Raadsvoostel begrotingswijziging BEL combinatie

BESLISVOORSTEL RAAD EEMNES Besluitvormend orgaan

Gemeente Eemnes - Gemeenteraad Gemeentecode Eemnes

Onderwerp

Zienswijze 4e Begrotingswijzing 2025 BEL Combinatie Portefeuillehouder Benthem, R. van Openbaar Ja

Korte inhoud

Op 20 januari 2025 heeft het bestuur van de BEL Combinatie de ontwikkelingen begroting 2025-2028 van de BEL Combinatie vastgesteld en dit voorstel ter zienswijze voor te leggen aan de drie deelnemende BEL gemeenten.

In de kadernota 2025 zijn naast de externe ontwikkelingen tevens noodzakelijke lokale ontwikkelingen aangedragen. Gezien de financiële situatie van de BEL gemeenten, kon het bestuur op dat moment niet instemmen met de financiële consequenties van het

totaal aan noodzakelijke ontwikkelingen. Hierbij heeft het BEL bestuur de noodzaak van

de aangedragen lokale ontwikkelingen ten volle onderschreven en heeft tevens besloten

om die lokale ontwikkelingen ter zienswijze bij de BEL gemeenten in te brengen. Dit geldt tevens ook voor de financiële gevolgen door het uitstel van de implementatie van Key2Finance tot 1 januari 2026.

Om deze wijzigingen door te kunnen voeren worden de gemeenten gevraagd voor de financiële bijdrage.

Pagina 1 van 7

Besluiten

De raad besluit om in te stemmen met;

1. In te stemmen met de 4e begrotingswijziging BEL Combinatie en de financiële effecten te verwerken in de begroting 2025.

2. In te stemmen met de Bijgevoegde zienswijze in deze te dienen bij het BEL bestuur

3. Het BEL bestuur de opdracht te geven tot het uitvoeren van bijgevoegde begrotingswijzing op basis van de zienswijze en de daarbij behorende (taak)uitvoering Aanleiding voorstel

Op 20 januari 2025 heeft het BEL bestuur het besluit genomen om de 4e

begrotingswijziging ter zienswijze voor te leggen aan de gemeenteraden van de

deelnemende BEL gemeenten. Volgens artikel 21, lid 7 van de Gemeenschappelijke

regeling BEL Combinatie is een zienswijzeprocedure vereist voor begrotingswijzigingen die leiden tot een verhoging van de gemeentelijke bijdrage. Doel

Door in te stemmen met de 4e begrotingswijziging wordt de bedrijfsvoeringsorganisatie versterkt, risico’s verminderd en wordt de dienstverlening aan onze inwoners verder geprofessionaliseerd.

Toelichting besluit (argumenten)

Het BEL bestuur heeft op 25 april 2024 besloten om de “Ontwikkelingen BEL Combinatie

2025 en verder” niet direct vast te stellen, maar afhankelijk van de meicirculaire 2024 in een apart voorstel met separate begrotingswijziging op te nemen. Vervolgens heeft het BEL Bestuur op 20 januari 2025 het besluit genomen om hieraan uitvoering te geven.

Deze situatie maakt dat uw raad op een later moment dan gewoonlijk (dat is namelijk de kadernota 2025) een besluit neemt over de “Ontwikkelingen BEL Combinatie 2025 en verder”.

a) 4e begrotingswijziging

Voorstel is om voorwaardelijk in te stemmen met de ontwikkelingen in de

begroting 2025-2028 van de BEL Combinatie. Wij zijn voornemens financiële middelen beschikbaar te stellen voor de volgende onderdelen. Communicatie en HRM - Recruiter (3).

Financiën, Planning en Control

- Implementatie financieel pakket (10) - Fiscaal in control (12)

- Formatie uitbreiding VIC (13) Pagina 2 van 7

- Financieel beleidsmedewerker (14)

- Coördinator financiële administratie (15) Informatiemanagement en automatisering

- Specialistische begeleiding aanbestedingen automatisering (20) - IT Specialist (24).

Begrotingscorrectie verleden

- Onderhoud storingen en incidenten (26) Voor de onderdelen 2, 4, 5, 28, 29, 30, 31 stellen wij geen financiële middelen beschikbaar.

Financiële gevolgen uitstel implementatie financieel pakket

In 2024 zijn er uitgaven geweest in verband met de aanbesteding van het nieuwe financieel-administratieve systeem en de inhuur van een projectleider en diverse andere medewerkers. De uitgaven zijn al verwerkt in de slotwijziging 2024.

Na de aanbesteding van het financieel pakket in april 2024 is onze organisatie vanaf mei van start gegaan met de implementatie van het nieuwe financiële

systeem. In diezelfde periode is veel tijd door team Control & Financiën gestoken in het opleveren van gedegen jaarrekeningen 2023.

In het najaar is geconcludeerd dat de haalbaarheid van de oorspronkelijke datum van de implementatie van het financieel pakket onder druk stond.

De directeur heeft vervolgens doortastend geacteerd door het besluit te nemen

om de oplevering van nieuwe financiële systeem met één jaar uit te stellen en zij heeft het BEL Bestuur hierover geïnformeerd. Uw raad is via een RIB van het BEL Bestuur op de hoogte gebracht van dit besluit (presidium 22 januari 2025).

Helaas hebben de inspanningen niet geleid tot de gewenste ingangsdatum van de implementatie. Een projectdoorstart is door de directie en het bestuur van de BEL Combinatie adequaat opgepakt met een aangepast projectplan en plan van aanpak waarbij onder meer heldere mijlpalen en afspraken zijn gemaakt.

De BEL Combinatie heeft een nieuwe projectleider aangesteld, onder wiens leiding de verbeteringen t.o.v. vorig jaar zijn doorgevoerd in de projectaanpak: • Versterking van de governance op het project: een stuurgroep met

vertegenwoordigers namens het BEL-bestuur, de directie en het MT en de

leverancier, een projectteam en resultaatsverantwoordelijke werkgroepen zijn ingesteld of versterkt;

• Er is een koppeling gelegd tussen de vastlegging en verbetering van de

financieel-administratieve werkprocessen en de modulaire inrichting, het testen en de praktijkimplementatie van het financieel-administratieve systeem; • De communicatie- en rapportagestructuur is verbeterd.

Pagina 3 van 7

De projectorganisatie pakt zaken anders aan, zodat we komend jaar wel tijdig in

slagen om een gedragen financieel systeem K2F goed ingericht, getest en gereed voor productie te hebben per 1 januari 2026.

De inhoudelijke focus ligt in het eerste deel van het ‘doorstartproject’ op het in beeld krijgen en beschrijven van belangrijke bedrijfsvoeringsprocessen, om

de financieel-administratieve huishouding goed ‘in control’ te houden. Dit betreft met name ondersteunende processen. Er worden ook enkele processen

vastgelegd, waarin belangrijke inhoudelijke aanpassingen doorgevoerd moeten worden i.v.m. gemaakte bestuurlijke of management keuzes.

Voor 2025 zijn er extra projectkosten van leverancier Centric ivm

abonnementskosten, extra begeleidingsdagen en extra licentiekosten. En

daarnaast is er voor inhuur gerekend op 8 maanden inzet van een financieel

adviseur en verlenging met een jaar van de inhuur voor de vulling van het systeem en migratie van data (Inhuur opschonen financieel-administratieve data en invoer

data in K2F, wegwerken achterstanden fiscaliteiten, extra inhuur adviseur LIAS via strippenkaart - ter vervanging van Functioneel Applicatiebeheerder in dienst, die

fulltime voor project K2F wordt ingezet, inhuur financieel adviseur voor inrichting K2F vanaf mei 2025 t/m april 2026.

Voor 2026 houden we rekening met een verlengde licentie van het oude

financieel-administratieve systeem Civision/SAP en is voor de zekerheid het volle jaarbedrag opgenomen als extra kostenpost. Daarnaast starten de aanbestede licentiekosten en consultancydagen van het nieuwe financieel pakket, hetgeen

leidt tot dubbele licentiekosten (voor het oude en het nieuwe financiële pakket). De maximale afnameperiode van Key2Finance is met een jaar verschoven (dus maximaal 10 jaar, te starten in 2026). Tot slot is rekening gehouden met een

nazorg inzet van de ingehuurde financieel adviseur voor de eerste 4 maanden van 2026.

De totale kosten voor inhuur en IT bedragen in 2025 € 576.950. De totale kosten voor inhuur en IT bedragen in 2026 € 404.800.

Dekking vanuit de meerjarenbegroting BEL Combinatie 2025-2028 is € 180.000. Daarmee resteert de financiële vraag van € 396.950 in 2025 en € 224.800 in 2026 aan de drie raden.

b) Inhoud van de zienswijze

De begrotingswijziging gaat enerzijds over ontwikkelingen in de periode 20252028 waarvan het BEL Bestuur aangeeft dat deze noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie en anderzijds over de financiële gevolgen van het uitstellen van de implementatie van het financieel pakket Key2Finance. Pagina 4 van 7

Het verzoek van het BEL Bestuur, de ontwikkelingen 2025-2028, is beoordeeld vanuit het perspectief van onze financiële reikwijdte. Wij kunnen niet alles honoreren en geven u aan een aantal prioriteiten aan. We vragen aan elke gemeenschappelijke regeling op haar uitgaven te letten en deze lijn zetten we ook door bij de GR BEL Combinatie. Het college erkent dat er noodzaak tot versterking is en geeft prioriteit aan het versterken van het team Control en Financiën, IT en HRM (recruiter). Het budgetrecht ligt bij de raad en het college heeft een concept zienswijze opgesteld die tot doel heeft zowel het belang van de BEL organisatie als het belang van de gemeente(begroting) in evenwicht te houden.

Kennisnemen van de financiële effecten

De bijdrage voor de gemeente zal toenemen volgens de eerder vastgestelde verdeelsleutel zoals in de tabel hieronder weergegeven: Omschrijving

2025

2026

2027

2028

Voorstellen kadernota 2025, ontwikkelingen begroting 2025-2028

€

472.000

€

663.500

€

538.500

€

538.500

Extrakosten inrichting en Implementatie financieel pakket Key2Finance per 1-1-2026

€

396.500

€

224.800

€

-40.500

€

-40.500

Totaal

€

868.500

€

888.300

€

498.000

€

498.000

Incidentele lasten

2025

2026

2027

2028

Blaricum 34,75%

€

205.025

€

121.556

€

-

€

-

Eemnes 30,00%

€

177.000

€

104.940

€

-

€

-

Laren 35,25%

€

207.975

€

123.305

€

-

€

-

Totaal

€

590.000

€

349.800

€

-

€

-

Structurele lasten

2025

2026

2027

2028

Blaricum 34,75%

€

96.779

€

187.129

€

173.055

€

173.055

Eemnes 30,00%

€

83.550

€

161.550

€

149.400

€

149.400

Laren 35,25%

€

98.171

€

189.821

€

175.545

€

175.545

Totaal

€

278.500

€

538.500

€

498.000

€

498.000

Totale lasten

€

868.500

€

888.300

€

498.000

€

498.000

Omschrijving

2025

2026

2027

2028

Blaricum 34,75%

€

301.804

€

308.684

€

173.055

€

173.055

Eemnes 30,00%

€

260.550

€

266.490

€

149.400

€

149.400

Laren 35,25%

€

306.146

€

313.126

€

175.545

€

175.545

Totaal

€

868.500

€

888.300

€

498.000

€

498.000

Pagina 5 van 7

Duurzaamheid

Niet van toepassing Vastgesteld wettelijk- en beleidskader •

Wet gemeenschappelijke regeling

•

Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie

• •

Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)

Financiële verordening gemeente Eemnes 2020

Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

De BEL Combinatie verzorgt de uitvoering van diverse taken voor de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. De begrotingswijzigingen hebben direct invloed op de gemeentelijke bijdragen van o.a. Eemnes en de uitvoeringscapaciteit van de BEL Combinatie. De

deelnemende gemeenten hebben belang bij een robuuste en efficiënte bedrijfsvoering

binnen de BEL Combinatie om hun dienstverlening te borgen. Dit voorstel ligt ook voor in

Laren en Blaricum. Conform de verdeelsleutel wordt de extra bijdragen aan de gemeenten gevraagd.

Kanttekeningen

Niet van toepassing Financiën

Hiermee neemt de gemeentelijke bijdrage van Eemnes in 2025 toe met €260.550, €266.490 in 2026 en structureel €149.400 vanaf 2027. Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Meerjarenbegroting 2025-2028

-1.692.153

-1.884.935

-2.177.239

-2.277.100

Dekkingsplan 2025-2028

1.895.407

2.102.646

2.203.206

2.532.628

Meerjarenbegroting 2025-2028 incl. dekkingsplan

203.254

217.711

25.967

255.528

Hogere bijdrage BEL (4e Begrotingswijziging)

-260.550

-266.490

-149.400

-149.400

Structureel saldo begroting Structureel evenwicht

-57.296

-48.779

-123.433

106.102

Berekening structureel begrotingssaldo Geraamd resultaat (na mutaties reserves)

nee

nee

nee

ja

- = Nadeel + = Voordeel

Eemnes heeft geen positief begrotingssaldo 2025 (ondanks het door de raad vastgestelde dekkingsplan “Naar een duurzaam evenwicht”).

Bijgaand voorstel is echter één van de vele ontwikkelingen die op ons afkomen en die in de Zomernota nader moeten worden toegelicht.

Pagina 6 van 7

Daarnaast wachten we de ontwikkelingen van de meicirculaire 2025 af om te bepalen of we in 2025 in structureel evenwicht kunnen zijn, zoals vereist van de Provincie.

Met betrekking tot de structurele lasten worden deze nader toegelicht en meegenomen in de Kadernota 2026 en de Begroting 2026. Begrotingswijziging nodig? Ja, in begroting gemeente Uitvoering

Na instemmen van de 4e begrotingswijziging en het afgeven van de zienswijze, zal de definitieve vaststelling van de Ontwikkelingen 2025-2028 in het BEL bestuur plaats vinden.

De begrotingswijziging wordt na het besluit van het BEL bestuur verwerkt. Indien wordt afgeweken van de zienswijze zal het BEL bestuur uw raad hierover informeren. Communicatie

Niet van toepassing Bijlagen

1. Bijlage 1. Ontwikkelingen begroting 2025 - 2028 BEL Combinatie

2. Bijlage 2. Begrotingswijziging bijdrage BEL BW_Bestuurlijke bijlage 3. Bijlage 3. Raadsbrief Zienswijze 4e begrotingswijziging BEL Steller

I. Muhlaci(imuhl). Registratiedatum 04 februari 2025

Pagina 7 van 7