20220712 06a Raadsvoorstel nieuwe werkwijze vergaderen in EM.docx

Aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Onderwerp Invoeren nieuwe wijze van vergaderen Beslispunt(en) De raad wordt voorgesteld in te stemmen met de nieuwe wijze van vergaderen zoals verwoord in de notitie “Werkwijze vergaderen in Eijsden-Margraten (bijlage 1) en de bijbehorende tijdsplanning (bijlage 2);

Toelichting Aanleiding Het is belangrijk om te kiezen voor een vergaderstructuur die past bij de lokale context. Sinds de fusie (2011) vergaderde de gemeenteraad van Eijsden-Margraten volgens het traditionele vergadermodel met (drie) raadscommissies. Dat was een logisch vervolg op de twee vergadermodellen zoals de voormalige gemeenten Eijsden en Margraten hanteerden. In 2019 werd de wens uitgesproken om dit vergaderstelsel aan te passen. Onvrede op allerlei onderdelen van dat vergaderstelsel was een belangrijke reden. Anderzijds was er behoefte om bestuurlijke vernieuwing en burgerparticipatie actief op te pakken. De griffie, in samenwerking met de voorzitter van de raad, hebben in korte tijd diverse modellen bekeken, onderzocht en hierover van gedachten gewisseld met griffiers van omliggende gemeenten. Het vergadermodel volgens de BOB structuur was daar het resultaat van. In de loop van de tijd is ook aan dit model geschaafd en bijgestuurd. Ook moest, als gevolg van Corona, de werkwijze op onderdelen worden veranderd. Ondanks alle aanpassingen bleef de behoefte bestaan op zoek te gaan naar een nog beter passend model voor Eijsden-Margraten. De griffie werd daarom gevraagd kritisch te kijken naar mogelijkheden om voor de volgende vraagstukken / knelpunten een antwoord / oplossing te vinden: • Het (beter) positioneren van de collegeleden.

• Het beter kunnen reguleren van de spreektijden. • Vereenvoudigen van de vergaderplanning middels het aanwijzen van een vaste vergaderdag (de dinsdag) voor alle vergaderingen en bijeenkomsten van de raad • De mogelijkheid onderzoeken of vergaderingen parallel aan elkaar kunnen plaatsvinden. • Vergadercycli ná elkaar te laten verlopen, dus zonder overlap. • Onderzoeken of verder bijschaven van het BOB model nog kan, of dat overstappen op een andere werkwijze wenselijk is. Naar aanleiding van een studie naar de vergadermodellen die Eijsden-Margraten tot nu toe hanteerde, de gebruikerservaringen daaromtrent, diverse vergadermodellen in Nederland, gesprekken met de 1

voorzitter van de raad, gesprekken met het presidium, gesprekken met lijsttrekkers (in verkiezingstijd in plaats van de fractievoorzitters) en gesprekken met de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing, is de notitie ‘Werkwijze vergaderen in Eijsden-Margraten’ tot stand gekomen. Ook in het overdrachtsdocument wordt naar de notitie verwezen. Daarin is in grote lijnen een eerste aanzet geschetst van een nieuwe vergaderpraktijk. Motivering Bij het inrichten van een vergadermodel is het van belang na te gaan of partijen (de deelnemers aan een vergadering) bereid zijn om politieke keuzes expliciet te benoemen en of zij bereid zijn dáár ook het politieke debat op te richten. Vervolgens kan worden nagegaan in wat voor vergaderorde deze politieke keuzes bespreekbaar worden gemaakt. Effectief vergaderen vereist dat partijen binnen de raad - maar ook raad en college – hun samenspel vorm kunnen geven vanuit de gedachte van ‘eenheid in verscheidenheid’. Een ordentelijke vergaderpraktijk ontstaat niet vanzelf. Het vraagt organisatie en regie om het democratische proces goed te (onder)houden. Het is een werkproces waarbij burgers, maatschappelijke instellingen, politici, bestuurders, en ambtenaren zich betrokken voelen en betrokken zijn en waarvan het succes of falen door een grote diversiteit aan factoren wordt bepaald.

In de praktijk worden de goedbedoelde motieven om een vergaderwijze te verbeteren, niet altijd nageleefd, omdat er onder de generieke verandermotieven vaak onderliggende individuele of partijpolitieke doelen zijn, die soms meewerken en soms tegenwerken. Het zijn motieven die meestal pas bij nadere beschouwing aan het licht komen. De onderliggende motieven kunnen worden verklaard uit de visie(s) van de rol van het raadslid. Wanneer onvoldoende rekening wordt gehouden met deze en andere onderliggende motieven, zal – ongeacht welke model wordt afgesproken – het nieuwe vergadermodel geen succes worden. De inrichting Een goed vergadermodel is er een die rekening houdt met bovenstaande gevoeligheden, maar ook met een aantal praktische randvoorwaarden. Verder dienen de ervaringen met het oorspronkelijke vergadermodel van Eijsden-Margraten, de gewenste aanpassingen die daarop volgden en de ervaringen met het meest recente vergadermodel als input voor het nieuwe model. Sinds het opstellen van de notitie hebben gesprekken plaatsgevonden en zijn ideeën bij diverse gremia opgehaald. Dit alles leidt tot een uitwerking die in de notitie ‘Werkwijze vergaderen in EijsdenMargraten geschetst wordt.

Gevolgen Toelichting en verantwoording Bij het nadenken over vergaderpraktijken moet worden overwogen hoe politieke keuzes bespreekbaar gemaakt worden en hoe over de keuzes verantwoording wordt afgelegd. Een nieuw vergadermodel betekent niet automatisch verbetering. De aanleiding om te veranderen moet duidelijk (voelbaar) zijn. Uitgesproken is dat het invoeren van een nieuw vergadermodel met vallen en opstaan gepaard gaat. Uit evaluaties moet blijken of het nodig is, op onderdelen bij te sturen of aan te passen. Financiële en personele aspecten, incidenteel / structureel, begrotingspost Voor het invoeren van de nieuwe werkwijze vergaderen in Eijsden-Margraten zijn geen financiële middelen nodig. Planning, uitvoering en evaluatie Zodra de notitie is vastgesteld, zal de griffie alle maatregelen nemen om de nieuwe werkwijze in de eerstvolgende vergadercyclus te kunnen implementeren. Een van de onderdelen is het benoemen van burgerleden en voorzitters van de twee raadsdialogen. Hiervoor wordt een apart raadsvoorstel aan de 2

raad voorgelegd. Het presidium of een door de raad aangewezen werkgroep, zal met de griffie de nieuwe werkwijze evalueren. De raad is zelf verantwoordelijk voor zijn functioneren en het bewaken en verbeteren van de spelregels. Voor de griffie is een belangrijke rol weggelegd bij het monitoren en evalueren van de nieuwe aanpak. De griffie zelf voelt een hoge verantwoordelijkheid in een goede begeleiding van de raad in dit proces. Als nieuwe spelregels worden ingevoerd, moeten alle actoren elkaar onderling durven aanspreken op de naleving ervan. Dit om terugval in het oude stramien te voorkomen. Na de vaststelling van de notitie ‘Werkwijze vergaderen in Eijsden-Margraten’, zal de griffie er voor zorgdragen dat de uitwerking ervan vertaald wordt in het Reglement van orde van de raad. Dit reglement zal dan in de eerstvolgende cyclus aan de raad ter vaststelling worden aangeboden. Communicatie Via de diverse communicatiekanalen van de gemeente zal bekend gemaakt worden hoe de nieuwe werkwijze van vergaderingen van de raad er uit gaan zien. Dit zal ruimschoots voor de eerste vergadercyclus plaatsvinden. Maatschappelijke effecten Omdat de inspraakmogelijkheden verruimd worden, zal hier bekendheid aan gegeven worden. Het Presidium van Eijsden-Margraten De griffier,

De voorzitter,

Mr. M.G.J.A.T. Verbeet

Drs. S.J.M. Cox

3

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Eijsden-Margraten gelezen het voorstel van het Presidium; gelet op de behandeling in de het Presidium; Besluit: De nieuwe wijze van vergaderen zoals verwoord in de notitie “Werkwijze vergaderen in EijsdenMargraten’. (bijlage 1) met bijbehorende tijdsplanning (bijlage 2) vast te stellen; Aldus besloten in de openbare vergadering van 12 juli 2022.

De griffier,

De voorzitter,

Mr. M.G.J.A.T. Verbeet

Drs. S.J.M. Cox

4