20221018 07a RV Controleprotocol en Normenkader.docx

Aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Onderwerp Controleprotocol en normenkader 2022 Beslispunt(en) Het controleprotocol en het normenkader (inventarisatie vigerende wet en regelgeving) 2022 voor de controle van de jaarrekening 2022 vast te stellen waarbij: De interne regelgeving van de gemeente Eijsden-Margraten met betrekking tot de drie decentralisaties voor 2022 wordt uitgesloten van het normenkader.

Toelichting Aanleiding / motivering Op 29 september 2015 is de Controleverordening Eijsden-Margraten 2015 (ex artikel 213 Gemeentewet) vastgesteld. Het controleprotocol is een jaarlijkse uitwerking van deze verordening. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen in een controleprotocol plaatsvindt. Object van controle is de jaarrekening en daarmee tevens het financieel beheer over het jaar zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eijsden-Margraten. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Eijsden-Margraten. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. De accountant controleert de getrouwheid van de cijfers van de jaarrekening en controleert eveneens of de gemeente Eijsden-Margraten rechtmatig heeft gehandeld. De verwachting was dat het college vanaf 2021 zelf een rechtmatigheidsverklaring zou gaan verstrekken, echter de wetgever heeft dit uitgesteld naar 2023.

Daarmee blijft de opzet van de accountantscontrole 2022 cf. de opzet van de voorgaande jaren. De jaarrekening van de Gemeentewet schrijft onder meer voor dat het college aan de gemeenteraad over elk begrotingsjaar verantwoord aflegt over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Wanneer de gemeenteraad de jaarrekening vaststelt dan ontlast dat de leden van het college ten aanzien van het daarin verantwoorde financieel beheer. Door middel van de accountantscontrole krijgt de gemeenteraad een oordeel over de kwaliteit (waaronder getrouwheid en rechtmatigheid) van de jaarrekening en daarmee van de verantwoording. Het BADO (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) geeft de gemeenteraad ruimte om de in de accountantscontrole te hanteren goedkeuringstoleranties en de rapporteringstoleranties scherper te stellen dan in het BADO is voorgeschreven. Deze mogen voor elke jaarrekening opnieuw worden bepaald. Scherpere eisen betekent overigens wel meer werkzaamheden voor de accountant.

Daarnaast is het voor de controle van rechtmatigheid noodzakelijk om: • De accountant aanwijzingen en aandachtspunten te geven; • De normen waaraan rechtmatigheid getoetst moet worden te actualiseren omdat deze niet jaarlijks dezelfde zijn; • De gemeenteraad in de gelegenheid te stellen kaderstellende collegebesluiten aanvullend op te nemen in het normenkader rechtmatigheid. De toe te passen toleranties, aanwijzingen en aandachtspunten en normen zijn opgenomen in dit protocol. Evenals in voorgaande jaren wordt voorgesteld om de interne regelgeving met betrekking tot de drie decentralisaties uit te sluiten. Dit is afgestemd met de externe accountant. Hierdoor wordt het normenkader dat van toepassing is op de drie decentralisaties verruimd tot het landelijk en wettelijk niveau. Hiermee wordt voorkomen dat specifiek geldende (uitvoerings)regels belemmerend kunnen werken bij de beoordeling van de getrouwheid van de jaarcijfers. Relatie met bestaand beleid en strategische visie / integraliteit De accountant controleert de getrouwheid van de cijfers van de jaarrekening en controleert eveneens of de gemeente Eijsden-Margraten rechtmatig heeft gehandeld. Een van de rechtmatigheidseisen betreft het begrotingscriterium.

Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen is in beginsel sprake van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid) aangezien mogelijk het budgetrecht van Provinciale Staten of de gemeenteraad in het geding is. De financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

Gevolgen Burgerparticipatie, toelichting en verantwoording Dit is een interne aangelegenheid van de raadwaardoor burgerparticipatie niet aan de orde is. Financiële en personele aspecten, incidenteel / structureel, begrotingspost In de begroting is rekening gehouden met de kosten van de controles die door onze externe accountant worden uitgevoerd. Planning, uitvoering en evaluatie De jaarrekeningcontrole wordt in het voorjaar van 2023 uitgevoerd. De zogenaamde interim controle wordt medion november 2022 uitgevoerd. Communicatie Via regulier besluitvormingsproces. De momenten waarop u als Raad betrokken wordt bij de vaststelling van de jaarrekening 2022 zullen worden opgenomen in de nog op te stellen voorraadagenda 2023. Maatschappelijke effecten Middels deze vaststelling worden de kaders geschept waaromtrent de accountant de controle op getrouwheid van de cijfers in de jaarrekening 2022 en rechtmatig handelen van de gemeente in begrotingsjaar 2022 kan controleren. Privacy Niet van toepassing.

2

Risico’s Het besluit dient te worden genomen om de kaders voor de accountantscontrole te bepalen. Het college van Eijsden-Margraten De gemeentesecretaris,

De voorzitter,

Drs. M.A.G. Gerits

Drs. G.J.M. Cox

3

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Eijsden-Margraten gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op de behandeling in de Dialoogvergadering Samenleving;

Besluit: Het controleprotocol en het normenkader (inventarisatie vigerende wet en regelgeving) 2022 voor de controle van de jaarrekening 2022 vast te stellen waarbij: De interne regelgeving van de gemeente Eijsden-Margraten met betrekking tot de drie decentralisaties voor 2022 wordt uitgesloten van het normenkader.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 18 oktober 2022.

De griffier,

De voorzitter,

Mr. M. Verbeet

Drs. G.J.M. Cox

4