Projectplan contractstukken t.b.v. aanbesteding Integraal Onderhoud Eemnes

PROJECTPLAN

Onderwerp: Opstellen contractstukken t.b.v. aanbesteding integraal onderhoud gemeente Eemnes Naam bestuurlijk opdrachtgever: Gemeentesecretaris Marjolein van den Berg Naam ambtelijk opdrachtgever: Sandor Bendeler Naam ambtelijk opdrachtnemer: Bastiaan Heerschop Henk van Veldhuizen/ Wim Roelofs Naam projectleider: Versie:

1.0

Datum:

27 januari 2025

Akkoord opdrachtgever:

1

PROJECTPLAN

1. -

Aanleiding en achtergrond Wat is de situatie die heeft geleid tot deze opdracht en wat zijn de relevante feiten? De aanleiding voor het opstellen van de contractstukken voor de aanbesteding integraal onderhoud Groen : 1. 2.

De huidige groen bestekken (boomverzorging, onkruidbeheersing op verharding, maaien bermen en gazons, en onderhoud beplantingsvakken), zijn in april 2024 aanbesteed voor een termijn van twee jaar. Deze termijn loopt af op 31 december 2025. Per 1 januari 2026 moet de aanbestedingsprocedure zijn afgerond en bekend zijn welke partij of partijen dit werk uit gaat voeren.

2

PROJECTPLAN

2. -

Probleemstelling Welk probleem is er? De huidige bestekken lopen af waardoor een nieuwe aanbesteding moet worden uitgevoerd, hiervoor dienen nieuwe bestekken te worden opgesteld. Van belang is dat het bestek dusdanig is opgesteld om goed te kunnen sturen richting toekomstige aannemers zodat zij weten wat er van hun verwacht wordt. Het huidige areaal is in beeld, wel wordt er een extra check gedaan op de volledigheid en dient er een evaluatie plaats te vinden over de afgelopen bestekperiode 2024-2025.

3. -

Doelstelling Het opstellen van de contractstukken (bestek en kaartmateriaal) met de juiste hoeveelheden, het juiste kaartmateriaal en de eisen zoals de gemeente Eemnes stelt aan het onderhoud van het groen in de gemeenten.

4. -

Resultaat Wat is er klaar als het project klaar is? (mét opsomming van deelresultaten en kwaliteitseisen) • •

• •

De areaalgegevens worden gecontroleerd en geactualiseerd. Dit levert een actueel beheerbestand op. Op basis van interviews met betrokken collega’s en in afstemming met de buitendienst worden de uit te besteden werkzaamheden bepaald. Deze worden vastgelegd in RAW-bestekken met bijbehorend kaartmateriaal. Dit vormt een goede basis voor inschrijving op de onderhoudswerkzaamheden. Op basis van de RAW-bestekken worden directieramingen gemaakt zodat getoetst kan worden of de voorgenomen werkzaamheden financieel passend zijn. Na accordering van het financiële kader wordt de aanbestedingsprocedure opgestart. Dit levert een of meerdere opdrachtnemers op. Een en ander is afhankelijk van of de werkzaamheden in een of meerdere opdrachten worden uitgezet.

Het gewenste eindresultaat van dit project is één of meerder opdrachtnemer(s) met een heldere opdracht en een afgebakend financieel kader. 5.

Afbakening De groenwerkzaamheden die uitgevoerd worden door de eigen dienst vallen buiten deze aanbesteding. Deze werkzaamheden worden door middel van bestekken gebaseerd op de RAW-systematiek (landelijke standaard) beschreven en afgebakend. De rotondes in Eemnes worden door zelfbeheer aan een lokale hovenier toegewezen. Hiervoor doen wij een lokale uitvraag.

6. -

Risicoanalyse Welke risico’s kunnen zich tijdens het project voordoen? (Categoriseer de risico’s in laag, middel, hoog). Wat zijn de gevolgen? Welke maatregelen worden getroffen en wie gaat die uitvoeren?

Zie tabel op de volgende pagina

3

PROJECTPLAN

Risico

Categorie: Hoog/middel/laag Hoog

Gevolgen

Maatregel(en)

Verantwoordelijk

Onvoldoende budget

Projectleider

Personeelstekort tijdens het groeiseizoen

Middel

De werkzaamheden worden niet of onvoldoende uitgevoerd

De aannemer werkt niet volgens het bestek

Middel

Het beeld in de openbare ruimte is niet zoals vastgelegd in het bestek

Bestekken knippen in meerdere percelen zodat dit ook voor kleinere lokale aannemers behapbaar is Door middel van aanbesteding op basis van beste prijs/kwaliteitsverhouding waarbij garantie op personeel inzet geborgd moet zijn in een plan van aanpak. Door middel van maandelijkse schouw de aannemer korten op de maandelijkse termijnen.

Inschrijfprijzen boven begroting

7.

Projectleider

Directievoerder

Fasering en beheersing

7.1 Toelichten op de fasen van het project - Geef een toelichting op de verschillende fasen van het project (minimaal benoemen: de voorbereidingsfase, de uitvoeringsfase, de nazorgfase). - Geef de methode aan waarlangs de resultaten worden behaald (bijv. interview, dossieronderzoek, brainstorm). Voorbereidingsfase In deze fase worden de benodigde gegevens en het kaartmateriaal die in de contractstukken worden opgenomen gecontroleerd en aangepast. Ook de contractstukken (bestekken) worden opgesteld. Op basis hiervan zijn de volgende maatregelen vastgelegd: 1. Het controleren en aanpassen van de hoeveelheden per beheergroep, per gemeente; 2. Het controleren en aanpassen van de kaartgegevens, per gemeente; 3. In een projectteam de eisen en wensen bepalen van de BEL Combinatie, zoals beeldkwaliteit, duurzaamheid, Social Return; 4. In het projectteam bepalen voor welk type bestek wordt gekozen, beeld-frequentie-bestek of raamovereenkomst; 5. In het projectteam de manier bepalen van aanbesteden (Europees, Openbaar, Onderhands); 6. In het projectteam bepalen hoe aan te besteden: op basis van laagste prijs, of met een kwaliteitsweging (Beste Prijs-Kwaliteit-Verhouding). Deze besluiten worden nader uitgewerkt in een RAW-bestek met uitvoeringstekeningen.

Daarnaast wordt voor elk bestek een directieraming opgesteld zodat vooraf getoetst kan worden of de werkzaamheden binnen de beschikbare financiële middelen uitgevoerd kunnen worden. Aanbesteding In deze fase worden de contractstukken op TenderNed gepubliceerd en worden inschrijvers uitgenodigd een aanbieding te doen. In dit proces is gelegenheid voor inschrijvers vragen te stellen. Deze vragen worden 4

PROJECTPLAN

beantwoord in een op te stellen Nota van Inlichtingen. Vervolgens worden de inschrijvingen ingediend. Afhankelijk van het type aanbesteding (laagste prijs, BPKV) wordt de ranking van inschrijvers verwerkt op het proces verbaal van aanbesteding. Dit proces verbaal wordt gepubliceerd en na beoordeling van de inschrijvingsdocumenten wordt de gunningsbeslissing bekend gemaakt. Alle inschrijvers hebben de mogelijkheid hier bezwaar tegen te maken (Alcatel arrest). Afhankelijk van het type aanbesteding is deze periode zeven of twintig dagen. Hierna wordt de opdrachtbrief verstrekt aan de beste inschrijving. Dit is tevens het einddocument van deze fase. Uitvoeringsfase Nadat de opdrachtbrief verstrekt is aan de aannemer start de uitvoeringsfase op 1 januari 2026 en loopt tot 31 december 2026 (nader te bepalen) met de optie van een nader te bepalen aantal jaren verlenging. Nazorgfase Dit betreft alleen een uitvoeringsfase tot einde contract, hierin wordt geen nazorgfase opgenomen. Einde 2026 zal een evaluatie worden aangeboden over het eerste uitvoeringsjaar. 7.2 Planning - Geef de planning op hoofdlijnen aan. Fase/stap Controle hoeveelheden arealen

Voorbereidingsfase Eindproduct: besluit college tot beschikbaar stellen uitvoeringskrediet en opstarten volgende fase Aanbesteding Eindproduct: opdrachtbrief aannemer

Uitvoering Oplevering

Planning werkzaamheden • Checken hoeveelheden en kaartmateriaal per beheergroep • Bepalen verdeling van de bestekken • Aanleveren conceptbestek • Aanleveren raadsdocumenten m.b.t. kwaliteitsgebieden en evaluatie 2024/2025. • Opstellen raming conceptbestek • Van concept naar definitieve bestekken • Publiceren contactstukken • Inleveren inschrijvingen • Uiterste gunningsdatum • Start werkzaamheden • Opstellen RAW-bestek met tekeningen • Opstellen directieraming • College voorstellen uitvoeringskrediet beschikbaar te stellen en aanbesteding op te starten. • Publiceren contractdocumenten • Opstellen Nota van Inlichtingen • Beoordelen BPKV (afhankelijk van keuze aanbesteding) • Opstellen proces verbaal aanbesteding • Publiceren gunningsbeslissing • Opdrachtbrief naar aannemer • Periode 2026-2029 (termijn nader te bepalen). • Einde huidig onderhoudscontract door middel van een schouw, daarna verrekening laatste factuur 5

Planning Medio maart 2025 Uiterlijk 31 maart 2025 Uiterlijk 31 maart 2025 Uiterlijk begin april 2025 Uiterlijk 10 april 2025 Uiterlijk 15 mei 2025 1 juli 2025 1 september 2025 26 september 2025 2 januari 2026 Januari t/m maart 2025

Juli t/m september 2025

Start 1 januari 2026 30 december 2025

PROJECTPLAN

-

7.3 Begroting Welke kosten zijn aan dit project verbonden en waar kan dekking gevonden worden voor deze kosten? (het gaat om de kosten voor het uitvoeren van het project: niet de kosten van het op te leveren resultaat.)

Voor het voorbereiden, opstellen en aanbesteden van de contractstukken zijn de volgende kosten geprognosticeerd: Kostenposten: Werkvoorbereiding (beschikbaar) Controleren hoeveelheden en arealen Opstellen contractstukken en uitvoeringstekeningen Begeleiden projectgroep Coördineren voorbereiding Aanbesteding Begeleiding Onvoorzien 10% Totaal exclusief BTW

Projectkosten: € 19.700,-€ 1.700,€ 8.500,€ 5.000,€ 4.500,€ 6.000,-€ 4.500,-€ 1.500,-€ 25.700,--

De dekking wordt via de zomernota aangevraagd. 7.4 Besluitvorming De huidige bestekken met betrekking tot het onderhoud aan de openbare ruimte lopen 31 december 2025 af. Per 1 januari 2026 moet bekend zijn welke partij of partijen dit werk uit gaan voeren. Tijdens de “knoppensessies” met de gemeenteraden zijn wensen uitgesproken die betrokken worden in deze voorbereiding. Op korte termijn starten we met de voorbereidende werkzaamheden voor de aanbestedingsprocedure. Het college wordt voorgesteld om in te stemmen met de uitvoering van het projectplan en de financiering hiervan. Het dagelijks onderhoud van de A-gebieden zal voor het grootste gedeelte worden belegd bij onze eigen buitendienst. Hiervoor is nog wel het e.e.a. aan voorwerk noodzakelijk. De verwachting is dat wij de komende twee jaar nodig zullen hebben om de buitendienst dusdanig in te richten om volledig te voldoen aan de vraag. Hiervoor denken wij ook aan samenwerking met de Tomingroep en het inzetten van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Aan de raad wordt medio april het voorstel gedaan om akkoord te gaan met de verschillende scenario’s voor de kwaliteitsgebieden. Hierbij wordt uitgegaan van: o o o o

Het huidige financiële kader is taakstellend Het huidige te beheren areaal behouden op A voor o.a. het centrum, begraafplaats en accenten, B niveau in de overige wijken; Kijken naar mogelijkheid om de A-gebieden uit te laten voeren door de buitendienst; Verandering van klimaat.

6

PROJECTPLAN

7.5 Organisatie - Hoe ziet de projectorganisatie eruit? - Wie is (bestuurlijk en ambtelijk) opdrachtgever, projectleider en wie zitten in projectteam en voor hoeveel uren? Projectteam Integrale bestekken: Functie: Bestuurlijk OG Ambtelijk OG Projectleider = ON Bouwteam

Adviseur Duurzaamheid Budgethouder integrale bestekken Consulent Financiën Inkoper

Naam: Marjolein van den Berg Bastiaan Heerschop W. Roelofs/H. van Veldhuizen. Wim Roelofs Henk van Veldhuizen Olaf de Schouwer Berend Leeuwerke Pim Vonk Marco Radstake Olaf de Schouwer André Zwanikken Niels van Gelderen

Het projectteam is regisserend ingericht voor het opstellen van de bestekken. Dit houdt in dat het projectteam de noodzakelijke criteria bepaald. Kennis en capaciteit wordt ingekocht voor inhoudelijke taken zoals bijvoorbeeld het uitwerken van ontwerpen, uitvoeren van noodzakelijke onderzoeken en opstellen van adviezen, opstellen van contracten inclusief uitwerken van uitvoeringstekeningen en de directievoering UAV en toezicht. 7.6 Informatie - Wie moeten op welk moment waarover op de hoogte gehouden worden? Op het moment dat de inschrijvingen zijn beoordeeld, wordt het college geïnformeerd. De raad wordt via een raadsinformatiebrief geïnformeerd. De aanbesteding wordt aangehouden tot het moment dat er akkoord is op de inschrijvingen. 8. -

Afhankelijkheden/actorenanalyse Van wie heb ik medewerking nodig om het project te laten slagen? Welke rol hebben zij in het project? Hoe ga ik om met de afhankelijkheden?

Actoren in dit project zijn: • De wethouders van Blaricum, Eemnes en Laren; • College B&W: vrijgave benodigd voorbereidings- en uitvoeringskrediet; • Teamassistente OR (Alie Kos): procesplanning/verslaglegging etc.; • Manager buitendienst: (afstemming zie 5); • Beleidsmedewerker(s) OR (advies en afstemming of uitvoering conform beleid is); • Sociale component: (inzet SROI); • Team Inkoop: (bewaking proces aanbesteding en advies); • Duurzaamheid: Circulair (of niet)/inzet materiaal etc.; • GIS afdeling: (kaartmateriaal/data op orde).

7