WHS Registeraccountants

3 Gemeente Eijsden-Margraten

Inhoud Plan van aanpak 1. Controleaanpak 2. Rapportage en communicatie 3. Adviespotentieel

4. Samenstelling controleteam 5. Ons voorstel

4 Gemeente Eijsden-Margraten

1. Controleaanpak en -filosofie Onze controlefilosofie Mensen bepalen het gezicht van onze organisatie. Zij bepalen ook de kwaliteit van onze dienstverlening. Wij bieden u een enthousiast, gedreven en zeer ervaren team. Een team dat op basis van de ruimschoots aanwezige kennis en ervaring van uw organisatie en uw sector met een open, frisse en kritische blik naar Gemeente Eijsden-Margraten zal kijken. Het belangrijkste credo van onze organisatie is: ‘het leveren van hoge kwaliteit waarbij de behoeften van de klant voorop staan’. Wij beseffen ons dat alle accountantsorganisaties dit pretenderen. De wijze waarop wij hieraan invulling geven is bij onze organisatie uniek ten opzichte van de andere kantoren. Wij hanteren ten aanzien van onze controlefilosofie dan ook de volgende pijlers: ✓ Betrokken, doelgerichte en pragmatische controleaanpak; ✓ Hoge mate van flexibiliteit waarbij de P&C-cyclus van de klant leidend is; ✓ Korte communicatielijnen, waarbij wordt gedacht in oplossingen; ✓ Een zeer ervaren en enthousiast controleteam met kennis van zaken waardoor we een effectieve en efficiënte controle kunnen garanderen; ✓ Heldere rapportages met concrete verbeterpunten; ✓ Een eerlijke prijs voor onze dienstverlening. Hiernaast hebben wij met drie voorbeelden aangeven waaruit onze meerwaarde voor Gemeente EijsdenMargraten bestaat ten opzichte van andere accountantskantoren.

Meerwaarde 1: Wij onderscheiden ons door kennis en ervaring Ons controleteam onderscheidt zich te opzichte van andere accountantskantoren door haar kennis en ervaring. Het team bestaat uit drie registeraccountants, die elk minimaal 15 jaar ervaring hebben met controles van jaarrekeningen en subsidieverantwoordingen in de publieke sector en de sector Binnenlands Bestuur in het bijzonder. Onze “vlieguren” hebben wij in eerste instantie opgebouwd bij verschillende Big4-kantoren. Daarnaast werkt uw beoogde team al ruim 5 jaar samen onder de vlag van Qconcepts, waarvan de afgelopen 4 jaar ook voor Gemeente Eijsden-Margraten. Wij geloven in een controlefilosofie waarin we enkel werken met ervaren accountants, die zichtbaar bij onze klanten de controlewerkzaamheden verrichten. Door onze kennis en ervaring bij soortgelijke organisaties als Gemeente Eijsden-Margraten garanderen wij u een soepele controle van uw jaarrekening. U bent gebaat bij een efficiënte en effectieve accountantscontrole. Wij weten waar de kernpunten in de controle liggen en hoe wij hierop dienen te acteren. Door onze ervaring is de inwerktijd hierdoor minimaal.

Meerwaarde 2: Wij onderscheiden ons door middel van een betrokken, doelgerichte en pragmatische controleaanpak Voor de controle op uw jaarrekening hanteren wij een betrokken, doelgerichte en pragmatische controleaanpak. Een controleaanpak welke op de situatie van Gemeente EijsdenMargraten is afgestemd, waarbij praktische oplossingen worden aangeboden en complexiteit teruggebracht wordt tot de essentie. Concreet houdt dit in dat wij geen overbodige werkzaamheden verrichten welke geen toegevoegde waarde hebben voor de controle. Onze moderne controleaanpak is een aanpak waarbij we ons werk plannen en uitvoeren op basis van een top-down risicobenadering, ingegeven vanuit het perspectief van de raad, onze opdrachtgever.

Hierbij streven we ernaar om op een zo hoog mogelijk niveau zekerheid te verkrijgen en zoveel als mogelijk gebruik te maken van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) binnen Gemeente Eijsden-Margraten. Gezien onze ervaring met uw organisaties weten wij namelijk voor welke aspecten wij kunnen steunen op de door u verrichte interne controlewerkzaamheden. Met het oog op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft u vorig jaar reeds een kwaliteitsimpuls aan de organisatie gegeven door het interne controleplan verder uit te werken. We streven naar een zo efficiënt mogelijke controle waarbij continue de kwaliteit wordt gewaarborgd. Gebaseerd op een zorgvuldige risicobenadering bepalen wij samen met uw organisatie onze aanpak in termen van een mix van procesgerichte en gegevensgerichte controlewerkzaamheden, waarbij wij dus constant optrekken met uw interne organisatie om te bepalen wat de juiste werkverdeling is. Wij zullen altijd een gezonde balans nastreven tussen de theorie en de praktijk.

Deze aanpak biedt zowel voor u als voor ons concrete voordelen, zoals: 1) een minimale belasting van uw organisatie; 2) een verlaging van de controlekosten in vergelijking met een volledig gegevensgerichte aanpak; 3) focus van controle op die gebieden waar de meeste risico’s worden gelopen; en 4) door constant met u te sparren, wordt het wederzijds leereffect vergroot. Onze gezamenlijke risico-inschatting vindt plaats op gedetailleerd niveau. We specificeren de risico’s naar jaarrekeningposten en financiële en niet-financiële processen en houden hierbij de ‘agenda’ en speerpunten van de raad (via de Commissie Planning & Control) voor ogen. Onze risico-inschatting bepaalt ook de manier, timing en diepgang van het uit te voeren testwerk.

5 Gemeente Eijsden-Margraten

1. Controleaanpak en -filosofie Meerwaarde 3: Uw planning is ons uitgangspunt, niet andersom Wij sluiten aan bij uw planning & control cyclus en het daarin opgenomen tijdspad ten aanzien van het jaarrekeningtraject. Samen met u stellen wij in een vroeg stadium de planning vast voor de controle van een boekjaar. Dit leggen wij vast in het dienstverleningsplan. Hierbij starten wij in de planning bij het eindpunt, de behandeling van de jaarrekening door de raad. Met onze aanpak zijn we in staat om de jaarrekeningcontrole af te ronden bij de technische behandeling door de raad, voorafgaand aan de vergadering waarin de jaarrekening wordt goedgekeurd. Vervolgens plannen wij alle activiteiten zo dat deze deadline niet in het gedrang komt. U bent dus niet afhankelijk van onze planning. Uw planning en control cyclus is leidend! De controleaanpak, risicoanalyse, tijdpad en afspraken leggen wij samen met u vast in een dienstverleningsplan. Aan de voorkant nemen wij uw organisatie mee in onze controleaanpak en de daarbij horende risicoanalyse en leggen hierbij gezamenlijk de afspraken vast in het dienstverleningsplan.

In de tussentijdse meetings die wij met u hebben beoordelen wij vervolgens de voortgang van de controle met de afspraken die wij zijn overeengekomen in het dienstverleningsplan. Traditiegetrouw houden we ook een gedetailleerde lijst van onze vragen en de voortgang tijdens de controle bij die we dagelijks met u delen. Hiermee wordt het nakomen van de afgesproken termijnen geborgd.

Wij proberen de werkdruk voor uw organisatie zoveel mogelijk te spreiden Om de werkdruk voor uw organisatie en medewerkers bij het jaarrekeningtraject wat meer te spreiden over het jaar en om mogelijke discussiepunten in de jaarrekening eerder met elkaar af te stemmen, stellen wij voor om een deel van de controlewerkzaamheden in een eerder stadium uit te voeren, tijdens onze “pre-final”. Rondom de jaarrekeningtraject kunt u bijvoorbeeld denken aan de volgende onderwerpen: ✓ Controle van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden; ✓ Een tussentijdse check op de voortgang van de controle van de aanbestedingen; ✓ Controle van de personele lasten; ✓ Controle van de grondexploitaties; ✓ Controle van de balansposten met een beperktere impact op onze controle, zoals bijvoorbeeld liquide middelen, crediteuren en vaste activa. ✓ Controle van de WNT-verantwoording. Door werk naar voren te halen wordt uw werkdruk gedurende de daadwerkelijke jaarrekeningcontrole sterk verminderd. Bovendien verstrekken wij ruim voorafgaand aan onze controle een gedetailleerde lijst op te leveren stukken, waarin wij duidelijk aangeven welke stukken wij ten minste nodig hebben tijdens onze controle. Dit doen wij voor elke fase van de controle, inclusief de controle van de WNT-verantwoording.

Automatisering neemt bij ons een prominente rol in In onze controle neemt automatisering een prominente rol in. Naast dat wij tijdens de interim-controle uitgebreid uw ITomgeving zullen beoordelen (bijv. logische toegangsbeveiliging, back-up and recovery), analyseren wij tevens in hoeverre binnen onze controle gebruik gemaakt kan worden van dataanalyses. Het kunnen steunen op de IT-omgeving en de hierin opgenomen algemene IT-beheersmaatregelen heeft voor uw organisatie als voordeel dat er minder steekproeven hoeven te worden uitgevoerd zonder dat dit een negatief effect heeft op de kwaliteit van de controle. Wij zullen tijdens de voorbesprekingen met uw organisatie hier uitgebreid bij stil staan om zodoende samen te kijken hoe we dit het beste vorm kunnen geven. Bij de beoordeling van de algemene IT-beheersmaatregelen zullen wij ons richten op de voor de controle belangrijkste systemen, zoals Key2Financiën.

6 Gemeente Eijsden-Margraten

1. Controleaanpak en -filosofie Onze wensen ten aanzien van uw administratieve organisatie en interne controle Onze ervaring leert over het algemeen dat de aanlevering niet altijd perfect zal zijn. In onze ureninschatting houden wij hier ook rekening mee. U zit namelijk middenin een doorontwikkeling van de interne organisatie en een professionalisering van de financiële functie. Zoals dit een risicodragend partner betaamt, zullen wij, in die voorkomende gevallen alles in het werk stellen om de aanlevering en kwaliteit van uitvoering van de VICwerkzaamheden zo optimaal mogelijk te krijgen. Onze controleaanpak is dusdanig dat wij deze optimaal kunnen laten aansluiten op de insteek en tempo van het door u ingezette ontwikkeltraject. Daar waar wij uit onze rol als controlerend accountant risico’s signaleren, zullen wij u daar natuurlijk op wijzen. Dit doen wij door op de voor dit traject relevante punten met u te sparren en u gedurende de gehele controle mee te nemen in onze aanpak middels ons dienstverleningsplan en door u te voorzien van gedetailleerde lijsten met op te leveren stukken per fase van de controle (inclusief WNT en SiSa), die wij ruim voorafgaand aan de controle met u delen en bespreken. Onze aanpak is er dus op gericht om meerwerk te voorkomen. Met deze aanpak zal het uitvoeren van uitvoerige detailwerkzaamheden dus waarschijnlijk beperkt noodzakelijk zijn.

Zodoende kunnen wij onze aandacht in het bijzonder richten op risico’s die een materiële impact kunnen hebben op uw jaarrekening en op die zaken die u belangrijk acht. Mocht tijdens de controle blijken dat onze inschatting onjuist is gebleken, dan zullen wij tijdig met u overleggen wat de gevolgen zijn voor onze controleaanpak, die dan zou verschuiven naar een meer gegevensgerichte aanpak. Ons uitgangspunt hierbij is dat we met u meedenken in de oplossingsrichting.

Wij hanteren redelijke uitgangspunten in onze prijsstelling: ▪ Uw administratieve organisatie is op orde en interne controlewerkzaamheden worden uitgevoerd conform het door u vastgestelde en met ons afgestemde interne controleplan.

▪ Om deze werkzaamheden uit te kunnen voeren, mag u uitgaan van een benodigde inzet van het ambtelijk apparaat die vergelijkbaar is met de huidige situatie. ▪ Volledige medewerking bestuurders en medewerkers.

▪ WHS Registeraccountants verstrekt een LOTS (lijst op te leveren stukken) voor aanvang van interim- en eindejaarscontrole en controle WNT; ▪ Conceptjaarrekening en onderliggende balansdossiers zijn gereed bij aanvang van onze werkzaamheden (in lijn met onze LOTS);

Achteraf evalueren wij met u wat het werkelijke effect van het meerwerk is geweest. Zonder schriftelijke toestemming van de griffier (ten aanzien van de jaarrekeningcontrole) dan wel gemeentesecretaris (overige opdrachten) zullen wij niet overgaan tot het verrichten van aanvullende werkzaamheden. U ontvangt dus nooit facturen achteraf op basis van moeilijk toetsbare criteria. Voor de geldende tarieven wordt verwezen naar hoofdstuk 5. Wat doen wij bij een onverhoopte stagnatie van de controlewerkzaamheden? Als de gemeente de werkafspraken in het kader van het opleveren van de stukken niet kan nakomen staan de volgende opties open:

▪ Conceptjaarrekening voldoet aan het BBV;

• Wij starten niet met de controle en de gemeente vult zelf de omissies aan. Controle wordt uitgesteld en uw raad, onze opdrachtgever, wordt via de Commissie Planning & Control geïnformeerd.

▪ WNT- en SiSa-verantwoording zijn zorgvuldig voorbereid. Aansluitingen en deelwaarnemingen worden in onderling overleg uitgezet en zijn gereed bij aanvang controle;

• Wij brengen een offerte uit voor extra werkzaamheden. Deze werkzaamheden zijn er ook op gericht uw interne kennis te vergroten.

Mocht het toch voorkomen dat aantoonbaar meerwerk dreigt te ontstaan, dan treden wij bij constatering direct met u in overleg. Allereerst bespreken we op welke wijze u de oorzaken van meerwerk toch nog kunt voorkomen. Een en ander is natuurlijk afhankelijk van de oorzaak. Onze meerwerkvoorstellen worden altijd onderbouwd met een verwachte indicatie aan de voorkant.

• De gemeente vraagt een offerte op bij een andere organisatie om te ondersteunen bij de afwikkeling van de werkzaamheden. Hoe flexibel zijn wij? Met goed overleg is alles mogelijk. Zeker door onze controleaanpak die over het jaar verdeeld is, is verschuiven van afspraken en controlewerkzaamheden, mits tijdig gecommuniceerd, altijd mogelijk. Wij zijn altijd bereikbaar en reageren dezelfde dag op uw verzoek.

7 Gemeente Eijsden-Margraten

1. Controleaanpak en -filosofie Fraude Als accountant hebben wij de verantwoordelijkheid om frauderisico’s te identificeren, voor zover deze risico's tot een materiële fout in de jaarrekening kunnen leiden. Met onze data analyse op uitgaande betalingen geven wij een directe respons op het veronderstelde frauderisico hieromtrent. Het bespreken van fraude met uw organisatie maakt een verplicht onderdeel uit van onze werkzaamheden, maar wordt ook benoemd als een controlestandaard voor gemeenten in het kader van vernieuwing accountantscontrole gemeenten. Door de risicoanalyse gezamenlijk op te stellen, kunnen wij u direct ondersteunen bij het optimaliseren van uw frauderisicoanalyse. Tevens nemen wij de frauderisico’s en beheersing van deze risico’s mee in onze communicatie en rapportages.

SiSa en subsidiecontroles Ook de jaarlijkse controle van de SiSa-bijlage alsmede de eventuele controle van specifieke deelverantwoordingen geschiedt op basis van een gedegen risicoanalyse. Wij hanteren specifieke lijsten met op te leveren stukken voor deze controles. Wij verwachten dat de benodigde steekproeven, mits tijdig door ons uitgevraagd, gereed zijn voor aanvang van onze controlewerkzaamheden. Voor de controle van de SiSa-bijlage steunen wij waar mogelijk om onderliggende deelprocessen (zoals inkomende subsidies en de Participatiewet). De laatste twee jaar is een trend zichtbaar van een stijgend aantal specifieke uitkeringen. Wij hebben er (ook in ons honorarium) rekening mee gehouden dat het aantal regelingen eerder zal blijven stijgen dan dalen. Voor mutaties in het aantal regelingen passen wij ons honorarium niet aan. Hiermee weet u gedurende onze contractperiode precies waar u aan toe bent.

Inzage in onze dossiers Het komt regelmatig voor dat toezichthouders en andere instanties verzoeken om onze dossiers in te zien. Denk bijvoorbeeld aan de review door de ADR op de door ons verrichte werkzaamheden in het kader van de controle van de WNT-verantwoording of de SiSa-bijlage. Bij dergelijke verzoeken stellen wij u altijd vooraf op de hoogte. Indien inzage gevraagd wordt met als doel om ons kwaliteitsbeheerssysteem te toetsen, brengen wij uiteraard geen kosten hiervoor bij u in rekening. In andere gevallen stemmen wij dit op voorhand met u af.

Sharepoint Voor de uitwisseling van gegevens hanteren wij de beveiligde online communicatietool Sharepoint. Deze Sharepoint omgeving kunnen wij specifiek voor u inrichten conform onze lijst op te leveren specificaties. Hierbij hebben wij als accountant en u als cliënt de mogelijkheid om bestanden uit te wisselen. Bijkomen voordeel van Sharepoint is dat beide partijen de status van de aanlevering en werkzaamheden kunnen monitoren. Zo voorkomen we ingewikkelde meerwerkdiscussies achteraf. Wij kijken na afloop samen met u terug op het controleproces Na afloop van het controleproces vinden wij het van belang terug te kijken naar onze werkwijze, rapportering en samenwerking met de ambtelijke organisatie, college en raad (Commissie Planning & Control). Dit doen wij door op gestructureerde wijze op alle niveaus gericht feedback te vragen. De uitkomsten van de evaluatie van het controleproces vormen onze verbeteragenda voor de eerstvolgende controlecyclus.

8 Gemeente Eijsden-Margraten

2. Rapportage en communicatie To-the-point rapportages met impact Onze (tussentijdse) rapportages en overlegmomenten dienaangaande passen wij in de controlecyclus in. Dit zorgt ervoor dat onze rapportages tijdig met het verantwoordelijke management, college en raad (via de Commissie Planning & Control) besproken kunnen worden. In onderstaand schema hebben wij een overzicht van onze rapportages aan u opgenomen: Rapportage Managementletter

Doelgroep Primair het management, raad

Accountantsverslag

Primair de raad, secundair het college en management

Controleverklaring

Primair de raad, secundair andere gebruikers van de jaarrekening

College secundair

en de

In onze visie heeft elke doelgroep zijn eigen rapportage. Uiteraard liggen de rapportages in elkaars verlengde, maar per doelgroep hebben wij onze rapportages specifiek gemaakt. Ons uitgangspunt is het helder, duidelijk en consistent rapporteren over onze bevindingen en het geven van adviezen. Onze bevindingen en adviezen stemmen wij, voordat we deze formeel communiceren, af met de ambtelijke organisatie, waarbij we proberen te komen tot een gemeenschappelijke visie op de te ondernemen acties. Voorts stemmen wij onze bevindingen af met uw wethouder financiën.

Wij presenteren onze rapportages in de Commissie Planning & Control en desgewenst in de raadsvergadering. Onze rapportages, de managementletter ten behoeve van het college en de raad en het accountantsverslag ten behoeve van de Raad, zijn sterk visueel georiënteerd, to-the-point en bevatten praktisch en direct implementeerbare adviezen.

U bent niet gebaat bij uitgebreide, nietszeggende rapportages met wollige teksten. Wij hanteren bij het formuleren van onze bevindingen en aanbevelingen de zogenaamde “10 secondenregel”. Hiermee bedoelen we dat onze bevindingen en aanbevelingen voor elke lezer en doelgroep begrijpelijk moeten zijn. Binnen 10 seconden moet u onze bevindingen en aanbevelingen kunnen begrijpen. Doet u dat niet, dan zijn wij niet erin geslaagd om tijdig tot de kern te komen. Ook wij zijn niet gebaat bij het schrijven van dikke rapportages. Wij zijn van mening dat onze bevindingen en aanbevelingen beter tot hun recht komen op het moment dat wij ze in onze besprekingen met u toelichten en erover discussiëren, waar nodig. Dit zorgt ervoor dat er draagvlak binnen de organisatie ontstaat. Onze ervaring leert dat een bespreking vooraf veel correctiewerk achteraf scheelt. Wij stellen dan ook voor om alle bevindingen eerst met u af te stemmen alvorens ze in een rapportage op te nemen. Wij brengen een prioritering aan bij alle bevindingen die wij rapporteren. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen rapporteren wij als eerste. Naast de feitelijke juistheid van onze bevindingen, stemmen wij ook deze prioriteitsstelling met u af. Dit vinden wij belangrijk, omdat wij dan gezamenlijk inzichtelijk krijgen welke zaken als eerste dienen te worden opgepakt door uw gemeente.

Zo haalt u ook het hoogste rendement uit onze aanbevelingen. Wij rapporteren ook die zaken die goed gaan binnen uw gemeentelijke organisatie.

9 Gemeente Eijsden-Margraten

2. Rapportage en communicatie Planning Hieronder is een tijdsplanning weergegeven waarin de verschillende contact- en rapportagemomenten zijn opgenomen. Deze tijdsplanning betreft een voorbeeld. De definitieve planning concretiseren wij samen met u op basis van uw eigen planning, die gedurende onze gehele controle leidend is.

Overeenstemming controle • Gunning opdracht / sluiten overeenkomst; • Opdrachtbrief;

sep/okt ‘23

Interim-controle • Uitvoering interim-controle; • Gegevensgerichte controlewerkzaamheden, nov/dec ‘23 vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole (waar mogelijk); • Managementletter (oplevering uiterlijk november). Bespreken bevindingen • Afstemming en bespreking bevindingen middels het accountantsverslag (met ambtelijke organisatie en college) Controle evaluatie • Cliënt feedback en evaluatie dienstverlening en onafhankelijkheid; • Vooruitblik cyclus 2024.

okt ‘23

feb / apr-mei ‘24

mei ‘24

juni ‘24 juli ‘24

Planningsfase • Controleplan (risicoanalyse, controleaanpak). • Inventarisatie en beoordeling AO/IB (opzet en bestaan) alsmede interne controleplan 2023; • Definitieve afstemming controleplan en LOTS interimcontrole (lijst op te leveren stukken). Eindejaarscontrole (pre-final en final) • Review interne controlewerkzaamheden 2e halfjaar • Controle van de jaarstukken; • Controle van de WNT-verantwoording; Afronding • Toelichten definitieve accountantsverslag aan de Commissie Planning & Control; • Controleverklaring bij de jaarrekening.

10 Gemeente Eijsden-Margraten

3. Adviespotentieel Onze visie op de natuurlijke adviesfunctie – Natuurlijk geven wij advies! In onze optiek stopt de functie van de accountant niet bij het uitvoeren van de controlerende taak. Onze ambitie gaat verder! U zoekt een accountant die kan instaan voor een hoge kwaliteit van dienstverlening en die zich inleeft en meedenkt vanuit uw situatie met gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen en die zijn ervaring bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen gebruikt als referentiepunt. In onze visie zijn wij als accountant van Gemeente Eijsden-Margraten de ondersteunende en adviserende sparringpartner van college, raad en direct betrokken medewerkers in de ambtelijke organisatie. In onze aanpak zoeken wij een goede balans tussen het uitvoeren van onze controletaak en het zorg dragen voor een goede invulling van de ondersteunende en adviserende rol. De natuurlijke adviesfunctie is een rol die volgens ons dan ook de volgende kenmerken heeft:  Pro-activiteit: vooraf de mogelijke knelpunten onderkennen, bespreken en hierop doorpakken. Hierbij denken wij aan een controleplan dat vooraf is afgestemd op uw wensen en welke wij jaarlijks achteraf met u evalueren.

Een controleaanpak waarbij de accenten niet alleen liggen op betrouwbaarheid en rechtmatigheid (vanaf 2023 de verantwoordelijkheid van het college), maar ook op risicobeheersing en planning en control;  Kritische opstelling: vanuit een constructieve en op verbetering gerichte houding. Door de juiste vragen te stellen identificeren wij problemen en geven wij richting aan het zoeken naar oplossingen;  Inbreng van kennis en kunde: In het controleteam hebben wij medewerkers opgenomen die op de hoogte zijn van alle relevante wet,- en regelgeving en die hun specifieke kennis en ervaring kunnen inbrengen om u te ondersteunen. Bovendien kennen onze mensen uw organisatie.

Natuurlijke adviesfunctie in de praktijk De beste manier om aan te tonen hoe wij onze natuurlijke adviesfunctie invullen, is door het te laten zien! Op de volgende wijze geven wij invulling aan onze natuurlijke adviesfunctie en bestuurlijke ondersteuning: ✓ Wij werken met vaste teams van ervaren accountants met ruime ervaring met controles binnen de publieke sector in het bijzonder. Aantoonbare kennis en ervaring zorgt voor een effectieve invulling van de natuurlijke adviesrol. Wij maken geen gebruik van junior medewerkers, dus u ziet de ervaring ook daadwerkelijk op de werkvloer. Het team dat wij aan u voorstellen in het volgende hoofdstuk, is het team dat reeds enkele jaren bij u over de vloer komt. Op uw verzoek hebben wij de CV’s van alle teamleden bijgevoegd bij deze offerte. ✓ Door de zeer ruime specifieke ervaring is het controleteam in staat om direct door te dringen tot de kern waar het bij u echt om draait en kunnen wij, naast de uitvoering van de controle, u tevens voorzien van gerichte adviezen waar u ook daadwerkelijk iets aan hebt. ✓ Wij bieden de mogelijkheid om specifieke speerpunten mee te geven bij onze controle, waarover wij zonder extra kosten specifiek zullen rapporteren. ✓ Door de platte organisatiestructuur zijn de communicatielijnen kort en heeft u vaste aanspreekpunten. Hierdoor kunnen wij samen onderling snel schakelen.

Daarnaast draagt dit zorg voor een zeer snelle beantwoording van al uw vragen. ✓ To-the-point rapportages met directe implementeerbare aanbevelingen (zie voorgaande hoofdstuk). ✓ De eindverantwoordelijke accountant (Erik Kalnenek) is lid van de landelijke Werkgroep Decentrale Overheden (WGDO) en als zodanig steeds op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Relevante ontwikkelingen hoort u dus altijd uit eerste hand.

✓ ✓

✓

✓

Wij denken altijd in oplossingen en houden bij onze adviezen zowel effectiviteit als efficiency in het oog. Wij bieden de Raad (via de Commissie Planning & Control) aan speerpunten te formuleren waar wij na onze controle over zullen rapporteren in onze managementletter en ons accountantsverslag. Periodiek overleg met de griffier, wethouder financiën, concerncontroller en de Commissie Planning & Control inzake onze rapportages; een en ander conform uw communicatieschema. Buiten de vaste overlegmomenten, die wij bij de start van onze controle met u vastleggen, zijn wij steeds bereikbaar voor overleg en voor uw vragen. Wij garanderen reactie binnen 24 uur. Voor vragen van specialistischere aard verwijzen wij u naar ons brede (externe) advies- en contactpotentieel. U kiest uw specialist, wij kunnen hierbij bemiddelen. Het voordeel van ons brede netwerk is dat wij bij specialistische vragen altijd de juiste adviseur bij u aan tafel kunnen brengen. Dit kan geen enkel ander kantoor garanderen. Bij een mogelijke samenloop van dienstverlening zorgen wij ervoor dat wij in overleg met u de juiste waarborgen treffen om onze onafhankelijkheid als controlerend accountant te kunnen waarborgen.

11 Gemeente Eijsden-Margraten

4. Samenstelling controleteam Een enthousiast team met veel ervaring Mensen bepalen het gezicht van WHS Registeraccountants, maar bepalen ook de kwaliteit van onze dienstverlening. Wij bieden u een proactief, creatief, enthousiast, gedreven en zeer ervaren team. Een team dat op basis van de ruimschoots aanwezige kennis en ervaring met een open, frisse en kritische blik naar uw gemeente gaat kijken. Door voor WHS Registeraccountants te gaan, kiest u voor: ✓ Een team dat nagenoeg louter bestaat uit registeraccountants waarbij de leden van het controleteam jarenlange praktijkervaring hebben met jaarrekeningcontroles en advisering binnen de publieke sector; ✓ Een team dat uitgebreide ervaring met jaarrekeningcontroles en advisering bij diverse gemeenten welke qua aard en omvang vergelijkbaar zijn met uw gemeente; ✓ Een controleteam dat zich onderscheidt door kennis en ervaring en een pragmatische insteek kent;

✓ Een controle die soepel verloopt en waarbij irrelevante vragen of ellenlange uitlegsessies worden voorkomen; ✓ Geen gebruik van junior accountants; dus ervaring ook daadwerkelijk op de werkvloer. Hierdoor garanderen wij u een efficiënte en effectieve audit en verloopt de onderlinge communicatie over zeer korte lijnen; ✓ Een controleteam dat u ten alle tijden adviseert over de laatste ontwikkelingen welke relevant zijn voor gemeente Eijsden-Margraten.

Wij onderscheiden ons door kennis en ervaring! Ons het controleteam nagenoeg louter uit registeraccountants waarbij alle leden van het controleteam jarenlange praktijkervaring hebben met jaarrekeningcontroles en advisering binnen de publieke sector. U krijgt een team dat stoelt op jarenlange praktijkervaring en dat op de hoogte is van de wet,- en regelgeving die voor gemeente Eijsden-Margraten relevant is. Hiermee voorkomt u irrelevante vragen of ellenlange uitlegsessies. U bent immers geen opleidingsinstituut, maar een organisatie die een waardige gesprekspartner en een kritische accountant op de werkvloer verdient. Gezien het controleteam reeds bekend is met de accountantscontrole bij gemeente Eijsden-Margraten wordt de inwerktijd tot een minimum beperkt. Door de zeer ruime specifieke ervaring binnen het controleteam is het in staat om direct door te dringen tot de kern waar het bij u echt om draait en kunnen wij, naast de uitvoering van de controle, u tevens voorzien van gerichte adviezen waar u ook daadwerkelijk iets aan hebt. Op deze wijze kunnen wij onze belofte op een efficiënte controle en waardevolle adviezen ook daadwerkelijk waarmaken!

12 Gemeente Eijsden-Margraten

4. Samenstelling controleteam Continuïteit en samenstelling van het controleteam

Het duurzaam opbouwen van relaties op basis van betrokkenheid is één van onze kernwaarden. Daarom zorgen wij ervoor dat u in principe altijd te maken heeft met dezelfde teamleden. Wij geloven niet in teamwisselingen omdat dat ten koste gaat van de efficiëntie, doordat specifieke klantkennis dan verloren gaat. Ook voor u als klant is het niet wenselijk om continue opnieuw uit te moeten leggen hoe de zaken binnen gemeente Eijsden-Margraten zijn geregeld. Daarom hebben wij intern de bindende afspraak met elkaar dat teamwisselingen niet plaatsvinden gedurende de opdracht. Echter zijn er situaties denkbaar waardoor het soms onvermijdelijk is dat teamleden moeten worden vervangen, bijvoorbeeld bij (langdurige) ziekte ofwel vertrek door een medewerker naar een andere baan. In dergelijke gevallen zijn wij altijd in staat om in kwalitatief gelijkwaardige vervanging te voorzien. Naast het voor u geselecteerde kernteam beschikken wij over meerdere professionals binnen onze organisatie met zeer ruime kennis en ervaring van de lokale overheid. In die gevallen dat vervanging dient plaats te vinden, zal er sprake zijn van gelijkwaardige kwaliteit/ervaring en een adequate overdracht van kennis. Wij zullen dit ten alle tijden eerst met u overleggen.

Het kernteam bestaat naast de eindverantwoordelijke partner (RA), uit een manager (RA), een controleleider (RA), een ervaren medewerker (MSc) en een IT-auditor (RE/RA). Hiernaast presenteren wij het beoogde team. De CV’s van deze teamleden hebben wij separaat aan u verstrekt.

drs. Erik Kalnenek RA (rol in controleteam: aftekenend accountant) Erik is sinds 2004 werkzaam in de controlepraktijk, waarbij hij zich heeft gespecialiseerd in de controle en advisering van cliënten in de sector Binnenlands Bestuur. Tot 2016 deed hij dit als senior manager assurance bij PwC, waar hij onder de eindverantwoordelijke accountant verantwoordelijk was voor de operationele dienstverlening aan zijn cliënten. Tot en met 2023 was Erik partner in de publieke sector bij Qconcepts, waar hij eindverantwoordelijk was voor de controles binnen de Binnenlands Bestuur portefeuille. Erik is beoogd eindverantwoordelijke accountant voor de dienstverlening aan Gemeente Eijsden-Margraten en is in die hoedanigheid het eerste aanspreekpunt voor de raad en het college. Erik is tevens verantwoordelijk voor de vaktechnische kwaliteit van de uitvoering van de opdracht. Als onderdeel van onze bedrijfsfilosofie ondersteunt Erik het controleteam in de uitvoering van de controle. Willem van Santvoort MSc RA (rol in controleteam: manager) Willem is sinds 2005 werkzaam in de controlepraktijk, waarbij hij zich heeft gespecialiseerd in de controle en advisering van cliënten in de sector Binnenlands Bestuur. Tot 2015 deed hij dit als senior manager assurance bij EY. Vanaf 2015 is Willem werkzaam in de controlepraktijk van WHS Registeraccountants.

Willem zal bij de jaarrekeningcontrole van gemeente Eijsden-Margraten de functie van manager vervullen en zal, naast het uitvoeren van de controlewerkzaamheden, tevens uw contactpersoon zijn voor vraagstukken van uw gemeente. Willems specialismen liggen op het gebied van BBV, jaarrekening, P&C-cyclus, SiSa, het Sociaal Domein (Participatiewet / WMO, Jeugdwet), rechtmatigheid en subsidieverantwoordingen. Huub van Santvoort MSc RA (rol in controleteam: controleleider) Huub is sinds 2008 werkzaam in de controlepraktijk, waarbij hij zich heeft gespecialiseerd in de controle en advisering van cliënten in de publieke sector. Huub heeft hierbij tot 2015 als manager gewerkt bij EY (specialisatie publieke sector). Vanaf 2015 is Huub als accountant werkzaam bij WHS Registeraccountants in de publieke sector. Huub is bij de controle van gemeente Eijsden-Margraten verantwoordelijk voor de aansturing van de opdracht (controleleider). In dat kader draagt Huub zorg voor een efficiënte uitvoering en goede coördinatie van de accountantscontrole en de bijhorende rapporteringen. Ook zorgt Huub voor de bewaking van de planning en het nakomen van de gemaakte afspraken. Huub zal daarnaast voor uw gemeente als eerste contactpersoon gelden. Huub heeft zeer ruime ervaring in de controle van en advisering van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

Kevin Bosch MSc (rol in controleteam: senior accountant) Kevin heeft veel ervaring met de controle van cliënten in de publieke sector. Tot vorig jaar was hij assistent-manager bij Qconcepts, waar hij veel heeft samengewerkt met Erik, Willem en Huub. Kevin is mede verantwoordelijk voor de planning en het monitoren van de voortgang van de controle. Kevin zal eveneens een belangrijk deel van de werkzaamheden voor zijn rekening nemen. Kevin is gespecialiseerd in de BBV en vraagstukken rondom rechtmatigheid.

13 Gemeente Eijsden-Margraten

4. Samenstelling controleteam Kennis houden wij up-to-date! WHS Registeraccountants betreft een accountantskantoor gespecialiseerd in de controle en advisering van lokale overheden waaronder gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Wij investeren fors om het kennisniveau van onze medewerkers op topniveau te houden. Hierdoor zijn wij uitstekend in staat om op de hoogte te zijn en te blijven van actuele ontwikkelingen, die ook relevant zijn voor gemeente Eijsden-Margraten.

Beknopt overzicht referenties controleteam

Vakinhoudelijke kennis wordt binnen onze organisatie op verschillende wijzen gewaarborgd. Zo maken leden van het controleteam deel uit van vaktechnische commissies en wonen zij vakinhoudelijke bijeenkomsten bij, welke specifiek gericht zijn op de publieke sector. Daarnaast houden wij binnen ons kantoor periodiek brainstormsessies met als doel de kwaliteit van onze controle en dienstverlening steeds verder te optimaliseren. Hierbij delen wij onderling praktijkervaring en komen wij tot verbeteringsvoorstellen die op klantniveau toegepast kunnen worden.

Onderstaand is een beknopt overzicht weergegeven van referenties waarbij het controleteam in afgelopen jaar de accountantscontrole heeft uitgevoerd: •

Gemeente Eijsden-Margraten

•

Gemeente Landgraaf

•

Gemeente Loon op Zand

•

Gemeente Best

•

Gemeente Leudal

•

Gemeente Drimmelen

•

GR ISD BOL

•

GR ISD Kompas

•

GR RUD Zuid-Limburg

•

GR Het Gegevenshuis

•

GR Omnibuzz

•

GR Omgevingsdienst Achterhoek

•

GR Omgevingsdienst Nijmegen

•

GR Loosdrechtse Plassen

•

GR Recreatiegebied Midden-Nederland

•

GR Stichtse Groenlanden

•

GR Milieu,- en Afvalverwerking Nijmegen

14 Gemeente Eijsden-Margraten

5. Ons voorstel Onze reële en transparante aanbieding

Honorarium jaarrekeningcontrole

2023 e.v.

Wij bieden u een aanpak aan met de diepgang en kwaliteit die u mag verwachten, tegen een competitieve prijs en een hoge partnerbetrokkenheid.

Planningsfase en coordinatie werkzaamheden:

€

5.300

€ € € € € € € € € €

1.000 1.000 3.100 2.100 1.200 1.200 350 3.200 5.550 18.700

€ € € € € €

10.100 8.550 3.600 4.700 8.500 35.450

Sociaal Domein

€

4.300

Natuurlijke adviesfunctie / bestuurlijke ondersteuning

€

2.650

Honorarium o.b.v. uur x tarief (excl. btw) Investering uren natuurlijke adviesfunctie

€ €

66.400 -2.650

Honorarium inclusief onze investering (excl. btw)

€

63.750

In bijgaande tabel (hiernaast) vindt u het honorarium voor de jaarrekeningcontrole 2023. Wij bieden onze dienstverlening aan tegen een jaarlijks honorarium van € 63.750 excl. btw, doch inclusief onkosten. Deze prijsstelling is gebaseerd op een samenwerking voor 3 jaar (boekjaren 2023 tot en met 2025). Ons honorarium wordt jaarlijks geïndexeerd. Generieke uitgangspunten

•

Uw administratieve organisatie / interne beheersing van uw belangrijkste processen is op orde, inclusief de minimale functiescheidingen;

•

Er is sprake van een solide betalingsorganisatie;

•

Volledige medewerking bestuur en medewerkers;

•

Wij verstrekken een lijst op te leveren stukken voor aanvang van de interim- en eindejaarscontrole) en u draagt zorgt voor adequate balansdossiers bij aanvang van werkzaamheden. Dit geldt ook voor het vormen van een dossier ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders;

•

De concept-jaarrekening voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV);

•

Besprekingen van managementletter en accountantsverslag met de ambtelijke organisatie, college en Commissie P&C is inbegrepen in onze prijsstelling. Dit geldt ook voor eventuele adviezen die voortvloeien uit onze controlewerkzaamheden (de natuurlijke adviesfunctie).

Interim-controle: Personele proces Inkopen, betalingen en aanbestedingen WMO/Jeugd Participatiewet Subsidieverstrekkingen Leges omgevingsvergunningen en burgerzaken Belastingen & Heffingen IT audit Overige werkzaamheden

Eindejaarscontrole: Balans Baten en lasten Jaarrekening / programmarekening SiSa Afronding en accountantsverslag

WHS Registeraccountants Kievitsven 24 5249 JJ ‘s-Hertogenbosch t +31 (0)6 - 52 87 63 58 e info@whsregisteraccountants.nl i www.whsregisteraccountants.nl