[23.13832] - Leidraad participatie concept
Tekst van het document
gemeente
Fprçpl
Handreiking
Heb je een idee? Betrek de buurt bij je plannen
Waarom deze handreiking?
Vertrekpunt: Effect op de omgeving
Waarom deze handreiking?
In Eersel vinden we de mate waarin je mensen betrekt bij je plannen in verhouding moet staan tot het effect van je plan op de omgeving. Het maakt voor de omgeving natuurlijk verschil of je alleen een dakkapel plaatst of een nieuwe woonwijk wilt bouwen. Over het algemeen geldt: hoe groter en uitgebreider een plan of ontwikkeling is, hoe belangrijker participatie is met inwoners en bedrijven is.
Als je (bouw)plannen hebt dan vindt de gemeente het belangrijk dat je de omgeving op tijd betrekt bij deze plannen? Dit noemen we participatie. Betrek daarom de buurt voordat je een vergunning aanvraagt of het plan indient bij de gemeente.
Grotere kans op draagvlak
Bij effecten kun je denken aan van alles denken van geur- en geluidsoverlast
Door participatie zorg je ervoor dat alle belangen, meningen, kennis en
tot veranderingen aan het uitzicht of ander gebruik van de omgeving etc.
creativiteit in een vroeg stadium op tafel komen. Door bezwaren, maar juist ook door goede ideeën met elkaar te bespreken, kun je je plan beter maken en is er meer kans op draagvlak.
Onderdeel van de vergunningaanvraag De manier waarop je de participatie hebt georganiseerd is onderdeel van je (vergunnings)aanvraag. Deze handreiking laat zien waar de gemeente op let bij het meewegen van de participatieresultaten.
Voorkom langere procedures Als we vinden dat de belangen van de omgeving onvoldoende in beeld zijn gebracht, kan de gemeente besluiten om deze belangen zelf in beeld te brengen. Dit heeft consequenties voor de doorlooptijd van de vergunning. Je contactpersoon kan je hier meer over vertellen.
t
Hoeveel effect het je plan op de omgeving?
Level 1
Level 2
Weinig impact
Beperkte impact
Veel impact
> Beperkte participatie
> Beperkte participatie
> Beperkte participatie
ū Klein initiatief met weinig impact omgeving
ū Initiatief met beperkte impact op omgeving
ū Initiatief met veel impact op de omgeving
»
»
»
»
Kleine veranderingen aan je woning
Bouwwerken of veranderingen
Plan of initiatief met ingrijpende
of kleine bouwwerken in bijvoorbeeld
van beperkte omvang waarbij je
gevolgen voor de leefomgeving zoals
je tuin waar je wel toestemming
toestemming nodig hebt van de
bijvoorbeeld nieuwe woonwijk
nodig voor hebt van de gemeente
gemeente zoals de bouw van een
zoals een dakkapel of overkapping
nieuwe woning
Alleen de direct omwonenden,
»
zoals naaste buren krijgen te maken
Initiatief dat maatschappelijk gevoelig
»
verschillende belangen »
belangenafweging maken
arbeidsmigranten »
Meer mensen in de omgeving dan
De gemeente moet in de besluitvorming een uitgebreide
ligt bijvoorbeeld woning verhuren aan
met je plan
Veel belanghebbenden met
»
Initiatiefnemer is vaak een
alleen de direct omwonenden krijgen
professionele partij (project
te maken met het plan of initiatief
ontwikkelaar, een architectenbureau, woningbouwcorporatie) »
De gemeente of een andere overheid is initiatiefnemer
Wat verwachten we als gemeente van je?
Level 1
Level 2
Beperkte participatie
Gemiddelde participatie
Intensieve participatie
Betrokkenen informeren/laten weten
^ Betrokkenen laten meepraten
• Betrokkenen laten meedenken
Inventariseren eventuele zorgen
• Belangen van betrokkenen
^ Ideeën van betrokkenen
Onderzoeken of je bezwaren kunt
meewegen
wegnemen door (kleine) aanpassingen
meenemen in het ontwerp ^ Initiatiefnemers zorgt voor gedragen participatieplan
in je plan
^ Gemeente adviseert over participatie Bijvoorbeeld (keukentafel)gesprek of een
Bijvoorbeeld een omgevingsdialoog met
burenakkoord (waar buren mondeling of
inloopbijeenkomst, informatieavond of
schriftelijk akkoord geven op je plan.)
(online) enquête.
Participatieplan met afspraken over de aanpak van het participatietraject met omgevingsanalyse.
Advies
Beoordelen van de participatie
De gemeente Eersel adviseert je graag over de mate van participatie die
Als je een vergunning aanvraagt bij de gemeente dan kijken we bij de
past bij jouw initiatief en bij het bepalen van het effect op de omgeving.
beoordeling van je aanvraag ook naar wat je gedaan hebt om de omgeving te betrekken bij je plannen.
Als initiatiefnemer blijf je wel zelf verantwoordelijk. Wij nemen het participatietraject of onderdelen daarvan niet van de initiatiefnemer over.
We beoordelen of je plan of initiatief past binnen ons beleid, onze visie
Deze is en blijft verantwoordelijk voor het gehele participatietraject.
en onze ambities. Wij wegen draagvlak af tegen het maatschappelijk belang van een initiatief. »
Zo kan een specifieke doelgroep bezwaar hebben tegen het initiatief, maar kan het maatschappelijk belang toch zo groot zijn, dat dit zwaarder weegt.
»
Omgekeerd kan ook. Er is wel veel draagvlak, maar het plan is toch in strijd met maatschappelijke belangen.
We nemen de uitkomsten van het participatietraject mee in deze belangenafweging:
De gemeente kijkt naar: »
Wie heb je betrokken?
»
Hoe heb je hen betrokken? (de processtappen)
»
Wat heb je gedaan met de resultaten van de participatie?
Maak van bovenstaande punten een kort verslag dat je toevoegt bij de vergunningsaanvraag. Als er reden tot twijfel is dan kan de gemeente betrokkenen benaderen en ze vragen naar het verloop van het project.
Wie heb je betrokken ? Geef aan wie je betrokken hebt.
Level 1
Level 2
Beperkte participatie
Gemiddelde participatie
Intensieve participatie
^
•
Buren en direct omwonenden
^
^
De wijk/buurtgenoten
^
Deskundigen en belangenorganisaties
Buren en direct omwonenden
aan welk gebied je bij je plan betrekt ^
zoals de dorpsraad, heemkundekring etc. Hun expertise kan een bijdrage leveren ^
Geef op een kaart of plattegrond Breng alle betrokkenen en belangen in het gebied in beeld
^
De gemeente neemt als het nodig is
aan de kwaliteit van je plan
als belanghebbende deel in
De mogelijke gebruikers, huurders
het participatietraject
of kopers van uw bouwplan
Hoe zijn de participanten betrokken? Geef aan hoe je mensen betrokken hebt.
Level 1
Level 2
Beperkte participatie
Gemiddelde participatie
Intensieve participatie
Informeren of burenakkoord
Meepraten/Omgevingsdialoog
Samenwerken/participatieplan
»
Informeren is meestal voldoende
»
Informeer en laat betrokkenen
»
Het is goed als nog niet alles vast staat
»
Beantwoord vragen
vanuit hun rol meepraten
»
Laat betrokkenen meedenken over je plan
»
Neem zorgen weg over bijvoorbeeld
»
Doe dat open, actief en positief
»
Laat alternatieven zien, of inventariseer
privacy, groen en (bouw)overlast
»
Kijk hoe je je plan kunt aanpassen zodat het beter aansluit op de wensen die er leven en de aandachtspunten die er zijn
»
Geef vooraf duidelijk aan waar ruimte is voor inbreng, maar ook waar dat mogelijk niet is vanwege bijvoorbeeld regelgeving
de ideeën die er zijn »
Kijk goed of je je plan beter kan maken met de inbreng van de participanten
Wat heb je gedaan met de resultaten ? Leg de resultaten van de participatie vast
Bij alle vormen van participatie: Klein initiatief ^
Laat bij de vergunningaanvraag weten dat je je buren geïnformeerd hebt;
^
Lever een bouwtekening in met een handtekening van je buren erop óf
^
Vul samen het burenakkoord in. Deze staat op eersel.nl/burenakkoord.
Grotere initiatieven ^
Houd presentielijsten bij en maak verslagen. Dit is een vereiste voor de vergunningsaanvraag.
^
Maak een overzicht van de participatiestappen die je hebt gezet en wat de (tussentijdse) resultaten zijn, deel deze gedurende het hele proces ook met de betrokkenen.
^
Geef aan welke onderdelen van het plan of welke alternatieven van een plan kunnen rekenen op draagvlak en waarvoor minder of geen draagvlak is.
^
Geef aan wat u gedaan hebt met de resultaten van de participatie. Heeft de inbreng van participanten bijvoorbeeld geleid tot aanpassing van het initiatief en op welke manier? Maak goed inzichtelijk wat je wel en niet hebt kunnen doen en wat daarbij de overwegingen zijn geweest.
^
Evalueer tijdens en na het proces en leg ook de evaluaties vast.
Tips S tricks
Goede voorbereiding Overleg met de betrokkenen op de locatie waar het initiatief straks komt en nodig mensen tijdig uit, houd rekening met vakanties. Gebruik begrijpelijke taal en werk met beelden: het is makkelijker meedoen als je weet hoe het eruit ziet. Verplaats je in de omwonenden: hoe zou jij reageren op een bouwplan in jouw straat? Besef dat mensen best onzeker kunnen worden van veranderingen in hun directe leefomgeving. Zeker bij grotere plannen of initiatieven kan het helpen om met thema's te werken zoals groen, verkeer, parkeren zodat je alle onderdelen van een plan goed aandacht kan geven. Omwonenden weten vaak veel over hun omgeving. Bereid je dus goed voor op vragen uit de buurt over bijvoorbeeld beschermde bomen of diersoorten of monumenten. Als je te maken hebt met veel participanten en veel belangen, laat het participatieproces dan begeleiden door een ervaren (onafhankelijk) procesbegeleider. Of laat bijeenkomsten begeleiden door een geoefend gespreksleider, als je dat zelf lastig vindt.
Tips S tricks
Maak de kaders duidelijk ^
Maak duidelijk wat het doel is van je initiatief.
^
Geef aan wat de kaders zijn, wat er al vast ligt en waarover overleg mogelijk is. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerder besluiten genomen, of is er simpelweg regelgeving waar je rekening mee moet houden.
^
Licht toe over welke onderwerpen de participanten wel kunnen meepraten en over de speelruimte die er is. Het kan helpen om de organisaties die bepalend zijn voor je initiatief zoals het waterschap, de provincie, de gemeente een rol te geven in het proces.
^
Blijf communiceren, ook als er geen voortgang in het proces is en geef dit dan aan.
Tips S tricks
Ken je participanten. Denk hieraan: ^
Spreken zij namens zichzelf, of vertegenwoordigen ze een groep?
^
Weet ook hoe zij zelf onderling de afstemming hebben geregeld.
^
Stem de manier van communiceren en de werkvorm af op je participanten.
Bijvoorbeeld een belangengroep, een buurt of straat.
Zo loopt het proces prettig en soepel. ^
Nodig raadsleden uit zodat zij zich een goed beeld kunnen vormen over het participatieproces.
^
Om meer ruchtbaarheid te geven aan je initiatief en je participatietraject kun je overwegen de pers te benaderen.
^
Maak gebruik van informatie die er al is: de gemeente heeft veel informatie over Eersel. Zij kunnen je adviseren over wat er speelt en welke organisaties en platforms je mogelijk kunt betrekken. Je contactpersoon helpt je hier graag verder mee.
Vergunning aanvragen
Vergunning aanvragen De omgevingsvergunning vraag je aan via omgevingsloket.nl. Naar verwachting wordt het omgevingsloket na 1 januari 2024 vervangen door het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Dan vind je daar ook de regels voor het indienen van het onderdeel participatie.
Aan de slag! Eenmaal in het bezit van uw vergunning wil je natuurlijk met je initiatief van start. Zorg dat je ook in deze fase blijft communiceren met je omgeving en alle betrokkenen. Informeer hen over de werkzaamheden en bij wie zij zich kunnen melden als er overlast ontstaat. Meer informatie over het betrekken van omwonenden bij bouwprojecten kun je vinden op eersel.nl/participatie
Colofon Deze handreiking is geïnspireerd op de participatiemethodiek THINK! die is ontwikkeld door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koningsrelaties. In verschillende werksessies en gesprekken met mensen van binnen en buiten de organisatie is deze handreiking tot stand gekomen.