[R20.064] - Raadsvoorstel project digitaliseren en vervangen milieuvergunningen gemeente Eersel

*R20.064*

Raadsvoorstel Raad d.d. Commissie d.d. B&W d.d.

26 januari 2021 12 januari 2021 15 december 2020

Portefeuillehouder Opsteller Zaaknr.

WWO cbil01

Onderwerp Project digitaliseren en vervangen milieuvergunningen gemeente Eersel. Voorstel De raad voor te stellen: 1. 2. 3.

Voor het project digitaliseren en vervangen van de milieuvergunningen van de gemeente Eersel tot en met oktober 2010 een krediet ad € 40.000,-- beschikbaar te stellen. Het onder punt 1 gevraagde krediet te dekken middels een beschikking over de algemene reserve vrij besteedbaar. Voor punt 1 en 2 de .. begrotingswijziging 2021 vast te stellen.

Inleiding/aanleiding Aanleiding is de wettelijke verplichting ingevolge de Archiefwet 1995, art. 12 tot overbrenging van alle milieuvergunningen ouder dan twintig jaar naar de archiefbewaarplaats. In het geval van de gemeente Eersel is dat het RHCe (Regionaal Historisch Centrum Eindhoven). De gemeente Eersel heeft de milieuvergunningen ouder dan 20 jaar tot op het heden nog niet overgebracht. In het SIO overleg van 18-03-2020 tussen de gemeente Eersel en het RHCe is de afspraak gemaakt dat alle milieuvergunningen tot en met oktober 2010 (intreden WABO) digitaal moeten worden overgebracht. Om dit te kunnen bewerkstelligen moet er vervanging plaatsvinden van de genoemde archiefbescheiden. Onder vervanging wordt verstaan het digitaliseren en vervangen van analoge archiefbescheiden voor digitale reproducties. Dit proces moet verlopen volgens de geldende eisen en normen van het RHCe. De gemeente dient als leidraad voor het proces een handboek vervanging op te stellen waar deze eisen en normen in worden opgenomen. Pas als het handboek vervanging is goedgekeurd door het RHCe en vastgesteld is door het college van B&W van de gemeente Eersel mag er over worden gegaan op vervanging. De analoge archiefbescheiden moeten uiteindelijk worden vernietigd op het moment dat vervanging heeft plaatsgevonden en de gedigitaliseerde archiefbescheiden zijn overgebracht naar het streekarchief.

Vanaf dat moment gelden de digitale reproducties als leidend. In 2010 is er een eenmalig investeringskrediet van € 235.000 beschikbaar gesteld voor het digitaliseren van 230 m¹ aan archiefmateriaal bestaande uit alle bouwvergunningen van de gemeente Eersel tot en met oktober 2010. Dit project is destijds in samenwerking met het RHCe gestart met het oog op vervanging en overbrenging van de digitale bouwvergunningen. De bouwvergunningen zijn middels een aanbesteding uiteindelijk in 2013 gedigitaliseerd volgens de eisen en normen van het RHCe. De milieuvergunningen werden niet meegenomen in deze aanbesteding. Met het overgebleven krediet is in de periode 2014-2015 toch besloten om tevens 28 m¹ aan milieuvergunningen te laten digitaliseren, ditmaal door een ander scanbedrijf. Ook hier gold alle vergunningen tot en met oktober 2010. Het digitaliseren van deze milieuvergunningen is echter niet gedaan met als oogpunt vervanging en overbrenging naar het streekarchief, maar enkel om de eigen bedrijfsvoering en het ter inzage leggen van opgevraagde archiefstukken te kunnen bevorderen. Vanwege de andere insteek zijn de milieuvergunningen niet gedigitaliseerd volgens R20.064 1

de eisen en normen van het RHCe voor overbrenging en vervanging. Om de milieuvergunningen alsnog digitaal over te kunnen brengen naar de archiefbewaarplaats dienen de milieuvergunningen opnieuw gedigitaliseerd te worden, ditmaal volgens de vereiste kwaliteitseisen. Wettelijk en/of beleidskader - Archiefwet 1995 artikel 7 - Archiefwet 1995 artikel 12 - Archiefregeling artikel 26a, 26b - Archiefbesluit 1995 artikel 6 Argumenten 1.1 Er wordt voldaan aan een wettelijke plicht. Met het vervangen en overbrengen van de archiefbescheiden voldoet de gemeente Eersel aan de Archiefwet 1995 artikel 12: “De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats”. Op dit moment voldoet de gemeente Eersel niet aan de wettelijke verplichting omdat de milieuvergunningen ouder dan twintig jaar nog niet zijn overgebracht. De gemeente Eersel heeft op 04-09-2020 vanuit de Provincie Noord – Brabant toestemming gekregen om de uiterlijke overbrengingstermijn op te schorten naar 31 januari 2022. Indien er tegen die tijd nog geen overbrenging heeft plaatsgevonden kan dat negatieve gevolgen hebben voor de beoordeling vanuit de Provincie.

Als de Gemeente Eersel haar taken tot het overbrengen van archiefbescheiden ouder dan twintig jaar blijft verzuimen komt de gemeente onder toezicht van de Provincie te staan en kunnen er uiteindelijk sancties worden opgelegd. Bij het plaatsen van de milieuvergunningen in het e-depot van het RHCe wordt tevens de openbaarheid van deze archiefbescheiden gegarandeerd. Zo lang archiefbescheiden nog worden opgeslagen in het gemeentearchief vallen deze onder de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) waarbij de gemeente de rol heeft om opgevraagde dossiers ter inzage te leggen. Bij overbrenging naar het e-depot van het RHCe veranderd de wettelijke status van deze archiefbescheiden en zijn zij straks te allen tijde openbaar voor inwoners om te kunnen raadplegen. 1.2 Vervanging stelt de gemeente Eersel in staat om de originele papieren vergunningen te vervangen door digitale archiefbescheiden. Het digitaal overbrengen van de archiefbescheiden bevordert de toegankelijkheid ten opzichte van overbrenging op papier. Inwoners hoeven de milieuvergunningen straks niet op te vragen in de studiezaal maar kunnen deze direct raadplegen via het e-depot, oftewel de online archief omgeving van het RHCe. Het project past daarmee in het gemeentelijke dienstverleningsconcept van een elektronische overheid met meer en betere digitale dienstverlening en de beoogde digitale duurzaamheid door vervanging.

1.3 Het benodigde budget bedraagt circa € 40.000,-Op basis van ervaringen uit het verleden met betrekking tot het digitaliseren van archiefbescheiden, ten einde de overbrenging naar het streekarchief en op basis van het aantal meters aan archief kost het digitaliseren van deze dossiers circa € 40.000,--.

R20.064 2

Naast de directe kosten voor scanning zijn er kosten voor bewerking, opschoning en aanlevering volgens de geldende normen. De gemeente Eersel gaat het opschonen, bewerken en scannen van de dossiers uitbesteden aan een gecertificeerd scanbedrijf. Alternatieven n.v.t. Risico’s n.v.t. Financieel Om de archiefbescheiden conform de eisen en normen van het RHCe digitaal naar het streekarchief te verplaatsen, moeten deze opnieuw worden gescand. Naast de directe kosten voor scanning zijn er kosten voor bewerking, opschoning en aanlevering volgens de geldende normen. Op basis van ervaringen uit het verleden met betrekking tot het digitaliseren van archiefbescheiden, ten einde de overbrenging naar het streekarchief en op basis van het aantal meters aan archief kost het digitaal maken van deze dossiers circa € 40.000,--. Voorgesteld wordt een krediet beschikbaar te stellen ad € 40.000,-- en deze te dekken middels een beschikking over de algemene reserve vrij besteedbaar. Communicatie/Participatie Het project wordt uitgevoerd in samenspraak tussen de gemeente Eersel (team IBC), het RHCe en een nog te bepalen scanbedrijf aan wie de werkzaamheden zullen worden uitbesteed. Planning De milieuvergunningen worden in de loop van 2021 gedigitaliseerd en moeten overgebracht zijn vóór 31 januari 2022.

Voordat er begonnen kan worden met de scanwerkzaamheden moeten er de nodige voorbereidende werkzaamheden plaatsvinden waaronder het schonen van de dossiers. Tevens moet er een handboek vervanging worden opgesteld. Dit handboek moet worden goedgekeurd door het RHCe en vastgesteld door het college van B&W van de gemeente Eersel. Bijlagen Bijlage 1 “Machtiging tot de opschorting overbrengingstermijn” (corsanr. 20.18634) Eersel, 15 december 2020 Burgemeester en wethouders van Eersel secretaris

burgemeester

de heer ing. H.M.L. Offermans

de heer drs. W.A.C.M. Wouters

R20.064 3

Raadsbesluit R20.064

De raad van de gemeente Eersel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 15 december 2020; gehoord de beraadslaging in de commissievergadering van 12 januari 2021;

besluit:

1. 2. 3.

Voor het project digitaliseren van de milieuvergunningen van de gemeente Eersel tot en met oktober 2010 een krediet ad € 40.000,-- beschikbaar te stellen. Het onder punt 1 gevraagde krediet te dekken middels een beschikking over de algemene reserve vrij besteedbaar. Voor punt 1 en 2 de .. begrotingswijziging 2021 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 26 januari 2021

De raad van de gemeente Eersel de griffier,

de voorzitter,

J.W.G. van Bree

drs. W.A.C.M. Wouters

R20.064 4