10 Schriftelijke vragen en antwoorden controleprotocol en normenkader

Raadsvergadering 12 december 2023 Schriftelijke vragen Raadsvoorstel 10: Controleprotocol en normenkader 2023 en aanpassing financiële verordening 2023 artikel 12.2

Geen

Geen

Vraag 1 Intern controleplan 2023. Ook voorheen was het verplicht interne controle uit te voeren. Het thans voorliggende is veel uitgebreider. Is aan te geven welke belasting in tijd dit met zich meebrengt voor de organisatie? En hoe wordt dit opgevangen om reguliere processen niet te vertragen? Antwoord Het intern controleplan 2023 is per abuis op de agenda geplaats, dit had het controleprotocol dienen te zijn. Inmiddels is het controleprotocol geplaatst. De extra belasting is niet exact in tijd uit te drukken. Vraag 2 Hoe borgt u dat dit plan tijdig binnen de organisatie wordt toegepast met name binnen de 1e lijn? Antwoord We maken jaarlijks een update van de opzet, bestaan en werking van deze processen. Hierbij wordt gekeken naar de risico’s en hoe deze worden afgedekt. Dit houdt in dat je een procesbeschrijving 1

(opzet) maakt(lees update) en daarbij een onderbouwing (bestaan)maakt van dit proces (belangrijke documenten). Vervolgens ga je steekproefsgewijs een aantal (willekeurige) steekproeven nemen (via software). Het geheel is vooraf met onze accountant afgestemd. Vraag 3 U geeft een opsomming va 19 processen welke onder de interne controle vallen. Moeten deze jaarlijks gecontroleerd worden? Antwoord Ja, deze worden jaarlijks gecontroleerd. Ieder jaar bekijken we welke financiële stromen er zijn en of ze materieel (€) van aard zijn. Dit bepaalt hoe uitgebreid het proces gecontroleerd dient te worden. Vraag 4 De opzet met bijbehorende processen begint veel weg te krijgen van de administratieve druk bij de zorg en het onderwijs. Daar dreigt hetgeen waar het werkelijk omgaat vast te lopen. Lopen wij met deze uitgebreide vast te leggen werkzaamheden en controles niet hetzelfde risico? Antwoord Nee, deze horen bij de dagelijkse werkzaamheden en kunnen goed gepland worden.

Onze vragen betreffen beslispunt 2 aanpassing artikel 12.2 van de financiële verordening. Versie 1 Artikel 12.2 van de financiële verordening 2023 aan te passen, zodat het percentage gewijzigd wordt van 2% naar 3%. 2. Via de bijgevoegde wijziging (doc.nr. 657341) artikel 12.2 van de financiële verordening 2023 aan te passen, zodat het percentage gewijzigd wordt van 2% naar 3%. In de financiële verordening 2023 (in februari 2023 vastgesteld) is artikel 12 toegevoegd m.b.t. de rechtmatigheidsverantwoording. Per abuis is in dit artikel 12.2 2% opgenomen, dit dient 3% te zijn in lijn met voorgaande controle jaren. Deze wijziging zal worden gepubliceerd. Vraag 1 Waarom is in de nieuwe versie niet vermeld dat er een fout gemaakt was zoals in de eerste versie? Wordt deze wijziging toch gepubliceerd? Antwoord De vraag is ons niet helemaal helder. Het is een bevoegdheid van de raad om verordeningen vast te stellen en/of te wijzigen. De wijziging wordt pas gepubliceerd na goedkeuring van de Raad. Daarbij wordt alleen 2% gewijzigd in 3%. Vraag 2 Welke wijzigingen zijn er nog meer ten opzichte van de eerste versie en waarom zijn de wijzigingen niet duidelijk gemaakt? Antwoord Er zijn geen overige wijzigingen. 2

Vraag 3 U geeft (ook bij de Pen C commissie 20 november) aan dat het om een fout gaat. Toch werd deze keuze voor 2 % uitgebreid toegelicht bij de presentatie begin 2023 omdat het een nieuw artikel betrof. Ze onderstaande tekst Uit de presentatie januari 2023 Financiële verordening Artikel 12: Nieuw artikel, betreft verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording. Hierin is opgenomen dat de verantwoordingsgrens op 2% ligt van de totale lasten. Bij overschrijding hiervan worden afwijkingen groter dan € 100.000 toegelicht. Uit de financiële verordening vastgesteld 14 februari 2023: Artikel 12 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording 1.Het college verstrekt bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording. 2.In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen (fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium die boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van 2% van de totale geraamde lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves) opgenomen; 3.In de paragraaf bedrijfsvoering worden bij overschrijding van de verantwoordingsgrens, geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht. Antwoord De uitgebreide toelichting klopt.

Zoals echter ook toegelicht in de commissie P&C is het verkeerde percentage opgenomen. In de controle jaren voorliggend aan dit controle jaar is steeds 3% gehanteerd. Zie ook alle stukken normkader en controleprotocol van de voorgaande jaren waarin u 3% terugvindt. Zoals bijvoorbeeld onderstaande tabel uit het controleprotocol 2022. Controleprotocol 2022:

Tevens is artikel 14 lid 1 van de financiële verordening 2023 nog steeds van toepassing. In dit artikel is opgenomen dat overschrijdingen van 2% per programma met een minimum van € 50.000 worden toegelicht in de jaarrekening. Vraag 4 We zijn nu in de laatste maand van het jaar. Waarom wil het college de rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht over heel 2023 nu met 50% verhogen? Antwoord Zoals aangegeven in de commissie P&C heeft de ambtelijke organisatie een fout gemaakt bij de overgang naar de rechtmatigheidsverantwoording. De nieuwe accountant is pas in oktober benoemd en daarna zijn we aan de slag gegaan met het opstellen van het normenkader en controleprotocol 2023. Het bewuste percentage stond voorheen alleen in het controleprotocol. Bij het opstellen van de nieuwe financiële verordening 2023 in januari 2023 is voor het eerst het onderdeel rechtmatigheidsverantwoording toegevoegd. Hierbij is per abuis niet de 3% overgenomen maar 2% opgenomen. Deze fout staat los van enige wens van het college. 3

Vraag 5 In Euro’s: hoeveel is 2 procent respectievelijk 3 procent? Antwoord 2% van € 67 mln = € 1.340.000 3% van € 67 mln = € 2.010.000 Verschil € 670.000 Vraag 6 Zijn er rechtmatigheidsissues geconstateerd die door verhoging van de rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording van 2 naar 3 procent niet meer gerapporteerd hoeven te worden? Zo ja: welke? Antwoord De controle is nu nog onderhanden daar het jaar 2023 nog niet voorbij is en kan pas bij de jaarrekening 2023 worden afgerond. Deze vraag is derhalve niet te beantwoorden nu. Normenkader Eijsden-Margraten 2023 Vraag 7 Waarom ontbreekt op punt 2 Landschap en Natuur, beleidsveld Buitengewoon buitengebied: Antwoord We zijn de beleidsstukken aan het inventariseren en deze zal daarin meegenomen worden. Vraag 8 A. Bij wetgeving Extern: - Wet stikstofreductie en natuurverbetering ('Wsn') - Europese wetgeving Natura-2000 - Wet Natuurbescherming (oa: ook al is natuurbescherming volgens uw college een taak van de provincie: de gemeente toetst of een aanvraag voor een omgevingsvergunning voldoet aan de Wet natuurbescherming). B. Bij regelgeving Intern: Visie Buitengewoon bewoond, buitengewoon benut - Visie Middenterras Bemelen Mesch 2020 (Hier is alleen de bestuursopdracht vermeld, maar we hebben daar al een uitgewerkte visie voor. Die svp net als alle andere visies vermelden).

Bij toerisme vinden wij deze beleidstukken; Toeristisch-recreatieve nota 2008-2015 van Maas en Mergel. Toeristisch Recreatieve gebiedsvisie “beleef Eijsden-Margraten, knooppunt van Maas tot Mergelland 2015-2019. Vraag: Waar is de Toeristische visie Zuid-Limburg waarvan het college zegt dat het de vervanger is van de Toeristisch recreatieve gebiedsvisie 2015 – 2019. Antwoord We zijn de beleidsstukken aan het inventariseren en deze zal daarin meegenomen worden (lees vervangen worden)

4