RAADSVOORSTEL Eemnes Rekenkamerrapport Inkoop en aanbesteding doc

RAADSVOORSTEL De Gemeenteraad van Eemnes Onderwerp : Rekenkamerrapport 'Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid BEL-gemeenten' Raadsvergadering d.d. : 13 december 2021 Behandeling in : commissie BSM, 6 december 2021 Voorbereid door : Rekenkamercommissies BEL-gemeenten Eemnes, 26 oktober 2021. WAT IS HET VOORSTEL? I. II.

III.

IV.

V.

VI. VII.

kennis te nemen van het Rekenkamerrapport 'Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid BEL-gemeenten'; het college op te dragen voor elke doelstelling in het inkoop- en aanbestedingsbeleid zorg te dragen: a.dat deze specifiek, meetbaar en tijdsgebonden is geformuleerd; b.dat er inzicht ontstaat in welke instrumenten beschikbaar zijn om deze te realiseren; het college op te dragen om met een vast te stellen periodiciteit een rapportage op te laten stellen over de mate waarin de doelstellingen gegeven de gestelde normen gehaald zijn; de inzichten over het behalen van de doelstellingen te benutten om de onderbouwing en verantwoording van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te bespreken en te controleren, zorg hierbij: a.vanuit de kaderstellende rol voor meer betrokkenheid van de raad aan de voorkant bij grote aanbestedingen; b.vanuit de controlerende rol voor gerichte vragen om verantwoording over eventuele niet behaalde doelstellingen of andere opvallende zaken; het college op te dragen jaarlijks te rapporteren over afwijkingen van het eigen beleid op het terrein van inkoop en aanbesteden, met een heldere motivering van de afwijkingen; het gesprek met het college te voeren over de rol van de raad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid, aan het college aan te bevelen om: a.te sturen op het behalen van de doelstellingen; b.concrete handvatten uit te werken voor het behalen van de

doelstellingen; c. in te zetten op het verder ontwikkelen van de inkoopkalender; d.het vastleggen van aanbestedingsdossiers en het contractmanagement.

Waar gaat het voorstel over, wat is de doelstelling en het beoogd effect?

Het doel van het onderzoek is u, mede op verzoek van een aantal raadsfracties in de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren inzicht te geven in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de BEL Combinatie en of dit rechtmatig, doeltreffend en doelmatig wordt uitgevoerd. De rekenkamer wil hiermee een bijdrage leveren om de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden op dit terrein te versterken. Welke interne/externe partijen en burger(platformen) zijn in het voortraject betrokken? Het onderzoek is namens de Rekenkamercommissie BEL uitgevoerd door onderzoekers van de KWINK groep. In het kader van het onderzoek zijn bij de BEL organisatie stukken opgevraagd en interviews gehouden. De geraadpleegde literatuur en personen zijn in bijlagen I en II van het rapport opgenomen. Wat is het vastgestelde wettelijk- en beleidskader? Artikel 81 a-k, artikelen 182-185 Gemeentewet. Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016-2021 regiogemeenten Gooi- en Vechtstreek.

Wat is het duurzaamheidaspect van dit voorstel? -Wie zijn belanghebbenden en wat voor gevolgen heeft het voorstel voor hen? De burgers, de raadsleden, de colleges van de BEL-gemeenten en de BEL- Combinatie. Door opvolging van de aanbevelingen wordt het inkoop- en aanbestedingsbeleid meer effectief, efficiënt en rechtmatig. Welke relatie heeft dit voorstel met de BEL-gemeenten en de BEL Combinatie? Het onderzoek heeft betrekking op alle drie de BEL-gemeenten en de BEL-Combinatie. Welke financiële middelen zijn met het besluit gemoeid? De capaciteit van de BEL Combinatie voor inkoop is beperkt en er zal extra capaciteit met de daarbij behorende middelen ingezet moeten worden om de aanbevelingen te implementeren. Welke financiële consequenties dat zijn zal met het bestuur van de BEL Combinatie overlegd moeten worden.

Wat zijn alternatieven voor het voorstel en de consequenties hiervan? -Wat zijn de juridische consequenties van het voorstel? Bij implementatie van de aanbevelingen is een afname van risico's op onrechtmatigheden te voorzien.

Welke afspraken maken we over uitvoering en realisatie? Indien de gemeenteraad de aanbevelingen overneemt treedt het college in overleg met het bestuur van de BEL Combinatie om inzicht te krijgen in wat nodig is om de aanbevelingen te kunnen uitvoeren. Welke afspraken maken we over de communicatie en rapportage? Het onderzoeksrapport 'Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid BEL-gemeenten' wordt gepubliceerd op de website van de BEL-gemeenten. BIJLAGEN - onderzoeksrapport 'Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid BEL-gemeenten' - raadsbesluit ACHTERLIGGENDE STUKKEN -De Rekenkamercommissie BEL

plaatsvervangend voorzitter, drs. E.J.M. Lemmens

pagina 3 van 3