20210420 05a RV verbetervoorstel PC .docx

Aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel Onderwerp Verbetervoorstellen n.a.v. evaluatie P&C Beslispunt(en) Instemmen met 2 verbetervoorstellen n.a.v. de evaluatie van de P&C cyclus, te weten: 1. Procesvoorstel aanpak kadernota/uitgangspuntennotitie 2022 2. Aanpassing vorm van Burap 1 en van Burap 2.

Toelichting Aanleiding / motivering Afgelopen maanden is door de afdeling Financiën de P&C cyclus breed geëvalueerd met diverse gremia, zoals de Raad, commissie P&C, college en de ambtelijke organisatie. De belangrijkste uitkomsten waren: - Al 2 jaar geen vastgestelde kadernota, terwijl de Raad de kaders dient vast te stellen alvorens de begroting in te vullen. De Raad dient beter in positie te worden gebracht om haar kaderstellende rol te kunnen vervullen; - De bestuursrapportage bevat teveel tekst in de tabellen en kent te weinig informatiewaarde, de grote hoofdlijnen worden gemist; - De belasting voor de ambtelijke organisatie m.b.t. samenstelling van de producten is groot; - Het proces van beantwoording Raadsvragen is arbeidsintensief en kent geen centrale aansturing d.m.v. workflow; - De module Pepperflow is goed ontvangen, de stukken kunnen echter nog niet door de Raadsleden van annotaties worden voorzien en er kunnen geen vragen rechtstreeks gesteld worden door Raadsleden in de module. De uitkomsten van deze evaluatie geven aanleiding tot het doen van een drietal verbetervoorstellen, te weten de aanpak van de kadernota 2022, de inhoud van de Burap’s en het gebruik van de Raadsmodule van Pepperflow.

Voorstel 1 aanpak Kadernota/uitgangspuntennotitie 2022 Kader In de Financiële Verordening 2017 artikel 4, lid 1 is opgenomen dat: “Het college biedt jaarlijks voor het zomerreces een uitgangspuntennotitie aan de raad over de hoofdlijnen van het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming”.

1

Doelstelling Doelstelling van het verbetervoorstel voor de Kadernota/uitgangspunten notitie is dat de Raad beter in stelling wordt gebracht om de kaders voor de begroting 2022-2025 te bepalen. Door de Raad in een eerder stadium niet alleen inzicht te verschaffen maar ook ruimte te geven om keuzes te kunnen maken kan hij ziin haar kaderstellende rol beter vervullen. Wat gaan we hiervoor doen 1. We gaan conform de vastgestelde financiële verordening een uitgangspuntennotitie opstellen; 2. In de uitgangspuntennotitie worden hoofdlijnen van beleid vastgelegd alsmede de financiële kaders voor de begroting Hiertoe worden vanuit het College inzicht verschaft in beleidsmatige ontwikkelingen en prognoses van financiële ontwikkelingen. Daarnaast zullen op basis van beleidsmatige dilemma´s scenario´s worden aangeboden in de uitgangspuntennotitie die ruimte geven voor het maken van keuzes. Keuzes die betrekking hebben op het nemen van maatregelen gericht op consolideren, bezuinigen of investeren in een betreffend vraagstuk. Het debat over de keuzes c.q. uitgangspunten vindt daarmee niet in november plaats maar in juni. Om tenslotte tot vaststelling van een uitgangspuntennotitie in juli te komen die het vertrekpunt vormt voor de begroting Voor de procesaanpak van de uitgangspuntennotitie 2022 stellen wij voor om deze aanpak voor de komende 4 jaren te hanteren.

Waarbij de aanpak voor de uitgangspuntennotitie 2022 als een proefjaar wordt gezien en vervolgens deze aanpak voor de nieuwe Raadsperiode 4 jaar wordt gecontinueerd. Vorm De uitgangspuntennotitie zal in schriftelijke vorm worden opgesteld, vast te stellen door de Raad in de raadsvergadering van juli 2021. Inhoud van de notitie • Financiële analyse van het begrotingssaldo 2022: verwacht saldo 2022 in relatie tot ontwikkelingen herverdeling gemeentefonds, autonome ontwikkelingen, overige ontwikkelingen • Een hoofdstuk te wijden aan Corona: impact financieel en beleidsmatig en herstel • Vanuit de bestaande programmastructuur, welke geënt is op de prioritaire thema’s, zoals opgenomen in Begroting 2021-2024, wordt per programma ingegaan op: o Terugblik naar bevindingen burap en jaarrekening o Vooruitblik naar landelijke en lokale ontwikkelingen o Beschrijving van de prioritaire thema’s en dilemma’s binnen het programma. o Beschrijving van de uitgangspunten o Budget analyse en doorkijk naar potentiele vrij besteedbare ruimte/tekort o Keuze mogelijkheid/scenario’s: consolideren, bezuinigen of juist investeren? Wat verandert er t.o.v. het kadernotaproces 2021? In onderstaande tabel is weergegeven wat de veranderingen zijn t.o.v. de aanpak kadernotaproces 2021.

Aanpak was 1) RTB toelichting financiële situatie en noodzaak duurzame financiën 2) RTB uitleg keuzeopties besparingen 3) 3 fysieke sessies polsen bereidheid besparingsopties met de Raad 4) Schriftelijke terugkoppeling resultaten aan Raad 5) Aanbieden begroting 2021

Aanpak wordt 1) RTB 7 april toelichting financiële situatie 2) RTB 15 juni toelichting uitgangspunten en scenario’s uitgangspunten notitie 3) 28 juni beeldvormende vergadering vragen beantwoorden 4) Raadsvergadering 13 juli debat over keuzes en uitgangspunten, gevolgd door vaststellen door Raad van uitgangspunten notitie 5) Oktober aanbieden begroting 2022 waarin de uitgangspunten zijn verwerkt

* RTB=Raadsthemabijeenkomst 2

Tijdslijnen Toelichten van de uitgangspuntennotitie in de Raadsthemabijeenkomst van 15 juni 2021 Vragen beantwoorden in de beeldvormende Raadsvergadering van 28 juni 2021 Vaststellen van de uitgangspunten en scenario’s in de besluitvormende Raadsvergadering 13 juli 2021 Circulaires Algemene Uitkering In de kadernota/uitgangspunten notitie zullen de uitkomsten van de meicirculaire niet verwerkt worden. Circulaires zullen middels een separate notitie worden uitgewerkt en als appendix worden toegevoegd aan de burap´s. Concreet betekent dit voor de meicirculaire 2021 dat deze na ontvangst eind mei wordt uitgewerkt en uiterlijk voor de juli Raadsvergadering aan de Raad ter informatie wordt aangeboden. De uitkomsten van de meicirculaire worden dan expliciet toegevoegd aan de 1e burap. Zo ook geldt dit voor de septembercirculaire voor de 2e burap. Voorstel 2 Inhoud bestuursrapportages Kader In de Financiële Verordening 2017 artikel 6, lid 1 tm 3 is opgenomen dat: 1. Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar. 2. Het college biedt de bestuursrapportages aan de raad aan op de volgende tijdstippen: a. de eerste rapportage voor het zomerreces van de raad van het lopende begrotingsjaar; b. de tweede rapportage vóór 31 december van het lopende begrotingsjaar. 3.

De bestuursrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering, het bijstellen van het beleid en een overzicht met bijgestelde ramingen. Doelstelling Doelstelling van het verbetervoorstel voor de Burap´s, is om de informatiewaarde te verhogen. Door niet meer inhoudelijk op ieder afzonderlijk speerpunten te verantwoorden maar dat middels een hoofdtekst te doen waarin de algemene ontwikkelingen worden geschetst en vervolgens meer balans wordt gebracht in het verantwoorden rondom inhoudelijke en financiële afwijkingen. Voor de inhoud van de Bestuursrapportages 2021 stellen wij de volgende inhoudelijke aanpak voor: Inhoud van Burap 1  Voorstel en toelichting op financiële bijstellingen cf. de reeds gehanteerde A3 methodiek  Algemene voortgang op hoofdlijnen per programma  Specifieke toelichting op de “wat gaan we ervoor doen?” die niet op schema lopen Inhoud van Burap 2  Voorstel en toelichting op financiële bijstellingen  Voorstel en toelichting op budgetoverhevelingen Tijdslijnen Vaststellen Burap 1 in de besluitvormende Raadsvergadering van 13 juli 2021 Vaststellen Burap 2 in de besluitvormende Raadsvergadering van 14 december 2021 Tenslotte nog een aantal algemene punten Raadsmodule Pepperflow In 2021 is gestart met het digitaliseren van het P&C traject binnen Pepperflow. Dit zal verder worden gecontinueerd en doorontwikkeld.

In dat licht zal overgegaan worden tot het gebruik van de Raadsmodule van Pepperflow zodat raadsleden op de stukken annotaties kunnen plaatsen en vragen kunnen stellen aan de ambtelijke organisatie. Hiermee wordt de routing van de Raadsvragen centraal geregeld, welke efficiency oplevert voor de ambtelijke organisatie en is voor de Raadsleden helder welke vragen reeds gesteld zijn door andere Raadsleden waarmee dubbele vragen voorkomen worden. 3

De jaarlijkse licentiekosten voor deze module bedragen € 5.252. Dekking voor de licentiekosten van deze module is reeds gevonden in het budget dat ter beschikking staat aan de griffie. Facilitering Raadsleden Ruim voor 15 juni zal een webinar of cursus aan de raadsleden worden aangeboden m.b.t “hoe een begroting te lezen”; Relatie met bestaand beleid en strategische visie / integraliteit Het primaire doel van de planning-en-control cyclus is om beheersing te krijgen over het beleid en de bedrijfsvoering van de gemeente en daarmee grip op de uitvoering van het Raadsprogramma te houden.

Gevolgen Participatie, toelichting en verantwoording Hier is geen sprake van burgerparticipatie, maar van participatie. Dit voorstel is tot stand gekomen in overleg met de adviseur van het Platform Bestuurlijke vernieuwing (de Galangroep), de griffie, de controller en financiën en de commissie P&C en dient derhalve als een coproductie te worden gezien. Dit voorstel speelt daarmee in op behoeften van het platform bestuurlijke vernieuwing en wordt u derhalve door de P&C-commissie aangeboden, het college is geconsulteerd. Financiële en personele aspecten, incidenteel / structureel, begrotingspost De voorliggende kaders zullen worden vertaald in de op te stellen P&C-documenten voor het begrotingsjaar 2022. Planning, uitvoering en evaluatie Conform de voorraadagenda 2021. Beeldvormende vergadering op 12-4-2021. Besluitvormende vergadering op 20-4-2021. Communicatie Intern dient de nieuw werkwijze naar de ambtelijke organisatie te worden gecommuniceerd.. Maatschappelijke effecten Niet van toepassing. Het betreft hier een interne aangelegenheid in het kader van de bedrijfsvoering. Risico’s Indien de Raad de uitgangspunten voor de begroting 2022 niet vaststelt in juli, kan de begroting 2022 niet worden ingevuld. Commissie Planning & Control

De griffier, Marc Verbeet

De voorzitter, Roger Ritzen

4

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Eijsden-Margraten gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op de behandeling in de Beeldvormende vergadering en raadsvergadering; Besluit: In te stemmen met 2 verbetervoorstellen n.a.v. de evaluatie van de P&C cyclus, te weten: 1. Procesvoorstel aanpak kadernota/uitgangspuntennotitie 2022 2. Aanpassing vorm Burap 1 en Burap 2. Aldus besloten in de openbare vergadering van 20 april 2021.

De griffier,

De voorzitter,

Mr. Marc Verbeet

Dieudonné Akkermans

5