20220712 08a RV Instellen Vertrouwenscommissie en verordening vertrouwenscommissie.docx

Aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Onderwerp Instellen Vertrouwenscommissie benoeming burgemeester en vaststellen Verordening op de vertrouwenscommissie Beslispunt(en) 1. Instellen voorbereidingswerkgroep profielschets en benoemen leden. 2. Instellen Vertrouwenscommissie benoeming burgemeester en benoemen leden en adviseur(s). 3. Vaststellen Verordening Vertrouwenscommissie Eijsden-Margraten 2022.

Toelichting Aanleiding / motivering Aan de interim periode van burgemeester drs. G.J.M. Cox komt een einde. In samenspraak met de provincie starten de voorbereidende werkzaamheden om te komen tot een voordracht aan de Kroon met betrekking tot het benoemen van een nieuwe burgemeester. Met het oog daarop zal de raad een profielschets van de nieuwe burgemeester vast moeten stellen en vervolgens een vertrouwenscommissie in het leven moeten roepen, die met de sollicitanten gesprekken voert en de raad een advies geeft met betrekking tot de aanbeveling van de kandidaten. Het proces om te komen tot de aanbeveling kent verschillende stappen, een voorbereidend deel en een vertrouwelijk deel. Artikel 61 Gemeentewet schrijft hierin voor: Lid 2: De Commissaris van de Koning overlegt met de raad over de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld met betrekking tot de vervulling van het ambt. Lid 3: Na het overleg met de Commissaris stelt de raad uit zijn midden een vertrouwenscommissie in belast met de beoordeling van de kandidaten. De raad kan bepalen dat een of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie worden toegevoegd. ….. Hieruit blijkt dat er nadat er overleg is geweest over de profielschets met de Commissaris een vertrouwenscommissie wordt ingesteld die verder onder geheimhouding haar werkzaamheden uitvoert.

Het deel uitgevoerd tot de aanbieding van de profielschets is openbaar mits niet uitgevoerd door de vertrouwenscommissie. Aan de vertrouwenscommissie wordt de griffier als secretaris toegevoegd, diens plaatsvervanger als plaatsvervangend secretaris. Om praktische redenen is de commissie die start met de voorbereidende werkzaamheden om te komen tot een profielschets, vaak dezelfde commissie qua samenstelling die later als vertrouwenscommissie wordt aangesteld. Alleen dan vallen de werkzaamheden tot het vaststellen van een profielschets nog niet onder de geheimhouding. 1

De voorbereidingswerkgroep gaat aan de slag om te komen tot een profielschets die einde september 2022 kan worden aangeboden aan de commissaris van de Koning. Deze werkgroep zal zich buigen over het proces om te komen tot die schets en uiteindelijk een voorstel doen aan de raad over de inhoud van de profielschets. Omdat de periode kort is om te komen tot een schets, mede door de vakantietijd, zal de werkgroep op korte termijn zich dienen te buigen over het proces van totstandkoming en de daarbij behorende tijdstabel. Voorgesteld wordt een voorbereidingscommissie in te stellen die de werkzaamheden rondom de profielschets inhoudelijk en procedureel regelt. Haar werkzaamheden eindigen op het moment dat de commissaris van de Ko ning de profielschets in ontvangst heeft genomen. Na de overhandiging van de profielschets aan de commissaris van de Koning kan officieel een Vertrouwenscommissie worden ingesteld, die verder onder geheimhouding haar werkzaamheden verricht. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en zal zich voorbereiden op de sollicitatiegesprekken en de te formuleren voordracht. Of zij daarbij training, ondersteuning etc. nodig heeft zal de commissie bepalen. De raad dient een Verordening op de Vertrouwenscommissie vast te stellen waarin de werkzaamheden van de commissie geregeld worden. De commissie wordt ontbonden als het koninklijk besluit is ontvangen.

Om praktische redenen zou geopteerd moeten worden voor een gelijke samenstelling van de commissies.

Gevolgen Burgerparticipatie, toelichting en verantwoording De voorbereidingsgroep dient zich te bezinnen over de totstandkoming van een profiel en wie daarbij betrokken wordt teneinde in september de commissaris van de Koning de profielschets te kunnen overhandigen. Financiële en personele aspecten, incidenteel / structureel, begrotingspost De financiële aspecten van de werving en selectie zullen bij de bestuursrapportage 2022-2 en de Begroting 2023 (afscheid en installatie) worden meegenomen. Volgens het rechtspositiebesluit hebben de leden van de Vertrouwenscommissie recht op een vergoeding. Planning, uitvoering en evaluatie Einde september 2022: Profielschets aanbieden aan de Gouverneur Nog dit jaar komen tot een voordracht aan de Kroon voor benoeming van burgemeester. Het Presidium,

Mr. M. Verbeet Griffier

Drs. G.J.M. Cox Voorzitter

2

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Eijsden-Margraten •

Gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet;

•

Gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ingangsdatum 1 oktober 2017);

Besluit: 1. Instellen voorbereidingswerkgroep profielschets per 12 juli 2022 en eindigend op het moment dat de profielschets aan de commissaris van de Koning wordt overhandigd: Bestaande uit de volgende leden: a. Mevr. Nadine Steijns-Huids (CDA) b. Dhr. John Nelissen (EML) c. Mevr. Sjanne Quellhorst (PRO) d. Dhr. Jean Thomassen (VVD) e. Mevr. Hanneke Koene (ODE). 2. Instellen Vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Bestaande uit de volgende leden: a. Mevr. Nadine Steijns-Huids (CDA) b. Dhr. John Nelissen (EML) c. Mevr. Sjanne Quellhorst (PRO) d. Dhr. Jean Thomassen (VVD) e. Mevr. Hanneke Koene (ODE). Als adviseur toe te voegen: Dhr. Jan Weling (wethouder VVD) 3. De Verordening Vertrouwenscommissie Eijsden-Margraten 2022 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 12 juli 2022, De griffier,

De voorzitter,

Mr. M. Verbeet

Drs. G.J.M. Cox

3

Bijlage 1: Verordening vertrouwenscommissie Artikel 1: Taken De vertrouwenscommissie, hierna te noemen: de commissie, heeft tot taak op basis van de commissaris van de Koning aan haar overgelegde selectie haar standpunt te bepalen over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten en daarover haar bevindingen schriftelijk en gemotiveerd aan de raad en aan de Commissaris van de Koning ter kennis te brengen. Artikel 2: Samenstelling en ontbinding van de commissie 1. De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties in de gemeenteraad. 2. Een fractievoorzitter kan zich laten vervangen door een lid van zijn fractie. Deze vervanging geldt voor het gehele proces . De raad benoemt de plaatsvervanger op voorstel van de voorzitter van de betreffende fractie. 3. Indien tijdens de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie: • een ander raadslid fractievoorzitter wordt van een in de commissie vertegenwoordigde fractie; • een fractievoorzitter tijdelijk in de raad wordt vervangen wegens zwangerschap of ziekte; • een nieuwe fractie in de raad ontstaat; wordt de betreffende fractievoorzitter geen lid van de commissie. 4. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 5. Als adviseur wordt aan de vertrouwenscommissie toegevoegd een vertegenwoordiger uit het college. Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht. 6.

De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de Minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad is bekend gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien. Artikel 3: Contactpersoon en correspondentie 1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten. 2. Alle stukken voor de commissie worden gericht aan het privéadres van het secretariaat van de vertrouwenscommissie en bewaard door de secretaris van de commissie tot de archivering. 3. Alle stukken, die van de commissie uitgaan, worden vanaf het adres van het secretariaat van de vertrouwenscommissie verzonden en door de voorzitter en de secretaris ondertekend. 4. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd. 5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. Artikel 4: Ambtelijke ondersteuning 1.

De griffier is secretaris van de commissie. 2. De griffier geeft ambtelijke ondersteuning en advies aan de commissie. 3. De griffier is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie. 4. De plaatsvervangend griffier is ambtelijk ondersteuner en bij ontstentenis van de griffier treedt de plaatsvervangend griffier op als secretaris van de commissie. Artikel 5: Vergaderingen 1. De commissie vergadert zo vaak als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten. 2. Elke vergadering wordt door of namens de voorzitter tenminste twee dagen van tevoren aangekondigd aan de leden van de commissie. De voorzitter nodigt schriftelijk uit. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering. 3. De commissie vergadert alleen indien een meerderheid van het aantal leden aanwezig is. 4

Artikel 6: Selectie 1. De commissie kan de Commissaris van de Koning verzoeken te worden geïnformeerd over de criteria die hij heeft gehanteerd bij zijn selectie van kandidaten. 2. De commissie kan de Commissaris van de Koning tevens verzoeken zijn oordeel te geven over de andere, niet door hem geselecteerde kandidaten. Artikel 7: Gesprek met de Commissaris 1. De commissie voert gesprekken met de door de Commissaris van de Koning geselecteerde kandidaten en eventueel andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten, die hetzij zich uit eigen beweging tot de commissie hebben gewend, hetzij door de commissie worden uitgenodigd. 2. Indien de commissie besluit een door de Commissaris van de Koning geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, worden de commissaris en de kandidaat schriftelijk door haar van de beslissing op de hoogte gesteld. 3. Als de vertrouwenscommissie besluit naast deze kandidaten ook andere kandidaten die gesolliciteerd hebben bij haar beoordeling te betrekken, doet zij daarvan onverwijld mededeling aan de commissaris. . Deze brengt zijn oordeel over laatstgenoemde kandidaten ter kennis van de vertrouwenscommissie. Artikel 8: Inlichtingen De commissie wint, anders dan door tussenkomst van de Commissaris van de Koning, geen inlichtingen - schriftelijk of mondeling - in over de sollicitanten. Artikel 9: Gesprekken met de kandidaten 1.

De griffier nodigt in overleg met de commissie de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. 2. De plaats en het tijdstip voor een gesprek worden zodanig gekozen dat voorkomen wordt dat kandidaten hierdoor bekend worden of tijdens het bezoek aan de commissie met elkaar in contact komen. 3. Gesprekken met en oordeelsvorming over de sollicitanten vinden uitsluitend plaats in aanwezigheid van en door leden van de commissie, de secretaris en eventuele adviseurs, daarbij inbegrepen, en uitsluitend tijdens een vergadering van de commissie. Artikel 10: Geheimhouding 1. De leden van de commissie, de (plv.) secretaris, de adviseur(s) en de ambtelijke ondersteuning hebben volstrekte geheimhoudingsplicht omtrent hetgeen direct of indirect aan hen ter kennis is gekomen. 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. 3. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook tegenover andere raadsleden die geen lid van de commissie zijn of zijn geweest. 4. Deze geheimhoudingsplicht geldt zowel vóór, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden door de commissie alsmede na de ontbinding van de commissie als bedoeld in artikel 12, lid 1. Artikel 11: Verslag 1.

Nadat de commissie haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft bepaald, brengt zij schriftelijk verslag uit van haar bevindingen aan de raad en de Commissaris van de Koning. 2. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval: a. Een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; b. Een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de com missie. 3. De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het verslag opgenomen 5

Artikel 12: Archivering 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim” en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte. 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat alsdan alle stukken, die de commissie, de leden van de commissie en de secretaris onder zich hebben, onverwijld worden vernietigd. 3. Alle kopieën van de stukken genoemd onder lid 2 van dit artikel dienen eveneens vernietigd te worden door de zorg van de secretaris van de commissie. 4. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn. Artikel 13: Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de commissie. Artikel 14: Toelage 1.

Aan een raadslid dat lid is van de vertrouwenscommissie, bedoeld in artikel 61, derde lid, of artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet, wordt voor de duur van de activiteiten van die commissie ten laste van de gemeente een toelage verleend van € 128,23 per maand. 2. Voor de toepassing van het eerste lid stelt de burgemeester de duur van de activiteiten vast. Artikel 14: Titel en inwerkingtreding 1. Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening vertrouwenscommissie EijsdenMargraten 2022. 2. Deze verordening treedt in werking op de dag volgende na de dag van bekendmaking.

.

6