09 Schriftelijke vragen en antwoorden Aanbestedingsbeleid Bijlage vraag 3 CDA Verbeteracties
Tekst van het document
Verbeteracties n.a.v. eindrapportage Orgfit
Doelstelling vandaag
Rapport Orgfit delen en adviezen bespreken
Instellen 2 projectgroepen : 1 voor inkoop/aanbesteding en 1 voor subsidies
Bemensing projectgroepen
De 2 projectgroepen middels een tijdplanning zelf laten aangeven wanneer wat opgepakt en afgerond wordt
De verbeteraanpak en verbeteracties zullen middels een RIB richting College en Raad gebracht moeten worden
Adviezen Inkoop en aanbesteding
Wat
In the lead
Deelnemen
Stel een eenduidig, actueel inkoop- en aanbestedingsbeleid én proces vast.
De regie op actualiseren ligt bij de coördinator inkoop
Inhoudelijke toets door AJZ is noodzakelijk Betrokkenheid lijnafdelingen
Bepaal en spreek medewerkers aan op wie waarvoor verantwoordelijk is in het proces.
Directie bekrachtigd het proces en wijst verantwoordelijkheden toe o.b.v. voorstel projectgroep
Nadenken over wat in de komende periode wordt opgepakt maar ook op welke manier (inkoop / subsidies). Dit kan vervolgens leiden tot een inkoopplanning, die op zijn beurt kan worden behandeld in het college.
Lijnafdelingen
Het aanbestedingsbeleid en de actualiteit ervan is nu een expliciete verantwoordelijkheid van AJZ. De ondersteuning in het proces (vanaf de start) ligt bij de inkoopadviseur. Zoals aangegeven zal het proces ook moeten landen bij de uitvoerende afdeling (tell & sell). Afstemming met de inkoopadviseur (als ondersteuner in het proces) aan de voorkant versterkt dit.
Wat
In the lead
Deelnemen
Leg vast voor welke typen inkopen welke stappen in JOIN / Decos moeten worden gevolgd in het te volgen proces
Inkoop
Inkoop IM
Bedrijfsvoering/Financiën
Lijnafdelingen
•
•
Faciliteer de vastlegging van contracten en onderliggende documentatie Ontzorg bij complexe aanbestedingstrajecten
Bezie in samenspel tussen lijn en bedrijfsvoering (op basis van een risico inschatting) welke verplichtingen moeten worden vastgelegd en handhaaf vervolgens hetgeen is overeengekomen (aanspreken op gedrag). In onze optiek past hierbij veel meer een kwalitatieve insteek (risicovolle inkopen) dan een kwantitatieve (puur op basis van euro’s).
Wat
In the lead
Deelnemen
Bepaal op grond van het proces in de uitvoerende afdelingen hoe om te gaan met de vastlegging van de prestatieverklaring ingaande 2023. Bekijk (ook met de externe accountant) welke mogelijkheden er zijn om de uitvoerende afdelingen hierin zoveel mogelijk hun reguliere proces te laten doorlopen, zonder extra belasting vanuit deze verantwoordingseis.
Financiën
Budgethouders
Evalueer ten behoeve van het college de realisatie van de inkoopplanning na afloop van het jaar.
Inkoop
Lijnafdelingen
Projectorganisatie
In the lead
Deelnemers
Inkoop/aanbesteding
Coördinator inkoop
AJZ IM Financiën Fysiek Mens- en samenleving
Stel een een eenduidig, actueel beleid én proces vast. Betrokkenheid van het college –anders dan bij vaststelling van het beleid –is onconventioneel en niet gewenst. Daarmee wordt ook voorkomen dat het “bestuur taken van managers overneemt” op dit specifieke onderdeel. De regie op actualiseren ligt bij de coördinator inkoop, maar een inhoudelijke toets door AJZ is noodzakelijk: zowel vanwege de juridische complexiteit als uitlijning met de mandaatregeling en subsidiebeleid.
Dat betekent niet dat AJZ het beleid gaat voorschrijven, maar wel dat AJZ toetst of het voorgestelde –met de organisatie tot stand gebrachte beleid juridisch sluitend is. Het spreekt voor zich dat dit beleid alleen gedragen wordt als het tot stand komt samen met de lijnafdelingen.
Inhoud “zorgen dat het klopt”
Bepaal en spreek medewerkers aan op wie waarvoor verantwoordelijk is in het proces. Het aanbestedingsbeleid en de actualiteit ervan is nu een expliciete verantwoordelijkheid van AJZ. De ondersteuning in het proces (vanaf de start) ligt bij de inkoopadviseur. Zoals aangegeven zal het proces ook moeten landen bij de uitvoerende afdeling (tell & sell).
De uitvoerende teams zullen meer planmatig moeten gaan werken. Dat betekent niet alleen nadenken over wat in de komende periode wordt opgepakt maar ook op welke manier (inkoop / subsidies). Afstemming met de inkoopadviseur (als ondersteuner in het proces) aan de voorkant versterkt dit. Dit kan vervolgens leiden tot een inkoopplanning, die op zijn beurt kan worden behandeld in het college.
Proces “zorgen dat het werkt”
Proces
Leg vast voor welke typen inkopen welke stappen in JOIN / Decos moeten worden gevolgd in het te volgen proces en waar de verantwoordelijkheid ligt om de huidige eilandcultuur te doorbreken:
Faciliteer de vastlegging van contracten en onderliggende documentatie
Ontzorg bij complexe aanbestedingstrajecten
Bezie in samenspel tussen lijn en bedrijfsvoering (op basis van een risico inschatting) welke verplichtingen moeten worden vastgelegd en handhaaf vervolgens hetgeen is overeengekomen (aanspreken op gedrag). In onze optiek past hierbij veel meer een kwalitatieve insteek (risicovolle inkopen) dan een kwantitatieve (puur op basis van euro’s).
Bepaal op grond van het proces in de uitvoerende afdelingen hoe om te gaan met de vastlegging van de prestatieverklaring ingaande 2023. Dit vergt in onze optiek maatwerk per afdeling en géén generieke oplossing. Ook nu wordt in het primair proces immers aandacht besteed aan prestatielevering (denk aan protocollen van oplevering bij infrastructurele projecten). Bekijk (ook met de externe accountant) welke mogelijkheden er zijn om de uitvoerende afdelingen hierin zoveel mogelijk hun reguliere proces te laten doorlopen, zonder extra belasting vanuit deze verantwoordingseis.
“zorgen dat het werkt”
Evalueer ten behoeve van het college de realisatie van de inkoopplanning na afloop van het jaar.
Geef sturing aan de voorgestelde adviezen door capaciteit te claimen en betrokkenheid te krijgen voor de te maken verbeterslag. De indruk bestaat dat binnen Eijsden – Margraten “de winkel open moet blijven” waardoor het oppakken van verbetervraagstukken naast de reguliere uitvoering moet worden opgepakt.
Formeer een projectgroep die verantwoordelijk is voor het veranderingsproces en betrokkenheid van de diverse stakeholders. Zodoende kan bewustwording, verantwoordelijkheid en eigenaarschap verder worden georganiseerd.
Gedrag “zorgen dat het landt”
Adviezen Subsidies
Wat
In the lead
Deelnemen
Inventariseer de huidige bijdragen die de gemeente verricht en formeel niet vallen onder de subsidieverordening Welzijn
Financiën
Lijnafdelingen
Benoem een medewerker die actualisatie van het subsidiebeleid regisseert.
?
AJZ
Actualiseer de huidige verordening en verbreed naar een algemene subsidieverordening
?
AJZ Mens en Samenleving Fysiek
Inventariseer de huidige afspraken met de professionele instellingen en bekijk in hoeverre aanpassingen noodzakelijk zijn om inkoop gerelateerde risico’s te ondervangen
?
AJZ Mens en Samenleving Fysiek
Wat
In the lead
Deelnemen
Maak afspraken voor welke type subsidies de behandeling en vastlegging van subsidieverstrekkingen in Decos/JOIN noodzakelijk is
?
IM
Zorg voor een handzame procesbeschrijving m.b.t. subsidieverstrekkingen, waarin in één oogopslag de te ondernemen stappen in het proces worden gevisualiseerd
?
IM Mens en Samenleving Fysiek
Projectorganisatie
In the lead
Deelnemers
Subsidies
?
AJZ IM Financiën Fysiek Mens- en samenleving
Inventariseer de huidige bijdragen die de gemeente verricht en formeel niet vallen onder de subsidieverordening Welzijn.
Benoem een medewerker die actualisatie van het subsidiebeleid regisseert. Betrokkenheid van AJZ is noodzakelijk zoals beschreven bij inkoop en aanbesteding. Actualiseer de huidige verordening en bekijk in hoeverre aanvullingen noodzakelijk zijn op basis van het voorgaande punt én in hoeverre vanuit beleidsmatig oogpunt aanpassingen noodzakelijk zijn.
Inventariseer de huidige afspraken met de professionele instellingen en bekijk in hoeverre aanpassingen noodzakelijk zijn om inkoop gerelateerde risico’s te ondervangen.
Inhoud “zorgen dat het klopt”
Proces
Maak afspraken voor welke type subsidies de behandeling en vastlegging van subsidieverstrekkingen in Decos/JOIN noodzakelijk is.
Maak met de betrokken beleidsmedewerkers afspraken over voorgaande punten en bespreek met elkaar (begeleidt door AJZ) eventuele onduidelijkheden.
Zorg voor een handzame procesbeschrijving m.b.t. subsidieverstrekkingen, waarin in één oogopslag de te ondernemen stappen in het proces worden gevisualiseerd.
“zorgen dat het werkt”
Gedrag “zorgen dat het landt”
Geef sturing aan de voorgestelde adviezen door capaciteit te claimen
Formeer een projectgroep die verantwoordelijk is voor het veranderingsproces en betrokkenheid van de diverse stakeholders. Zodoende kan bewustwording, verantwoordelijkheid en eigenaarschap verder worden georganiseerd.