20210713 09c Aanbiedingsbrief Accountantsverslag.docx

Aan de leden van de Gemeenteraad

Eijsden-Margraten:

8 juli 2021

Onderwerp:

Aanbieding accountantsverslag behorende bij de jaarrekeningcontrole 2020

Geachte heer/mevrouw, Middels deze brief bieden wij u het accountantsverslag van Q-concepts aan behorende bij de jaarrekening controle 2020. Ten tijde van de beeldvormende vergadering was de controle nog onderhanden. Inmiddels is de controle afgerond en gaat de accountant een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening 2020 verstrekken. In het verslag wordt melding gemaakt van het feit dat een tweetal onrechtmatigheden zijn geconstateerd. Hoewel deze binnen de grenzen van de tolerantie vallen hebben we gemeend hier een korte toelichting op te geven. Bevinding 1 T.a.v. de veegwerkzaamheden is geconstateerd dat het totaal van de inkopen aan veegwerkzaamheden van 2017 tm 2020 de Europese aanbestedingsgrens overschrijdt. Voor de jaarrekening van 2020 is hiermee een bedrag van € 59.000 gemoeid. Het betreft hier veegwerkzaamheden die in drie categorieën te verdelen zijn: reguliere veegbeurten, inzet bij calamiteiten en projectwerkzaamheden. Deze diensten zijn weggezet bij een lokale ondernemer zoals in het door de Raad vastgestelde Aanbestedingsbeleid 2016 opgenomen wens dat de gemeente zich als doel stelt om de regionale ondernemers meer kansen te bieden om mee te dingen in haar inkopen. Doordat vanuit meerdere opdrachtgevers binnen de afdeling opdrachten verstrekt zijn aan de lokale ondernemer overschrijdt het totaal de aanbestedingsgrens.

Verbeteractie bevinding 1 Per categorie veegwerkzaamheden zal een aparte raamovereenkomst gesloten gaan worden zodat aan de aanbestedingswetgeving wordt voldaan. Bevinding 2 T.a.v. externe inhuur van een interim afdelingshoofd is geconstateerd dat het totaal van de inhuur lasten over de jaren 2017 tm 2020 de Europese aanbestedingsregels overschrijdt. Voor de jaarrekening van 2020 is hiermee een bedrag van € 67.000 gemoeid. Het betreft de inhuur van een interim afdelingshoofd waarvan de opdracht meermaals is verlengd als gevolg van het niet tijdig op een “vaste” manier kunnen

1

invullen van de functie van afdelingshoofd. Daarmee is er gekozen voor continuïteit en kwaliteit van het interim afdelingshoofd. De opdracht is per 1 juni 2020 beëindigd. Verbeteractie bevinding 2 In samenwerking met HRM wordt iedere inhuuropdracht aan de voorkant beoordeeld en ingeschat qua duur en kosten zodat de juiste aanbestedingsvorm wort gehanteerd. Generieke verbeteractie Als voorbereiding op de rechtmatigheidsverklaring zullen wij het proces Inkoop en Aanbestedingen langs het vigerende normenkader leggen om te beoordelen of we procesmatig aan alle normen voldoen danwel nog aanvullende acties dienen te ondernemen.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Eijsden-Margraten, De gemeentesecretaris, De burgemeester,

Drs. M.A.G. Gerits

Drs. G.J.M. Cox

2