20210713 09d Accountantsverslag Gemeente Eijsden-Margraten 2020.pdf
Tekst van het document
Accountantsverslag controle 2020 Gemeente Eijsden-Margraten
Gemeente Eijsden-Margraten juli 2021
Gemeente Eijsden-Margraten T.a.v. de gemeenteraad Amerikaplein 1 6269 DA Margraten
’s-Hertogenbosch, 13 juli 2021 Referentie: A00652/002/EK/hv
Accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 Geachte raad, Met genoegen presenteren wij u ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 van Gemeente Eijsden-Margraten. Onze controle is uitgevoerd conform onze opdrachtbevestiging van 14 oktober 2020 met kenmerk A00652/002/EK/ED/hv. Dit verslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening van Gemeente Eijsden-Margraten. De conceptversies van dit verslag zijn besproken met de ambtelijke organisatie en uw Commissie P&C.
Wij danken u voor het vertrouwen dat u het afgelopen jaar in ons als uw externe accountant heeft gesteld. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de medewerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Ondanks dat we vanwege de omstandigheden de controle wederom op afstand hebben moeten verrichten, zijn wij van mening dat we vanwege de goede samenwerking met elkaar toch tot een gedegen controle zijn gekomen. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Ons accountantsverslag bestaat uit vier hoofdstukken. In hoofdstuk 1 zijn de belangrijkste waarnemingen en overwegingen opgenomen naar aanleiding van onze controle. In hoofdstuk 2 rapporteren wij over onze bevindingen ten aanzien van de WNT en SiSa. In hoofdstuk 3 geven wij onze visie over de kwaliteit van uw interne beheersing. Hoofdstuk 4 betreft de bijlage met daarin opgenomen de opvolging van de interim-bevindingen.
Met vriendelijke groet, Q-Concepts Accountancy B.V.
drs. E.E.T.M. Kalnenek RA
Inhoudsopgave 1.
De jaarrekening geeft een getrouw en rechtmatig beeld
4
De jaarrekeningcontrole is afgerond. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid
4
Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden resteren geen ongecorrigeerde fouten en onzekerheden
4
U houdt grip op de verantwoording in het kader van het Sociaal Domein – bestedingen Jeugd, WMO en PGB’s zijn rechtmatig verantwoording in de jaarrekening 4
De verplichte beleidsindicatoren zijn juist verantwoord in de programmarekening
6
Het overzicht baten en lasten per taakveld is consistent met het overzicht baten en lasten in de jaarrekening
6
Over de effecten van COVID-19 is verantwoording afgelegd in de jaarstukken
6
Geen aanwijzingen van materiële fraude tijdens onze controle geconstateerd
7
Q-Concepts Accountancy heeft onafhankelijkheid tijdens controle gewaarborgd
7
2.
8
Overige bevindingen
De WNT-verantwoording 2020 voldoet aan de eraan gestelde eisen
8
Geen fouten of onzekerheden geconstateerd in de SiSa-verantwoording
9
5
3.
10
Het BBV en het door de raad vastgestelde normenkader worden nageleefd
5
Onze visie op uw interne beheersing
10
Het begrotingscriterium is nageleefd
5
Opvolging bevindingen 2020 en voorgaande jaren
10
De door Gemeente Eijsden-Margraten gemaakte schattingen in de jaarrekening zijn aanvaardbaar 5
4.
11
Financiële kengetallen zijn toereikend toegelicht
Bijlage 1: Status bevindingen en aanbevelingen voorgaande jaren
Beperkte onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de WMO
4
Beperkte onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de Jeugd-bestedingen
4
Onze controleverschillen samengevat
6
Onze visie op uw interne beheersing
Bijlage A – opvolging interim-bevindingen
11
Pagina 3 van 15
1.
De jaarrekening geeft een getrouw en rechtmatig beeld
De jaarrekeningcontrole is afgerond. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid De controle van de jaarrekening 2020 van Gemeente Eijsden-Margraten is afgerond. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij een goedkeurende verklaring verstrekt ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Deze controleverklaring is gedateerd op 13 juli 2021, de dag dat de jaarrekening wordt goedgekeurd door de gemeenteraad. Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden resteren geen ongecorrigeerde fouten en onzekerheden De tijdens de controle 2020 gehanteerde controletolerantie voor fouten bedraagt € 695.000 en voor onzekerheden € 2.085.000. De controletolerantie is berekend op basis van 1% (voor fouten) c.q. 3% (voor onzekerheden) van de totale lasten inclusief dotatie aan de reserves conform de jaarrekening 2020. Onze rapporteringstolerantie bedraagt € 65.500. Bijbehorende kerncijfers (x € 1.000) van de jaarrekening betreffen: (x €1.000) Balanstotaal Eigen vermogen Totale lasten (incl. dotaties aan reserves) Resultaat
2020 108.802 19.718 66.009
2019 105.359 19.431 59.504
580
-1.295
Ongecorrigeerde verschillen Uit onze controlewerkzaamheden op de rechtmatigheid van de (Europese) aanbestedingen zijn een tweetal onrechtmatigheden naar voren gekomen. Wij stellen vast dat er voor een bedrag van € 136.000 aan onrechtmatige inkopen (niet in lijn met Europese aanbestedingsregels) hebben plaatsgevonden. Deze hebben betrekking op veegwerkzaamheden en externe inhuur. Wij hebben deze bedragen opgenomen in ons overzicht van controleverschillen. Daarnaast hebben wij, net al vorig jaar, enkele beperkte onzekerheden geconstateerd naar aanleiding van onze controle van het Sociaal Domein. Hiervoor verwijzen wij naar de volgende paragrafen.
Gecorrigeerde verschillen Tijdens onze controle is, naast enkele tekstuele aanpassingen en herrubriceringen, geen sprake geweest van cijfermatige correcties met een impact op het resultaat. U houdt grip op de verantwoording in het kader van het Sociaal Domein – bestedingen Jeugd, WMO en PGB’s zijn rechtmatig verantwoording in de jaarrekening U heeft, net als over 2019, bijzondere aandacht besteed aan de verantwoording van de bestedingen in het kader van het Sociaal Domein. De door u verrichte werkzaamheden in dit kader leiden ertoe dat wij geen fouten of onzekerheden rapporteren ten aanzien van de verantwoorde bestedingen binnen het Sociaal Domein. Hieronder hebben wij een opsomming van de werkzaamheden opgenomen en onze conclusies daarbij.
Beperkte onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de WMO De controlemix ten aanzien van de WMO-bestedingen bestonden uit procesgerichte en gegevensgerichte werkzaamheden, te weten: • Interne controlewerkzaamheden op clientdossiers ter bepaling van het recht op zorg, de juistheid van de kosten alsmede het aspect feitelijke levering van zorg; • Aansluiting verantwoorde WMO-bestedingen in financiële administratie met de subadministratie en de bestedingen volgens de opgave van ZorgLokaal; • Aansluiting van de financiële administratie met productieverantwoordingen / controleverklaringen van individuele WMO zorgaanbieders begeleiding en hulp bij het huishouden. Deze werkzaamheden leveren een onzekerheid op van € 253.000. Dit betreffen bestedingen door zorgaanbieders waar geen controleverklaring bij de productieverantwoording was bijgevoegd. Dit betroffen allen aanbieders met een totale ‘productie’ lager dan € 300.000, waarvoor door centrumgemeente Maastricht geen controleverklaring bij de productieverantwoording vereist is. Dit bedrag nemen wij mee in onze analyse van fouten en onzekerheden. Beperkte onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de Jeugd-bestedingen Onze werkzaamheden met betrekking tot de verantwoorde Jeugd-bestedingen bestonden louter uit gegevensgerichte werkzaamheden, te weten: • Review van de werkzaamheden van Deloitte m.b.t.
de Jeugd-verantwoording Zuid-Limburg. Deze werkzaamheden zijn gebaseerd op het Controleprotocol centrumregeling Jeugdzorg Zuid-Limburg en onze controle-instructies die wij in dit kader aan Deloitte hebben verstuurd; • Aansluiting maken tussen de financiële administratie en productieverantwoordingen, voorzien van controleverklaringen dan wel bestuursverklaringen van individuele Jeugdzorgaanbieders. Deze werkzaamheden leveren een onzekerheid op van € 179.000. Dit betreffen Pagina 4 van 15
bestedingen door zorgaanbieders waar geen controleverklaring bij de productieverantwoording was bijgevoegd. Dit betroffen allen aanbieders met een totale ‘productie’ lager dan € 300.000, waarvoor door centrumgemeente Maastricht geen controleverklaring bij de productieverantwoording vereist is. Dit bedrag nemen wij mee in onze analyse van fouten en onzekerheden. Wij merken op dat Gemeente Eijsden-Margraten voldoende maatregelen heeft ingericht om de feitelijke levering van zorg vast te stellen, zoals contractgesprekken met zorgaanbieders en het evalueren van ervaringen en signalen van cliënten. Deze zijn echter nog niet voldoende zichtbaar gebleken. Geen fouten en onzekerheden meer ten aanzien van de verantwoorde PGB lasten Wij hebben kennis genomen van de verantwoordingen van de SVB inzake de zogenaamde “Trekkingsrechten PGB” (WMO en Jeugdwet). Hierin doet de SVB een uitspraak over de bevindingen van de auditdienst van de SVB ten aanzien van de fouten in de verrichte controles rondom de PGB’s. Door de SVB zijn slechts beperkte fouten geconstateerd. Net als in 2019 gebleken dat gemeenten en hun accountants kunnen steunen op deze verantwoordingen van de SVB. Onze controleverschillen samengevat Vanuit deze controleverschillen kunnen wij het volgende totaaloverzicht samenstellen: Aard van de fout / onzekerheid
Financiële omvang fout / onzekerheid
Onrechtmatige aanbestedingen (Fout)
€ 136.000
Totaal fouten
€ 136.000
WMO-bestedingen (Onzekerheid)
€ 253.000
Jeugd-bestedingen (Onzekerheid)
€ 179.000
Totaal onzekerheden
€ 432.000
Rechtmatigheid en/of getrouwheid Rechtmatigheid Controletolerantie fouten € 695.000 Rechtmatigheid Rechtmatigheid Controletolerantie onzekerheden € 2.085.000
Het BBV en het door de raad vastgestelde normenkader worden nageleefd De jaarrekening is opgesteld door Gemeente Eijsden-Margraten in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld. Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die u heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2020 toereikend zijn. In het BBV is niet voorgeschreven dat in de jaarrekening ook de vergelijkende cijfers over voorgaande jaar moeten worden opgenomen. U neemt wel vrijwillig de vergelijkende cijfers over 2019 op in het overzicht baten en lasten. Naar ons inzicht verhoogt ook dit de vergelijkbaarheid en leesbaarheid van de jaarrekening. Daarnaast concluderen wij dat Gemeente Eijsden-Margraten het door de gemeenteraad goedgekeurde normenkader 2020 heeft nageleefd. Het begrotingscriterium is nageleefd Het begrotingscriterium wordt nader uitgewerkt in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO).
Hierin wordt gesteld dat begrotingsoverschrijdingen in principe altijd onrechtmatig zijn, maar dat deze niet altijd meegenomen dienen te worden in het oordeel van de accountant. Dit geldt bijvoorbeeld voor de overschrijdingen die passen binnen het bestaand beleid, kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct eraan gerelateerde opbrengsten en overschrijdingen bij openeinderegelingen. In de jaarrekening wordt in het hoofdstuk “Rechtmatigheid” een verklaring opgenomen voor die programma’s waar een begrotingsoverschrijding is gerealiseerd. Net als gemeente Eijsden-Margraten in dit hoofdstuk concluderen ook wij dat er geen sprake is van begrotingsonrechtmatigheden met een impact op ons oordeel. Het begrotingscriterium is nageleefd door gemeente Eijsden-Margraten. De door Gemeente Eijsden-Margraten gemaakte schattingen in de jaarrekening zijn aanvaardbaar Bij het opstellen van de jaarrekening dient het college belangrijke schattingen aangaande de verslaggeving toe te passen en toe te lichten. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2020 beoordeeld en hebben geconcludeerd dat deze zijn gebaseerd op consistente toepassing van uitgangspunten en aannames. Pagina 5 van 15
De onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende motivering, waarbij de aanvaardbare bandbreedte, gebaseerd op materialiteitsoverwegingen er als volgt uit ziet:
=controleverschil Belangrijkste schattingen
Waardering en afschrijvingen materiele vaste activa
Vastgoed
=voorzichtig Oordeel
= evenwichtig
= optimistisch
=aandachtspunten
Toelichting en argumentatie
Aan de wijze van afschrijven op materiele vaste activa ligt het activabeleid van de gemeente ten grondslag. De gehanteerde afschrijvingspercentages blijken uit de grondslagen van de jaarrekening. De gehanteerde afschrijvingspercentages zijn afgestemd op de economische levensduur van de materiele vaste activa en daarmee aanvaardbaar. Er zijn daarnaast geen indicaties op bijzondere waardevermindering van materiele vaste activa. De waardering van het vastgoed hebben wij getoetst aan de notitie Waardering vastgoed van de Commissie BBV. Op basis hiervan hebben wij ons gericht op die aspecten die volgens deze notitie de waardering van vastgoed sterk beïnvloeden, namelijk: vastgoed bestemd voor verkoop, leegstand en vastgoed met een wijziging van maatschappelijke naar een bedrijfseconomische functie. Wij hebben hieromtrent geen uitzonderingen geconstateerd.
Waardering financiële vaste activa
In 2020 hebben wij geen indicaties dat er sprake zou zijn van een mogelijke bijzondere waardevermindering. Leningen worden conform de hieronder liggende contractuele afspraken afgelost.
Waardering debiteuren
Debiteuren zijn juist gewaardeerd in de jaarrekening. De omvang van de voorzieningen voor oninbaar geachte debiteuren is op een consistente wijze bepaald.
Grondexploitaties
Voorzieningen
Aan de voorzieningen liggen actuele beheerplannen aan ten grondslag. De voorziening “pensioenen voormalige wethouders” ultimo 2020 is daarnaast onderbouwd met actuele actuariële berekeningen die zijn gemaakt door een externe serviceorganisatie.
Bij het actualiseren van de grondexploitaties worden door het college schattingen gemaakt met betrekking tot variabelen als de gehanteerde rekenrente, inflatie, wijziging in begrote kosten en opbrengsten, programmering en de waardering. Tijdens onze controle hebben wij geconstateerd dat de schattingen van deze uitgangspunten evenwichtig zijn gevormd.
Financiële kengetallen zijn toereikend toegelicht We hebben vastgesteld dat de financiële kengetallen ‘Netto schuldquote’, ‘Solvabiliteitsratio’, ‘Structurele exploitatieruimte’, ‘Grondexploitaties’ en ‘Belastingcapaciteit’ juist zijn toegelicht in de jaarrekening, overeenkomstig de Ministeriële Regeling Kengetallen van het Ministerie van BZK. De verplichte beleidsindicatoren zijn juist verantwoord in de programmarekening Vanaf boekjaar 2017 dient elke gemeente de realisatie van de door het Rijk geformuleerde Beleidsindicatoren, conform de Regeling Beleidsindicatoren, toe te lichten in de jaarrekening. De accountant dient ten minste de deugdelijke totstandkoming van deze indicatoren vast te stellen. Gemeente Eijsden-Margraten heeft ervoor gekozen om zowel de verplichte beleidsindicatoren als eigen indicatoren op te nemen in de begroting en de jaarstukken 2020. Deze eigen indicatoren worden in uw jaarrekening ‘effect- of prestatie-indicatoren’ genoemd. Naar aanleiding van verrichte werkzaamheden concluderen dat de verplichte beleidsindicatoren juist zijn verantwoord in de jaarrekening 2020 van Gemeente Eijsden-Margraten. Het overzicht baten en lasten per taakveld is consistent met het overzicht baten en lasten in de jaarrekening Het overzicht baten en lasten taakvelden is opgenomen als bijlage bij de jaarrekening. Dit is een verplichting vanaf 2017.
Het format voldoet aan het voorgeschreven format. Het overzicht baten en lasten is juist weergegeven in de jaarrekening. Over de effecten van COVID-19 is verantwoording afgelegd in de jaarstukken Overheden maken extra kosten voor de bestrijding van de gevolgen van het coronavirus (COVID-19). Primair zijn de acties en maatregelen van gemeenten gericht op het tegengaan van de verspreiding van het COVID-19 virus. Daarnaast is er veel aandacht voor de bestrijding van de economische en maatschappelijke gevolgen in de vorm van ondersteuning aan huishoudens (inkomensondersteuning), bedrijven (uitstel belastingen) en maatschappelijke instellingen (kwijtschelding huur, subsidie).
Pagina 6 van 15
Op 26 februari 2021 heeft de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (BADO) de Notitie “Effecten en risico’s voor decentrale overheden naar de jaarrekening 2020” gepubliceerd, waarin aandacht wordt gevraagd voor de verantwoording van COVID-19 effecten in de jaarrekening. Gemeente Eijsden-Margraten heeft de effecten van COVID-19 in beeld en hierover verantwoording afgelegd in de diverse programma’s, daar waar van toepassing. Gemeente Eijsden-Margraten heeft geen aparte COVID-19 paragraaf in de jaarstukken opgenomen. Naar onze mening zijn de effecten in voldoende mate uitgewerkt in de programma’s. Geen aanwijzingen van materiële fraude tijdens onze controle geconstateerd De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude en onregelmatigheden berust bij het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Eijsden-Margraten. In haar toezichthoudende rol is de gemeenteraad er verantwoordelijk voor dat het college van burgemeester en wethouders adequate procedures volgt en dat passende maatregelen worden genomen als dat nodig is. Als uw accountant hebben we de verantwoordelijkheid om frauderisico’s te identificeren, voor zover deze risico's tot een materiële fout in de jaarrekening kunnen leiden. Wij hebben geen concrete aanwijzingen van materiële fraude geconstateerd tijdens de controle met betrekking tot boekjaar 2020.
Daarnaast heeft u aan ons geen melding gemaakt van door u geconstateerde fraudegevallen. Q-Concepts Accountancy heeft onafhankelijkheid tijdens controle gewaarborgd Conform onze beroeps- en gedragsregels dient een accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden onafhankelijk te zijn van zijn cliënt. Deze regels hebben zowel betrekking op de soort dienstverlening als de persoon die de dienstverlening uitvoert. De regels zijn daarnaast afhankelijk van de omvang en de soort klant. Q-Concepts heeft deze regels ook geïncorporeerd in haar beleid en bedrijfsvoering. Wij hebben gedurende het jaar geen onafhankelijkheidsissues geconstateerd en bevestigen dat we deze onafhankelijkheidsvereisten hebben nageleefd. Wij hebben meer uren besteed aan de jaarrekeningcontrole 2020 van Gemeente Eijsden-Margraten dan de begrote 350 uur. De belangrijkste reden hiervoor betreft de tijdsbesteding ten aanzien van de aanvullende SiSa-regeling in 2020, alsmede en waaronder ook de Tozoregeling, alsook de gefaseerde aanpak van de controle. Ondanks de overschrijding constateren we dat we, mede door de goede samenwerking met de ambtelijke organisatie, een aanzienlijk besparing hebben kunnen realiseren ten opzichte van onze tijdsbesteding met betrekking tot de jaarrekeningcontrole 2019. Pagina 7 van 15
2.
Overige bevindingen
De WNT-verantwoording 2020 voldoet aan de eraan gestelde eisen Op 22 juni 2020 is de ‘’Regeling Controleprotocol WNT 2020’’ in de Staatscourant gepubliceerd. Het controleprotocol 2020 is ten opzichte van het controleprotocol 2019 op enkele punten gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen betreffen: • Het generieke bezoldigingsmaximum is verhoogd naar € 201.000 (2019: € 194.000). In 2021 zal het bezoldigingsmaximum overigens € 209.000 bedragen; • Voor 2020 gelden voor externe topfunctionarissen hogere maxima dan voor 2019. De maxima per maand waarin is gewerkt zijn: • Voor de eerste zes maanden: € 26.800 (2019: € 25.900); • Voor de tweede zes maanden: € 20.300 (2019: € 19.600); • Met een maximum van € 193 (2019: € 187) per uur. Er wordt een gemiddelde uur norm tussen € 193 en € 187 berekend indien de periode betrekking heeft op zowel 2019 als 2020. • Voor topfunctionarissen met samenloop van werkzaamheden bij een WNT instelling en bij een gelieerde rechtspersoon of een andere WNT instelling, dienen voortaan de WNT gegevens die op de samenloop betrekking hebben openbaar te worden gemaakt. • Daarnaast dienen, als een topfunctionaris geen dienstbetrekking heeft, gedurende de eerste twaalf kalendermaanden de gewerkte uren van de betreffende topfunctionaris openbaar te worden gemaakt.
•
•
Een andere functionaris, niet zijnde topfunctionaris, controleert ten minste een maal per jaar of de werkelijke bezoldiging/ontslagvergoeding van de topfunctionarissen in overeenstemming is met de overeengekomen afspraken en de van toepassing zijnde maxima; De instelling beschikt per topfunctionaris over een overzicht van gedane betalingen aan de ontvangsten van deze functionaris gedurende het kalenderjaar, zowel via de salarisadministratie als anderzijds (bijvoorbeeld via de crediteurenadministratie).
We hebben geconstateerd dat Gemeente Eijsden-Margraten deze interne beheersingsmaatregelen deels heeft geïmplementeerd.
Bovengenoemde wijzigingen hebben een beperkte impact op Gemeente EijsdenMargraten gehad. Op basis van de controle van de WNT-verantwoording concluderen wij dat de WNTverantwoording 2020 van Gemeente Eijsden-Margraten, zoals deze is opgenomen in de jaarrekening 2020, voldoet aan de eraan te stellen eisen. Conform het Controleprotocol WNT dient de gemeente een interne beheersingsmaatregelen te hebben geïmplementeerd die de naleving van de WNT waarborgen, waaronder: • Een aantoonbare controle door de gemeente instellingen of (nieuwe) contracten met topfunctionarissen voldoen aan de WNT en passen binnen de van toepassing zijnde bezoldigingsmaxima; • Bij ontslagvergoedingen of afvloeiingsregelingen een aantoonbare controle door de instelling of deze voldoet aan de WNT en past binnen het van toepassing zijnde bezoldigingsmaximum;
Pagina 8 van 15
Geen fouten of onzekerheden geconstateerd in de SiSa-verantwoording Wij hebben de SiSa-verantwoording gecontroleerd met inachtneming van de specifieke instructies die door de Rijksoverheid zijn vastgelegd in de “Nota verwachtingen accountantscontrole 2020”. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (“Bado”) gelden voor de SiSa andere, zwaardere rapporteringstoleranties dan u als raad in uw controleprotocol hebt opgenomen. Dit stelt ministeries in staat om de toegekende specifieke uitkeringen vast te kunnen stellen. Wij hebben bij onze controle van de SiSa-verantwoording bij de jaarrekening 2020 geen fouten of onzekerheden geconstateerd. Hieronder hebben wij onze bevindingentabel opgenomen.
Naam specifieke uitkering Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 D8 (OAB) Regeling stimulering verkeersmaatregelen E20 2020-2021 Regeling specifieke uitkering circulaire E21 ambachtscentra 2020-2022 Brede doeluitkering verkeer en vervoer (SiSa E27B tussen medeoverheden) Regeling specifieke uitkering Extern Advies F9 Warmtetransitie Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 G2 Participatiewet_gemeentedeel 2020 Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 G3 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen_gemeentedeel 2020 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig G4 ondernemers (Tozo)_ gemeentedeel 2020 Regeling specifieke uitkering stimulering H4 sport (SPUK Sport) Specifieke uitkering voor lokale H8 sportakkoorden (Regeling Sportakkoord) B1
Fout / Onzekerheid
Financiële omvang fout / onzekerheid
Toelichting
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t.
€0
n.v.t.
n.v.t.
€0
n.v.t.
n.v.t.
€0
n.v.t.
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t
€0
n.v.t
Pagina 9 van 15
3.
Onze visie op uw interne beheersing
Onze visie op uw interne beheersing Wij zijn van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing voldoende is ingericht om een getrouwe en rechtmatige jaarrekening te kunnen bewerkstelligen. U heeft voldoende interne beheersingsmaatregelen in de processen (in de lijn) ingericht om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen. We merken op dat uw VIC-functie werkzaamheden gedegen uitvoert, conform de voorhanden zijnde werkplannen. De mate waarin we gebruik maken van deze VICwerkzaamheden conform de BADO-notitie varieert per gecontroleerd proces. Veelal is de VIC-functie een instrument om de aanlevering van stukken aan de accountant te verbeteren (variant 1 van de BADO-notitie) of een onderdeel van het intern beheersingskader om toezicht te houden op de uitvoering van interne beheersingsmaatregelen (variant 2 van de BADO-notitie).
Opvolging bevindingen 2020 en voorgaande jaren In voorgaande rapportages (managementletter en accountantsverslag) hebben wij diverse bevindingen en aanbevelingen aan u gerapporteerd. Deze aanbevelingen worden door u samengevat in een tabel, waarbij u nauwlettend de status van de opvolging ervan rapporteert. Hierdoor houdt u als organisatie grip op de aanbevelingen van de accountant. In voorgaande rapportages (managementletters en accountantsverslagen) hebben wij bevindingen en aanbevelingen aan u gerapporteerd. Van de 18 processen/onderwerpen waarbij vorig jaar bevindingen zijn geconstateerd, heeft u per heden van 7 processen/onderwerpen de bevindingen opgevolgd. Met de overige aanbevelingen is gestart met de opvolging ervan. Wij verwijzen naar bijlage A in hoofdstuk 4 voor de gedetailleerde status van de openstaande bevindingen en aanbevelingen.
In onze managementletter 2020 hebben wij enkele handreikingen gegeven om uw VICfunctie nog effectiever te maken. Wij merken op dat deze handreikingen voortvarend worden opgepakt. We merken op dat we niet bij alle processen steunen op interne beheersingsmaatregelen dan wel de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. Enkele processen bevatten namelijk onvoldoende zichtbare interne beheersingsmaatregelen om als accountant (en VIC-functie) op te kunnen steunen. Het gevolg hiervan is dat de aan de processen ten grondslag liggende stromen primair gegevensgericht worden gecontroleerd door de VIC-functie en de accountant. Ook kan het zo zijn dat het gewoonweg efficiënter is om bepaalde stromen gegevensgericht te controleren.
Pagina 10 van 15
4. Bijlage A – opvolging interimbevindingen
Inkopen en betalingen
Bijlage 1: Status bevindingen en aanbevelingen voorgaande jaren Legenda:
Open
→
Opgevolgd
ML: managementletter ACV: accountantsverslag Aspect
Bevinding en opvolging
Controle rechtmatigheid aanbestedingen
Bevinding/aanbeveling ML 2020 De werkzaamheden rondom aanbestedingen zijn belangrijk met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording. Wij signaleren enkele aandachtspunten. Wij adviseren u zorg te dragen dat deze controle tijdig en overeenkomstig de SDO-notitie “Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid” wordt uitgevoerd. Daarnaast adviseren wij u om, mede gezien de complexiteit, een 4-ogen principe toe te passen bij deze controle. Als laatste bevelen wij aan om deze inkoopanalyse ten minste tweemaal per jaar uit te voeren.
Bevinding ML 2020 Wij bevelen aan om de omvang van de interne controlewerkzaamheden met betrekking tot de inkopen en betalingen uit te breiden. Opvolging De noodzakelijke werkzaamheden zijn ten tijde van de jaarrekeningcontrole opgeleverd. We zullen de interne controlewerkzaamheden tevens toetsen tijdens de interimcontrole 2021.
Subsidieverstrekkingen
Bevinding ML 2020 Wij hebben geconstateerd dat de VIC-functie enkel een deelwaarneming uitgevoerd heeft ten aanzien van subsidieverstrekkingen aan niet-professionele instellingen. Dit betreft slechts een deel van de totale subsidiestroom. Wij adviseren u om ook de subsidieverstrekkingen aan professionele instellingen mee te nemen tijdens de VIC-werkzaamheden. Opvolging De noodzakelijke werkzaamheden zijn uitgevoerd ten tijde van de jaarrekeningcontrole. Voor de controle-aanpak 2021 bevelen wij aan om de aanpak nogmaals tegen het licht te houden om ervoor zorg te dragen dat de subsidieverstrekkingen, bijdragen aan verbonden partijen en overige bijdragen in voldoende mate geraakt worden in de controleaanpak.
Opvolging We merken op dat onze aanbevelingen zijn opgepakt, getuige de aan ons aangeleverde spend analyse over de jaren 2017 tot en met 2020.
Pagina 11 van 15
IT – Toekennen en beheren van rechten
Bevinding/aanbeveling ACV 2019 Het proces met betrekking tot het toekennen en intrekken van rechten in applicaties, waaronder Key2Financiën, verloopt via registratie in het Join Zaaksysteem. Wij hebben hierbij geconstateerd dat de toekenning van rechten in Key2Financiën impliciet plaatsvindt, hoewel mutaties door de functioneel applicatiebeheerder in fysieke ordners worden bijgehouden. Om het risico op foutief toegekende rechten te beperken, bevelen wij aan om hier periodiek een controle op uit te laten voeren. Opvolging Dit proces is gedigitaliseerd. De Financieel Adviseurs hebben periodiek overleg met de respectievelijke afdelingshoofden. Voor zover er mutaties in werkzaamheden en/of functie zijn van individuele medewerkers is dit grond om eerder toegekende rechten te evalueren. Zolang functies niet veranderen is er ook géén mutatie in rechten en/of bevoegdheden qua Euro's.
IT - Toegang tot K2F
Bevinding/aanbeveling ACV 2019 Toegang tot Key2Financiën verloopt op basis van de Windows gebruikersnaam. Het wachtwoord wordt initieel aangemaakt door de functioneel beheerder, maar wij hebben begrepen dat een gebruiker niet is verplicht om het wachtwoord daarna periodiek te wijzigen. Wij bevelen aan om het wachtwoord in Key2Financiën periodiek verplicht te laten wijzigen. Hierbij kan bijvoorbeeld worden aangesloten bij de verlooptijd van 60 dagen, zoals ingericht op de Windows-omgeving. Opvolging Bovenstaande aanbeveling is opgevolgd. Het wachtwoord dient na 30 dagen gewijzigd te worden. Op het moment dat hieraan geen gehoor wordt gegeven, kan geen toegang meer worden verkregen tot het systeem.
IT - Risicoanalyse
Bevinding/aanbeveling ACV 2019 Wij hebben begrepen dat een ICT risicoanalyse volgens de interne richtlijnen iedere drie jaar moet plaatsvinden. Gezien de overgang naar de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zal de analyse in 2020 opnieuw organisatie-breed worden uitgevoerd. Gezien het toenemende belang om de weerbaarheid tegen (nieuwe) cyberrisico's te verhogen, bevelen wij aan om een ICT risicoanalyse toekomstgericht jaarlijks uit te gaan voeren. Opvolging Bovenstaande aanbeveling is nog onderhanden als gevolg van de overgang naar BIO.
Algemeen - VIC
Bevinding/aanbeveling ACV 2019 Wij bevelen aan om bij het uitvoeren van de VIC-werkzaamheden een expliciete koppeling te leggen met de financiële standen en stromen waarop deze werkzaamheden betrekking hebben. Zo kunnen we gezamenlijk beter bepalen wat na het uitvoeren van de interim-controle het restrisico van deze financiële standen en stromen is ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Opvolging Wij hebben tijdens de interim-controle 2020 een financieel overzicht ontvangen waarin een verdeling is opgenomen naar de verschillende stromen waarop de VIC-functie werkzaamheden heeft uitgevoerd. Opgemerkt dient te worden dat de financiële totalen niet geheel aansloten. Bijvoorbeeld bij het proces subsidieverstrekkingen zijn kosten meegenomen waarop de VICfunctie geen werkzaamheden heeft uitgevoerd in het kader van dat proces. Bij de jaareindecontrole werken wij met een zogenaamd “scoping bestand” dat een goede basis vormt voor onze controle-aanpak. Wij bevelen aan om dit bestand ook de basis te laten vormen voor de door de VIC te controleren processen.
Opgemerkt dient te worden dat de IT-audit wordt uitgevoerd op 5 januari 2021. De opvolging van onze bevinding/aanbeveling is door de externe accountant besproken met de concerncontroller en financial controller tijdens de interim-controle 2020.
Pagina 12 van 15
VIC-functie
Bevinding/aanbeveling ACV 2019 - Afstemming blijven zoeken met de controlerend accountant over de aard en omvang van de te verrichten werkzaamheden. - Bij het uitvoeren van de VIC-werkzaamheden dient u een expliciete koppeling te leggen met de financiële standen en stromen waarop deze werkzaamheden betrekking hebben. - Stel per gecontroleerd proces een controlememorandum op met de conclusies en eventuele aanbevelingen. - IT is nog onderbelicht bij de VIC-werkzaamheden.
Aanbestedingen
Opvolging Zie aanbeveling 1 uit onze managementletter 2020 voor onze bevindingen ten aanzien van de controle van de aanbestedingen. Om doublures te voorkomen, hebben we deze aanbeveling aangemerkt als opgevolgd.
Opvolging Wij verwijzen naar hoofdstuk 3 voor onze visie op de ontwikkeling van de VIC-functie. Inkopen
Bevinding/aanbeveling ACV 2019 Wij hebben geconstateerd dat in de lijn geen consistente werkwijze wordt gehanteerd wanneer het gaat om onderbouwen en archiveren van prestatieverklaringen. Teneinde te kunnen steunen op de werkzaamheden van de VIC-functie bevelen wij aan om duidelijke richtlijnen voor de prestatieverklaringen op te stellen. Wij begrijpen dat het documenteren hiervan tijdrovend is en als bureaucratisch wordt ervaren. Daarom streven wij naar zowel een effectieve als een efficiënte aanpak. Opvolging Wij hebben na onze interim-controle de onderliggende brondocumentatie ontvangen ten aanzien van de door de VICfunctie uitgevoerde deelwaarneming inkopen. Hieruit komen geen bevindingen naar voren. Wij bevelen aan om de controle op de prestatielevering standaard deel te laten uitmaken van de te verrichten interne controlewerkzaamheden.
Bevinding/aanbeveling ACV 2019 Ten aanzien van de controle op de rechtmatigheid van de (Europese) aanbestedingen constateren wij dat tijdens de start van de jaarrekeningcontrole niet alle noodzakelijke controlestappen volgens het werkprogramma waren doorlopen. Wij adviseren u dan ook om de controleslagen in uw controleplan 2020 voor de rechtmatigheid van de aanbestedingen op te nemen en na te leven.
Lonen en salarissen
Bevinding/aanbeveling ACV 2019 Wij hebben geconstateerd dat de VIC-functie werkzaamheden heeft verricht ten aanzien van de juistheid en autorisatie van personele mutaties. Teneinde te kunnen steunen op de werkzaamheden van de VIC-functie, bevelen wij aan om de geplande werkzaamheden voor 2020 uit te breiden qua deelwaarnemingen op de personele mutaties vanuit de mutatielijsten (zowel vast en variabel) zoals deze maandelijks worden opgesteld, waarbij de aantallen dienen aan te sluiten op onze controlemethodologie. Deze aantallen hebben wij reeds voor aanvang van de interim-controle met u gedeeld. Opvolging Voor 2020 hebben we gekozen voor een gegevensgerichte controleaanpak. Wij bevelen aan om bij de VIC-werkzaamheden over 2021 rekening te houden met onze aanbevelingen rondom de controle van de personele mutaties.
Pagina 13 van 15
Leges burgerzaken en omgevingsvergunningen
(burgerzaken)
(omgevingsvergunningen)
Sociaal Domein
Bevinding/aanbeveling ACV 2019 Wij bevelen aan om bij het uitvoeren van de VIC-werkzaamheden expliciet aandacht te besteden aan de (zichtbare) vastlegging op de controle van de juistheid van de tarieven in de subadministratie. Opvolging Wij hebben geconstateerd dat deze zichtbare vastlegging ten aanzien van de controle ingevoerde tarieven van leges burgerzaken nog niet heeft plaatsgevonden in 2020. Wij hebben besproken dat u deze controle alsnog uitvoert. De controle ingevoerde tarieven van leges omgevingsvergunningen is wel zichtbaar vastgelegd. Tijdens de jaareindecontrole hebben wij geen bevindingen geconstateerd ten aanzien van de leges burgerzaken dan wel omgevingsvergunningen. Bevinding/aanbeveling ACV 2019 Gemeente Eijsden-Margraten heeft ten behoeve van de jaarrekening 2019 bijzondere aandacht besteed aan de verantwoording van de bestedingen in het kader van het Sociaal Domein. De intern verrichte werkzaamheden in dit kader leidden ertoe dat wij enkele zeer beperkte fouten en onzekerheden hebben gerapporteerd ten aanzien van de verantwoorde bestedingen binnen het Sociaal Domein. Wij bevelen aan om ook tussentijds meer grip te krijgen op deze bestedingen.
Uitwerking normenkader in toetsingskader
Bevinding/aanbeveling ACV 2019 Het normenkader is niet is uitgewerkt in een toetsingskader. Wij bevelen u aan om ervoor zorg te dragen dat het normenkader volledig wordt uitgewerkt in een toetsingskader en dat jaarlijks wordt getoetst of aan de geldende wet- en regelgeving wordt voldaan. Dit is tevens van belang in het kader van de ontwikkeling om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. In het kader van de toekomstige rechtmatigheidsverantwoording is gemeente Eijsden-Margraten bezig om het pakket Key2Control te operationaliseren. Met dit pakket kunnen alle uit baselines en normenkaders voortkomende rechtmatigheidstoetselementen (beheersmaatregelen) geborgd worden alsook uit te voeren taken toegewezen worden aan medewerkers. Gemeente EijsdenMargraten doet dit stap voor stap. De aanbeveling wordt dus overgenomen. Opvolging De aanbeveling is onderhanden. Eind februari heeft de eerste kennissessie met betrekking tot Key2Control plaatsgevonden. De eerste beelden zijn positief. Na de zomer zal dit traject verder worden vormgegeven.
Opvolging Dashboards sociaal domein zijn klaar en worden maandelijks opgeleverd. Maandelijkse worden deze besproken in het BBU overleg en worden acties bepaald ter opvolging. Uit de jaarrekeningcontrole 2020 blijken eveneens beperkte bevindingen ten aanzien van het Sociaal Domein.
Pagina 14 van 15
Rechtmatigheidsverantwoording
Bevinding/aanbeveling ACV 2019 Gemeente Eijsden-Margraten heeft al voorbereidingen getroffen om vanaf 2021 hieraan te kunnen voldoen. De volgende aspecten zijn reeds opgepakt door de gemeente: - Bewustwording creëren ten aanzien van dit onderwerp; - Een eerste analyse uitgevoerd ten aanzien van de impact op de bedrijfsvoering en de verbijzonderde interne controlefunctie. - De auditcommissie, het college en de directie zijn geïnformeerd. - De organisatie heeft een stappenplan opgesteld op de komen tot een gedegen proces richting de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. De volgende aspecten dienen nog verder uitgewerkt te worden: - Bepalen reikwijdte en van toepassing zijnde normenkader; - Formele besluitvorming ten aanzien van de ambities aangaande de rechtmatigheidsverantwoording en het bepalen van de verantwoordingsgrens. Opvolging Gemeente Eijsden-Margraten bereidt zich voor op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Na de zomer zal dit traject verder worden vormgegeven. Overigens is recent bekend geworden dat de rechtmatigheidsverantwoording met een jaar is uitgesteld, waardoor de implementatie op z’n vroegst met ingang van 2022 wordt ingevoerd. 2021 zal hiermee nog steeds als ‘proefjaar’ dienen.
Verbijzonderde interne controle
Bevinding/aanbeveling ML/AC 2019 Gemeente Eijsden-Margraten beschikt nog niet over een periodieke rapportage van de Verbijzonderde Interne Controle functie. Opvolging De eerste VIC-rapportage is in het eerste kwartaal 2021 opgeleverd aan MO en de directie. Wij zullen de VIC-rapportages beoordelen in het kader van onze interim-controle 2021.
Pagina 15 van 15