20220712 06 RB Nieuwe wijze van vergaderen.pdf

gemeente

eijsdenmargraten

Aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Onderwerp Invoeren nieuwe wijze van vergaderen Beslispunt(en) De raad wordt voorgesteld in te stemmen met de nieuwe wijze van vergaderen zoals verwoord in de notitie “Werkwijze vergaderen in Eijsden-Margraten (bijlage 1) en de bijbehorende tijdsplanning (bijlage 2);

Toelichting---------------------------------------------------------------------------------------------------------Aanleiding Het is belangrijk om te kiezen vooreen vergaderstructuur die past bij de lokale context. Sinds de fusie (2011) vergaderde de gemeenteraad van Eijsden-Margraten volgens het traditionele vergadermodel met (drie) raadscommissies. Dat was een logisch vervolg opde twee vergadermodellen zoals de voormalige gemeenten Eijsden en Margraten hanteerden. In 2019 werd de wens uitgesproken om dit vergaderstelsel aan te passen. Onvrede opallerlei onderdelen van dat vergaderstelsel was een belangrijke reden. Anderzijds was er behoefte om bestuurlijke vernieuwing en burgerparticipatie actief opte pakken. De griffie, in samenwerking met de voorzitter van de raad, hebben in korte tijd diverse modellen bekeken, onderzocht en hierover van gedachten gewisseld met griffiers van omliggende gemeenten. Het vergadermodel volgens de BOB structuurwas daar het resultaat van. In de loopvan de tijd is ookaan dit model geschaafd en bijgestuurd. Ook moest, als gevolg van Corona,de werkwijze oponderdelen worden veranderd. Ondanks alle aanpassingen bleef de behoefte bestaan opzoek te gaan naar een nog beter passend model voorEijsden-Margraten.

De griffie werd daarom gevraagd kritisch te kijken naar mogelijkheden om voorde volgende vraagstukken / knelpunteneen antwoord/ oplossingte vinden: • Het (beter) positionerenvan de collegeleden. • Het beter kunnenreguleren van de spreektijden. • Vereenvoudigen van de vergaderplanning middels het aanwijzen van een vaste vergaderdag (de dinsdag) vooralle vergaderingen en bijeenkomsten van de raad • De mogelijkheid onderzoeken of vergaderingen parallel aan elkaar kunnenplaatsvinden. • Vergadercycli na elkaar te laten verlopen, dus zonder overlap. • Onderzoeken of verder bijschaven van het BOB model nog kan, of dat overstappen opeen andere werkwijze wenselijk is. Naar aanleiding van een studie naar de vergadermodellen die Eijsden-Margraten tot nutoe hanteerde, de gebruikerservaringen daaromtrent, diverse vergadermodellen in Nederland, gesprekken met de 1

voorzitter van de raad, gesprekken met het presidium, gesprekken met lijsttrekkers (in verkiezingstijd in plaats van de fractievoorzitters) en gesprekken met de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing, is de notitie 'Werkwijze vergaderen in Eijsden-Margraten ’ tot stand gekomen. Ook in het overdrachtsdocument wordt naar de notitie verwezen. Daarin is in grote lijnen een eerste aanzet geschetst van een nieuwe vergaderpraktijk. Motivering Bij het inrichten van een vergadermodel is het van belang na te gaan of partijen (de deelnemers aan een vergadering) bereid zijn om politieke keuzes expliciet te benoemen en of zij bereid zijn daar ook het politieke debat opte richten. Vervolgens kan worden nagegaan in wat voorvergaderorde deze politieke keuzes bespreekbaar worden gemaakt. Effectief vergaderen vereist dat partijen binnen de raad - maar ookraad en college - hun samenspel vorm kunnengeven vanuitde gedachte van 'eenheid in verscheidenheid ’. Een ordentelijke vergaderpraktijk ontstaatniet vanzelf. Het vraagt organisatie en regie om het democratische proces goed te (onder)houden. Het is een werkproces waarbij burgers, maatschappelijke instellingen, politici, bestuurders, en ambtenaren zich betrokken voelen en betrokken zijn en waarvan het succes offalen door een grote diversiteit aan factoren wordt bepaald.

In de praktijk worden de goedbedoelde motieven om een vergaderwijze te verbeteren, niet altijd nageleefd, omdat er onder de generieke verandermotieven vaak onderliggende individuele of partijpolitieke doelen zijn, die soms meewerken en soms tegenwerken. Het zijn motieven die meestal pas bij nadere beschouwing aan het licht komen. De onderliggende motieven kunnenworden verklaard uit de visie(s) van de rol van het raadslid. Wanneer onvoldoende rekening wordt gehouden met deze en andere onderliggende motieven, zal - ongeacht welke model wordt afgesproken - het nieuwe vergadermodel geen succes worden. De inrichting Een goed vergadermodel is er een die rekening houdt met bovenstaande gevoeligheden, maar ook met een aantal praktische randvoorwaarden. Verder dienen de ervaringen met het oorspronkelijke vergadermodel van Eijsden-Margraten, de gewenste aanpassingen die daarop volgden en de ervaringen met het meest recente vergadermodel als inputvoorhet nieuwe model. Sinds het opstellen van de notitie hebben gesprekken plaatsgevonden en zijn ideeën bij diverse gremia opgehaald. Dit alles leidt tot een uitwerking die in de notitie 'Werkwijze vergaderen in EijsdenMargraten geschetst wordt.

Gevolgen-----------------------------------------------------------------------------------------------------------Toelichtingen verantwoording Bij het nadenken over vergaderpraktijken moet worden overwogen hoe politieke keuzes bespreekbaar gemaakt worden en hoe over de keuzes verantwoording wordt afgelegd. Een nieuw vergadermodel betekent niet automatisch verbetering. De aanleiding om te veranderen moet duidelijk (voelbaar) zijn. Uitgesproken is dat het invoeren van een nieuw vergadermodel met vallen en opstaangepaard gaat. Uit evaluaties moet blijken of het nodig is, oponderdelen bij te sturen of aan te passen. Financiële en personeleaspecten, incidenteel/ structureel, begrotingspost Voorhet invoeren van de nieuwe werkwijze vergaderen in Eijsden-Margraten zijn geen financiële middelen nodig. Planning,uitvoeringen evaluatie Zodra de notitie is vastgesteld, zal de griffie alle maatregelen nemen om de nieuwe werkwijze in de eerstvolgende vergadercyclus te kunnenimplementeren. Een van de onderdelen is het benoemen van burgerleden en voorzitters van de twee raadsdialogen. Hiervoor wordt een apart raadsvoorstel aan de

raad voorgelegd. Het presidium of een door de raad aangewezen werkgroep, zal met de griffie de nieuwe werkwijze evalueren. De raad is zelf verantwoordelijk voorzijn functionerenen het bewaken en verbeteren van de spelregels. Voorde griffie is een belangrijke rol weggelegd bij het monitorenen evalueren van de nieuwe aanpak. De griffie zelf voelt een hoge verantwoordelijkheid in een goede begeleiding van de raad in dit proces. Als nieuwe spelregels worden ingevoerd, moeten alle actoren elkaar onderling durven aanspreken opde naleving ervan. Dit om terugval in het oude stramien te voorkomen. Na de vaststelling van de notitie ‘Werkwijze vergaderen in Eijsden-Margraten ’, zal de griffie er voor zorgdragen dat de uitwerking ervan vertaald wordt in het Reglement van orde van de raad. Dit reglement zal dan in de eerstvolgende cyclus aan de raad ter vaststelling worden aangeboden. Communicatie Via de diverse communicatiekanalenvan de gemeente zal bekend gemaakt worden hoe de nieuwe werkwijze van vergaderingen van de raad er uit gaan zien. Dit zal ruimschoots voorde eerste vergadercyclus plaatsvinden. Maatschappelijkeeffecten Omdat de inspraakmogelijkheden

verruimd worden, zal hier bekendheid

aan gegeven

worden.

Het Presidium van Eijsden-Margraten De griffier,

De voorzitter,

Mr. M.G.J.A.T. Verbeet

Drs. S.J.M. Cox

3

gemeente

eijsden-margraten

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente gelezen gelet

Eijsden-Margraten

het voorstel van het Presidium;

opde behandeling

in de het Presidium;

Besluit: De nieuwe wijze van vergaderen zoals verwoord in de notitie “Werkwijze vergaderen Margraten ’. (bijlage 1) met bijbehorende tijdsplanning (bijlage 2) vast te stellen;

Aldus besloten in de openbare vergadering

in Eijsden-

van 12 juli 2022.

4

^jgerm

^/gemeente

%

eijsden-margraten

griffie BIJLAGE 1

Werkwijze vergaderenin Eijsden-Margraten In deze notitie wordt de uitwerking van de nieuwe voorgestelde werkwijze voorvergaderen in EijsdenMargraten beschreven. De aanleiding, motivering en toelichting staat in het raadsvoorstel beschreven.

De uitwerking Elke vergadercyclus bestaat minimaal uit een • Schriftelijke Vragen- en antwoordronde (SVA) • RaadsDialoog (RD) • Raadsvergadering (RV) • Buitengewone RaadsBijeenkomst (BRB) • Presidiumvergadering (PV) (De agendacommissie (AC), maakt hier onderdeel

van uit.)

Presidium Het presidium fungeert als een vorm van seniorenconventom vertrouwelijke, politiek gevoelige en urgente zaken te bespreken. Dit overleg vindt plaats opdag 2 in week 0. Het presidium bestaat uit de fractievoorzitters, de voorzitter van de raad, de griffier en de plaatsvervangend griffier. Het presidium komt per cyclus eenmaal bij elkaar. Er kan in urgente gevallen een extra vergadering ingepland worden. Het presidium vervult ookde taak van agendacommissie. In de basis is de voorraadagenda leidend voordit overleg. Besproken wordt: • Of er vanuitde raad / het presidium nog onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd • Of de opde voorraadagenda genoemde raadsvoorstellen geagendeerd worden • In welke volgorde de geplande onderwerpen aan bod komen • Welke onderwerpen in een BRB moeten worden toegelicht / aan de orde komen Voorde tweede AC van elke cyclus aanvullend ooknog: • Of er sprake is van hamerstukken • Een tijdstabel per agendapunt Binnentwee dagen nadat de agenda is vastgesteld, worden de agenda en de bijbehorende stukken gepubliceerd in Ibabs (opdag 4 in week 0). Op dag 3 of4 van week 3 overlegt de voorzitter van de raad met de twee voorzitters van de Raadsdialogen. Er vindt een (technische) terugkoppeling plaats van de raadsdialogen plaats ten behoeve van een goede voorbereiding van de Raadsvergadering opdag 2 van week 4.

Schriftelijke Vragen-en Antwoordronde (SVA) Nadat de agenda en de onderliggende stukken worden gepubliceerd, start de SVA. De vragen kunnen door de fracties worden ingediend tot en met dag 4 van week 1. Op basis van de door de agendacommissie vastgestelde agenda, is het in deze fase belangrijk om een goed inzicht te verkrijgen en dus vindt hier informatieoverdracht plaats en worden argumenten geïnventariseerd. De antwoorden opde vragen volgen opdag 3 van week 2. In de tussentijd vindt een collegevergadering plaats, waardoor de mogelijkheid ontstaateen toelichting opde stukken te geven en te reageren op de inbreng van alle indieners.

Behandeld door Bijlage(n) Documentnr.

Mevr. Joyce Rutten - Korpershoek Geen Ons kenmerk

:/

^

gemeente

eijsden-margraten

griffie De Raadsdialoog(RD) Er zijn twee Raadsdialogen. Een Raadsdialoog Samenleving en een Raadsdialoog Leefomgeving. Deze fysieke vergaderingen vinden plaats opdag 1 en 2 van week 3. Op basis van de onden/verpen wordt een vaste indeling gemaakt worden. Deelnemers aan de vergadering zijn raadsleden, burgerleden, collegeleden en ambtenaren. De vertegenwoordiging per fractie is in aantallen dezelfde als de vertegenwoordiging (aantal zetels) in de raad. Per fractie is minimaal éénraadslid aanwezig. De overige plekken kunnenworden ingevuld door raadsleden of burgerleden. De fractie bepaalt zelf door wie deze plekken worden ingevuld. De griffie ontvangt in alle gevallen voorafde namen van de deelnemers. In de Raadsdialoog vindt uitwisseling van argumenten plaats doorvoor-en tegenstanders van een voorstel in een opendiscussie of politiek gesprek. Dooreen dialoog met argumenten vooren tegen neem je elkaar en de burger mee in het afwegingsproces naar een besluit. De focusligt opde argumenten, niet opde uitkomst. In deze vergadering komen slechts de onderwerpen aan de orde die door de agendacommissie (in het presidium) bepaald zijn opgrond van de SVA ronde. Per dialoogvergadering wordt een raadslid aan het begin van de raadsperiode aangewezen als technisch voorzitter. In de Raadsdialoog is ookruimte voorinsprekers gedurende maximaal 5 minuten.

De bijdrage van de inspreker moet relevant zijn voorde kaderstellende of controlerende taak van de raad. Het recht van inspreken wordt verder in het Reglement van Orde van de raad verankerd. De Raadsvergadering(RV) In deze fysieke vergadering waarin besluitvorming plaatsvindt, nemen raadsleden en collegeleden deel. Op de agenda staan alle raadsvoorstellen van die cyclus. De balans wordt opgemaakt en knopenworden doorgehakt na stemverklaringen over amendementen, moties en het voorstel zelf. De vergadering vindt plaats opdag 2 in week 4. BuitengewoneRaadsBijeenkomst(BRB) In week 1 en 2 kan opmaandag of dinsdag een Buitengewone RaadsBijeenkomst (BRB) georganiseerd worden. Indien er sprake is van een werkbezoek, kan deze bijeenkomst ookopeen andere dag plaatsvinden indien dat noodzakelijk is voorhet realiseren van dat bezoek. De invulling van zo'navond kan heel divers zijn; informatie brengen, delen, halen van, naar en tussen raadsleden, burgerleden, portefeuillehouders en inwoners.Afhankelijk van de informatiebehoefte opdat moment. Deze bijeenkomst kan, afhankelijk van de behoefte éénof twee keer per cyclus plaatsvinden. De BRB die plaatsvindt in week 1 behandelt onderwerpen die niet perse direct gekoppeld hoeven zijn aan de agenda van die cyclus.

De BRB die plaatsvindt in week 2 is bedoeld om die onderwerpen te behandelen die naar aanleiding van de gestelde vragen en de inbreng uit de schriftelijke vragenronde verder uitgediept of toegelicht moeten worden.

Behandeld door Bijlage(n) Documentnr.

: Mevr. Joyce Kutten - Korpershoek : Geen Ons kenmerk

:/

BIJLAGE 2 PLANNINGSOVERZICHT Week 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1

Dag 1 Maandag 2 Dinsdag 3 Woensdag 4 Donderdag 5 Vrijdag 6 Zaterdag 7 Zondag 1 Maandag 2 Dinsdag 3 Woensdag 4 Donderdag

1 1 1 2 2 2

5 Vrijdag 6 Zaterdag 7 Zondag 1 Maandag 2 Dinsdag 3 Woensdag

2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 0 0 0 0 0 0 0

4 Donderdag 5 Vrijdag 6 Zaterdag 7 Zondag 1 Maandag 2 Dinsdag 3 Woensdag 4 Donderdag 5 Vrijdag 6 Zaterdag 7 Zondag 1 Maandag 2 Dinsdag 3 Woensdag 4 Donderdag 5 Vrijdag 6 Zaterdag 7 Zondag 1 Maandag 2 Dinsdag 3 Woensdag 4 Donderdag 5 Vrijdag 6 Zaterdag 7 Zondag

Onderwerp Presidiumvergadering

(met agendacommissie) nieuwe cyclus

Publiceren agenda ’s en vergaderdocumenten

door de griffie

Ruimte vooreen Buitengewone Raadsbijeenkomst (BRB) (Niet gerelateerd Ruimte vooreen Buitengewone RaadsBijeenkomst (BRB) (Niet gerelateerd

aan de agenda) aan de agenda)

10.00 uurDeadline inleveren schriftelijke vragen beeldvormende fase door een ieder 14.00 uurUitzetten schriftelijke vragen in de organisatie door de griffie

Ruimte vooreen Buitengewone Raadsbijeenkomst (BRB) (Gerelateerd aan de agenda) Ruimte vooreen Buitengewone RaadsBijeenkomst (BRB) (Gerelateerd aan de agenda) 10.00 uurDeadline inleveren schriftelijke antwoorden door de ambtelijke organisatie 14.00 uurPubliceren schriftelijke antwoordendoor de griffie

Raadsdialoog fysiek in het Huis van de burger Raadsdialoog fysiek in het Huis van de burger Overleg

tussen de voorzitter van de raad en de twee dialoogvoorzitters

Raadsvergadering

fysiek in het Huis van de burger

Agendacommissie nieuwe cyclus