Uitbesteden belastingtaken van Eemnes aan Baarn

BESLISVOORSTEL RAAD EEMNES Besluitvormend orgaan Gemeente Eemnes - Gemeenteraad Gemeentecode Eemnes Onderwerp Uitbesteden belastingtaken van Eemnes aan Baarn Portefeuillehouder R. van Benthem (Eemnes) Openbaar Ja Korte inhoud De gemeente Eemnes heeft de gemeente Baarn verzocht om de belastingtaken uit te gaan voeren. De gemeente Baarn heeft aangegeven, onder voorwaarden, positief te staan tegenover dit verzoek. In 2020/2021 zijn de voorwaarden en een businesscase uitgewerkt. Besluiten De gemeenteraad van Eemnes besluit: 1.

Ter dekking van de incidentele projectkosten voor de transitie uitbesteding belastingtaken aan Baarn, € 210.834 in 2021 beschikbaar te stellen ten laste van de

algemene reserve en € 150.000 op te nemen in de begroting 2022. 2.

Akkoord te gaan met het opnemen van de structurele meerkosten bijdrage Baarn ad € 43.650 in de begroting (vanaf jaarschijf 2023).

3.

De incidentele kosten ‘Schoon door de Poort’ ad € 41.110 te dekken via de algemene

reserve. 4.

Akkoord te gaan met het opnemen van een incidentele bijdrage ad € 48.277 in de gemeente begroting 2022 ter dekking van de reguliere kosten van de belastingtaken in 2022. Pagina 1 van 8

5.

De 19e begrotingswijziging 2021 vast te stellen.

Aanleiding voorstel De gemeenten Baarn en Eemnes delen de strategische visie op regionale samenwerking. Kernpunt hierin is de waarde die beide gemeenten toekennen aan de samenwerking in de Regio Amersfoort. Binnen dit samenwerkingsverband werken we samen, onder meer op het gebied van de RES en de jeugdzorg. In 2018 hebben de gemeenten Eemnes en Baarn een verkenning uitgevoerd naar de mogelijkheden voor optimale en duurzame ambtelijke samenwerking. Uit deze verkenning bleek dat beide gemeenten de meerwaarde zagen van een ambtelijke samenwerking die het vermogen versterkt om (maatschappelijke) opgaven samen effectief op te pakken en de kwetsbaarheid van de organisatie te verminderen. Een van de onderwerpen die als kansrijk uit de verkenning kwam was de samenwerking op het gebied van belastingen. Deze samenwerking kan de continuïteit, kwaliteit en betrouwbaarheid van de werkzaamheden borgen, de kwetsbaarheden verminderen en de dienstverlening aan de burgers/bedrijven verder verbeteren. De uitvoering van de belastingtaken kunnen blijvend toekomstbestendig worden uitgevoerd. De gemeente Eemnes heeft in 2020 het voornemen uitgesproken de belastingtaken niet langer uit te besteden aan de BEL Combinatie en heeft, in het licht van de verkenning uit 2018, de gemeente Baarn aangegeven dat zij de uitvoering van de belastingtaken graag wil uitbesteden /overdragen aan de gemeente Baarn.

Het college van de gemeente Baarn heeft, in reactie op het verzoek van Eemnes, aangegeven open te staan voor het verkennen van een samenwerking op het gebied van belastingen. Een samenwerking met de gemeente Eemnes past binnen de kaders aangegeven in het collegeprogramma voor versterking van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen.

Inleiding In 2021 is gestart met een onderzoek naar de mogelijkheid om samen te werken op het gebied van belastingen. Dit onderzoek is uitgevoerd door ANG en heeft geresulteerd in het bijgevoegd rapport ‘Rapportage onderzoek mogelijke belastingsamenwerking

gemeente Baarn – Eemnes’ (Bijlage 2). Doel van dit onderzoek is uit te zoeken wat de organisatorische, bestuurlijk juridische en personele consequenties zijn van de samenwerking en inzichtelijk te maken met welke (incidentele en structurele) kosten de samenwerking gepaard gaat. De onderzoeksrapportage is voorzien van een bestuurlijke oplegger (Bijlage 1) waarin de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek per thema kort worden toegelicht. Bij positieve besluitvorming kan de implementatie- / realisatiefase opgestart worden. Een datum van 1 januari 2023 om de taken over te dragen lijkt, indien aan alle

Pagina 2 van 8

randvoorwaarden en uitgangspunten van beide gemeenten is voldaan, onder voorwaarden realiseerbaar.

Doel Het doel van dit voorstel is tweeledig: - In het licht van de strategische visie op regionale samenwerking de samenwerking tussen de gemeente Baarn en Eemnes verder verdiepen; - Door samen te werken op het gebied van belastingen de continuïteit, kwaliteit en betrouwbaarheid van deze werkzaamheden te borgen en tevens de kwetsbaarheden te verminderen en de dienstverlening aan de burgers/bedrijven verder te verbeteren.

Toelichting besluit (argumenten) Het uit de BEL Combinatie halen van de belastingtaken en deze overdragen aan de gemeente Baarn is reeds in 2019 door het college van Eemnes besloten. Tevens is de BEL Combinatie verzocht de uitwerking van dit besluit voor te bereiden. Het voorstel dat nu voorligt geeft aan wat er nodig is om de taken over te dragen en wat de kosten hiervan zijn. Dit voorstel is een logisch vervolg op het eerder genomen besluit. De gemeenteraad van Eemnes heeft in een wensen en bedenkingenprocedure aangegeven dat zij achter het voornemen van het college van Eemnes staat om de belastingtaken uit de BEL Combinatie te halen en uit te besteden aan de gemeente Baarn.

Vastgesteld wettelijk- en beleidskader Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie Wet Gemeenschappelijke Regelingen Gemeentewet Burgerlijk Wetboek Algemene Wet Bestuursrecht Belastingverordening

Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie Het uitbesteden van de belastingtaken geldt voor zowel Blaricum, Eemnes als Laren. Laren en Blaricum hebben de gemeente Huizen verzocht de belastingtaken over te nemen, de gemeente Eemnes heeft dit aan de gemeente Baarn verzocht. Bij alle drie de gemeenten ligt nu dit besluit voor. De overdracht van de taken wordt voor alle drie de gemeenten voorzien per 1-1-2023.

Pagina 3 van 8

Kanttekeningen 3.1/4.1/5.1/6.1 Als gevolg van het uitbesteden van de belastingtaken aan de gemeente Baarn stijgen de kosten van Eemnes. In het kader van kostenstijging dient er rekening te worden gehouden met de huidige kosten van de belastingtaken (= zelf doen) ten opzichte van het uitbesteden van de belastingtaken aan Baarn. In de bijlage “Kosten uitbesteding belastingtaken Eemnes v.s. Historische Kosten” zijn de

kostenoverschrijdingen van 2017 tot en met 2020 afgezet tegenover de toekomstige kosten bij uitbesteding. Op basis van die vergelijking kan worden geconcludeerd dat er sprake is van “minder meerkosten”. Dat betekent dat door uitbesteding van de belastingtaken de meerkosten maar liefst met 75% afnemen (t.o.v. 2020). 7.1 De kosten van Schoon door de Poort (SDDP) ad € 41.110 zijn noodzakelijk om de transitie in 2023 te realiseren. Het streven is om de werkzaamheden van SDDP te koppelen aan de reguliere werkzaamheden van Heffen & Waarderen in 2021. De optie om deze werkzaamheden los te koppelen aan te definiëren als een afzonderlijk project in de uitvoering, kan leiden tot hogere kosten. Wanneer de werkzaamheden in het kader van Schoon door de Poort geen doorgang hebben, zal overdracht aan de gemeente Baarn geen doorgang krijgen. Financiën Het uitbesteden van de belastingtaken aan Baarn brengt zowel incidentele als structurele kosten met zich mee. De kosten kunnen in drie categorieën worden gerangschikt: A. Uitbesteding van de belastingtaken, inclusief het proces tot realisatie van de transitie; B. Schoon door de Poort C. Uitvoering van de reguliere belastingtaken 2022 Per categorie wordt ingegaan wat de financiële gevolgen zijn voor de gemeente Eemnes.

A. Uitbesteding van de belastingtaken, inclusief het proces tot realisatie van de transitie A.1. Incidentele projectkosten transitie uitbesteding belastingtaken De “transitie uitbesteding belastingtaken” wordt projectmatig opgepakt. De incidentele

kosten van de projectorganisatie bedragen € 360.834. In paragraaf 4.6 van de rapportage Onderzoek mogelijke belastingsamenwerking Baarn Eemnes zijn de incidentele kosten verder toegelicht. In de begroting 2021 (middels de 19e begrotingswijziging 2021) wordt rekening gehouden met € 210.834. Het restant van de projectkosten ad € 150.000 wordt integraal in de programmabegroting 2022 meegenomen.

A.2. Structurele bijdrage aan Baarn t.b.v. de uitvoering van de belastingtaken Op basis van het voorgenomen besluit wordt vanaf 2023 de uitvoering van de belastingtaken van Eemnes uitgevoerd door de gemeente Baarn. Op basis van de Pagina 4 van 8

businesscase (zie paragraaf 4.5 van de rapportage Onderzoek mogelijke belastingsamenwerking Baarn Eemnes) zal de jaarlijkse bijdrage aan de gemeente Baarn € 298.175 bedragen. Nu wordt de uitvoering van de belastingtaken (inclusief de invordering van de belastingen) uitgevoerd door de BEL Combinatie. Doordat de BEL Combinatie deze diensten aan Eemnes niet meer zal uitvoeren, kan ook de gemeentelijke bijdrage vanaf 2023 aan de BEL Combinatie worden verlaagd. In de gemeentelijke bijdrage aan de BEL Combinatie houdt Eemnes rekening met € 201.178 ten behoeve van uitvoering belastingtaken en belastinginvordering. Dit bedrag kan dienen als gedeeltelijke dekking voor de gemeentelijke bijdrage aan de gemeente Baarn. Daarnaast heeft de gemeente Eemnes ook begrotingsposten (perceptiekosten en uitbestede werkzaamheden) die vanaf 2023 onderdeel zijn van de gemeentelijke bijdrage aan Baarn. In het businessplan heeft de gemeente Baarn rekening gehouden met deze kosten. Doordat deze kosten drukken binnen de begroting van Eemnes, kunnen deze budgetten worden afgeraamd ter gedeeltelijke dekking van de bijdrage aan Baarn. In totaal gaat het om € 53.347. Na aftrek van de verschillende dekkingsmogelijkheden van de voorgenomen gemeentelijke bijdrage aan Baarn, blijft € 43.6501 over. Dit bedrag wordt integraal opgevoerd in de programmabegroting 2022 van de gemeente Eemnes.

Samengevat Gemeentelijke bijdrage aan gemeente Baarn Gemeentelijke bijdrage aan Baarn af: verlaging gemeentelijke bijdrage aan de BEL Combinatie af: verlaging gemeentelijke budgetten t.b.v. belastingtaken Niet-gedekte deel bijdrage aan Baarn

2023 298.175 -201.178 -53.347 43.650

2024 298.175 -201.178 -53.347 43.650

2025 298.175 -201.178 -53.347 43.650

B. Schoon door de Poort Voor de overdracht van de belastingtaken aan de gemeente Baarn wordt uitgegaan van “schoon door de poort”, oftewel geen achterstanden. Daarbij hoort ook dat de WOZadministratie aansluit op de BAG-administratie. Bij deze laatste is het van belang om aan te geven dat zijn er altijd verschillen tussen beide administraties. Voor de overdracht dienen de verschillen minimaal aanwezig te zijn. Om de zogenaamde BAG/WOZkoppeling dusdanig op elkaar aan te sluiten dient éénmalig € 41.110 te worden uitgetrokken. Het realiseren van schoon door de poort wordt uitbesteed aan een extern 1 In de rapportage Onderzoek mogelijke belastingsamenwerking Baarn Eemnes is een bedrag van € 18.693

opgenomen. De volgende oorzaken liggen ten grondslag: a. geraamde inhuur is lager, b. vrijval kapitaallasten reeds integraal verwerkt in de BEL begroting en kan niet worden aangewend als dekking.

Pagina 5 van 8

bureau die gespecialiseerd is in het op orde brengen van de BAG/WOZ-koppeling binnen gemeenten en belastingsamenwerkingen.

C. Uitvoering reguliere belastingtaken 2022 In 2021 zijn het overgroot deel van de reguliere belastingtaken uitbesteed aan een derde partij. De kosten 2021 worden voor het overgroot gedeelte opgevangen binnen de begroting van de BEL Combinatie. Nu de overdracht van de belastingtaken pas in 2023 zal plaatsvinden, dient het contract éénmalig te worden verlengd. De kosten van 2022 kunnen voor het overgroot gedeelte worden gedekt uit de beschikbare vacatureruimte van het cluster Heffen & Waarderen en Invordering. Echter, deze laatste zal niet toereikend zijn om de totale kosten van de verlenging te kunnen dekken. Het niet-gedekte deel van de uitvoering van de belastingtaken bedraagt € 160.816. Op basis van de afgesproken DVO-verdeling vanuit de BEL Combinatie wordt voorgesteld om € 48.277 (= 30,02% van € 160.816) door te belasten aan Eemnes. Samengevat Kosten Uitbesteding Belastingtaken A.1. Incidentele projectkosten transitie uitbesteding belastingtaken A.2. Structurele meerkosten uitvoering belastingtaken door Baarn B. Schoon door de Poort C. Uitvoering reguliere belastingtaken 2022 Totaal

2021 2022 210.834 150.000

2023

2024

2025

43.650 43.650 43.650 41.110 48.277 251.944 198.277 43.650 43.650 43.650

Er wordt voorgesteld om de kosten van 2021 ad € 251.944 te dekken via een onttrekking aan de algemene reserve. De kosten vanaf 2022 worden integraal opgenomen in de programmabegroting 2022.

Begrotingswijziging nodig? Ja, in begroting gemeente Uitvoering Het uitvoeren van de overdracht van de belastingtaken kent meerdere fasen: de verkennende fase, de implementatiefase, de realisatie fase en de nazorg fase. Met het voorliggende besluit ronden we de verkennende fase af. De feitelijke overdracht wordt voorzien per 1-1-2023. Gedurende de implementatie- en/of realisatiefase moeten de volgende besluiten genomen worden:

Pagina 6 van 8

Besluit

Wie?

Uiterlijk voor?

Voorgenomen besluit samenwerking

Colleges Baarn Eemnes

Oktober 2021

Voorgenomen besluit samenwerking

Colleges Baarn Eemnes

November 2021

Vertrekwens Eemnes Belastingen uit

BEL Combinatie

31-12-2021

Adviesaanvraag inzake

Ondernemingsraden BEL en

31-12-2021

Voorgenomen besluit en personele

Baarn

belastingen

de BEL Combinatie

consequenties Definitieve besluitvorming

College Eemnes en Baarn

01-03-2022

Vaststellen Gemeenschappelijke

Colleges en gemeenteraden

30-11- 2022

Regeling Baarn Belastingen (inclusief

van alle deelnemende

SLA en DVO)

gemeenten

Belastingverordening 2023

Gemeenteraden van alle

belastingen incl. OR advies

31-12-2022

deelnemende gemeenten Aanwijzen heffingsambtenaar

Colleges van B&W van alle

31-12-2022

deelnemende gemeenten Aanwijzen invorderingsambtenaar

Colleges van B&W van alle

31-12-2022

deelnemende gemeenten Aanwijzen medewerkers belastingen

Colleges van B&W van alle

31-12-2022

deelnemende gemeenten Aanwijzen deurwaarder

Colleges van B&W van alle

31-12-2022

deelnemende gemeenten

Communicatie Bij het overdragen van de belastingtaken zijn diverse belanghebbenden te benoemen aan wie gecommuniceerd gaat worden over de overdracht van de belastingtaken: - Raad Eemnes en Baarn - Bestuur BEL Combinatie - Gemeente Blaricum, gemeente Laren - Medewerkers - Inwoners Voor de inwoners wordt door Baarn en Eemnes een persbericht voorbereid. De gemeenteraad ontvangt dit persbericht, onder embargo, vooruitlopend op publicatie. De gemeenteraad ontvang tevens het raadsvoorstel. De gemeenten Laren, Blaricum en het BEL Bestuur worden formeel op de hoogte gebracht van dit besluit via een brief. Onze medewerkers worden door hun leidinggevende op de hoogte gesteld (vooruitlopend op publicatie persbericht) en vervolgens zal onder de Wnra een formeel traject in de BEL Combinatie gaan lopen van 'mens volgt werk' waarin gecommuniceerd wordt via officiële brieven. Pagina 7 van 8

Bijlagen 1. Bestuurlijke oplegger onderzoeksrapportage belastingsamenwerking Baarn/Eemnes 2. Rapportage onderzoek mogelijke samenwerking belastingen Baarn Eemnes 3. 19e begrotingswijziging 2021 uitbesteding belastingtaken Eemnes-Baarn 4. Kosten uitbesteden belastingtaken versus historische kosten

Steller E. Ruizeveld de Winter(eruiz). Registratiedatum 31 augustus 2021

Pagina 8 van 8