08 Schriftelijke vragen en antwoorden Aanbestedingsbeleid 2025 Eijsden-Margraten

Raadsvergadering 18 februari 2025 Schriftelijke vragen Agendapunt 09: Aanbestedingsbeleid 2025 Eijsden-Margraten

Vraag 1: In het RV wordt regelmatig verwezen naar het aanbestedingsprotocol. Is het mogelijk om dit protocol per ommegaande met de raad te delen? Antwoord: Ja, het protocol zal per mail via de griffie worden aangeboden.

Geen vragen.

Vraag 2: Uit welk jaar dateert het adviesrapport van Orgfit? Antwoord: December 2022 Vraag 3: Uit welk jaar dateert het rapport “verbeteren beheersing inkoop & subsidies”? Antwoord: Dit is hetzelfde als het adviesrapport van Orgfit, december 2022 Vraag 4: In de laatste alinea op pagina 1 is geschreven: “ Wat betekend...” . Dient dit niet te zijn: “Wat betekent..” Antwoord: Klopt, passen we aan in het raadsvoorstel.

Pagina 1 van 8

Vraag 5: Ontbreekt het woordje “Voor” niet aan het begin van de tweede zin in de eerste alinea op pagina 2? Antwoord: Klopt, passen we aan in het raadsvoorstel. Vraag 6: Van welk jaar is de “Gids proportionaliteit”? Antwoord: Januari 2022 Vraag 7: Waarom toch de keuze tegen het advies in van Orgfit, beslissingsbevoegdheid bij het college van B&W te laten? Antwoord: De belangrijkste reden hiervoor is dat het college bestuurlijk verantwoordelijk is voor alle aanbestedingen en het college wil daarom ook zelf de beslissingen kunnen nemen. Een van de andere overwegingen is ook dat het risico van sturing binnen portefeuillehoudersoverleggen hiermee wordt gemitigeerd. In het college kan namelijk een ´collegiale´ toets plaatsvinden. Vraag 8: De Aanbestedingswet 2012 is er voor aanbestedingen boven de Europese drempel. Hoe hoog is deze drempel in € ? Antwoord: Voor decentrale overheden (zoals een gemeente) gelden in de jaren 2024 en 2025 de volgende Europese drempelbedragen: • Diensten, leveringen en prijsvragen € 221.000,- excl. BTW • Werken € 5.538.000,- excl. BTW • Overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten € 750.000,Vraag 9: 20250218 08b Bijlage Aanbestedingsbeleid In de eerste alinea op pagina 12 is geschreven: “De gemeente Eijsden-Margraten koopt in op biobased wijze.

Dit betekent dat de gemeente inkoopt van partijen die zoveel mogelijk gebruik maken van hernieuwbare grondstoffen in hun werk, levering of dienst. Dit draagt bij aan het streven naar een circulaire economie en samenleving”. Deze formulering is onjuist. Hernieuwbare grondstoffen hoeven niet persé biobased te zijn. Klei en leem zijn wel hernieuwbaar maar niet biobased. Antwoord: Passen we aan. Biobased vervangen we door circulair.

Vraag 10: Pagina 2 van 8

Op pagina 12 tweede alinea van onderen staat “Daarnaast wenst de gemeente Eijsden-Margraten niet in zee te gaan met zorgaanbieders die zich niet houden aan de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semi publieke sector. Waarom is gekozen voor deze formulering en niet voor ”… gaat niet in zee met …”? Antwoord: Omdat je niet in de toekomst kunt kijken. In sommige gevallen zou er een situatie kunnen ontstaan waardoor je niet anders kan. We willen dan de vrijheid hebben om die belangen te kunnen afwegen. Vraag 11: Op pagina 13 is vermeld: Bij inkoop kan een aanbestedende dienst afspraken maken met opdrachtnemers over het creëren van extra arbeidsplekken, werkervaringplekken of stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zoals langdurig werklozen. Dit wordt social return genoemd. Wat is het Nederlands woord voor “social return”? Antwoord: Sociaal rendement.

Vraag 12: Pagina 1 raadsvoorstel: Het college behoudt de beslissingsbevoegdheid bij aanbestedingen. Heeft dit nog consequenties voor de afstemming van de taken en verantwoordelijkheden in dezen met het managementteam? Antwoord: Nee, alles blijft zoals het is. Er dient geen aanpassing plaats te vinden, mandaat aan het MT is niet verleend, in afwachting van besluitvorming door gemeenteraad. Vraag 13 : Pagina 7 paragraaf 2.4: Hoe wordt de balans bewaakt tussen bijvoorbeeld duurzaamheidscriteria en de prijs-kwaliteitverhouding bij aanbestedingen? Antwoord: Dit is bij elke aanbesteding anders. De steller van het collegevoorstel inzake een op te starten aanbesteding dient zijn afwegingen/prioriteiten te formuleren. Het is dan aan het college om hier wel of niet mee in te stemmen. Vraag 14 : Wordt dit per aanbesteding vastgesteld en geëvalueerd? Antwoord: Pagina 3 van 8

Dit wordt per aanbesteding vastgelegd in het collegevoorstel. Dit wordt niet geëvalueerd, tenzij daar aanleiding voor is. Vraag 15: Pagina 13 paragraaf 4.4: Het beleid bevat richtlijnen voor social return. Hoe wordt gecontroleerd dat opdrachtnemers de verplichting van bijvoorbeeld 5% van de opdrachtwaarde daadwerkelijk inzetten voor participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt? Antwoord: Dit hebben we uitbesteed bij de centrumgemeente Maastricht. Zij handelen de social return trajecten voor ons uit. Zij controleren de opdrachtnemer of de social return verplichting wordt voldaan. Vraag 16 : Hetzelfde geldt voor pagina 11 paragraaf 4.2: hoe volg je de prestaties op het gebied van duurzaamheid op? Antwoord: Bij een duurzaamheidscriteria dienen de inschrijvers deze te beschrijven in de offerte. De offerte wordt vervolgens getoetst en beoordeeld. Het is de taak van de vakinhoudelijke ambtenaar te controleren of het geleverde product, dienst of werk ook aan de voorwaarden voldoet zoals deze is geoffreerd. Vraag 17 : Kan het rapport 'verbeteren beheersing inkoop en subsidies' aan de stukken toegevoegd worden? Of op zijn minst de vindplaats van dit rapport aangegeven worden. Antwoord: Ja, het document ‘eindrapportage’, zullen we per mail toesturen via griffie. De eindrapportage is destijds ook aan de gemeenteraad verstrekt.

Vraag 18 : In paragraaf 3.2 wordt de voorkeur voor regionale ondernemers beschreven. Dat steunen wij in beginsel, maar wij zouden de definitie van 'regionaal' beter en stringenter beschreven willen hebben. Antwoord: Deze term is bewust gekozen omdat het afhankelijk is van de opdracht wat met regionaal bedoeld wordt. Als er veel potentiële bedrijven zijn in de nabijheid kan de cirkel kleiner zijn. Zijn er minder potentiële kandidaten kunnen we de regionale cirkel uitbreiden ook over de landsgrenzen heen.

Vraag 19: Waarom legt u het advies van het door u ingewonnen bureau Orgfit naast u neer? Antwoord: De belangrijkste reden hiervoor is dat het college bestuurlijk verantwoordelijk is voor alle aanbestedingen en het college wil daarom ook zelf de beslissingen kunnen nemen. Een van de Pagina 4 van 8

andere overwegingen is ook dat het risico van sturing binnen portefeuillehoudersoverleggen hiermee wordt gemitigeerd. In het college kan namelijk een ´collegiale´ toets plaatsvinden. Vraag 20: Wat heeft dit advies gekost? Antwoord: € 28.095,- excl. BTW is er door Orgfit gefactureerd inzake verbeteren bedrijfsvoering processen. Vraag 21: Waarvandaan deze ommezwaai sinds april ‘24? Antwoord: Omdat het raadsvoorstel destijds van de agenda is gehaald met reden dat er vraagtekens waren bij het besluit van het college om de beslissingsbevoegdheid bij het management team te beleggen. Dit was voor het college aanleiding het collegevoorstel te heroverwegen, met deze uitkomst als gevolg. Vraag 22: Waarom geen duidelijke de formulering op pag.2 in plaats van IST SOLL? Antwoord: IST en SOLL wordt vervangen door was en wordt in het raadsvoorstel. Vraag 23: Wanneer wordt het protocol aanbestedingsbeleid voorgelegd aan de raad? Antwoord: Niet, het vaststellen van het protocol is een bevoegdheid van het college. In het aanbestedingsbeleid worden de kaders vast gesteld en in het protocol aanbestedingen wordt vastgesteld hoe we de kaders uitvoeren. Dit is een organisatorisch aangelegenheid en daarom bij het college van B&W belegd. Vraag 24: Is afwijken van de Gids Proportionaliteit mogelijk gezien de term ‘richtsnoer’? Antwoord: Ja, afwijking van de voorschriften Proportionaliteit is mogelijk.

De aanbestedende dienst moet dit wel motiveren in de aanbestedingsstukken. Dit volgt uit artikel 1.10 lid 3 en 1.13 lid 4 en 1.16 lid 4 Aanbestedingswet. Vraag 25: Bijlage 8b Pag.11 hoofddoelen. - Bij 1e gedachtestreepje missen we de percentages - bij 2e streepje missen we een jaartal Antwoord:

Pagina 5 van 8

Op pagina 11 van het aanbestedingsbeleid staan geen hoofddoelen wel de ideële uitgangspunten. Achter 1ste gedachtestreepje staat 55%. Achter 2de gedachtestreepje staat het jaartal 2050. Vraag 26: - achter 3e streepje (p.12) verwachten we, naast aandacht voor C02, ook aandacht voor energie, water, bodem, etc. Waarom is dit hier niet in opgenomen? Antwoord: Dat is verankerd in wettelijke doelstellingen. Vandaar dat we hier alleen Co2 benoemen.

Vraag 27: RV Welk effect heeft het uitstellen van dit raadsvoorstel gehad? Antwoord: Geen, het huidige beleid is ook werkbaar en net zoals het nieuwe aanbestedingsbeleid gebaseerd op de beginselen uit de aanbestedingswet 2012. Vraag 28: RV Hoeveel aanbestedingstrajecten zijn er geweest sinds 2-5-2024? Antwoord: 19 collegevoorstellen inzake opstarten aanbestedingstrajecten zijn vanaf 2-5-2024 behandeld. Vraag 29: RV p.1 De twee punten die bij aanleiding benoemd staan lijken haaks op elkaar te staan. Het is onwenselijk dat het college taken van het managementteam op zich neemt, maar de beslissingsbevoegdheid wordt ipv aan het managementteam aan het college gemandateerd. Waarom? Waarom wordt het advies van Orgfit in deze niet gevolgd, namelijk de beslissingsbevoegdheid bij het managementteam beleggen in het protocol dat het college vaststelt? Antwoord: De belangrijkste reden hiervoor is dat het college bestuurlijk verantwoordelijk is voor alle aanbestedingen en het college wil daarom ook zelf de beslissingen kunnen nemen. Een van de andere overwegingen is ook dat het risico van sturing binnen portefeuillehoudersoverleggen hiermee wordt gemitigeerd. In het college kan namelijk een ´collegiale´ toets plaatsvinden. Overigens is en blijft het college bevoegd. Het verlenen van het mandaat zou zijn van het college aan het MT, maar daar wordt nu dus van afgezien.

Van een MT taak was en is dus geen sprake. Vraag 30: Pagina 6 van 8

RV p.2 Wat is het verschil tussen het aanbestedingsbeleid en het aanbestedingsprotocol? Staan er veel dubbelingen tussen het beleid en het protocol? Blijft het protocol ongewijzigd? Kunnen wij het protocol ontvangen? Antwoord: In het aanbestedingsbeleid worden de kaders vastgesteld. In het protocol aanbestedingen wordt vastgelegd hoe we deze kaders wensen uit te voeren. Nee, er staan geen dubbelingen echter wel verwijzingen na beide stukken. Het protocol inkoop en aanbesteding zult u ontvangen via de griffie per mail. Vraag 31: RV p. 3 Wat zijn onze eigen duurzaamheidsdoelstellingen en waar zijn deze te vinden? Antwoord: Onze eigen duurzaamheidsdoelstellingen zijn weergegeven in het bestuursakkoord 2022-2026 gemeente Eijsden-Margraten. Eijsden-Margraten_Bestuursakkoord_2022-2026_definitief.pdf Vraag32: Bijlage aanbestedingsbeleid Welke passages zijn specifiek aangepast in het aanbestedingsbeleid ten opzichte van de vorige keer? Antwoord: Dit staat beschreven in de tabel pagina 2 van het raadsvoorstel aanbestedingsbeleid 2025 gemeente Eijsden-Margraten. WAS Aanpassen wanneer nodig. Heel uitgebreid met veel zaken die niet van toepassing zijn op ons eigen beleid. Uitleg van de totstandkomingsgeschiedenis van de Aanbestedingswet. Uitgebreide passage over de huidige wet en regelgeving. Alle soorten inkoopvormen benoemd en beschreven.

Selectie, gunning en contract is heel uitgebreid beschreven. Economische uitgangspunten blijven ongewijzigd Ideële uitgangspunten, passage duurzaamheid is niet meer up-to-date en op bepaalde punten niet uitvoerbaar.

WORDT Elke 4 jaar updaten. Alleen info die iets toevoegt aan de boodschap. Schrappen van de totstandkomingsgeschiedenis. Heeft geen meerwaarde. Beknopte passage over de huidige wet en regelgeving. Alleen de meest voorkomende inkoopvormen benoemd en beschreven. Voor alle alternatieve inkoopvormen verwijzen naar inkoopadviseur, dit vereist specialistische kennis. Selectie gunning en contract beknopt beschreven, wordt meer uitgebreid beschreven in het aanbestedingsprotocol. Economische uitgangspunten blijven ongewijzigd Ideële uitgangspunten worden sociale en maatschappelijke uitgangspunten. Vernieuwde passage duurzaamheid naar de huidige reële standaard.

Pagina 7 van 8

Bestuurlijk aanbesteden voor zorg- en welzijnsdiensten.

Organisatorische uitgangspunten. Hier wordt beschreven hoe het inkoopproces doorlopen dient te worden.

Deze aanbestedingsvorm is achterhaald en wordt niet meer geadviseerd te gebruiken. Centrumregeling inkoop WMO MaastrichtHeuvelland heeft in 2020 de inkoop zorg en welzijnsdiensten geanalyseerd en besloten niet meer in te kopen via bestuurlijk aanbesteden. De gemeente Maastricht is penvoerder van deze aanbestedingen. Dit hoofdstuk komt te vervallen omdat dit een herhaling is wat in het aanbestedingsprotocol is benoemd. Wel wordt verwezen naar het aanbestedingsprotocol.

Pagina 8 van 8