09 Schriftelijke vragen en antwoorden Aanbestedingsbeleid Eijsden-Margraten 2024

Raadsvergadering 2 april 2024 Schriftelijke vragen Raadsvoorstel 9: Aanbestedingsbeleid Eijsden-Margraten 2024

Vraag 1: In het aanbestedingsbeleid 2024 ontbreekt de procuratie regeling. Is de procuratie regeling van E- M ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Antwoord: De procuratieregeling is onderdeel van de mandaatregeling. De wijzigingen in de inkoopprocedures zullen ook in de mandaatregeling worden doorgevoerd. De wijzigingen in mandaatregeling zullen voor inwerkingtreden van het inkoopbeleid 1-7-2024 worden doorgevoerd en gepubliceerd op overheid.nl. Vraag 2: Kan een overzicht verstrekt worden van de desbetreffende functies t.o.v. de volmacht bedragen? Liefst in staffel vorm. Antwoord: Volmachten zijn geen onderdeel van het aanbestedingsbeleid en derhalve ook niet hierin behandeld. Vraag 3: 3.2 Bestuurlijk aanbesteden bij zorg- en welzijnsdiensten. In deze aanbestedingsprocedure vindt dus een onderhandeling plaats tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over selectie- en gunningcriteria, prestaties, monitoring en prijsvorming. Wie (functie) doet de onderhandelingen als opdrachtgever ? Antwoord: Op dit moment is de inkoop van zorg uitbesteed aan de centrumgemeente Maastricht. Zij doen met hun aanbestedingsteam de onderhandelingen namens de deelnemende gemeenten. Vraag 4: 5.2 Belang eerste 2 fasen inkoopproces.

Voordat tot inkoop wordt besloten moet de behoefte worden geconcretiseerd en onderbouwd, zodat duidelijk wordt of de behoefte terecht en reëel is en of deze tijdelijk of structureel is. Wie (functie) bepaalt de behoefte en is verantwoordelijk voor dat besluit? Antwoord: De vakinhoudelijke ambtenaar stelt samen met de inkoopadviseur een MT voorstel op dat wordt voorgelegd aan het MT. Het MT is het besluitvormend orgaan om akkoord te geven op het voorstel tot inkoop.

1

Vraag 1: Is het oude beleid geëvalueerd. Zo ja, graag evaluatie opsturen. Zonde, waarom niet? Antwoord: Ja, als eerste is het huidige aanbestedingsbeleid in het traject “verbeteren bedrijfsvoering” geëvalueerd door bureau Orgfit. De bevindingen hebben als onderlegger gediend om met verschillende disciplines te spreken in de organisatie om zo de eerste conceptversie op te stellen. Dit is besproken met HRM, civieltechnische projectleiders, teamleider buitendienst, duurzaamheid, en ICT. Met deze input is een eerste versie van het aanbestedingsbeleid en aanbestedingsprotocol geschreven. Deze zijn vervolgens weer besproken met AJZ, management team en college van B&W. Hierna zijn de laatste wijzigingen doorgevoerd. De grootste wijzigingen zitten in het aanbestedingsprotocol. Het aanbestedingsbeleid was nog grotendeels up-to-date. Vraag 2: Graag huidig inkoopbeleid toezenden Antwoord: Zie bijlage Vraag 3: Graag rapport verbeteren beheersing inkoop en subsidies opsturen Antwoord: Zie bijlage. Dit rapport is reeds in het bezit van de Raad. Verstuurd 9 maart 2023 met de raadsinformatiebrief Eindrapport Orgfit verbeteren beheersing inkoop en subsidies.

Vraag 4: Betrokkenheid college is volgens externe ongewenst. Waarom? College is en blijft integraal verantwoordelijk immers. Slechts 2 x per jaar geïnformeerd worden stelt college erg op afstand. Antwoord: Zoals het rapport van Orgfit concludeert is het risico op bestuurlijke inmenging aanwezig of in ieder geval kun je de schijn tegen hebben. Tegen deze achtergrond is het verstandig om het college van B&W te beschermen hiertegen. Tevens is deze rol ook goed uitvoerbaar door een ander orgaan. Er is gekozen om deze taak bij het management team te beleggen. Het college van B&W heeft aangegeven dat ze bij MIP projecten in de ontwerpfase worden meegenomen en zij beslissen middels een collegevoorstel over het ontwerp.

2

Vraag 5: Hoe kan er afgeweken worden van het beleid? Bepalen dat ook ambtenaren? Antwoord: Nee, dat is aan het managementteam. Voor ambtenaren verandert in de besluitvorming niet veel. Behalve dat ze nu naar het MT moeten in plaats van naar het college. Vraag 6: Is concept aanbestedingsprotocol van college al gereed? graag bijvoegen Antwoord: Ja is gereed en reeds akkoord bevonden door het college. Zie bijlage Vraag 7: De bevoegdheid om aan te besteden gaat naar het MT. Waar ligt de bevoegdheid om te gunnen? Antwoord: Deze ligt ook bij het MT. Zij zullen in de praktijk voor het merendeel van de gevallen het betreffende afdelingshoofd van de vakinhoudelijke afdeling mandateren om namens het MT voorlopig en definitief te gunnen. Vraag 8: Vraagt organisatie alleen maar toestemming om aan te besteden of ook om gunning te doen? Antwoord: Zie antwoord 7. In de meeste gevallen zal de gunning gemandateerd worden aan het betreffende afdelingshoofd. Is het afdelingshoofd niet gemandateerd om te gunnen voor de betreffende opdracht, dan dient de gunning middels een managementvoorstel te worden voorgelegd aan het MT. Bij overschrijding van het beschikbare budget dient de gunning te worden voorgelegd aan het college van B&W.

Vraag 9: Wie is bevoegd om af te wijken (bv bij dwingende spoed of iets dergelijks) Antwoord: Het Management Team Vraag 10: College wordt achteraf geïnformeerd of zaken conform wet- en regelgeving zijn uitgevoerd. Wie bepaalt of iets conform wet en regelgeving is uitgevoerd? Dezelfde ambtenaar die het wel of niet volgens de regels gedaan heeft? En wat als het niet conform wet en regelgeving is uitgevoerd? Daar komt het college dan 6 maanden later achter. En dan? Antwoord: De inkoop adviseur heeft de taak om middels een spendanalyse aan te tonen of de procedure aanbestedingen van het afgelopen jaar binnen de gestelde wet en regelgeving is doorlopen. Deze spend analyse wordt vervolgens overgedragen aan de accountant. De accountant zal deze spendanalyse controleren en deze bevindingen vastleggen in een accountantsverklaring.

3

Vraag 11: Hoe vaak komt quasi-investeren bij EM voor? Antwoord: Zo vaak als mogelijk en wenselijk. Het ene jaar niet en wellicht het andere jaar 3 maal. Hier is geen frequentie te benoemen. Vraag 12: Algemene inkoopvoorwaarden bevoegdheid MT? Nu kent de gemeentewet geen MT dus we nemen aan dat college bedoeld wordt? (die mogelijk eea bij MT belegt) Antwoord: In eerste instantie is het college hiertoe bevoegd maar in het aanbestedingsbeleid wordt de bevoegdheid om inkoopvoorwaarden vast te stellen belegd bij (gemandateerd aan) het MT. Vraag 13: Standstill: uitgelegd wordt wanneer die in acht wordt genomen, niet wat hij betekent Antwoord: Dit is een onderdeel van het aanbestedingsproces en daarmee uitvoering. Zulke zaken horen thuis in het aanbestedingsprotocol. Het aanbestedingsbeleid stelt de kaders en het aanbestedingsprotocol schrijft voor hoe de procedure te doorlopen. Bij elke aanbesteding dient een stand-stil periode in acht te worden genomen van minimaal 7 kalenderdagen (geadviseerd wordt minimaal 10 kalenderdagen) Bij Europese aanbestedingen is het 20 kalenderdagen. Vraag 14: Hanteert de gemeente een contractenregister: m.a.w.

zijn alle contracten in huis bekend en geregistreerd? Is er overzicht van alle contracten die bv in 2024 expireren en of die wel of niet verlengd kunnen worden? Wie beslist of er verlengd wordt of aanbesteed? Is daar zicht op? Antwoord: Er is een contracten register. Maar deze is nog niet volledig gevuld omdat deze taak tot op heden decentraal op de vak afdeling is belegd. Wat dus betekent dat er geen centraal totaaloverzicht is maar dat deze kennis vaak bij de vak ambtenaar aanwezig is. De vak afdeling bepaalt zelf of de optie tot verlenging ingevuld wordt als men tevreden is over de opdrachtnemer. Wordt er niet gekozen om te verlengen, of is die optie er niet, dan moet er aanbesteed worden en begint de aanbestedingsprocedure van voor af aan. Er is geconstateerd dat een decentrale beheer op contractenregistratie niet werkt en willen contractbeheer dan ook centraal gaan regelen. Vraag 15: Waar is in de loop van de contractduur het leveranciersmanagement belegd? Wie ziet er op toe dat het contract ook exact wordt nagekomen? Antwoord: Leveranciersmanagement wordt alleen toegepast op cruciale contracten. De contract eigenaar is hier zelf voor verantwoordelijk. De contracteigenaar is ook zelf verantwoordelijk om te toetsen of de prestatie voldoet aan hetgeen dat in het contract is afgesproken. De accountant controleert steekproefsgewijs of de prestatie geleverd is.

4

Vraag 16: Wie bepaalt of er afgeweken kan worden van het verplichte PKV criterium bij Europese aanbestedingen? Antwoord: Het MT. Daarbij zeggende dat hanteren van de beste prijs kwaliteit verhouding niet verplicht is. Maar de Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat een aanbestedende dienst bij de gunning van opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempel (en bij de toepassing van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 onder de drempel) in beginsel kiest voor de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV). Er mag dus gemotiveerd gekozen worden voor een ander gunningscriterium. Vraag 17: Op blz 10 staan eisen genoemd waaraan een regionale of lokale ondernemer moet voldoen. We nemen aan dat deze, nogal algemene eisen, voor ALLE ondernemers gelden bij een aanbesteding, niet alleen voor de lokale? Antwoord: Deze gelden inderdaad voor alle ondernemers er van uitgaande dat je de meest geschikte partijen uitnodigt om de opdracht uit te voeren. Vraag 18: Hoe beoordeelt u of een bedrijf bonafide is? Antwoord: Bonafide ondernemingen zijn bedrijven met reguliere verdienmodellen en een legitiem karakter, zonder crimineel oogmerk. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen letten wij hier op bij de marktverkenning. Dit is een samenspel tussen vakinhoudelijke ambtenaar, en inkoopadviseur.

Bij Europese en nationaal openbare aanbestedingen hanteren wij standaard het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Hierin moeten de inschrijvende verklaren niet aan de verplichte uitsluitingsgronden te voldoen. De winnende partij dient een gedragsverklaring aanbestedingen te overleggen. Vraag 19: Sluit het college zich aan bij het manifest maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen van het Rijk en diverse gemeenten? Zo nee, waarom niet? dat roept immers op sociaal, duurzaam en innovatief in te kopen. steunt het college dat niet dan? Antwoord: Nee, omdat de doelen niet reëel zijn die in het manifest beschreven staan. Terwijl we wel na een bepaalde periode moeten aantonen en verantwoorden of we de doelen behaald hebben. Er is gekozen om onze eigen doelstellingen te volgen op gebied van maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen. Als we deze doelen zelf bepalen kunnen we ook zelf reageren op de veranderingen in de markt en hierop inspelen. M.a.w. we kunnen sneller en efficiënter acteren. Vraag 20: Wie bepaalt of aanbestedingen worden voorbehouden aan bv WSW? Antwoord: Het MT. 5

Vraag 21: Besteden wij nog zaken uit aan Sociale Zaken Maastricht-Heuvelland nu wij weer een eigen sociale dienst hebben? Antwoord: Alleen het afhandelen van slachtoffers van de kinderopvangtoeslag affaire is nog bij Sociale Zaken Maastricht-Heuvelland belegd. Vraag 22: Hoe is in dat geval dan het toezichtscriterium vormgegeven, het betreft immers een organiek onderdeel van de gemeente Maastricht? Antwoord: Er is volledig mandaat gegeven aan Sociale zaken Maastricht – Heuvelland om de uitvoering vorm te geven. Indien nodig wordt er door de Gemeente Eijsden-Margraten voor de betreffende uitvoering gezorgd. Periodiek wordt de betrokken klantmanager op de hoogte gesteld van de voortgang. Vraag 23: Kortom; het lijkt er op dat het college inkoop zoveel mogelijk van zich af organiseert terwijl het wel verantwoordelijk blijft. hoe denkt men dan die verantwoording te kunnen dragen? Antwoord: De aankomende inkopen zullen in de meeste gevallen vooraf wel met portefeuillehouder besproken worden. Vraag 24: Een wethouder die een op een met een inkopende ambtenaar schakelt kan het proces makkelijk beïnvloeden maar dat proces is volstrekt niet transparant en voor de raad niet volgbaar terwijl collegebesluiten voor ons wel volgbaar zijn. Antwoord: Een wethouder kan het inkoopproces niet doorkruisen.

Inkoopbesluiten die voorheen door het college zelf werden genomen, worden nu door het MT krachtens mandaat namens het college genomen. Als de vraag is hoe wij er voor kunnen zorgen dat de besluiten omtrent inkopen transparant voor de raad en burgers blijven, dan is het antwoord als volgt: - De jaarlijkse spend -analyse geeft uw raad inzicht of de inkooptrajecten conform de aanbestedingswet zijn doorlopen; -

De raad kan de inkoopbesluiten die het MT namens het college neemt bij het college opvragen.

6

Vraag 1: Pagina 7 punt 2.3. Inkoopvormen: “Quasi-inbesteden: Voorwaarde voor quasi-inbesteden is dat de rechtspersoon waaraan wordt gegund een zodanige relatie heeft met de gemeente dat deze als gemeentelijke dienst kan worden beschouwd, ook al zijn ze dat formeel niet. Die relatie moet de volgende kenmerken hebben: van een dergelijke relatie is sprake als de gemeente toezicht uitoefent op de rechtspersoon alsof het een eigen gemeentelijke dienst betreft en als de rechtspersoon het merendeel van zijn werkzaamheden uitoefent ten behoeve van de gemeente.” Kunt u voorbeelden geven welke rechtspersonen binnen onze gemeente onder deze beschrijving vallen? Antwoord: Als voorbeeld kunnen we de MTB hier benoemen. De MTB is een organisatie die voor en door gemeenten is opgericht waarbij de gemeenten toezicht blijven uitoefenen op deze organisatie en minimaal 80% van diens werkzaamheden vervult voor de gemeenten. Vraag 2: Pagina 9 punt 3.1. Prijs en kwaliteit (gunningsfactoren): “Zo kan duurzaamheid zwaarder meegewogen worden”. Welke factoren zijn bepalend in hoeverre duurzaamheid als factor zwaarder gaat meewegen? Antwoord: Niet elk product is in dezelfde mate duurzaam in te kopen. Het is dus afhankelijk van de product of dienst met de daarbij behorende duurzaamheidsdoelstellingen. Vraag 3: Hoe verhoudt paragraaf 4.2. Duurzaamheid (pag.

12) zich tot deze gunningsfactoren Prijs en Kwaliteit? Antwoord: Waar mogelijk dient duurzaamheid als (zwaarwegend) gunningscriterium te worden meegenomen. Vraag 4: Pagina 10 punt 3.2. Bestuurlijk aanbesteden bij zorg- en welzijnsdiensten: “De gemeente EijsdenMargraten vindt het belangrijk om bij de selectie van zorg- en welzijnsaanbieders het accent bij kwaliteit te leggen en om snel te kunnen anticiperen op wijzigende omstandigheden in de omgeving van het sociale domein.” Hoe bepaalt de gemeente de kwaliteit van zorg- en welzijnsaanbieders? Antwoord: Zorg en welzijnsdiensten worden in onze gemeente niet bestuurlijk aanbesteed. Welzijnsdiensten worden gesubsidieerd. Een subsidie wordt verstrekt op basis van subsidievoorwaarden. De subsidievoorwaarden bepaalt de gemeente. Daarmee oefent de gemeente direct invloed ook op kwaliteitsvoorwaarden.

7

Sinds 2019 is er geen sprake meer van bestuurlijk aanbesteden in het Sociaal Domein. De constructie van bestuurlijke aanbesteding was een innovatieve aanbestedingsmodel dat in 2015 met de decentralisatie in het Sociaal Domein was geïntroduceerd. Bij nader inzien bleek dat model onvoldoende juridische waarborgen te bieden. Vanaf 2019 zijn maatschappelijke ondersteuning en Jeugdhulp Europees aanbesteed. Gemeente Maastricht is de centrumgemeente voor aanbesteding van de Wmo Begeleiding, Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang en Jeugdhulp. Voor de aanbesteding van de andere Wmo-diensten (huishoudelijke hulp, hulpmiddelen en scootmobielen, trapliften) is Maastricht onze penvoerder. In een aanbestedingsleidraad van een Europese aanbesteding worden kwaliteitsaspecten meegenomen, die worden gebaseerd op de gemeentelijke en/of regionale beleidskaders. Op dat niveau heeft de gemeente invloed op de kwaliteit van aanbestede diensten. Omdat bestuurlijk aanbesteden wel nog mogelijk is, maar niet meer geadviseerd wordt in het sociaal domein is de passage blijven staan in het aanbestedingsbeleid. Vraag 5: Pagina 11 Hoe zit dit met inkoop op sociaal domein? Wordt dit door E-M of door Maastricht gedaan? Antwoord: Bij zorginkoop werken we samen met de regio Maastricht-Heuvelland. De zorginkoop wordt gedaan door Maastricht voor de hele regio, dus ook voor onze gemeente.

Het gaat hier om schaalvoordelen en efficiëntie. Daarnaast willen wij voorkomen dat zorgaanbieders een versnipperd zorgaanbod moeten leveren waardoor zorgkwaliteit en efficiëntie bij de zorgaanbieders onder druk komt te staan. Vraag 6: Hoe werkt dit op het moment dat er door de gemeente misstanden worden geconstateerd bij een ingekochte instelling? Antwoord: Afhankelijk van de aard van de misstanden en wat er is opgenomen hierover in de overeenkomst, dient er per geval gekeken te worden welke sanctie passend is. Bij een misdrijf zou dat ontbinding van de overeenkomst kunnen betekenen. Bij een kleinere misstand wellicht een waarschuwing of een boete. Toezichthouder Wmo (GGD-ZL) is verantwoordelijk voor calamiteitentoezicht. Voor kwaliteitstoezicht Wmo Begeleiding, Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang is Maastricht als centrumgemeente voor Inkoop, contracteren en contractbeheer Wmo en BW verantwoordelijk. Vraag 7: Pagina 11: gemeente staat open voor samenwerking. Hoe zit dit met andere gemeenten, staan zij hier ook voor open? Gebeurt dit op dit moment al? Zo ja, waar en zijn hier best practicus in te vertalen naar verdere samenwerking? Antwoord: Ja er worden nu al vaker samen met andere gemeenten aanbestedingen gedaan. Dit gebeurt veelal op eigen initiatief van de vak afdeling of vanuit inkoop.

Met de gemeente Gulpen-Wittem zijn op het gebied van inkopen nauwe banden waardoor hiertussen de meeste samenwerkingen ontstaan. Zo hebben we samen schoonmaak ingekocht maar ook multifunctionals (printers). Het is afhankelijk van de opdracht of door samenwerking voordeel te behalen is. Groter hoeft niet altijd beter te zijn namelijk.

8

Vraag 8: Pagina 13 Er wordt geen contract afgesloten met instellingen als zij zich niet houden aan de Wet normering topfunctionarissen, maar kan dit bij inhuur dan wel? Hoe wordt hiermee omgegaan? Kunnen ingehuurde topfunctionarissen hier meer aan verdienen? Antwoord: Nee, ingehuurde topfunctionarissen worden ook gehouden aan zogenoemde ratecards. Als het via de inhuurdesk (igom) verloopt , dan is vooraf getoetst op juiste bedragen en is er dus geen sprake van overschrijdingen van de ratecards. Als het buiten igom omgaat, dienen de leidinggevenden zelf de ratecards toe te passen. De inhuur wordt maandelijks gerapporteerd en besproken in het MT. Vraag 9: Is de gemeente aangesloten bij MVOI? https://www.pianoo.nl/nl/themas/maatschappelijk-verantwoordinkopen/manifest-maatschappelijk-verantwoord-opdrachtgeven-en-inkopen Antwoord: Nee, wij zijn niet aangesloten bij het MVOI manifest, omdat de doelen niet reëel zijn die in het manifest beschreven staan. Terwijl we wel na een bepaalde periode moeten aantonen en verantwoorden of we de doelen behaald hebben. Er is gekozen om onze eigen doelstellingen te volgen op gebied van maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen. Als we deze doelen zelf bepalen kunnen we ook zelf reageren op de veranderingen in de markt en hierop inspelen. M.a.w. we kunnen sneller en efficiënter acteren.

Vraag 1: In het raadsvoorstel wordt op pagina 1 gesproken over een adviesrapport geschreven door Orgfit. Van wanneer dateert dit rapport? Antwoord: Rapport dateert December 2022. Dit rapport is reeds in het bezit van de Raad. Verstuurd 9 maart 2023 met de raadsinformatiebrief Eindrapport Orgfit verbeteren beheersing inkoop en subsidies. December 2022 Vraag 2: Hetgeen onder de kopjes 'aanleiding' en 'uitvoering en evaluatie' van het RV staat lijkt elkaar tegen te spreken. Graag ontvangen wij een eenduidige toelichting op wie welke verantwoordelijkheid en bevoegdheid krijgt in het nieuwe aanbestedingsproces. Antwoord: Het college is bevoegd om het aanbestedingsprotocol vast te stellen (hoe). Het MT is vervolgens bevoegd krachtens mandaat van het college besluiten omtrent inkoop te nemen.

9

Vraag 3: In het stuk Aanbestedingsbeleid wordt op pagina 10 beschreven dat er getracht wordt een regionaal bedrijf uit te nodigen, mocht er geen bedrijf uit de eigen gemeente gevonden worden dat aan de gestelde criteria voldoet. Hoe ver reikt regionaal? Antwoord: Afhankelijk van de opdracht kan de regio verschillen. Is de opdracht makkelijker uitvoerbaar in de regio, dan zal de regio kleiner zijn. Is een opdracht lastiger uitvoerbaar, dan zal er in een grotere regio gezocht moeten worden. Vraag 4: Maatschappelijke eisen opdrachtnemer (4:.3.); dit betreft alleen eisen op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Waarom is dit niet breder dan alleen arbeidsvoorwaarden opgesteld (Bibob, VoG...)? Een opdrachtnemer voert toch zaken uit namens onze gemeente en zou derhalve eenzelfde voorbeeldfunctie als de gemeentelijke ambtenaren/organisatie moeten vervullen. En wat doen we als we merken dat de opdrachtnemer zich niet aan deze eisen houdt? Antwoord: De eisen die aan de ondernemer gesteld worden dienen proportioneel te zijn. Met andere woorden de eisen dienen passend te zijn bij de soort van werkzaamheden. Natuurlijk zal gehandhaafd worden als de gestelde eisen niet worden nageleefd. De sancties hiervan kunnen per gebeurtenis verschillen.

Vraag 5: Bevorderen participatie arbeidsmarkt (4.4.); wat is het sanctiebeleid als niet aan de social return eis wordt voldaan? En hebben we hier al ervaring mee in het recente verleden (sinds de IKL affaire bijvoorbeeld). Antwoord: De uitvoering van social return wordt door de gemeente Maastricht uitgevoerd. Gemeente Maastricht geeft hierin aan dat het in de afgelopen jaren maar 1 maal is voorgekomen dat een ondernemer maar deels zijn verplichting omtrent social return heeft kunnen invullen. Deze ondernemer heeft het restbedrag in een fonds gestort dat wordt gebruikt voor arbeidsbevordering. Vraag 6: Het voorgestelde aanbestedingsbeleid gaat op onderdelen zeer ver. Ontstaat er niet een onwerkbare en vertragende situatie? Antwoord: Het nieuwe aanbestedingsbeleid geeft juist meer ruimte om te kunnen inspelen op de markt ten opzichte van het vorige beleid. Veel uitvoeringstaken uit het oude beleid zijn verschoven naar het protocol aanbesteden. Mochten er onderdelen in de uitvoering niet werkbaar blijken, dan kunnen deze door het college in het protocol sneller worden aangepast.

10

Vraag 1: Raadsvoorstel p 2 uitvoering en evaluatie: De grootste verandering in het aanbestedingsprotocol is dat de ambtelijke organisatie niet meer (NB er staat: maar) aan het college van B&W om toestemming vraagt om aan te besteden, maar aan het MT middels een directievoorstel vraagt toestemming om aan te besteden. Zoals in het adviesrapport van Orgfit wordt geadviseerd. Vraag 1: Hoe was het voorheen geregeld en waarom achtte Orgfit het nodig dit advies te geven? Antwoord: In het huidige beleid is de besluitvorming omtrent aanbestedingen een taak van het college. In het rapport van Orgfit “verbeteren bedrijfsvoering” wordt het risico op bestuurlijke inmenging benoemd en toegelicht. Vraag 2: Hoe controleert deze gemeente of bestuurders zich aan deze nieuwe regels houden? Antwoord: De nieuwe regels voor het bestuur worden ook doorgevoerd in de interne processen. Uitgangspunt is dat er geen collegevoorstellen meer naar het college gaan inzake aanbestedingen en dat het MT krachtens mandaat namens het college inzake aanbestedingen beslist. Vraag 3: Aanbestedingsbeleid 2024 P7 quasi-inbesteden Hebben wij op dit moment diensten die wij quasi-inbesteden? Zo niet, kunt u voorbeelden van diensten noemen die wij in het verleden quasi-inbesteed hebben? Antwoord: Zoals de MTB die namens 3 gemeenten taken voor de gemeente uitvoert.

Vraag 4: P9 laatste alinea voor punt 3.32 In de tekst zoals die er nu staat, lezen wij dat wanneer intekenaars ongeveer gelijk aan de voorwaarden voldoen dat dan pas de laagste prijs gaat gelden. Concluderen wij dan juist, dat de laagste prijs niet het eerste criterium is waarop gegund wordt? Wanneer is dit wel het geval? Antwoord: Bestuurlijk aanbesteden is een manier van aanbesteden waar alleen wordt gescoord op basis van kwaliteit met een maximum besteedbaar bedrag. Als er vervolgens op kwaliteit gelijk gescoord wordt kan daarna gekeken wie vervolgens een lagere prijs hanteert voor dezelfde dienstverlening.

11

Vraag 5: p.12 integriteit De inkopende ambtenaar neemt het gemeentelijk belang als uitgangspunt bij de uitoefening van de inkoopfunctie. 1 ambtenaar. Hoe bewaakt deze gemeente dat dit waargemaakt wordt en er geen sprake is van belangenverstrengeling? Antwoord: De inkopende ambtenaar kan bij aanbestedingen een voorstel doen van de uit te nodigen partijen hij is zelf niet het orgaan dat dit ook mag beslissen. Voor enkelvoudig onderhandse aanbestedingen is er nog altijd een afdelingshoofd dat de overeenkomsten dient te onderteken. Er wordt dus altijd het 4 ogen principe toegepast. Daarnaast controleert de accountant ook nog op de prestatieverklaring en wordt in de spendanalyse gekeken of alle inkooptrajecten volgens wet- en regelgeving zijn doorlopen. Vraag 6: P 13 duurzaamheid De gemeente Eijsden-Margraten probeert zoveel mogelijk biobased in te kopen. Dat is mooi, maar zal niet altijd lukken. Zal dan in de verslaglegging gemotiveerd terug te vinden zijn waarom het niet gelukt is om biobased in te kopen? Antwoord: Ja, bij iedere inkoop zal gekeken worden of we duurzaamheid als criterium kunnen laten meewegen. Biobased is een vorm van duurzaam inkopen maar niet alle producten lenen zich hiervoor. De inkopend ambtenaar zal in het voorstel richting management team moeten aangeven welke duurzaamheidscriteria worden gehanteerd en als dat niet mogelijk is waarom niet.

Vraag 7: Hoe houdt u de raad op de hoogte van de resultaten van uw streven om via deze manier van inkopen bij te dragen aan de energietransitie, een circulaire economie en samenleving en klimaatadaptatie? Antwoord: Het college ontvangt jaarlijks een uitgebreid verslag met overzicht van alle aanbestedingen die afgelopen jaar zijn uitgevoerd. Hierin zal ook een stuk duurzaamheid worden meegenomen. Dit verslag zal dan ook aan de raad worden aangeboden. Vraag 8: P13 Maatschappelijke eisen opdrachtnemer Punt 5 en 6 Deze gemeente heeft zich nauw verbonden aan de maatschappij DELTA wat betreft de aanleg van snel internetkabels. Weliswaar geen opdrachtnemer van de gemeente, maar de wethouder figureerde wel in hun reclamefolder om deze firma aan te prijzen. U bent gewezen op de slechte arbeidscondities van hun buitenlandse werknemers. Hoe handelt deze gemeente als ze met zulke situaties wordt geconfronteerd? Antwoord: Als de arbeidscondities is strijd zijn met verplichte uitsluitingsgronden kan dit leiden tot ontbinding van de overeenkomst. Maar de opdrachtnemer dient hier dan wel voor veroordeeld te worden. Is de overtreding gebaseerd op facultatieve uitsluitingsgronden, dan kan een sanctie alleen als deze ook is aangevinkt in het uniform Europees aanbestedingsdocument. De gemeente zal de overtreding moeten aantonen/bewijzen om de ondernemer hiervoor aansprakelijk te stellen. 12

Vraag 9: Zijn de organisaties waar deze gemeente mee samenwerkt onderzocht op het feit of ze zich houden aan de wet Normering Bezoldiging Topfunctionarissen? Zo ja, wat is het resultaat? Antwoord: Nee, dat wordt door ons niet vooraf onderzocht. Dit speelt met name bij zorginstanties. Met het oog hierop kunnen voor aanvang van een aanbesteding gunningseisen worden opgesteld. Die aanbestedingen lopen via Maastricht.

13