Vaststelling Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

BESLISVOORSTEL RAAD EEMNES Besluitvormend orgaan Gemeente Eemnes - Gemeenteraad Gemeentecode Eemnes Onderwerp Vaststelling Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland Portefeuillehouder Benthem, R. van Openbaar Ja Korte inhoud Het vaststellen van de vernieuwde Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland. Besluiten 1. Kennis te nemen van de definitieve versie van de Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland 2. Toestemming te verlenen aan het college om de Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland aan te gaan. 3. In te stemmen met de voorgestelde begrotingswijziging die wordt meegenomen in de slotwijziging. Aanleiding voorstel Archief Eemland voert sinds 1998 archieftaken uit voor acht gemeenten. De huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) voldoet niet aan de Wet gemeenschappelijke regelingen en moet worden geactualiseerd. Belangrijke ontwikkelingen zijn: de noodzaak om digitale bestanden te bewaren in een e-depot, de toename van informatie die meer samenwerking vereist, en de veranderende maatschappelijke behoefte aan openheid en transparantie. Een gezamenlijke archiefdienst is financieel voordeliger en versterkt de Pagina 1 van 5

regionale cultuurhistorische geschiedenis. Vanaf eind 2023 hebben de betrokken gemeenten (Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest, Woudenberg) input geleverd voor de concept GR. Archief Eemland voert de wettelijke taken uit zoals omschreven in artikel 32 van de Archiefwet 1995, bestaande uit: 1. Toezicht en advies Archief Eemland draagt bij aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de deelnemers. De archivaris beheert overgebrachte informatieobjecten en houdt toezicht op niet-overgebrachte informatieobjecten volgens de Archiefwet. Bij ontwerp en inrichting van informatiesystemen, vervanging, aanschaf, invoering, (her)inrichting, informatiebeleid, nieuwe wetgeving, conversie, migratie, vervanging, en organisatorische wijzigingen treden de archivaris en de toezichthouder op als adviseur. 2. Opslag, beheer en dienstverlening Archief Eemland ondersteunt bij de overbrenging van (digitale) informatieobjecten, zorgt voor opname van de informatieobjecten in het archief, en beheert overgebrachte (digitale) informatieobjecten, zodat deze duurzaam toegankelijk blijven voor en beschikbaar gesteld worden aan alle belanghebbenden. De archivaris is verplicht om periodiek verslag uit te brengen aan het ambtelijke overleg over de werkzaamheden als beheerder van de archiefbewaarplaats.

Op 30 juli heeft de Raad besloten in te stemmen met de ontwerp-wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland met een aanvullende zienswijze op de GR. Archief Eemland heeft alle zienswijze ontvangen en verwerkt in de definitieve versie van de Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland. De zienswijze zijn apart benoemd in het bijgevoegde voorblad (zie Bijlage 2). De zienswijze aangaande het in dienst nemen van een archivaris en toezichthouder is ook voldaan. Sinds augustus 2025 zijn er weer een archivaris en toezichthouder werkzaam bij Archief Eemland. Doel Met dit besluit zorgen we ervoor dat verantwoordelijkheden en participatie voor alle deelnemers duidelijk en geborgd is, continueren we de huidige dienstverlening voor alle inwoners en belanghebbenden van de regio Eemland, en borgen we de controlerende taken van de raden van de deelnemende gemeenten. Toelichting besluit (argumenten)

1.1 Er is een wettelijke verplichting om de GR Archief Eemland te actualiseren De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is op 1 juli 2022 in werking getreden. De huidige GR Archief Eemland wordt opgeheven en een nieuwe centrumregeling wordt ingericht. Pagina 2 van 5

1.2 De wijziging van de GR versterkt de rol van de gemeenteraad De gewijzigde Wgr heeft tot doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. De wijzigingen zorgen voor een versterking van de kader stellende en controlerende rol van de gemeenteraad bij gemeenschappelijke regelingen door onder andere de positie van de raad ten aanzien van de kadernota en de ontwerpbegroting te verstevigen. Deze wijzigingen zijn ook doorgevoerd in de tekst van de nieuwe Centrumregeling.

1.3 Met de nieuwe centrumregeling van de GR Archief Eemland kan de regionale functie van het archief worden voortgezet De regionale samenwerking heeft als voordeel een meer samenhangend beeld te kunnen geven van de cultuurhistorie van de regio.

1.4 Deelnemende gemeenten krijgen meer inspraak en participatiemogelijkheden rondom de strategische keuzes van het Archief In de centrumregeling GR Archief Eemland worden vaste momenten in het jaar benoemd waarop deelnemende gemeenten meepraten en meebeslissen met strategische keuzes op het gebied van archiefbeheer, voor zowel papieren archief als digitaal archief. Duurzaamheid n.v.t. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Archiefwet 1995 Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie In eerste instantie zal enkel de Gemeente Eemnes aansluiten bij de GR Archief Eemland met een uitvoerend DVO. Na vaststelling zal de BEL Combinatie aansluiten bij de GR via een Raamwerk DVO met uitvoerend DVO. Financiën In de huidige situatie betaalt alleen de Gemeente Eemnes een jaarlijkse bijdrage aan de GR, dit ligt nu op €38.259,-. De BEL Combinatie betaald nu geen bijdrage aan de GR. In de nieuwe GR zullen de kosten toenemen. Dit komt mede door de verdere digitalisering en de komst van het e-depot (zie bijlage 4) De nieuwe kosten-verdeling ziet er als volgt uit:

Pagina 3 van 5

Onderdeel

Kosten

Kosten voor Toezicht & advisering

€ 13.908,80

Kosten voor Analoog archiefbeheer

€ 35.610

Kosten Digitaal archiefbeheer (e-Depot)

€ 11.604

Totale kosten in 2025

€ 61.122,80

Deze nieuwe kosten waren in eerste instantie volledig voor de Gemeente Eemnes. In overleg met Archief Eemland is voorgesteld om de kosten te splitsen, zodat de BEL Combinatie ook een deel van de kosten op zich neemt. Gekozen is om de kosten van Toezicht en advisering te laten bekostigen door de BEL Combinatie, omdat deze dienstverlening met name door de BEL Combinatie wordt afgenomen. De kosten voor Eemnes zullen dus komen op onderstaand overzicht, plus het gedeelte van de kosten van de BEL Combinatie. Het gaat om een toename van de jaarlijkse kosten van €13.127,64. Onderdeel

Kosten

Kosten voor Toezicht & advisering

€ 4.172,64

Kosten voor Analoog archiefbeheer

€ 35.610

Kosten Digitaal archiefbeheer (e-Depot)

€ 11.604

Totale kosten in 2025

€ 51.386,64

Er is een begrotingswijziging nodig voor een bedrag € 13.000 voor boekjaar 2025. Dit bedrag zal worden meegenomen in de slotwijziging. Voor de boekjaren 2026 en verder zijn de kosten meegenomen in de begroting. Begrotingswijziging nodig? Ja, in begroting gemeente. De begrotingswijziging van € 13.000,- zal meegenomen worden met de slotwijzigingen. Uitvoering Na vaststelling door alle aangesloten gemeenten zal Archief Eemland de stukken definitief maken. Daarvoor worden de volgende aanvullingen gedaan: 1. In het document ‘Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland’: worden de data van vaststelling in de collegevergaderingen in vastgelegd; 2. In het document ‘Uitvoerende DVO Archief Eemland’: worden de namen van de gemandateerden voor vaststelling namens het college, de data van vaststelling in de collegevergaderingen in voor de deelnemende gemeenten, én de data en gemandateerden voor de aangesloten partijen via de DVO-constructie (AVU, RMN,

Pagina 4 van 5

Parkeerservice Nederland, Het Waterschapshuis, BEL combinatie, UOBBS) vastgelegd. Ook zal het BEL Bestuur nog formeel een besluit moeten maken over het aansluiten van de BEL Combinatie aan de Gemeenschappelijke Regeling. Bijlagen Bijlage 1: Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland Bijlage 2: Voorblad wijzigingen n.a.v. zienswijzen Bijlage 3: Uitvoerende DVO Archief Eemland Bijlage 4: Addendum Steller M. van Bijsterveld(mbijs). Registratiedatum 15 augustus 2025

Pagina 5 van 5