Rapport rekenkameronderzoek Huis van Eemnes

Daarom droeg de raad het college op om geen belangrijke besluiten te nemen of uitgaven te doen over controversiële onderwerpen in het algemeen en het project Huis van Eemnes in het bijzonder. Daarnaast werd het college opgedragen met de aannemer te communiceren, dat dit project een pas op de plaats moest maken, zodat geen onnodige extra kosten zouden worden gemaakt en de nieuwe raad de gelegenheid zou krijgen om eventueel een andere afweging te maken.43 De raad nam de motie unaniem aan, onder de toezegging dat het college geen vermijdbare kosten zou maken, de juridische gevolgen zouden worden onderzocht, de aannemer op de hoogte zou worden gebracht van deze motie en de virtual reality-rondleiding op 14 april 2018 zou worden geannuleerd.44 Dit zorgde ervoor dat de voorbereidingen voor de bouw een pas op de plaats moesten maken.45 Op 23 april 2018 besloot de raad de geheimhouding te bekrachtigen op het memo juridische en financiële consequenties Huis van Eemnes van het college en de notitie Huis van Eemnes van VBTM advocaten.46 47 Enkele weken later dienden DorpsBelang en PvdA een motie in voor een enquête onder de bevolking, omdat er verdeeldheid bleef bestaan onder de bevolking over de juistheid van het besluit tot nieuwbouw. De motie werd aangenomen; PvdA en Dorpsbelang stemden voor deze motie en CDA, VVD en D66 tegen.48 Een enquête en een informatieblad waarop de voordelen en

40 Gemeentes Eemnes, Nieuwsbrief HvE, 6 maart 2018. 41 Gemeente Eemnes, Collegebesluiteniljst 27 maart, 2018. 42 Gemeente Eemnes, Raadsbesluitenlijst 29 maart 2018. 43 Gemeente Eemnes, Motie stilleggen nieuwbouw HvE, 29 maart 2018. 44 Gemeente Eemnes, Raadsbesluitenlijst 29 maart 2018. 45 Gooi- En Eemlander, Opluchting in Eemnes, 22 mei 2015. 46 Gemeente Eemnes, Raadsbesluit geheimhouding memo juridische/financiële consequenties HvE, 23 april 2018 47 De onderzoekers hebben deze twee geheime documenten bestudeerd. De geheimhouding op deze documenten is nog

steeds van kracht. 48 Gemeente Eemnes, Motie enquête Huis van Eemnes, 23 april 2018.

23

nadelen van nieuwbouw te zien waren, werden gestuurd aan de bewoners die geselecteerd waren door middel van een aselecte steekproef.49 50 51 Bijna 1.400 mensen vulden de enquête in:  79,2% gaf aan voorstander te zijn van het idee van het Huis van Eemnes als centrale ontmoetingsplaats;  54,6% was voor de nieuwbouw op de locatie Noordersingel;  Bij de vraag waarin werd aangegeven dat stoppen met nieuwbouw minimaal 2,5 miljoen euro zou kosten, was 62,4% voor het doorgaan met de ontwikkeling van het Huis van Eemnes. 52 Ten slotte konden respondenten een opmerking toevoegen. Deze opmerkingen werden opgenomen in een groslijst.53 Na kennis te hebben genomen van deze resultaten besloot de raad de realisatie van het Huis van Eemnes voort te zetten. De raad droeg het college op met voorstellen naar de raad te komen over of en hoe invulling gegeven kon worden aan de knelpunten in de groslijst.54 55 Eind 2018 besloot het college de definitieve aanneemsom conform de basisovereenkomst met de aannemer van het Huis van Eemnes vast te stellen op het bedrag van €11,5 miljoen56 Daarnaast stelde het college de subsidie ten behoeve van stichting Huis van Eemnes vast op €280.000,waarvan een bedrag van €10.000,- nabetaald zou worden. Daarnaast stemde het college in met het verlenen van een subsidie voor 2019 van €335.700,-.

Verder besloot het college middelen beschikbaar te stellen voor onder andere dagbesteding en sociale activering in het Huis van Eemnes.

Geconstateerde feiten:  In het voorjaar van 2018 stemde het college in met het definitief ontwerp, met de geactualiseerde open raming van de investeringskosten voor de realisatie en de geactualiseerde TCO-opgave van €437.166,- per jaar, en met de te betalen aanneemsom van €11,4 miljoen;  In maart 2018 stemde de raad in met een motie tot stilleggen van de bouw Huis van Eemnes;  In april 2018 stemde de raad in met een motie voor een enquête onder de bevolking;  In mei 2018 besloot de raad op basis van de enquête-uitslag tot voortzetting van het Huis van Eemnes;  In december 2018 besloot het college de definitieve aanneemsom conform de basisovereenkomst met de aannemer van het Huis van Eemnes vast te stellen op het bedrag van €11,5 miljoen;  In december 2018 besloot het college ook tot het verlenen van subsidies voor 2019 en met terugwerkende kracht voor 2017.

2019 en 2020: Afronding en opening Huis van Eemnes

49 Gemeente Eemnes, Leaflet Huis van Eemnes, 4 mei 2018. 50 Gemeente Eemnes, Enquête bewoners, 4 mei 2018. 51 Gemeente Eemnes, Begeleidende brief enquête, 4 mei 2018. 52 Enneüs onderzoek- en adviesbureau, Eindrapport draagvlakonderzoek HvE, 18 mei 2018.

53 Gemeente Eemnes, Collegebesluit uitvoering motie enquête HvE, 21 mei 2018. 54 Gemeente Eemnes, Concept Raadsbesluit, 28 mei 2018. 55 Gemeente Eemnes Raadsbesluitenlijst 28 mei 2018. 56 Gemeente Eemnes, B&W besluitenlijst 4 december 2018.

24

Begin 2019 besloot de raad €195.000,- ter beschikking te stellen voor het voorbereiden en uitvoeren van de gewenste verkeerskundige aanpassingen verband houdend met het Huis van Eemnes (kruising, veilige routes).57 Daarnaast was er begin 2019 een informatieavond over het interieurontwerp. De reacties waren overwegend positief. Een klein aantal mensen was sceptisch over de combinatie van bibliotheek (rust) en horecafunctie (drukte).58 Tijdens de bouw ontdekte de aannemer dat er fouten waren gemaakt bij het ontwerp en de realisatie van de draagconstructie, waardoor een herstelplan nodig was. 59 Dit had vertraging tot gevolg. Halverwege 2019 stemde het college in met het herstelplan van de aannemer, met een definitieve planning en een opleveringdatum van 18 december 2019. Het college informeerde de raad hierover middels een raadsinformatiebrief.60 Op 8 juli 2019 stelde de raad de kadernota 2020 vast.61 Daarin stond beschreven dat 2020 het eerste jaar zou zijn dat het Huis van Eemnes in gebruik werd genomen. De realisatie van het Huis van Eemnes was voorlopig de laatste stap in de vernieuwing van de voorzieningen aan de Noordersingel.62 In het financieel totaaloverzicht waren geen extra investeringen voor het terrein opgenomen. Deze kosten hadden dus een verhogend effect op de TCO van €3.500,- per jaar.

De extra TCO vanwege de overschrijding van de inrichtingskosten, kon niet meer binnen het TCO-plafond worden gerealiseerd. Daarom stelde het college de raad voor in te stemmen met een verhoging van de TCO voor de inrichting van het Huis van Eemnes van €445.000,- naar €456.000,- per jaar en voor het Huis van Eemnes een aanvullend investeringskrediet beschikbaar te stellen van €1,1 miljoen. Ten slotte stelde het college de raad voor om het skatepark te herinrichten.63 Naar aanleiding van dit voorstel dienden DorpsBelang en PvdA een motie in, omdat ze verrast werden door deze bedragen. Dorpsbelang benoemde het budgetrecht als een recht van de raad. Dat houdt in dat de raad besluit over een verhoging van het investeringsbedrag, ook als een verhoging van het investeringsbedrag binnen het TCO-plafond blijft. Daarnaast was het volgens DorpsBelang en PvdA was het niet duidelijk welke kosten wel of niet binnen het TCO vielen en was het gewenst een eerlijk en reëel beeld van de kosten van het Huis van Eemnes te laten zien.64 Het college gaf aan dat zij altijd gestuurd hebben op de TCO in plaats van het investeringskrediet. Daarbij gaf het college ook aan dat ze de raad in het gehele proces beter mee hadden kunnen nemen in de investeringen die nodig waren voor de realisatie van het project.

De motie werd aangenomen, waarbij de raad het college verzocht om zodra alle kosten bekend zouden zijn, uiterlijk januari 2020, met een voorstel te komen waarin onder meer een overzicht is uitgewerkt waarin alle kosten gerelateerd aan het Huis van Eemnes moesten worden meegenomen. D66, VVD en CDA stemden tegen. Zij gaven aan dat de verhoging van kosten inderdaad eerder gecommuniceerd hadden kunnen worden, maar waren het niet eens met de toelichting in de motie. Volgens hen had de raad

57 Gemeente Eemnes, Raadsbesluitenlijst 25 februari 2019. 58 Gemeente Eemnes, Verslag stuurgroup Gebouw en Financiën HvE 2 februari 2019. 59 Gemeente Eemnes, Verslag stuurgroep Gebouw en Financiën HvE, 2 februari 2019. 60 Gemeente Eemnes, Collegebesluitenlijst 9 juli 2019. 61 Gemeente Eemnes, Raadsbesluitenlijst 8 juli 2019. 62 Gemeente Eemnes, Kadernota 2020, 24 juni 2019. 63 Gemeente Eemnes, Raadsvoorstel Verhoging Total Cost of Ownership Huis van Eemnes, 23 september 2019. 64 Gemeente Eemnes, Motie financiering Huis van Eemnes, 23 september 2019.

25

voortdurend gestuurd op de TCO en was er al een eerlijk en helder beeld van de financiering.65 Daarna ging de raad akkoord met het voorstel tot verhoging van de TCO.66 De stichting had zelf het grootste deel van de investeringen in inventaris gedaan, maar had dit gefinancierd met een voorschot door de gemeente omdat ze zelf geen financiële middelen hiervoor had. In het najaar van 2019 hadden het college en de stichting Huis van Eemnes een overleg. Tijdens dit overleg werd besloten dat de stichting de aangeschafte inventaris op de eigen balans zou zetten. Op deze manier zou een duidelijke scheiding ontstaan tussen het eigendom van de de gemeente en het eigendom van de stiching het Huis van Eemnes.67 Om dit te realiseren stemde de raad in september 2020 in met het verstrekken van een lening aan de stichting.68 Eind 2019 besprak de stuurgroep dat het nodig was de positie van de bibliotheek te verduidelijken. Er was namelijk ontevredenheid bij de bibliotheek ontstaan over de mate van gelijkwaardigheid tussen de bibliotheek en de stichting. Vastgesteld werd dat er weliswaar één huurder was, de stichting Huis van Eemnes, maar dat daarnaast de positie van de bibliotheek goed geregeld diende te worden. De bibliotheek had immers een andere positie dan de verenigingen als huurders binnen het Huis van Eemnes.

De rechten van de bibliotheek moesten contractueel geregeld worden.69 Eind 2019 werd ook het werk van de aannemer getoetst. Er waren voor de gemeente geen belemmeringen om het gebouw te aanvaarden. Het stichtingsbestuur nam per 20 december 2019 de verantwoordelijkheid voor het beheer van het gebouw formeel over. De gemeente stelde het gebouw vanaf dat moment ter beschikking, omdat er op dat moment nog geen huurcontract was. Begin 2020 werd een nieuwe voorzitter van de stichting Huis van Eemnes benoemd voor 4 jaar. Op 14 januari stemde het college hiermee in en de benoeming ging officieel in per 26 januari70. Eén dag daarvoor, op 25 januari, vond de officiële opening van het Huis van Eemnes plaats. Ten slotte besloot het college op 17 maart 2020 een huurovereenkomst aan te gaan met stichting Huis van Eemnes.71 Er is momenteel nog geen huurovereenkomst met de bibliotheek.

Daarnaast zijn de subsidieafspraken tussen de gemeente en stichting Huis van Eemnes nog niet volledig uitgewerkt en zijn afspraken omtrent taakafbakening in groot onderhoud tussen de gemeente, de stichting en de aannemer nog niet vastgelegd.72 Geconstateerde feiten:  De raad besloot eind 2018 €195.000,- ter beschikking te stellen voor het voorbereiden en uitvoeren van de gewenste verkeerskundige aanpassingen;  Het college stemde halverwege 2019 in met het herstelplan en definitieve planning en informeerde de raad via een raadsinformatiebrief;  De raad stemde in september in met een verhoging van de TCO en een aanvullend investeringskrediet;  De raad nam in september een motie aan waarbij de raad het college verzoekt om de kosten gerelateerd aan het Huis van Eemnes inzichtelijk te maken;  Het college benoemde in januari 2020 de nieuwe voorzitter van het stichting Huis van Eemnes; 65 Gemeente Eemnes, Raadsbesluitenlijst 23 september 2019. 66 Gemeente Eemnes, Raadsbesluit verhoging TCO, 23 september 2019. 67 Gemeente Eemnes, Raadsinformatiebrief Financiën Huis van Eemnes, 28 september 2020. 68 Gemeente Eemnes, Raadsbesluitenlijst 28 september 2020. 69 Gemeente Eemnes, Verslag stuurgroep gebouw en financiën HvE 8 november 2019. 70 Gemeente Eemnes, collegebesluitenlijst 14 januari 2020. 71 Gemeente Eemnes, collegebesluitenlijst 17 maart 2020.

72 Gemeente Eemnes, Raadsinformatiebrief Financiën Huis van Eemnes, 28 september 2020.

26

 Op 17 maart 2020 besloot het college een huurovereenkomst aan te gaan met stichting Huis van Eemnes.

27

Bijlage 2: Normenkader Thema Besluitvorming

Onderzoeksvraag Hoe is vanaf 2013 tot 2020 het besluitvormingsproces rondom de realisatie van het Huis van Eemnes verlopen?

Norm College en raad hebben het reguliere besluitvormingsproces doorlopen; De raad is door het college in positie gebracht om zijn kaderstellende en controlerende rol in te vullen; Het college heeft van de raad ruimte gekregen om haar uitvoerende rol in te vullen; Het college heeft invulling gegeven aan de actieve en passieve informatieplicht; dat wil zeggen dat het college richting de raad transparant is geweest over alle relevante aspecten rond het Huis van Eemnes, zowel op eigen initiatief als op verzoek van de raad.

Afspraken

Welke voor de raad relevante afspraken zijn door de gemeente gemaakt over beheer en exploitatie van het Huis van Eemnes?

De gemeente heeft ten aanzien van beheer en exploitatie duidelijke afspraken met de beheerstichting en andere relevante stakeholders; Het college en de raad hebben vooraf afspraken gemaakt over de informatievoorziening en betrokkenheid van de raad bij (de besluitvorming van) het project.

Betrokkenheid raad

Op welke wijze is de raad geïnformeerd in de verschillende fasen van het proces? In hoeverre heeft deze informatie bijgedragen aan de kaderstellende en controlerende rol van de raad? In hoeverre zijn de informatievoorziening en besluitvorming in lijn met de wet- en regelgeving en de gemeentelijke beleidskaders op dit vlak?

De raad heeft invulling gegeven aan zijn kaderstellende en controlerende rol; De raad heeft een weloverwogen besluit kunnen nemen op basis van alle relevante en beschikbare informatie rondom het Huis van Eemnes; De besluitvorming en bijbehorende informatievoorziening over het Huis van Eemnes voldeed aan wet- en regelgeving en de gemeentelijke beleidskaders op dit vlak.

28

Bijlage 3. Geraadpleegde personen Gemeente Eemnes Raadsleden Huidige wethouder Voormalige wethouder (portefeuillehouder ten tijde van voorbereiding en besluitvorming) Voormalig gemeentesecretaris Projectleider Concerncontroller Beleidsmedewerker maatschappelijke ontwikkeling Stiching Huis van Eemnes Voorzitter Voormalig vooriztter Directeur Bibliotheek Gooi en Meer Directeur

29

Bijlage 4. Bestuurlijke reactie

30

31

Bijlage 5. Nawoord rekenkamer BEL

NAWOORD De rekenkamer bedankt het college van Burgemeester en Wethouders voor de bestuurlijke reactie op het rapport 'Rekenkameronderzoek Huis van Eemnes'. Het is verheugend te constateren dat het college de conclusies en aanbevelingen die de rekenkamer doet herkent. Bemoedigend is ook dat het college mogelijkheden ziet de afspraken met de stichting en de bibliotheek over beheer, exploitatie en subsidies op korte termijn af te kunnen ronden.

Eemnes, 26 april 2021.

32