05 Schriftelijke vragen en antwoorden Zienswijze ronde i.v.m. mogelijke toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling HCL

Raadsvergadering 18 februari 2025 Schriftelijke vragen Agendapunt 05: Zienswijze ronde i.v.m. mogelijke toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling HCL

Vraag 1: Wat betreft hun begrotingssystematiek. Hoe denkt HCL om te gaan met indexering en daarnaast met overschotten. Antwoord: In de praktijk wordt de jaarlijkse bijdrage van elke partner in de regeling en van DVO partners elk jaar gecorrigeerd voor de ontwikkeling van lonen en prijzen. Aan de hand van het door het CBS opgestelde CPI (gemeenten) danwel indexcijfer CAO lonen overheid, inclusief bijzondere beloningen (Rijk). Voor het antwoord over de handelwijze m.b.t. overschotten wordt verwezen naar het antwoord bij vraag 2. Vraag 2: Worden overschotten in reserves geplaatst of teruggeboekt? Antwoord: Het Algemeen Bestuur van het HCL besluit over de overschotten conform artikel 33 van de overbruggingsregeling en conform artikel 32 van de wijzigingsregeling. Daarin is ook opgenomen dat het HCL een toegestane reserve van maximaal 10% van de gezamenlijke lumpsumbijdragen van de GR-deelnemers kent. Indien de toegestane reserve meer dan 10% bedraagt, dient deze terug te worden gestort.. Vraag 3: Zijn er grote ICT investeringen te verwachten? Denk daarbij bijvoorbeeld aan de inzet van AI om de databank(en) beter te ontsluiten. Wat zijn te verwachten kosten als deze investeringen er blijken te zijn? Antwoord: Er is inderdaad een investering noodzakelijk op het terrein van digitale duurzame toegankelijkheid.

Het betreft de inrichting, implementatie en doorlopende doorontwikkeling van het e-depot. Dat is de voorziening waarin digitale archiefbescheiden worden opgenomen, zodanig worden beheerd dat deze blijvend leesbaar, bruikbaar en interpreteerbaar en aantoonbaar betrouwbaar blijven en waar vanuit ze weer beschikbaar worden gesteld. Die beschikbaarstelling gebeurt op verschillende wijze met inachtneming van ontwikkelingen als common-ground (gedragen door de VNG), linked open data (gedragen door de VNG) en de inzet van AI. De hiervoor benodigde investering is al opgenomen in de bijdrage die partners afdragen voor de aansluiting op dat e-depot. Indien het bestuur de opdracht geeft - of als er ingevolge gewijzigde wetgeving de noodzakelijkheid ontstaat om die investering te verhogen teneinde de doorontwikkeling bijvoorbeeld te verbreden dan wel te versnellen - zal dat via de cyclus van het meerjarenbeleidsprogramma en de begrotingscyclus worden voorgesteld. Het is vervolgens aan het bestuur om daarmee al dan niet in te stemmen. Maar vooralsnog zijn er geen voornemens om het huidige tempo van ontwikkeling te wijzigen en de investeringen te verhogen.

Pagina 1 van 7

Vraag 4: Tot twee keer toe staat in het RV dat u tijdens de uitvoering burgerparticipatie gaat toepassen. Kunt u aangeven hoe u dat gestalte gaat geven? Antwoord: In bijlage 1, p. 7 - art 21.1 wordt vermeld dat ingezetenen van de provincie Limburg en belanghebbenden via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de gemeenten betrokken kunnen worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Burgerparticipatie is in de toetredingsronde nooit van toepassing, aangezien dit participatie op provinciaal niveau betreft. Bij uitvoering van de gemeenschappelijke regeling kan hiervan worden afgeweken (artikel 21.2). Het dagelijks bestuur kan besluiten dat bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid met ingrijpende gevolgen een apart participatietraject wordt doorlopen. Dit kan gestalte worden gegeven door bij toekomstige digitale archieven inwoners te betrekken bij het digitaliseren van de archieven. De inwoners kunnen helpen bij het identificeren en beschrijven van historische documenten. Door inwoners te betrekken (bijvoorbeeld bij de herinrichting van archiefruimten) kan worden bepaald welke documenten en/of materialen het meest waardevol zijn voor de inwoners van onze gemeente en hoe deze het beste kunnen worden gepresenteerd.

In samenwerking met onze inwoners kunnen educatieve programma’s worden ontwikkeld en tentoonstellingen worden gehouden binnen het HCL. Vraag 5: Toetreding tot de GR HCL in plaats van het handhaven van de dienstverleningsovereenkomst leidt tot gunstigere voorwaarden voor het afnemen van diensten, maar leidt tevens tot een hoger risicoprofiel, bijvoorbeeld op het gebied van toekomstige investeringen. Hoe is de afweging gemaakt tussen deelname in de GR en handhaving van de dienstverleningsovereenkomst? Antwoord: De huidige dienstverleningsovereenkomst (DVO) wordt met de inwerkingtreding van de overbruggingsregeling (1-1-2026) omgezet naar een nieuwe overeenkomst. Daarmee vervalt de standaard DVO en gelden veranderende condities. Ook in een DVO bestaat een verhoogd risicoprofiel, dat wordt meegenomen in de risico-opslag. Bij toetreding tot de GR gelden inderdaad financieel gunstigere voorwaarden voor het afnamen van diensten. De GR HCL heeft een relatief beleidsarme taakuitvoering en een stabiele begrotingshistorie. De bijdrage die door partners in de regeling en DVO partners zijn afgedragen, correctie voor inflatie daargelaten, zijn in de afgelopen 15 jaar ongewijzigd gebleven. Daarnaast biedt de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) ook mogelijkheden tot tussentijdse uittreding, waardoor sprake is van een gering risicoprofiel.

Vraag 6: Tot twee keer toe staat in het raadsvoorstel dat u tijdens de uitvoering burgerparticipatie gaat toepassen. Kunt u aangeven hoe u dat gestalte gaat geven? Antwoord: Zie de beantwoording bij vraag 4.

Pagina 2 van 7

Vraag 7: Is ook onderzocht of de gemeente Eijsden-Margraten kan aansluiten bij het Regioarchief gemeente Sittard-Geleen? Hier zijn de archieven van de gemeenten Sittard-Geleen en Stein ondergebracht. Antwoord: Voor de inwoners van de gemeente Eijsden-Margraten is het van grote waarde dat de archieflocatie nabij is daarnaast goed bereikbaar. Het HCL voldoet aan deze voorwaarden. Daarnaast biedt het HCL onze inwoners de mogelijkheid gebruik te maken van de ‘scan-op-verzoek’ diensten. Deze dienst is gratis. Het HCL heeft de unieke positie dat zij de enige in de regio zijn die deze dienst aanbieden. Een aansluiting bij het Regioarchief is voor Eijsden-Margraten niet aan te raden vanwege: • Het Regioarchief heeft onvoldoende ruimte in de depots om de archieven van EijsdenMargraten (totale omvang ca. 500 meter) op te nemen in de depots; • Het Regioarchief heeft geen e-depot voorziening; • Het Regioarchief heeft op tal van terreinen (materiële verzorging, restauratie, toezicht en advies en digitaal archiefbeheer) minder know-how in huis dan het HCL, alleen al door de schaalgrootte. (ca. 50 inhoudelijke medewerkers bij het HCL, ca. 5 bij het Regioarchief). Vraag 8: Op pagina 3 van het raadsvoorstel, tweede alinea, laatste zin (“Derhalve heeft een overleg….").

Wat is uit dit juridisch overleg als conclusie gekomen? Antwoord: Zowel de eindversie als de overgangsregeling zijn opgesteld met behulp van advocatenkantoor Boels Zanders. Daarbij is een ambtelijk participatietraject doorlopen, waarbij zowel de gemeenten Heerlen en Maastricht (als zijnde huidige deelnemers) als de gemeenten en het waterschap die voornemens zijn toe te treden uitvoerig zijn betrokken. Een eerste landelijke modelversie is tot stand gekomen in samenwerking met alle andere Regionale Historische Centra in Nederland en het Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), onder begeleiding van advocatenkantoor Boels Zanders teneinde de correcte vertaling van de bepalingen van zowel de aangepaste Wet gemeenschappelijke regelingen als de verwachte wijzigingen van de Archiefwet correct in de tekst van de regeling op te nemen. Een eerste lokale versie is tot stand gekomen in samenwerking met advocatenkantoor Boels Zanders, waarbij de partijen die voornemens zijn toe te treden per 1 januari 2026 zijn toegevoegd. De huidige en verwachte toekomstige deelnemers van het GR HCL hebben de mogelijkheid gekregen tot het geven van op- en aanmerkingen, waarna op 27 mei 2024 een sessie is geweest bij het HCL onder leiding van mevrouw Hofman van Boels Zanders. Dit heeft geresulteerd in een tweede versie van de regeling, waarop nauwelijks op- of aanmerkingen zijn gekomen.

Op 25 september is de definitieve ontwerpwijziging opgeleverd. Deze ontwerpwijzigingen zijn toegevoegd als bijlagen aan uw raadsvoorstel. Kern is dat bij de overbruggingsregeling de partijen eerst toetreden en de minister, op moment van inwerkingtreding nieuwe Archiefwet, uit deze regeling treedt.

Pagina 3 van 7

Vraag 9: Welk effect heeft een keuze voor toetreding tot de GR op het aantal formatieplaatsen in EijsdenMargraten? Blijft dit gelijk, neemt het toe of af? Antwoord: De gemeente Eijsden-Margraten neemt sinds 2011 de archiefdiensten af bij het HCL middels een DVO. Met toetreding tot de gemeenschappelijke regeling heeft dit geen gevolgen voor de personele inzet en blijft het aantal formatieplaatsen gelijk. Dit geldt ook voor de toekomstige overdracht van digitaal archief. Vraag 10: PROCES VAN BURGERPARTICIPATIE Voor deze fase in het proces is burgerparticipatie niet van toepassing. Bij de uitvoering zal gebruik worden gemaakt van burgerparticipatie. Wat moet men zich voorstellen bij burgerparticipatie bij de uitvoering? Antwoord: Zie de beantwoording bij vraag 4. Vraag 11: Bijlage 1 Overgangsregeling (1 januari 2026) In artikel 36 lid 6 staat “Uitredingsplan”. Moet dat niet “Uittredingsplan” zijn? Antwoord: Dit moet inderdaad ‘Uittredingsplan’ zijn. Betreft een tekstuele aanpassing.

Vraag 12: Wat zijn de risico’s voor de gemeente als zij niet toetreedt tot de GR, ook met het oog op de komst van de nieuwe Archiefwet? Antwoord: De nieuwe Archiefwet brengt belangrijke veranderingen met zich mee. Hierdoor is de gemeente Eijsden-Margraten wettelijk verplicht een gekwalificeerde archivaris te hebben en een decentrale archiefdienst voor het beheer van onze overgebrachte archieven. Daarnaast benadrukt de wet het belang van duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Om digitale informatie veilig en toegankelijkheid te houden, nu en in de toekomst, is een e-depot nodig. Hiermee wordt langdurig beheer en toegang tot onze digitale archieven geborgd. Met het verkorten van de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar naar 10 jaar, is het in huis hebben van de juiste expertise en capaciteit een vereiste. Indien zou worden afgezien van deelname aan de gemeenschappelijke regeling (via in eerste instantie de overgangsregeling), zal voor een latere toetreding een nieuw verzoek moeten worden ingediend. Het is dan aan het nieuwe Algemeen Bestuur van de GR HCL om daarover een besluit te nemen. Besluitvorming hierover zou dan pas plaats kunnen vinden nadat het nieuwe bestuur is gevormd en bijeen is gekomen.

Kortom: als de gemeente Eijsden-Margraten in 2026 niet toetreedt en niet deelneemt aan de overgangsregeling, dan; - is toetreding per 1 januari 2027 (wanneer de GR per inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet Pagina 4 van 7

mogelijk al in werking treedt) niet meer haalbaar; en - stelt het nieuwe AB mogelijk nieuwe voorwaarden aan toetreding.

Vraag 13: Hoe wordt het huidige bestuur gevormd? Antwoord: Alle archieftaken worden gedelegeerd aan het Algemeen Bestuur (AB), dat deze vervolgens delegeert aan het Dagelijks Bestuur (DB) om het bestuur efficiënt te houden. - Stemverhouding AB: Vanwege de verschillen in jaarlijkse bijdragen tussen de deelnemers wordt de stemverhouding in het AB gerelateerd aan de jaarlijkse bijdrage. Ieder AB-lid krijgt 1 stem plus een extra stem voor iedere volle € 500.000 aan afgenomen diensten. De jaarlijkse begroting bepaalt de stemverhouding. - Stemverhouding DB: Het DB heeft een oneven aantal leden om stemmen te breken. De gemeenten Heerlen en Maastricht geven één plek op, zodat alleen één van beide in het DB vertegenwoordigd is. Het DB blijft bestaan uit 3 leden, waarvan 1 lid gekozen wordt uit de ABleden van Heerlen en Maastricht. Vraag 14: Wie vertegenwoordigt Eijsden-Margraten momenteel en wie in de toekomstige GR? Antwoord: Vanuit de DVO is de vak ambtenaar de vertegenwoordiger. In de GR wordt dit de portefeuillehouder. Deze portefeuillehouder wordt in het college toegewezen. Conform het collegeproces wordt daarbij ook rekening gehouden met een plaatsvervanger.

Vraag 15: RV p. 2 Welke alternatieven heeft de gemeente om uit te kiezen naast de HCL? Antwoord: Er zijn niet heel veel andere opties dan een toetreding tot de GR of het afnemen van de taakuitvoering middels een DVO. Een andere, minder realistische optie zou zijn om de gehele taakuitvoering als gemeente zelf te gaan uitvoeren met alle daarvoor benodigde investering in ruimte, techniek en personeel tot gevolg. Daarnaast is een aansluiting bij het Regioarchief (Sittard-Geleen) niet aan te raden vanwege de redenen vermeld bij de beantwoording van vraag 7.

Pagina 5 van 7

Vraag 16: RV p. 3 Welke zekerheden kan de gemeente inbouwen om te voorkomen dat zij op moet draaien voor een eventuele stop van de rijksbijdrage/spuk? Kunnen hier op voorhand afspraken over worden gemaakt? Antwoord: Het Rijk heeft de schriftelijke toezegging gedaan de financiering via een Specifieke Uitkering (SPUK) te laten continueren (Bestuursconvenant ministerie OCenW en RHS’s). Zolang het Rijk een GRdeelnemer is, is sprake van een jaarlijks te indexeren lumpsumbijdrage welke niet eenzijdig kan worden gekort. Bij uittreding dienen nog afspraken te worden gemaakt tussen het Rijk en de achterblijvende GR-partners over de hoogte, duur en verantwoordingswijze van de SPUK. Eerder is door het Ministerie OCW expliciet aangegeven dat aan uittreding geen bezuinigingsdoelstelling is gekoppeld. Vraag 17: RV p. 3&4 Op welke manier wordt van burgerparticipatie gebruikgemaakt bij de uitvoering? Antwoord: Zie de beantwoording bij vraag 4. Vraag 18: RV p. 4 Deelname via DVO is financieel ongunstiger op de korte termijn, maar biedt meer vrijheden op de lange termijn. Deelname aan GR is financieel gunstiger op de korte termijn, maar biedt meer risico's op hogere kosten op de lange termijn. Klopt dit? Graag toelichting indien niet correct. Antwoord: Dit is niet geheel correct. Deelname aan de GR is financieel gunstiger dan uitvoering via een DVO met veranderende condities.

De DVO is niet alleen financieel ongunstiger op korte termijn, ook op de lange termijn. Eventuele risico’s spelen niet alleen bij de GR een rol, maar ook bij de DVO. De laatste 15 jaar heeft het HCL te maken met een stabiele begrotingsontwikkeling, waardoor deze risico’s beperkt zijn. Vraag 19: RV p. 4 Is het te verantwoorden dat het HCL via een DVO de gemeente 25% (of zelfs 50% bij 4 jaar) zwaarder belast? Waarom is dit proportioneel? Antwoord: Correctie op bovenstaande vraag: de risico-opslag is geen 50% maar 25% bij een DVO met een looptijd van 4 jaar en een 10% bij een DVO met een looptijd van 8 jaar. Deze cijfers zijn tot stand gekomen op basis van overleg tussen alle hoofden van de RHC’s én ervaringsgegevens op basis van benchmark. Het HCL hanteert een risico-opslag voor afname van diensten middels een DVO constructie van toepassing, omdat op enkele niveaus een voor het HCL bestaand risico wordt afgekocht door de beperkte looptijd van de overeenkomst. • Personeel: het aangaan van een DVO betekent voor het HCL dat personeel aangesteld moet worden voor de taken rondom beheer, beschikbaar stellen en toezicht. Indien een DVO wordt beëindigd, blijven de personele lasten voor het HCL doorlopen zonder dat daar DVO inkomsten tegen overstaan.

Pagina 6 van 7

•

•

Ruimte: een DVO partner betaalt een bedrag gebaseerd op het aantal afgenomen meter. Voor toekomstige overbrengingen, is het echter noodzakelijk dat ook voor DVO partners depotruimte gereserveerd blijft. Dit betekent voor het HCL jarenlange leegstand in depots, zonder dat daar inkomsten tegenover staan en evenmin de zekerheid dat deze ruimten door DVO partners gebruikt gaat worden. Dat risico wordt d.m.v. de risico-opslag doorbelast. Investering: het inrichten en ontwikkelen van een e-depot vergt een investering die door het HCL wordt gedaan. Deze wordt gedeeltelijk gedekt door partners in de regeling en DVO partners die de e-depot diensten afnemen. Partners in de regeling dragen bij aan deze ontwikkeling door de jaarlijkse bijdrage op dit onderdeel. DVO partners kunnen ervoor kiezen om niet deel te nemen aan het e-depot en pas op een (veel) later moment in te stappen. Zij dragen door deze keuzevrijheid niet bij aan de (voor)investeringen, nodig voor de ontwikkeling tot het moment van instappen. Deze afkoop wordt gecompenseerd door de risico-opslag.

Vraag 20: RV p. 4 Heeft een eventuele dataopslag geen gevolgen voor de natuur? Antwoord: In onze huidige informatiemaatschappij heeft dataopslag zeker gevolgen voor de natuur. Echter, we doen deze dataopslag omdat de overheid hierin keuzes heeft gemaakt. Daarbij streven we wel naar slimme principes. Door goede toepassing van duurzame archivering (common ground) door het HCL wordt dubbele opslag aan data voorkomen. Hiermee wordt getracht de consumptie van energie en onze ecologische voetafdruk zoveel mogelijk te reduceren. Vraag 21: Bijlage 1, p.4 Waarom krijgt het Rijk meer stemmen, terwijl zij ook kunnen besluiten hun financiële bijdragen te stoppen? Antwoord: Belangrijk om te vermelden, is dat elke partij in de GR uit deze regeling kan stappen. Dit geldt niet enkel voor het Rijk. Zie artikel 36 en 37 in de ontwerpwijzigingsregeling. Het Rijk heeft stemmen in het bestuur zolang zij deelneemt in de regeling. En zo lang zij deelneemt aan de regeling dient het Rijk eveneens bij te dragen aan de begroting van het HCL, conform de methodiek die daarvoor is omschreven in de tekst van de regeling. Zij kan daar niet éénzijdig van afwijken. Na de toekomstige uittreding van de minister ontstaat er een nieuwe situatie. Het Rijk betaalt dan voor het beheren en beschikbaar stellen van de analoge archieven van het Rijk conform een SPUK regeling.

Hierover dienen nog afspraken met het Rijk te worden gemaakt, waarbij het Rijk eerder heeft aangegeven uittreding niet te zien als een bezuinigingsmaatregel. Vraag 22: Bijlage 1, p. 7 - art 21.2 Hier staat benoemd dat een participatietraject in afwijking van lid 2 kan worden doorlopen. Hoe verhoudt zich dit tot raadsvoorstel p. 3 & 4 dat er sowieso een burgerparticipatietraject doorlopen wordt? Antwoord: Zie de beantwoording bij vraag 4.

Pagina 7 van 7