[25.03918] 241220 Bijlage Concept Overeenkomst Aanbesteding accountant 2025-2028

Logo [Deelnemer Kempengemeenten]

[Logo accountant]

Overeenkomst Accountancy 2025 en verder Tussen [Deelnemer Kempengemeenten] En <Accountant> BIZOB-2024-GEZ-MRO-00507 xx-xx-2025

Toelichting: Per deelnemende Kempengemeenten komt er 1 getekende overeenkomst. Oftewel totaal 6 overeenkomsten.

Overeenkomst inzake Accountancy 2025 en verder

De ondergetekenden:

1. De <deelnemer Kempengemeenten>, zetelend aan Adres te <plaats>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam, functie>, hierna te noemen (ook): ‘de Gemeente’

en

2. <naam leverancier>, gevestigd te <plaats>, ingeschreven in het handelsregister onder nummer: <KvKnummer>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <de heer/mevrouw> <naam>, <functie>, hierna te noemen (ook): ‘de Contractant; Hierna tevens gezamenlijk te noemen: ‘Partijen’

In aanmerking genomen dat: 

de Gemeente op <publicatiedatum> een Offerteaanvraag met kenmerk <kenmerk offerteaanvraag> heeft geplaats binnen het DAS Accountancy, voor het aangaan van een overheidsopdracht met betrekking tot accountancydiensten;



dat de eisen voor het indienen van aanbiedingen zijn vastgelegd in de bij deze Overeenkomst behorende Toelatingsleidraad “Dynamisch aankoopsysteem (DAS) Accountancy, met kenmerk BIZOB2024-GEZ-FDU-00604, d.d. 9 juli 2024 en de Offerteaanvraag “Accountancy voor gemeente Veldhoven, boekjaar 2025 en verder”, met kenmerk BIZOB-2023-VEL-GGR-00356, d.d. 15 oktober 2024;



er door geïnteresseerde marktpartijen inlichtingen zijn ingewonnen, waarvan op <datum publicatie laatste inlichting> een bij deze Overeenkomst behorende nota van inlichtingen is opgemaakt;



op <datum openen kluis> de aanbesteding van de overheidsopdracht heeft plaatsgevonden en dat de Contractant een bij deze Overeenkomst behorende inschrijving heeft ingediend;



deze inschrijving de inschrijving met de beste prijs – kwaliteitverhouding voor de overheidsopdracht betrof;



de Gemeente op <datum gunningsbrief> het gunningsbesluit van de Overeenkomst aan de Contractant heeft uitgesproken;



Partijen hun rechten en plichten met betrekking tot uitvoering van de accountancydiensten in onderhavige Overeenkomst wensen vast te leggen.

pagina 2 van 8

Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:

Artikel 1

Opdracht accountantscontrole

1. de Gemeente geeft opdracht aan de Contractant, hetgeen door de Contractant wordt aanvaard, tot de uitvoering van accountancydiensten. 2. Uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole door de Contractant als bedoeld in lid 1 van dit artikel geschiedt onder de voorwaarden en bedingen van deze Overeenkomst en haar bijlagen.

Artikel 2

Duur van de Overeenkomst

1. Deze Overeenkomst gaat in op <1 juli 2025> en wordt aangegaan voor de periode die nodig is voor de controle van de boekjaren 2025, 2026, 2027 en 2028. De overeenkomst eindigt na afronding van de controle over het boekjaar 2028, wat naar verwachting voor 1 juli 2029 zal plaatsvinden. 2. Na het verstrijken van de initiële looptijd van de Overeenkomst, zoals benoemd in lid 1, wordt de Overeenkomst één maal stilzwijgend verlengd, voor de boekjaren 2029 en 2030. De Overeenkomst eindigt in dat geval na afronding van de controle over het boekjaar 2030, wat naar verwachting voor 1 juli 2031 zal plaatsvinden. Indien een partij géén gebruik wil maken van deze verlengingsoptie, dan maakt zij dit uiterlijk op 1 oktober 2028 in geschrift kenbaar aan de wederpartij.

Artikel 3

Algemene (inkoop)voorwaarden

1. Op deze Overeenkomst zijn de “Algemene inkoopvoorwaarden 2014 voor accountancy” van toepassing (hierna: ‘inkoopvoorwaarden’). 2. De algemene (verkoop-)voorwaarden van de Contractant zijn door partijen uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard op onderhavige Overeenkomst.

Artikel 4

Prijzen

1. De door de Gemeente aan de Contractant verschuldigde vergoeding bedraagt <jaarvergoeding> exclusief btw per boekjaar. Een en ander zoals volgt uit de inschrijving behorende bij deze Overeenkomst. 2. De in lid 1 van dit artikel genoemde vergoeding is vast tot en met <1 juli 2026>. Na deze datum kunnen tarieven jaarlijks per 1 juli en voor het eerst met ingang van <1 juli 2026> wijzigen met maximaal de jaarmutatie van het voorgaande jaar (gehele jaar), van Dienstenprijsindex (DPI) 69.2, “Accountants, boekhouders en belastingconsulenten”, zoals gepubliceerd door het CBS. pagina 3 van 8

3. Prijsaanpassingen dienen uiterlijk 30 dagen voorafgaand aan de datum waarop de prijsaanpassingen in gaat, schriftelijk kenbaar gemaakt te worden, door middel van het overleggen van aangepaste tarieven, inclusief de onderbouwing hoe de aangepaste tarieven tot stand zijn gekomen. Prijsaanpassingen die na deze datum kenbaar worden gemaakt hoeven niet geaccepteerd te worden. Inhaalslagen op niet doorgevoerde indexeringen worden niet geaccepteerd.

Artikel 5

Facturatie en betaling

1. Facturatie en betaling van de vaste jaarlijkse aanneemsom voor accountancy diensten vindt uitsluitend plaats op basis van verrichte werkzaamheden conform onderstaand schema: - 20% na afstemming van de planning en akkoord van de Gemeente; - 40% na afgifte managementletter; - 40% na afgifte definitieve accountantsverklaring. 2. Facturatie en betaling van overige werkzaamheden door de Contractant vindt plaats maandelijks achteraf na afronding van die werkzaamheden, middels één gespecificeerde (verzamel)factuur. 3. Facturatie vindt plaats via een elektronische factuur (e-factuur), volgens de Europese norm EN16931. Deze kan worden aangeboden aan gemeente Veldhoven, KvK 17272483 via Simplerinvoicing en het PEPPOL-netwerk (OIN 00000001001902957000). Het e-factuurformaat moet voldoen aan de meest recente versie van Simplerinvoicing. Op de e-factuur wordt een bestelnummer en/of routenummer vermeld.

Artikel 6

Beroeps- en gedragsregels

1. Gedurende de looptijd van de Overeenkomst zal de Contractant, in geval van dienstverlening aan andere (potentiële) cliënten, bij (potentieel) conflicterende belangen ten opzichte van die van de Gemeente, integer handelen met in acht neming van wet- en (beroeps-)regelgeving. 2. In afwijking van artikel 2.4 van de inkoopvoorwaarden voert de Contractant de opdracht uit in overeenstemming met de toepasselijke (beroeps)regelgeving en hetgeen bij of krachtens de wet van hem wordt geëist. De Gemeente zal de daaruit voortvloeiende verplichtingen steeds volledig respecteren. 3. Contractant houdt een werkdossier aan met daarin kopieën van relevante stukken, welk dossier eigendom is van Contractant.

Artikel 7

ICT-ondersteuning

1. Ten behoeve van (de uitvoering van) de opdracht kunnen Gemeente en Contractant door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren en/of gebruik maken van elektronische op-

pagina 4 van 8

slag (waaronder cloud-toepassingen), waarbij het opdrachtnemer is toegestaan vertrouwelijke informatie te verstrekken aan IT (cloud) dienstverleners, op basis van vertrouwelijkheid en uitsluitend ter ondersteuning van de bedrijfsvoering van opdrachtnemer. Contractant blijft jegens Gemeente verantwoordelijk voor de geheimhouding van de vertrouwelijke informatie door de betreffende IT (cloud) dienstverleners.

Artikel 8

Aansprakelijkheid

1. In geval de Contractant – al dan niet van rechtswege – in verzuim is, is de Contractant aansprakelijk voor alle schade die door de Gemeente wordt geleden voortvloeiende uit de uitvoering van de werkzaamheden, ingevolge deze overeenkomst. Deze bepaling is ook van toepassing wanneer de schade het gevolg is van het niet naleven van wetgeving of van een gebrek in de uitvoering van de Overeenkomst. Dit alles ongeacht het feit of de schade veroorzaakt is door Contractant zelf en/of zijn personeel dan wel degenen die door Contractant op welke andere wijze dan ook bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken. 2. De in het kader van de Overeenkomst door de Contractant te vergoeden schade is, ongeacht de grondslag (waaronder tevens begrepen aanspraken uit hoofde van garantieverplichtingen en vrijwaringen), per gebeurtenis beperkt tot een bedrag van drie maal het jaarlijkse honorarium. Hierbij definiëren wij het begrip gebeurtenis als het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening, inclusief de voorbereidende werkzaamheden. Samenhangende gebeurtenissen worden beschouwd als (1) gebeurtenis. 3. De beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld komt te vervallen indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Contractant of Personeel van Contractant. 4.

de Gemeente zal haar eventuele vorderings- en verhaalsrechten uitsluitend uitoefenen tegen Contractant en niet tegen (bestuurders van) members/vennoten, bestuurders of werknemers van Contractant of door Contractant ingeschakelde derden c.q. hulppersonen.

Artikel 9

Tussentijdse beëindiging

1. Gemeente is in geval van het bepaalde in artikel 12 van de inkoopvoorwaarden, tevens gerechtigd haar betalingsverplichtingen op te schorten en/of uitvoering van de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk aan derden op te dragen, zonder dat de Gemeente tot enige schadevergoeding gehouden is, onverminderd eventuele aan de Gemeente verder toekomende rechten, daaronder inbegrepen het recht van de Gemeente op volledige schadevergoeding.

Artikel 10 pagina 5 van 8

Toepasselijk recht en geschillen

1. Op deze Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. 2. Alle geschillen (daaronder inbegrepen geschillen die slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd) die naar aanleiding van deze Overeenkomst of daaruit voortvloeiende Overeenkomsten tussen partijen mochten ontstaan zullen aanhangig worden gemaakt bij de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant.

Artikel 11

Algemene bepalingen

1. Wijzigingen van deze Overeenkomst, alsmede aanvullingen daarop, zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen. Artikel 12

Bijlagen en rangorde

1. De onderstaande documenten maken integraal onderdeel uit van deze Overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Overeenkomst en deze documenten, gaat de Overeenkomst voor. Daarna geldt de volgende rangorde: -

Nota van inlichtingen <behorend tot Opdracht> d.d. <datum publicatie laatste inlichting>;

-

Offerteaanvraag “Accountancy voor gemeente Veldhoven, boekjaar 2025 en verder”, kenmerk BIZOB-2023-VEL-GGR-00356, d.d. 15 oktober 2024;

-

Nota van inlichtingen <behorend tot DAS Accountancy> d.d. <datum>;

-

Toelatingsleidraad “Dynamisch aankoopsysteem (DAS) Accountancy”, kenmerk BIZOB-2024-GEZFDU-00604, versie 1.0, d.d. 9 juli 2024;

-

Inkoopvoorwaarden;

-

Inschrijving <naam Contractant - ondernemer> d.d. <datum>

2. Bovengenoemde bijlagen zijn gedurende de aanbestedingsprocedure opgenomen in het aanbestedingsplatform, Mercell Source-to-Contract, en Partijen hebben hier kennis van genomen. Aldus overeengekomen en ondertekend door: de Gemeente

De Contractant

Voor deze:

Voor deze:

[elektronische handtekening]

[elektronische handtekening]

<naam>

<naam>

<functie>

<functie>

pagina 6 van 8

Plaats: <plaats>

Plaats: <plaats>

Datum: [elektronisch]

Datum: [elektronisch]

pagina 7 van 8

Wijzigingen ten aanzien van de inkoopvoorwaarden naar aanleiding van de nota’s van inlichtingen bij instellen DAS Accountancy De volgende artikelen uit de inkoopvoorwaarden komen te vervallen: -

Artikel 14.3

-

Artikel 14.6

Daarnaast worden de volgende artikelen uit de inkoopvoorwaarden aangepast:

Artikel 5.2 luidt nu: De Gemeente zal op eerste verzoek, binnen een redelijke termijn en op de door Contractant verlangde wijze alle inlichtingen en gegevens verstrekken die naar oordeel van Contractant nodig zijn om de Overeenkomst naar behoren uit te voeren.

Artikel 13.2 luidt nu: Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: onvoldoende beschikbaarheid van voldoende en gekwalificeerd personeel, stakingen, grondstoffentekort, transportproblemen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde goederen, het tekortschieten van door de Contractant ingeschakelde derden en liquiditeit- of solvabiliteitsproblemen van de Contractant of door hem ingeschakelde derden.

Artikel 14.1 luidt nu: “De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen eventuele aanspraken van derden ter zake van schade door deze derden geleden ten gevolge van een aan Contractant toerekenbare tekortkoming in de nakoming van deze Overeenkomst. De vrijwaringsplicht wordt beperkt door de tussen partijen overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking.

Artikel 22.3 luidt nu: Ingeval van ontbinding door de Gemeente als bedoeld in lid 1 is de Gemeente geen vergoeding verschuldigd aan de Contractant voor de Prestaties die niet door Contractant zijn verricht. Eventuele aan de Contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de Contractant terug aan de Gemeente.

pagina 8 van 8