[25.14030] Opvolging aanbevelingen rapport Van Dam

Opvolging lessen Rapport Van Dam “1. Vervul en borg de twee rollen binnen de bestuurlijke verantwoordelijkheid: bestuurder en toezichthouder”. De taken van het bestuur zijn besturen en toezicht houden. Na de constatering van fraude heeft het bestuur toezicht houden nadrukkelijk en expliciet invulling gegeven. Het bestuur heeft op voorstel van de directie een plan van aanpak vastgesteld. Er is een gedetailleerd dashboard interne beheersing opgesteld, met maatregelen om risico’s te beheersen. Dit dashboard wordt geagendeerd voor het bestuur met toelichting en verantwoording door het management. “2. Organiseer de bestuurlijke ondersteuning”. Bestuurlijke ondersteuning is systematisch georganiseerd. Bestuursleden worden geadviseerd vanuit de eigen gemeentelijke organisatie op beleidsinhoudelijke zaken en op financiën. Agenda en onderliggende stukken worden 14 dagen voor de bestuursvergadering gezonden aan bestuurders en adviseurs. Voorafgaand aan elke bestuursvergadering is er een zogenaamd “afstemmingsoverleg”. Dat is een ambtelijk overleg tussen medewerkers van gemeenten die hun bestuurder adviseren en medewerkers van KempenPlus. Vanuit KempenPlus vervult de directeur de rol van eerste adviseur van het bestuur.

Medewerkers van KempenPlus en ook externen (bijvoorbeeld accountant) worden uitgenodigd ter vergadering van het bestuur ingeval er specifieke onderwerpen aan de orde zijn, waarbij behoefte is aan bijzondere expertise. In dit kader volgt het bestuur de risicobeheersing actief op, door het onderwerp te agenderen en toelichting en verantwoording te vragen over de voortgang. “3. Overleg jaarlijks als bestuur met de accountant.” Er zijn wezenlijke verschillen in de wijze waarop de accountant zijn rol vervulde in de periode van de WVK in vergelijking met de werkwijze van deze tijd. Tenminste twee keer per jaar is de accountant aanwezig bij de vergadering van het bestuur. Dat is bij de vergadering van het bestuur waarin de managementletter wordt toegelicht en de vergadering waarin de jaarrekening met het verslag van de accountant wordt besproken. Deze les is meer dan opgevolgd door het bestuur. Wat hierin helpt is dat de accountant naar tevredenheid invulling geeft aan de natuurlijke adviesfunctie. Voorbeeld hiervan zijn het voldoen aan de nieuwe voorschriften met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant bevestigt op basis van uitgevoerde controles dat KempenPlus de nodige stappen heeft gezet gericht op interne beheersing. “4.

Versterk een cultuur waarin bewust aandacht is voor integriteit” Integriteit is het vasthouden aan je morele en ethische principes, waarbij eerlijkheid voorop staat. Het betekent het juiste doen, zelfs als niemand kijkt, en consistent zijn in woorden en daden. Je neemt verantwoordelijkheid voor je acties en gedrag. De ervaringen opgedaan met de fraude heeft bij alle betrokkenen en op alle niveaus in de organisatie doen inzien dat alleen integer handelen stand kan houden. Iets anders is niet verenigbaar met de wijze waarop KempenPlus taken uitvoert in een samenwerking van gemeenten. Er blijft afhankelijkheid van medewerkers, ook in de situatie dat de nodige maatregelen zijn genomen om fraude te voorkomen. Wat fraude doet met collega’s werd minder gezien in de periode dat dit in alle heftigheid speelde. De impact was er op ongekende wijze. Met de maatregelen van het bestuur tezamen met de “sense of urgency” die de directie er aan geeft ontstaat binnen de organisatie gedragenheid voor genomen maatregelen. Betrokkenen zijn zich bewust dat cultuur weerspiegelt de wijze waarop we werken. Die werkwijze minimaliseert de kans dat KempenPlus nog een keer getroffen wordt door fraude. De ervaring heeft geleerd. “5.

Kies speerpunten in de interne beheersing.” De interne beheersing omvat veel en na een dergelijke fraude bestaat de kans dat alle aandacht er naar uitgaat dat dát nooit meer kan gebeuren. Begrijpelijk, maar voorkomen moet wel worden dat “de vorige oorlog wordt gewonnen”. De omgeving verandert en de risico’s in de bedrijfsvoering ook. Als alle aandacht wordt gericht op risico’s omtrent financiële fraude, kunnen andere risico’s uit beeld raken. Tot die zich ineens voordoen. Wat te denken van een groot datalek, waardoor de persoonlijke en medische gegevens van personeelsleden gestolen worden? Of een hack waarbij de bedrijfssoftware wordt gegijzeld? Laat periodiek een brede risicoanalyse maken en kies op basis daarvan binnen het aandachtsgebied bedrijfsvoering bewust voor de speerpunten om de bestuurlijke focus op te richten.” Deze “les van Van Dam” is met de toelichting erop opgenomen omdat deze de blik op de risico’s van deze tijd verbreed. De risico’s op het gebied van ICT, de beveiliging daarvan en het voorkomen van het risico op

datalekken, hacks zijn naar hun aard vergelijkbaar met de risico’s die deelnemende gemeenten lopen. KempenPlus heeft in de fase van oprichting gekozen om de ICT voorzieningen te betrekken van SSC De Kempen. In dat besluit was gewaarborgde beveiliging van systemen een doorslaggevende overweging. Daarenboven neemt KempenPlus eigen maatregelen in het kader van informatieveiligheid, die ook door het bestuur worden vastgesteld. “6. Breng het archief op orde en overweeg het administratief systeem te vervangen.” Op archief en op ERP werkt KempenPlus inmiddels met twee nieuwe applicaties. Op archief is er de applicatie Djuma, die als zaaksysteem in gebruik is genomen. KempenPlus voldoet aan alle te stellen eisen aan archief. Dit blijkt ook uit het oordeel dat de provincie als toezichthouder geeft op het voldoen aan archiefvoorschriften. Er is geïnvesteerd in een nieuw systeem waarmee KempenPlus bij de tijd is. Het ERP systeem is vervangen door AFAS. “7. Blijf sturen op de maatschappelijke functie van KempenPlus.” Eén ding mag niet uit het oog worden verloren en dat is de belangrijke maatschappelijke functie van KempenPlus. Al gaat nu terecht veel aandacht en energie uit naar de fraude en alles wat daarmee samenhangt, uiteindelijk zijn bedrijfsvoering, risicobeheersing en financiën slecht randvoorwaarden om die maatschappelijke functie te kunnen realiseren.

Doe als bestuur wat nodig is om de interne beheersing op peil te krijgen, geef adequaat invulling aan je rol als toezichthouder maar verlies daarbij niet die maatschappelijke functie uit het oog. De keuze om de gemeenschappelijke regeling in te richten als een bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) is dan wellicht niet de meest gelukkige: discussie en debat over het grote maatschappelijke belang van KempenPlus, de keuzen die daarover worden gemaakt en de verantwoording daarover komen beter tot hun recht in openbare AB-vergaderingen waar wethouders en eventueel raadsleden aan deel kunnen nemen, dan in de beslotenheid van B&W-vergaderingen met daarna discussie in de raden. Het sociaal domein is nu eenmaal geen technische uitvoeringskwestie en verdient een breed en bestuurlijk podium om het debat over te kunnen voeren. “ Deze “les van Van Dam” is volledig geciteerd, om de context mee te geven die Van Dam bedoelde. De fraude noodzaakte om de nodige maatregelen te nemen en een plan van aanpak op te stellen en uit te voeren. Dat werd gedaan en over de vorderingen werd het bestuur geïnformeerd. Met de strategische verkenning op advies van Berenschot wordt voluit gevolg gegeven aan deze aanbeveling.

Waar het gaat over de vraag of KempenPlus als een openbaar lichaam beter haar taken kan uitoefenen dan in de huidige situatie van een bedrijfsvoeringsorganisatie ligt er een besluit van colleges om aan de juridische vorm nu niets te wijzigen. Waar gesteld wordt: “uiteindelijk zijn bedrijfsvoering, risicobeheersing en financiën slechts randvoorwaarden” attendeert Van Dam op het risico van doorslaan in de mate van interne beheersing. Het risico van ”crowding out” is er nauwelijks, dat wil zeggen zoveel nadruk leggen op interne beheersing dat andere zaken praktisch gezien weggedrukt worden. Door na constatering van de fraude direct de goede dingen te doen is aan de randvoorwaarde van beheerste risico’s voldaan. KempenPlus organiseert de interne beheersing op een hoog niveau. Het toezicht door het bestuur wordt vanuit de organisatie pro actief gefaciliteerd. Het bestuur van KempenPlus vraagt daar naar. We stellen vast dat door de genomen maatregelen en de wijze waarop dit thema een aangelegenheid voor het bestuur is. Aan de randvoorwaarden is meer dan voldaan.