Privacybeleid

BESLISVOORSTEL RAAD EEMNES Besluitvormend orgaan Gemeente Eemnes - Gemeenteraad Gemeentecode Eemnes Onderwerp Privacybeleid. Portefeuillehouder Benthem, R. van Openbaar Ja Korte inhoud Het vaststellen van het privacybeleid. Besluiten De raad besluit, voor zover het de eigen bevoegdheden betreft: 1. het Privacybeleid gemeente Eemnes vast te stellen. Aanleiding voorstel De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) legt de verantwoordelijkheid bij onder andere gemeentelijke bestuursorganen als verwerkersverantwoordelijken om aan te tonen dat zij aan de privacyregels voldoen. Door te voldoen aan de verantwoordingsplicht leveren gemeenten een belangrijke bijdrage aan de bescherming van het grondrecht van mensen op privacy. De verantwoordingsplicht houdt in dat gemeenten moeten kunnen aantonen dat de verwerkingen van persoonsgegevens aan de regels van de AVG voldoen. Gemeenten moeten kunnen aantonen dat een verwerking aan de belangrijkste beginselen voor een verwerking voldoet, zoals rechtmatigheid, transparantie, doelbinding en juistheid.

Pagina 1 van 4

Het verbeteren van privacybescherming en –bewustzijn als onderdeel binnen de gemeente zal stapsgewijs worden uitgevoerd. Een van deze stappen is het vaststellen van een privacybeleid voor de gemeente. Een deel van de uitvoering van de gemeentelijke taken vindt binnen de BEL Combinatie plaats. De BEL Combinatie heeft reeds een privacybeleid vastgesteld, maar de individuele gemeenten zouden dit ook moeten hebben. Dit voorstel is om deze lacune in te vullen en het gemeentelijk beleid aan te laten sluiten bij het BEL beleid. Privacy en het implementeren van privacywetgeving is bovendien een doorlopend proces. Dit proces zal blijvend onder de aandacht moeten komen en ook aan actualisatie onderhevig zijn. Doel Door het vaststellen van een privacybeleid laat de gemeente zien hoe zij voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze tijd gaat ook de gemeente mee met nieuwe ontwikkelingen. Een steeds meer digitale overheid stelt andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. De gemeente is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole. Het bestuur en management spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy.

De gemeente geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit privacybeleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de gemeente. Door een privacybeleid vast te stellen bereikt de gemeente onder andere de volgende belangrijke doelen: 1. Het stellen van kaders voor de verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor de gemeente verwerkingsverantwoordelijke is. 2. Het voldoen aan de verantwoordingsplicht op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 3. Het geven van informatie aan inwoners over hoe de gemeente omgaat met persoonsgegevens. Door het privacybeleid geeft de gemeente aan te voldoen aan de belangrijkste beginselen voor een verwerking. De rechtmatigheid, transparantie, doelbinding en juistheid van de verwerking kan een positief effect hebben op het vertrouwen van de inwoners in de gemeente. Toelichting besluit (argumenten)

1.1 Dit privacybeleid geeft invulling aan hoe de gemeente Eemnes voldoet aan privacywetgeving en geeft de inwoners duidelijkheid over hoe de gemeente omgaat met hun persoonsgegevens.

Pagina 2 van 4

Het vaststellen van dit privacybeleid is verplicht en laat zien hoe de gemeente voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Wet politiegegevens (Wpg) en de manier waarop de gemeente omgaat met persoonsgegevens van inwoners en andere personen. Duurzaamheid Niet van toepassing. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie Het bestuur van de BEL Combinatie en de bestuursorganen van de BEL-gemeenten (colleges, burgemeesters en gemeenteraden) moeten een privacybeleid vaststellen. Voor de BEL Combinatie bestaat er al een privacybeleid. Voor het vaststellen van het privacybeleid voor gemeenten wordt dan ook een voorstel gestuurd naar de colleges, burgemeesters en gemeenteraden van de BEL-gemeenten. Kanttekeningen

1.1 De gemeente heeft nog geen toereikend verwerkingsregister. In het beleid staat dat de gemeente een verwerkingsregister heeft waarin een overzicht is opgenomen van verwerkingen van persoonsgegevens. Er is een verwerkingsregister. Dit verwerkingsregister voldoet niet aan alle eisen. Het opstellen van een verwerkingsregister dat voldoet aan alle vereisten is een van de geplande werkzaamheden in het kader van de verdere implementatie van de AVG.

1.2 De afspraken met de samenwerkingsverbanden en/of andere samenwerkingen zijn momenteel ontoereikend. Er zijn afspraken gemaakt met samenwerkingsverbanden en/of andere samenwerkingen, deze zijn soms gedateerd of onvoldoende uitgewerkt. Ook hiervoor geldt dat waar nodig het actualiseren en uitwerken van afspraken met samenwerkingsverbanden en/of andere samenwerkingen een van de geplande werkzaamheden is. Financiën Dit besluit heeft geen financiële gevolgen. Begrotingswijziging nodig? Nee

Pagina 3 van 4

Uitvoering De aanwijzing van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en aanstelling van de Chief Information Security Officer (CISO) heeft reeds plaatsgevonden. Het opstellen van een verwerkingsregister dat aan alle vereisten voldoet zoals genoemd in het privacybeleid is een van de geplande werkzaamheden in het kader van de verdere implementatie van de AVG. Daarnaast is ingepland om de huidige afspraken met samenwerkingsverbanden en/of andere samenwerkingen te actualiseren en/of uit te werken waar nodig. Communicatie Publicatie in het Gemeenteblad. Publicatie op de website van gemeente Eemnes. Bijlagen Bijlage 1: Privacybeleid gemeente Eemnes. Steller M. Jessaijan(mjess). Registratiedatum 6 maart 2023

Pagina 4 van 4