Regeling ambtelijke bijstand 2024

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2024 De raad van de gemeente Eemnes; overwegende, dat het wenselijk is om over een verordening ambtelijke bijstand en ondersteuning van de raad te beschikken; dat de bestaande verordening uit 2007 wijziging behoeft; gelezen het voorstel van het presidium d.d. 14 februari 2024; gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen de volgende Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2024. Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand Artikel 1 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. c. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven. 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist. 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel 2 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij: a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; b. dit het belang van de gemeente kan schaden; c.

het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, betreft en het raadslid of fractie, reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het op grond van artikel 5, eerste lid vastgestelde aantal uren. 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

1

Artikel 3 Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. Artikel 4 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. Artikel 5 Elk raadslid heeft gedurende 25 uur per jaar recht op ambtelijke bijstand. Elke raadsfractie heeft recht op 50 uur per jaar recht op ambtelijke bijstand. Artikel 6 1. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. 2. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning Artikel 7 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Het totale budget is €5320,- (begroting 2023) 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 804 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 100,-- per raadszetel. Artikel 8 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; e. opleidingen voor raads- en commissieleden.

2

Artikel 9

1. De jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning, genoemd in artikel 8 lid 2, wordt per 1 januari beschikbaar gesteld. 2. In een jaar waarin de verkiezingen plaatsvinden, wordt het bovengenoemde bedrag naar rato beschikbaar gesteld tot en met de maand dat de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de verkiezingen, wordt het restant van het bovengenoemde bedrag naar rato beschikbaar gesteld. 3. Bij splitsing van een fractie gedurende de raadsperiode wordt de vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing bedoelde leden. 4. Het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de jaarlijkse bijdrage wordt meegenomen naar het volgende jaar. 5. Na afloop van een raadsperiode, aan het eind van de maand waarin de verkiezingen hebben plaatsgevonden, valt het niet gebruikte bedrag per fractie vrij ten gunste van de gemeentelijk exploitatie.

Artikel 10

1. De gemeente beheert de bedragen die de fractie jaarlijks toekomt. 2. De griffier zorgt voor de fiattering en uitbetaling van de door de fracties bij hem ingediende nota’s. 3. Te allen tijde is het voor de fractie mogelijk inzicht te krijgen in de stand van zaken met betrekking tot het budget voor fractieondersteuning. 4. Na afloop van een boekjaar en na afloop van een raadsperiode, wordt er verantwoording afgelegd over de gedane uitgaven.

Paragraaf 3 Slotbepaling Artikel 11 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 april 2024. 2. Met het van kracht worden van deze verordening vervalt de regeling ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2007.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Eemnes in zijn vergadering van 25 maart 2024. De griffier,

De voorzitter,

A.H. de Graaf-Gerrits

R. van Benthem RA

3

Toelichting vergoedingen

Vergoeding voor Trainingen van eigen partij

Website

Fractiebijeenkomsten /bijeenkomsten met derden/werkbezoeken

Bankkosten

Organisatiekosten/ bureaukosten, abonnementen fractie. (mits t.b.v. fractie)

Regeling Fractiebudget Trainingen verzorgt door de eigen politieke partij worden vergoed, mits aannemelijk wordt gemaakt dat die bedoeld was om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken. Programma en deelnemerslijst van de training moeten toegevoegd worden. De hosting van (maximaal) één website ten behoeve van de fractie kunnen gedeclareerd worden. Ook kunnen kosten voor ontwerp en onderhoud worden gedeclareerd. Een bijeenkomst van een fractie kan gedeclareerd worden mits aannemelijk is dat deze bedoeld was om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Programma en deelnemerslijst moeten toegevoegd worden aan de declaratie. Bankkosten kunnen gedeclareerd worden op basis van een aangeleverdoverzicht van bankbetalingen. Betreft kosten voor bijvoorbeeld papier, postzegels en kantoorartikelen die gemaakt worden ten behoeve van de fractie. Kosten voor individuele raads- en commissieleden worden geacht te worden vergoed uit de persoonlijke onkostenvergoeding van het raadslid. Fracties mogen maximaal één abonnement nemen op een lokale/regionale krant op naam van de fractie. Abonnementen voor individuele raads- en commissieleden dienen te worden betaald uit de persoonlijke vergoeding.

Vergaderkostenfractie (externe locatie) Inhuur deskundigen

Zie ook: Fractiebijeenkomsten Fracties kunnen gebruik maken van de fractievergoeding voor het inhuren van een deskundige die bijvoorbeeld een 4

initiatiefvoorstel schrijft, de fractie coacht of een second opinion uitvoert. Ook is het mogelijk dat fracties hiertoe gezamenlijk besluiten en de kosten delen. Vergoeding voor Digitale voorzieningen(hardware, software,abonnements- enlicentiegelden) Telefoonkosten Scholing en opleiding (niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van zijn functie) Beroepsverenigingen Reis- en verblijfkosten (buiten eigen gemeente) Representatiekosten

Andere regeling: Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Raadsleden krijgen maandelijks een vaste vergoeding. Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Rechtspositiebesluit politieke ambtsdragers Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Representatiekosten maken onderdeel uit van de vaste onkostenvergoedingvan raads- en commissieleden (zoals geregeld in het rechtspositiebesluit).

Declaratieprocedure:    

De fracties/raadsleden schieten de kosten voor. Facturen met eventuele bijlagen worden bij de griffier ingediend. De afdeling Financiën maakt het bedrag over naar het opgegeven rekeningnummer ten laste van het fractiebudget/gemeente. De griffie houd een overzicht bij.

Bij twijfel, bespreek vooraf met de griffier of de declaratie voor vergoeding in aanmerking komt.

5

Artikel 1 De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet open overheid heeft. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan. Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd.

Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft. Artikelen 2 en 3 Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als aanspreekpunt voor de ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Artikel 4 Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris. Artikel 5 Door aan iedere raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het biedt de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden.

Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden. Artikel 6 Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken 6

raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel 7 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Artikel 8 De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Hierbij kan gedacht worden aan pr-activiteiten, kosten web-site, folder, wijkavond, politiek debat.

Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. Artikel 9 Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in.

Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden. Artikel 10 De griffier beheert de bedragen die de fractie toekomt en verzorgt op declaratiebasis uitbetaling van de bij hem ingediende nota. Bij de vaststelling van de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over de gedane uitgaven. 7

Artikel 11 Dit artikel behoeft geen toelichting.

8