20230328 09 RB Evaluatie werkwijze raad.pdf

gemeente

eij sden-margr aten Aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Onderwerp EvaluatiewerkwijzeRaad Beslispunt(en) 1. Het Reglement van orde te wijzigen in artikel 7 (aanvangstijdstip vergadering) en artikel 15a toevoegen (inspreekrecht) zoals in de bijlage opgenomen; 2. De Verordening opde Dialoogvergaderingen te wijzigen in artikel 4 (aantal burgerleden) en artikel 7 (aanvangstijdstip vergadering) zoals in de bijlage opgenomen. 3. Art. 8 lid 2 en art. 9 lid 3 van het Reglement van orde en art 8 lid 3van de Verordening opde Dialoogvergaderingen te wijzigen als gevolg van de gewijzigde Gemeentewet/ Wet geheimhouding.

Toelichting----- ------ —--------------------------- ———------- ——— --------------- ———Aanleiding/ motivering Aanleiding In zijn vergadering van juni2022 heeft de Raad ingestemd met de werkwijze van de raad voordeze periode. De inhoudvan deze werkwijze is verwoord in het Reglement van Orde en de Verordening op de Dialoogvergaderingen, die op27 september 2022 zijn vastgesteld. Bij de vaststelling is tevens bepaald dat na een paar vergadercycli geëvalueerd zouworden. De voorbereiding van de evaluatie was in handen van een door de raad ingestelde Werkgroep evaluatie werkwijze raad (verder te noemen de Werkgroep) bestaande uit éénvertegenwoordiger per fractie: Mevr. Nadine Steijns-Huids (CDA), plv. dhr. R. Ritzen, dhr. R. Hermans (EML),plv. dhr. S. Coninx,dhr. W. Blezer (PRO), plv. dhr. F. Boon,mevr. H. Ramakers (VVD) en mevr. Janssen-Rutten (ODE). De Werkgroep heft driemaal vergaderd in januari 2023. De eerste bijeenkomst stond in het teken van het bepalen van de evaluatiethema ’s en wie aan de evaluatie deelnemen, de tweede bijeenkomst werden de standpunten van de achterban geïnventariseerd ern de derde bijeenkomst stond in het teken van de afronding in de vorm van voorstellen aan de raad. Naast de fracties is ookaan het Managementteam die voorhen van belang zijn. Evaluatieonderwerpen Uit de vergadering van 27september geval aan bod moesten komen.

gevraagd

om te reageren

2022 is een aantal evaluatie

opdie evaluatiepunten

puntenmeegegeven,

die in ieder

01. Aanvangstijdstip vergaderingen De Werkgroep kiest ervoor de raad te adviseren het aanvangstijdstip voorzowel de raadsvergadering als de Dialoogvergaderingen op19.30 uurte zetten. Dat betekent dat artikel 7 lid 1 van het Reglement van orde aangepast moet worden evenals artikel 7 van de Verordening opde Dialoogvergaderingen (vetgedrukt is de wijziging).

Aanvangstijdstip ReglementvanOrde: Artikel7 Oproep 1. De voorzitter zendt tenminste 7 dagen vooreen vergadering van de raad de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De vergadering van de raad vindt in de regel plaats opeen dinsdag en vangt aan om 19.30uur. Verordeningop de Dialoogvergaderingen Artikel7 Oproep 1. De voorzitter plaatst ten minste zeven dagen vooreen vergadering de voorlopigeagenda met de daarbij behorende stukken in het digitale vergadersysteem. De Dialoogvergaderingen vinden in de regel plaats opeen maandag en dinsdag en vangen aan om 19.30uur.

02. Vorm vanhet verslag Binnen de Werkgroep bestonden hierover verschillende meningen. Gelet opde komst van de nieuwe geluids- en opnameapparatuur in de raadzaal (medio februari 2023), die het beter mogelijk maakt vergaderingen terug te zien/iuisteren oponderwerp en opspreker, blijft de huidige vorm gehandhaafd en wordt na een jaar bezien of het aan de verwachtingen voldoet. Het Reglement van orde en de Verordening opde Dialoogvergadering behoeft opdit puntnugeen aanpassing. 03. Inspraaken inspreekrecht Verwarring was er rondom de terminologie inspraak en inspreekrecht. De Werkgroep heeft de volgende definitie geaccordeerd: We spreken van inspraak in het proces tot het moment dat het college een beslissing neemt (en dit al dan niet doorstuurtnaar de raad). Dus inspraak gedurende het gehele voorbereidingstraject. De inspraak is vormvrij en soms wettelijk voorgeschreven, bijvoorbeeld bij RO-procedures. Hieraan wordt door de Omgevingswet straks ookbepaalde vereisten gesteld. Ook de vastgestelde Participatieverordening is met name opdit deel van het proces van toepassing. Het inspreken is geregeld in de Verordening opde Dialoogvergaderingen en na de uitbreiding (zie hierna) in het Reglement van orde van de raad. Uitbreiding spreekrecht De Werkgroep adviseert de raad het spreekrecht in de vergaderingen uit te breiden.

In de Dialoogvergaderingen blijft de mogelijkheid bestaan, zoals nu geformuleerd, inspreken over geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen, voorzoverhet raadsaangelegenheden betreft. In de raadsvergadering komt het spreekrecht terug, om in te spreken over geagendeerde onderwerpen gedurende 5 minuten. In de Dialoogvergadering blijft de mogelijkheid bestaan vragen te stellen aan de in sprekers, in de raadsvergadering niet. Over wat een raadsaangelegenheid is onderstreept de Werkgroep: Een raadsaangelegenheid is een aangelegenheid, waarbij de raad de bevoegdheid heeft om te beslissen. Dus geen aangelegenheden waarin het college bevoegd is, zoals subsidies, vergunningsaanvragen.Dit kan opeen later moment wel een raadsaangelegenheid worden, bijvoorbeeld bij een bestemmingsplanwijziging. Het Reglement van orde zal hiervoorgewijzigd moeten worden, de Verordening opde Raadsdialogen niet. De Verordening opde Dialoogvergaderingen behoeft geen aanpassing. Aan het Reglement van Orde dient een artikel toegevoegd te worden: Artikel15aSpreekrecht burgers 1. Burgers kunnenin een raadsvergadering het woord voeren over geagendeerde onderwerpen. 2.

Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen 48 uurvooraanvang van de vergadering (weekenden en feestdagen uitgezonderd) aan de griffie onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren. 2

3. De voorzitter geeft het woord opvolgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering. 4. De inspreker voert maximaal 5 minuten het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. 5. De totale inspreektijd duurt maximaal 30 minuten, waarbij de tijd wordt verdeeld over de aangemelde insprekers, indien meer dan zes aanmeldingen. 04. Aantalburgerleden De Werkgroep adviseert het aantal burgerleden uit te breiden naar maximaal 5 burgerleden per fractie. In de Dialoogvergaderingen blijft het aantal vertegenwoordigers per fractie even grootals het aantal raadsleden in de raad. Van toepassing blijft ookdat minstens éénvertegenwoordiger raadslid moet zijn. De Verordening opde Dialoogvergaderingen zal hiervooraangepast worden. Artikel4 Samenstellingen benoemingDialoogvoorzitter 1. Een Dialoog bestaat uit maximaal 21 raads- of burgerleden waarbij het aantal per fractie vertegenwoordigde raads- en burgerleden gelijk is aan het aantal leden in de raad. Minimaal ééndeelnemer per fractie is raadslid. 2. Bij de griffie wordt tenminste 48 uurvoorde vergadering (weekenden en feestdagen uitgezonderd) aangemeld wie namens de fractie aan welke Dialoogzal deelnemen. 3. De burgerleden, maximaal5 per fractie,worden door de raad opvoordracht van de fracties benoemd. 05.

Het openings-en sluitingswoord Hierbij is een aantal mogelijkheden besproken. Geconcludeerd is door de werkgroep dat het openingswoorden sluitingswoordwordt behouden in aangepaste vorm, maar de inhoudin overleg met de nieuwe burgemeester wordt bepaald. Dus voorlopig de huidige versies van openings-en sluitingswoordhandhaven in afwachting van het overleg met de nieuwe burgemeester hierover. Het Reglement van orde behoeft nu geen aanpassing. 06. De Dialoogvergaderingen Over dit onderwerp is het meest gesproken, over het aantal, de avond waarop vergaderd de samenstelling.

wordt en

De uitkomstvan de evaluatie is dat er een Dialoogvergadering Samenleving blijft opde maandagavond en een Dialoogvergadering Leefomgeving opde dinsdagavond. De samenstelling van de vergadering blijft der hele vergadering dezelfde. Op dit punthoeft de Verordening opde Dialoogvergadering niet gewijzigd te worden. Als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet bevorderen integriteit en functionerendecentraal bestuur: een nieuwe regeling over opleggengeheimhoudingper 1 april 2023 is de Gemeentewet gewijzigd. Onderstaande artikelen met een verwijzing naar art. 25 Gemeentewet dienen daarop aangepast te worden met een verwijzing naar de Wet geheimhouding. •

Art. 8 lid 2 ReglementvanOrde komt te luiden: De voorlopigeagenda en de daarbij behorende stukken, met uitzonderingvan de in hoofdstuk Va van de wet geheimhoudingbedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproepaan de leden digitaal beschikbaar gesteld.

•

Art. 9 lid 3 ReglementvanOrde komt te luiden: Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent opgrond van hoofdstukVa van de wet geheimhoudingis opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffie.

•

Art. 8 lid 3 Verordeningenop de Dialoogvergaderingen komt te luiden: Informatie van de Dialoogof aan de Dialoogverstrekte informatie waaromtrent opgrond van hoofdstukVa van de wet geheimhoudingis opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

3

Gevolgen

——............. -

Burgerparticipatie, toelichtingen verantwoording Dit is een interne aangelegenheid van de raad, waarbij geen participatie plaatsvindt. Financiëleen personeleaspecten, incidenteel/ structureel,begrotingspost Met dit voorstel zijn geen financiële aspecten gemoeid. Planning, uitvoeringen evaluatie Start is voorzien per raadscyclus april 2023. Communicatie Raads- en burgerieden

alsmede

de betrokkenen zullen geïnformeerd worden.

Werkgroep Evaluatie werkwijze raad, De griffier,

De voorzitter,

Mr. M. Verbeet

Drs. G.J.M. Cox

4

gemeente

eijsden-margraten

RAADSBESLUIT

De raad

van de gemeente

Eijsden-Margraten

gelezen het voorstel van de Werkgroep evaluatie

werkwijze raad;

gelet opde behandeling in de Dialoogvergadering Samenleving;

Besluit: 1. Het Reglement van orde te wijzigen in artikel 7 (aanvangstijdstip vergadering) en artikel 15a toevoegen (inspreekrecht) zoals in de bijlage opgenomen; 2. De Verordening opde Dialoogvergaderingen te wijzigen in artikel 4 (aantal burgerleden) en artikel 7 (aanvangstijdstip vergadering) zoals in de bijlage opgenomen. 3. Art. 8 lid 2 en art. 9 lid 3 van het Reglement van orde en art 8 lid 3van de Verordening opde Dialoogvergaderingen te wijzigen als gevolg van de gewijzigde Gemeentewet/ Wet geheimhouding.. 4. De wijzigingentreden in werking per 1 april 2023. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering

van 28 maart 2023

5

Bijlage: 1. Het Reglementvanorde vande gemeenteraad komt te luiden: Artikel7 Oproep 1. De voorzitter zendt tenminste 7 dagen vooreen vergadering van de raad de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De vergadering van de raad vindt in de regel plaats opeen dinsdag en vangt aan om 19.30uur. Artikel15aSpreekrecht burgers 1. Burgers kunnenin een raadsvergadering het woord voeren over geagendeerde onderwerpen. 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen 48 uurvooraanvang van de vergadering (weekenden en feestdagen uitgezonderd) aan de griffie onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren. 3. De voorzitter geeft het woord opvolgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering. 4. De inspreker voert maximaal 5 minuten het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. 5. De totale inspreektijd duurt maximaal 30 minuten, en de tijd wordt verdeeld over de insprekers. aangemelde

2.

De Verordeningop de Dialoogvergaderingen komt te luiden: Artikel7 Oproep 1. De voorzitter plaatst ten minste zeven dagen vooreen vergadering de voorlopigeagenda met de daarbij behorende stukken in het digitale vergadersysteem. De Dialoogvergaderingen vinden in de regel plaats opeen maandag en dinsdag en vangen aan om 19.30uur. Artikel4 Samenstellingen benoemingDialoogvoorzitter 3. De burgerleden, maximaal5 per fractie,worden door de raad benoemd.

opvoordracht van de fracties

3. Wijzigingen alsgevolgvande inwerkingtredingvande Wet bevorderenintegriteiten functionerendecentraal bestuur:eennieuweregelingoveropleggengeheimhouding per 1 april 2023. •

Art. 8 lid 2 ReglementvanOrde komt te luiden: De voorlopigeagenda en de daarbij behorende stukken, met uitzonderingvan de in hoofdstuk Va van de wet geheimhoudingbedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproepaan de leden digitaal beschikbaar gesteld.

•

Art. 9 lid 3 Reglementvan Orde komt te luiden: Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent opgrond van hoofdstukVa van de wet geheimhoudingis opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffie.

•

Art. 8 lid 3 Verordeningenop de Dialoogvergaderingen komt te luiden: Informatie van de Dialoogof aan de Dialoogverstrekte informatie waaromtrent opgrond van hoofdstukVa van de wet geheimhoudingis opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

6