[R24.015] - Raadsvoorstel Archiefverordening gemeente Eersel 2024

*R24.015*

Raadsvoorstel Raad d.d. Commissie d.d. B&W d.d.

5 maart 2024 20 februari 2024 6 februari 2024

Portefeuillehouder Opsteller Zaaknr.

WWO myil11 Z24000115

Onderwerp Archiefverordening gemeente Eersel 2024 Voorstel De raad voor te stellen: 1. De Archiefverordening gemeente Eersel 2024 vast te stellen en de Archiefverordening gemeente Eersel 2018 in te trekken. Inleiding/aanleiding De Archiefwet wijst het college van burgemeester en wethouders aan als zorgdragers voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Vanuit de Archiefwet is het vaststellen van een Archiefverordening verplicht. In een Archiefverordening legt de gemeenteraad vast onder welke regels het college die zorgtaken uitvoert. Na vaststelling van de Archiefverordening gemeente Eersel 2024 wordt ook een nieuw Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Hierin worden verdere regels bepaald voor de uitvoering van het beheer over de niet-overgedragen archiefbescheiden. Het vaststellen van dit Besluit is een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders.

Wettelijk en/of beleidskader Archiefwet 1995 Archiefregeling Archiefbesluit 1995 Argumenten 1.1 De Archiefverordening 2018 was onvolledig en niet-uniform De toezichthouder van het RHCe heeft in de inspectie geconstateerd dat de Archiefverordening 2018 onvolledig is. Uit het inspectieverslag blijkt dat er geen bepalingen zijn opgenomen over de taken ten aanzien van de gemeentearchivaris. Om te voldoen aan de eisen zijn de taken van de gemeentearchivaris opgenomen in Artikel 2 van de Archiefverordening gemeente Eersel 2024. Daarnaast is ten behoeve van de leesbaarheid en uniformiteit met andere gemeenten de opzet van de verordening omgezet naar het model Archiefverordening 2019 van de VNG. Vanwege de omzetting van de opzet is de volgorde van de artikelen gewijzigd. 1.2 Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven is gewijzigd In de huidige Archiefverordening gemeente Eersel 2018 wordt de oude Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2017 aangehaald. Deze regeling is niet meer geldend. Momenteel is de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2021 van kracht. Om deze reden zijn verwijzingen naar artikelen van de regeling aangepast in de memorie van toelichting van de Archiefverordening. Alternatieven n.v.t. R24.015 Pagina 1 van 3

Risico’s n.v.t Financieel n.v.t. Communicatie/Participatie De nieuwe Archiefverordening gemeente Eersel 2024 wordt na vaststelling elektronisch gepubliceerd in het Gemeenteblad. Planning De verwachte datum voor inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet is 1 januari 2025. Daarna zal de Archiefverordening opnieuw gewijzigd worden, overeenkomstig de nieuwe bepalingen in de wet. Bijlagen 1. Corsanummer 24.01885 - Archiefverordening gemeente Eersel 2024

Eersel, 6 februari 2024 Burgemeester en wethouders van Eersel secretaris {{esl:Signer1:signature:size(200,50)}}

burgemeester {{esl:Signer2:signature:size(200,50)}}

ing. H.M.L. Offermans

drs. W.A.C.M. Wouters

R24.015 Pagina 2 van 3

Raadsbesluit R24.015 Onderwerp: Archiefverordening gemeente Eersel 2024

De raad van de gemeente Eersel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 6 februari 2024; gehoord de beraadslaging in de commissievergadering van 20 februari 2024;

besluit:

de Archiefverordening gemeente Eersel 2024 vast te stellen en de Archiefverordening gemeente Eersel 2018 in te trekken.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 5 maart 2024 De raad van de gemeente Eersel de griffier,

de voorzitter,

J.W.G. van Bree

drs. W.A.C.M. Wouters

R24.015 Pagina 3 van 3