08 Schriftelijke vragen en antwoorden Aanbestedingsproces accountantscontrole 2026-2029

Raadsvergadering 10 februari 2026 Schriftelijke vragen Agendapunt 08: Aanbestedingsproces accountantscontrole 2026-2029 Commissie Planning en Control In het bestek staan storende foutjes die hersteld zullen worden. Antwoord: Het bestek is aangepast. Er staat een nieuwe versie in Ibabs. De wijzigingen betreffen: • pag 31 stond een verkeerde nummering van de gunningscriteria. Dit is aangepast in G1.1 t/m G1.2 tezamen • pag 37 idem • pag 38 idem

Vraag 1: Na besluitvorming wordt het aanbestedingsproces uitgevoerd door het college, met ondersteuning van de afdeling Concerncontrol en de inkoopadviseur. De gemeenteraad wordt, conform de gebruikelijke werkwijze, geïnformeerd over de uitkomst van de aanbesteding en de voorgestelde accountant. Dit is wel een hele passieve rol voor de raad. Wat ons betreft wordt de selectie niet uitgevoerd door het college maar zoals beschreven op bladzijde 37 van de leidraad door de griffier, de ambtelijke ondersteuning EN (leden van) de raad. Antwoord: De gemeenteraad stelt een (externe) accountant aan voor de controle van de jaarrekening en de toetsing van de rechtmatigheid van de financiële verantwoording van het college, als onderdeel van de controlerende taak van de raad. Dit gebeurt via een raadsbesluit, waarin de raad de opdracht en de looptijd (vier jaar volgens de verordening) vaststelt. Het proces is voorbereid door het college in samenwerking met de concerncontroller. De selectie vindt inderdaad plaats zoals beschreven in de leidraad. Vraag 2: In de afgelopen jaren zijn raadsleden steeds actief en direct betrokken geweest bij de selectie van haar nieuwe accountant.

Waarom stelt u dat het gebruikelijk is om de raad uitsluitend alleen achteraf te informeren over de keuze die gemaakt is? Antwoord: Bedoeld wordt dat de afvaardiging van de raad (leden van de commissie Planning en Control) de voltallige raad informeert over de geselecteerde accountant. Dit gebeurt via een raadsvoorstel dat door de voltallige raad wordt behandeld. Vraag 3: Op bladzijde 37 staat dat (een afvaardiging van) de raad deel uitmaakt van de selectiecommissie. In het RV vinden we dat niet terug. Toch lijkt ons dat nou juist evident. De accountant werkt immers voor de raad. Kunt u toezeggen dat (enkele leden van) de commissie P&C deel uitmaken van de selectiecommissie. Pagina 1 van 3

Antwoord: Het aanbestedingsdocument is, zodra de raad hiermee instemt, leidend. Het is correct dat (enkele leden van) de commissie P&C deel zullen uit maken van de selectiecommissie.

Geen vragen

Geen vragen.

Geen vragen.

Geen vragen.

Vraag 4: Waarom pas in 2026 starten met een aanbesteding als de overeenkomst in 2026 afloopt? Antwoord: De accountant controleer in het jaar 2026 voor de laatste keer de jaarrekening 2025. De nieuwe accountant zal in het vierde kwartaal van 2026 beginnen met de voorbereidingen voor de controle van boekjaar 2026. Omdat we voor de controle over het jaar 2026 een nieuwe accountant nodig hebben is dit het moment om een aanbesteding te doen. Vraag 5: Rv pag.2 Er is een afname van bereidheid van grote accountantsorganisaties… Waarom zouden we per se met een grotere organisatie in zee moeten gaan? Waarom op deze wijze een ongewenst systeem in gang gehouden ten faveure van de grotere bedrijven?

Pagina 2 van 3

Antwoord: Afgelopen jaren is de trend dat de grotere accountantsorganisaties niet meer inschrijven op gemeenten die kleiner zijn dan 100.000 inwoners. Hierdoor wordt de keuze voor deze gemeenten beperkt. Het is daarom niet ons doel om met grote accountantskantoren in zee te gaan, maar het doel is om een geschikte accountant te vinden. Vraag 6: Door wie is de tekst van bijlage b voor de 3 gemeenten opgesteld? Antwoord: Het bestek opgesteld door medewerkers van alle de drie gemeenten. Vraag 7: Gaat bijlage 8b over een bestek of over een leidraad (hoe je een bestek opstelt)? De titel suggereert het laatste. Antwoord: Het document is de aanbestedingsleidraad voor de aanbesteding waarin de 3 bestekken van de gemeenten Vaals, Voerendaal en Eijsden-Margraten zijn verwerkt. Vraag 8: Bijlage 8b pag.22. Waarom EM en Vaals 4 jaar en Voerendaal 3 jaar met mogelijkheid tot verlenging? Antwoord: In artikel 2 (opdrachtverlening accountantscontrole) van de Controleverordening Eijsden-Margraten is vastgesteld dat de aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 boekjaren. De gemeente Voerendaal heeft in de controleverordening staat een periode van 3 jaar met twee maal een mogelijke verlenging met één jaar bij wederzijds goedvinden. Vraag 9: Waarom is niet voor alle gemeenten dezelfde volgorde van paragrafen aangehouden? Waarom niet dezelfde lay-out (zie bijv. de par. Meerwerk).

Dit zou de leesbaarheid en vergelijkbaarheid verhogen. Antwoord: De drie gemeente hebben ervoor gekozen om gezamenlijk aan te besteden, maar ieder met een eigen bestek. Het is echter een waardevolle suggestie om bij een volgende gezamenlijke aanbesteding de verschillende bestekken nog meer op elkaar aan te laten sluiten. Vraag 10: Waarom acht de gemeente EM het niet noodzakelijk om een tussentijdse evaluatie uit te voeren vergelijkbaar met de gemeente Vaals? Antwoord: Zowel bij de interim controle als bij controle van de jaarrekening worden er verslaglegging gepleegd middels de managementletter en het verslag van bevindingen bij de jaarrekening. In deze documenten is voldoende ruimte om management response geven. Op deze manier worden de ervaringen en verbeterpunten tussen beide partijen transparant vastgelegd.

Pagina 3 van 3