20230328 09a RV nav evaluatie werkwijze raad.docx

Aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Onderwerp Evaluatie werkwijze Raad Beslispunt(en) 1. Het Reglement van orde te wijzigen in artikel 7 (aanvangstijdstip vergadering) en artikel 15a toevoegen (inspreekrecht) zoals in de bijlage opgenomen; 2. De Verordening op de Dialoogvergaderingen te wijzigen in artikel 4 (aantal burgerleden) en artikel 7 (aanvangstijdstip vergadering) zoals in de bijlage opgenomen. 3. Art. 8 lid 2 en art. 9 lid 3 van het Reglement van orde en art 8 lid 3van de Verordening op de Dialoogvergaderingen te wijzigen als gevolg van de gewijzigde Gemeentewet/ Wet geheimhouding.

Toelichting Aanleiding / motivering Aanleiding In zijn vergadering van juni 2022 heeft de Raad ingestemd met de werkwijze van de raad voor deze periode. De inhoud van deze werkwijze is verwoord in het Reglement van Orde en de Verordening op de Dialoogvergaderingen, die op 27 september 2022 zijn vastgesteld. Bij de vaststelling is tevens bepaald dat na een paar vergadercycli geëvalueerd zou worden. De voorbereiding van de evaluatie was in handen van een door de raad ingestelde Werkgroep evaluatie werkwijze raad (verder te noemen de Werkgroep) bestaande uit één vertegenwoordiger per fractie: Mevr. Nadine Steijns-Huids (CDA), plv. dhr. R. Ritzen, dhr. R. Hermans (EML),plv. dhr. S. Coninx, dhr. W. Blezer (PRO), plv. dhr. F. Boon, mevr. H. Ramakers (V VD) en mevr. Janssen-Rutten (ODE). De Werkgroep heft driemaal vergaderd in januari 2023. De eerste bijeenkomst stond in het teken van het bepalen van de evaluatiethema’s en wie aan de evaluatie deelnemen, de tweede bijeenkomst werden de standpunten van de achterban geïnventariseerd ern de derde bijeenkomst stond in het teken van de afronding in de vorm van voorstellen aan de raad. Naast de fracties is ook aan het Managementteam gevraagd om te reageren op die evaluatiepunten die voor hen van belang zijn.

Evaluatieonderwerpen Uit de vergadering van 27 september 2022 is een aantal evaluatie punten meegegeven, die in ieder geval aan bod moesten komen. 01. Aanvangstijdstip vergaderingen De Werkgroep kiest ervoor de raad te adviseren het aanvangstijdstip voor zowel de raadsvergadering als de Dialoogvergaderingen op 19.30 uur te zetten. Dat betekent dat artikel 7 lid 1 van het Reglement van orde aangepast moet worden evenals artikel 7 van de Verordening op de Dialoog vergaderingen (vetgedrukt is de wijziging).

Aanvangstijdstip Reglement van Orde: Artikel 7 Oproep 1. De voorzitter zendt tenminste 7 dagen voor een vergadering van de raad de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De vergadering van de raad vindt in de regel plaats op een dinsdag en vangt aan om 19.30 uur. Verordening op de Dialoogvergaderingen Artikel 7 Oproep 1. De voorzitter plaatst ten minste zeven dagen voor een vergadering de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken in het digitale vergadersysteem. De Dialoogvergaderingen vinden in de regel plaats op een maandag en dinsdag en vangen aan om 19.30 uur. 02. Vorm van het verslag Binnen de Werkgroep bestonden hierover verschillende meningen. Gelet op de komst van de nieuwe geluids- en opnameapparatuur in de raadzaal (medio februari 2023), die het beter mogelijk maakt vergaderingen terug te zien/luisteren op onderwerp en op spreker, blijft de huidige vorm gehandhaafd en wordt na een jaar bezien of het aan de verwachtingen voldoet. Het Reglement van orde en de Verordening op de Dialoogvergadering behoeft op dit punt nu geen aanpassing. 03. Inspraak en inspreekrecht Verwarring was er rondom de terminologie inspraak en inspreekrecht. De Werkgroep heeft de volgende definitie geaccordeerd: We spreken van inspraak in het proces tot het moment dat het college een beslissing neemt (en dit al dan niet doorstuurt naar de raad).

Dus inspraak gedurende het gehele voorbereidingstraject. De inspraak is vormvrij en soms wettelijk voorgeschreven, bijvoorbeeld bij RO-procedures. Hieraan wordt door de Omgevingswet straks ook bepaalde vereisten gesteld. Ook de vastgestelde Participatieverordening is met name op dit deel van het proces van toepassing. Het inspreken is geregeld in de Verordening op de Dialoogvergaderingen en na de uitbreiding (zie hierna) in het Reglement van orde van de raad. Uitbreiding spreekrecht De Werkgroep adviseert de raad het spreekrecht in de vergaderingen uit te breiden. In de Dialoogvergaderingen blijft de mogelijkheid bestaan, zoals nu geformuleerd, inspreken over geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen, voor zover het raadsaangelegenheden betreft. In de raadsvergadering komt het spreekrecht terug, om in te spreken over geagendeerde onderwerpen gedurende 5 minuten. In de Dialoog vergadering blijft de mogelijkheid bestaan vragen te stellen aan de in sprekers, in de raadsvergadering niet. Over wat een raadsaangelegenheid is onderstreept de Werkgroep: Een raadsaangelegenheid is een aangelegenheid, waarbij de raad de bevoegdheid heeft om te beslissen. Dus geen aangelegenheden waarin het college bevoegd is, zoals subsidies, vergunningsaanvragen. Dit kan op een later moment wel een raadsaangelegenheid worden, bijvoorbeeld bij een bestemmingsplanwijziging.

Het Reglement van orde zal hiervoor gewijzigd moeten worden, de Verordening op de Raadsdialogen niet. De Verordening op de Dialoogvergaderingen behoeft geen aanpassing. Aan het Reglement van Orde dient een artikel toegevoegd te worden: Artikel 15a Spreekrecht burgers 1. Burgers kunnen in een raadsvergadering het woord voeren over geagendeerde onderwerpen. 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen 48 uur voor aanvang van de vergadering (weekenden en feestdagen uitgezonderd) aan de griffie onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren. 2

3. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering. 4. De inspreker voert maximaal 5 minuten het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. 5. De totale inspreektijd duurt maximaal 30 minuten, waarbij de tijd wordt verdeeld over de aangemelde insprekers, indien meer dan zes aanmeldingen. 04. Aantal burgerleden De Werkgroep adviseert het aantal burgerleden uit te breiden naar maximaal 5 burgerleden per fractie. In de Dialoogvergaderingen blijft het aantal vertegenwoordigers per fractie even groot als het aantal raadsleden in de raad. Van toepassing blijft ook dat minstens één vertegenwoordiger raadslid moet zijn. De Verordening op de Dialoogvergaderingen zal hiervoor aangepast worden. Artikel 4 Samenstelling en benoeming Dialoogvoorzitter 1. Een Dialoog bestaat uit maximaal 21 raads- of burgerleden waarbij het aantal per fractie vertegenwoordigde raads- en burgerleden gelijk is aan het aantal leden in de raad. Minimaal één deelnemer per fractie is raadslid. 2. Bij de griffie wordt tenminste 48 uur voor de vergadering (weekenden en feestdagen uitgezonderd) aangemeld wie namens de fractie aan welke Dialoog zal deelnemen. 3. De burgerleden, maximaal 5 per fractie, worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd. 05.

Het openings- en sluitingswoord Hierbij is een aantal mogelijkheden besproken. Geconcludeerd is door de werkgroep dat het openingswoord en sluitingswoord wordt behouden in aangepaste vorm, maar de inhoud in overleg met de nieuwe burgemeester wordt bepaald. Dus voorlopig de huidige versies van openings- en sluitingswoord handhaven in afwachting van het overleg met de nieuwe burgemeester hierover. Het Reglement van orde behoeft nu geen aanpassing.

06. De Dialoogvergaderingen Over dit onderwerp is het meest gesproken, over het aantal, de avond waarop vergaderd wordt en de samenstelling. De uitkomst van de evaluatie is dat er een Dialoogvergadering Samenleving blijft op de maandagavond en een Dialoogvergadering Leefomgeving op de dinsdagavond. De samenstelling van de vergadering blijft der hele vergadering dezelfde. Op dit punt hoeft de Verordening op de Dialoogvergadering niet gewijzigd te worden. Als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur: een nieuwe regeling over opleggen geheimhouding per 1 april 2023 is de Gemeentewet gewijzigd. Onderstaande artikelen met een verwijzing naar art. 25 Gemeentewet dienen daarop aangepast te worden met een verwijzing naar de Wet geheimhouding. •

Art. 8 lid 2 Reglement van Orde komt te luiden: De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in hoofdstuk Va van de wet geheimhouding bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden digitaal beschikbaar gesteld.

•

Art. 9 lid 3 Reglement van Orde komt te luiden: Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffie.

•

Art. 8 lid 3 Verordeningen op de Dialoogvergaderingen komt te luiden: Informatie van de Dialoog of aan de Dialoog verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier. 3

Gevolgen Burgerparticipatie, toelichting en verantwoording Dit is een interne aangelegenheid van de raad, waarbij geen participatie plaatsvindt. Financiële en personele aspecten, incidenteel / structureel, begrotingspost Met dit voorstel zijn geen financiële aspecten gemoeid. Planning, uitvoering en evaluatie Start is voorzien per raadscyclus april 2023. Communicatie Raads- en burgerleden alsmede de betrokkenen zullen geïnformeerd worden.

Werkgroep Evaluatie werkwijze raad, De griffier,

De voorzitter,

Mr. M. Verbeet

Drs. G.J.M. Cox

4

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Eijsden-Margraten gelezen het voorstel van de Werkgroep evaluatie werkwijze raad; gelet op de behandeling in de Dialoogvergadering Samenleving; Besluit: 1. Het Reglement van orde te wijzigen in artikel 7 (aanvangstijdstip vergadering) en artikel 15a toevoegen (inspreekrecht) zoals in de bijlage opgenomen; 2. De Verordening op de Dialoogvergaderingen te wijzigen in artikel 4 (aantal burgerleden) en artikel 7 (aanvangstijdstip vergadering) zoals in de bijlage opgenomen. 3. Art. 8 lid 2 en art. 9 lid 3 van het Reglement van orde en art 8 lid 3van de Verordening op de Dialoogvergaderingen te wijzigen als gevolg van de gewijzigde Gemeentewet/ Wet geheimhouding. . 4. De wijzigingen treden in werking per 1 april 2023. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 28 maart 2023

De griffier,

De voorzitter,

Mr. M. Verbeet

Mr. A. P. Krijnen

5

Bijlage: 1. Het Reglement van orde van de gemeenteraad komt te luiden:

Artikel 7

Oproep

1. De voorzitter zendt tenminste 7 dagen voor een vergadering van de raad de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De vergadering van de raad vindt in de regel plaats op een dinsdag en vangt aan om 19.30 uur. Artikel 15a Spreekrecht burgers 1. Burgers kunnen in een raadsvergadering het woord voeren over geagendeerde onderwerpen. 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen 48 uur voor aanvang van de vergadering (weekenden en feestdagen uitgezonderd) aan de griffie onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren. 3. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering. 4. De inspreker voert maximaal 5 minuten het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. 5. De totale inspreektijd duurt maximaal 30 minuten, en de tijd wordt verdeeld over de aangemelde insprekers.

2.

De Verordening op de Dialoogvergaderingen komt te luiden: Artikel 7 Oproep 1. De voorzitter plaatst ten minste zeven dagen voor een vergadering de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken in het digitale vergadersysteem. De Dialoogvergaderingen vinden in de regel plaats op een maandag en dinsdag en vangen aan om 19.30 uur. Artikel 4 Samenstelling en benoeming Dialoogvoorzitter 3. De burgerleden, maximaal 5 per fractie, worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

3. Wijzigingen als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur: een nieuwe regeling over opleggen geheimhouding per 1 april 2023. •

Art. 8 lid 2 Reglement van Orde komt te luiden: De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in hoofdstuk Va van de wet geheimhouding bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden digitaal beschikbaar gesteld.

•

Art. 9 lid 3 Reglement van Orde komt te luiden: Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffie.

•

Art. 8 lid 3 Verordeningen op de Dialoogvergaderingen komt te luiden: Informatie van de Dialoog of aan de Dialoog verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

6