Memo Implementatie financieel pakket Key2Finance april 2025

MEMO Implementatie financieel pakket Key2Finance

Van

: college

Aan

: gemeenteraad

Behandeling bij raadsvoorstel

: Zienswijze 4e Begrotingswijziging BEL Combinatie

Datum vergadering

: 14 april 2025

Aanleiding De algemeen directeur heeft in oktober 2024 besloten om de start van het werken met een ingericht nieuw financieel systeem met één jaar uit te stellen tot 1 januari 2026. Zij heeft het BEL Bestuur op de hoogte gebracht waarna het bestuur in januari 2025 uw raad met een raadsinformatiebrief heeft geïnformeerd. Aanvullend heeft de portefeuillehouder op 10 maart jl. in de commissie BSM een toelichting gegeven. Dit memo geeft achtergrondinformatie op het besluit om de implementatie met één jaar uit te stellen. Daarnaast gaat het memo in op de inhoudelijke en financiële gevolgen die hiermee samenhangen en wat de aanpak is voor de doorstart van dit project, waarmee uitgekeken kan worden naar een succesvol resultaat per 1 januari 2026. Achtergrond besluit tot uitstel van één jaar Na de afronding van de aanbesteding in april 2024, startte de implementatie van het nieuwe systeem in mei jl. onder leiding van een externe projectleider. De focus lag aanvankelijk op technische implementatie, waardoor essentiële voorbereidingen in de financiële en administratieve processen beperkt aan bod kwamen. In september 2024 bleek uit een evaluatie van de voortgang en interne werkzaamheden dat het implementatietraject voor 1 januari 2025 niet haalbaar was.

De benodigde inspanningen en capaciteit waren door team Control en Financiën en andere teams niet binnen de beschikbare tijd te realiseren, mede door parallelle verplichtingen zoals de begrotingen, de voorbereiding op de interim controle en de slotwijzigingen. Op basis van deze analyse heeft de algemeen directeur besloten tot uitstel en dit met het BEL Bestuur gedeeld. Herijking van het project en proces In oktober 2024 is een nieuwe (interne) projectleider aangesteld, onder wiens leiding de volgende verbeteringen zijn doorgevoerd in de projectaanpak: Versterking van de governance op dit project: een stuurgroep met vertegenwoordigers namens het BEL Bestuur, de directie en het MT en de

1

-

-

leverancier, een projectteam en resultaatsverantwoordelijke werkgroepen zijn ingesteld of versterkt; Er wordt een koppeling gelegd tussen de vastlegging en verbetering van de financieel-administratieve werkprocessen en de modulaire inrichting, het testen en de praktijkimplementatie van het financieel-administratieve systeem (dit gaat o.a. om ondersteunende processen zoals het verwerken van bank- en kasmutaties, begrotingswijzigingen opstellen en administratief verwerken); Vastleggen van processen Inkopen & Aanbesteden en afhandelen inkoop- en verkoopfacturen; De communicatie- en rapportagestructuur is verbeterd.

Doelstelling en maatschappelijke effecten Het doel van het project is dat per 1 januari 2026 de financiële administraties van de drie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren, alsmede van de gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie zijn ingericht in de applicatie Key2Finance en dat de financieel-administratieve processen zijn beschreven en geborgd, zodat op eenvoudige wijze de juiste, volledige en actuele financiële informatie tijdig ter beschikking staat van alle stakeholders in de vier genoemde organisaties. Verwachte resultaten Met de herijking van het project en proces verwachten we de volgende resultaten. 1. Herijkte, beschreven en geborgde financieel-administratieve werkprocessen in de applicatie Engage Process, waarmee deze processen efficiënt en effectief kunnen functioneren en waarmee bekende risico’s zoveel mogelijk worden beheerst. Het betreft dan concreet o.a. de volgende (deel)processen: a. Inkopen, contractvastlegging, verplichtingen aangaan, facturen coderen en afhandelen (incl. verklaring geleverde prestaties); b. Afhandelen verkoopfacturen (van opstellen/registreren tot betaling of invordering); c. Beheren debiteurenadministratie; d. Beheren crediteurenadministratie; 2.

Een op basis van deze processen ingerichte financieel-administratieve applicatie Key2Finance per 1 januari 2026, waaruit op eenvoudige wijze de juiste, volledige en actuele financiële informatie tijdig ter beschikking staat van alle stakeholders in de vier BEL-organisaties. Het betreft dan concreet de inrichting van o.a. de volgende modules: a. Grootboek b. BTW/VPB c. Projecten d. Kostenverdeling 3. Bij de inrichting hoort ook het realiseren van werkende koppelingen met een aantal interne en externe applicaties en systemen: Risicoanalyse Het beheersen van risico’s op het gebied van voortgang, budget en kwaliteit speelt een cruciale rol tijdens en voor het project. Een grondige risico-inventarisatie en evaluatie zijn van essentieel belang om tijdig tegenmaatregelen te nemen en het project succesvol af te ronden. Dit heeft inmiddels plaatsgevonden. Ook zijn tegenmaatregelen geformuleerd om de kans op het optreden van een risico te minimaliseren.

Tijdens het project kunnen benoemde risico's veranderen, worden weggenomen of kunnen er nieuwe ontstaan. Daarom houdt de projectleiding gedurende het project een risicologboek bij om de risico's, tegenmaatregelen en het eventuele calamiteitenplan te monitoren. In dit plan zijn de vooraf ingecalculeerde risico’s opgenomen. Het project is in fasen opgebouwd en er zijn mijlpalen geformuleerd die ervoor moeten zorgen dat adequaat vinger aan de pols wordt gehouden, voortgang wordt geboekt, het proces wordt gemonitord en waar nodig tijdig wordt bijgestuurd. Begroting projectkosten De algemeen directeur en portefeuillehouder Financiën van de BEL Combinatie sturen via de projectorganisatie strak op het gedegen implementatieplan met te behalen mijlpalen. In 2025 en 2026 is externe inhuur noodzakelijk, omdat we die kennis en tijd onvoldoende beschikbaar hebben in de reguliere formatie. Naast een inschatting van de ureninzet van medewerkers is een raming opgesteld van de noodzakelijke incidentele en structurele projectkosten. In 2024 zijn er ook uitgaven geweest in verband met de aanbesteding van het nieuwe financieel-administratieve systeem en de inhuur van een projectleider en diverse andere medewerkers. De uitgaven hiervoor (prognose inhuurkosten € 208.000 en de gedeclareerde kosten nieuw financieel systeem € 127.000) zijn al verwerkt in de slotwijziging 2024.

Voor 2025 zijn er extra projectkosten van leverancier Centric (abonnementskosten en extra begeleidingsdagen en extra licentiekosten in verband met een jaar langer urenschrijven via TIM en factuurafhandeling via Corsa. En daarnaast is er voor inhuur gerekend op 8 maanden inzet van een financieel adviseur en verlenging met een vol jaar van de inhuur voor de vulling van het systeem en migratie van data. Voor 2026 dient de jaarrekening 2025 te worden opgeleverd vanuit een verlengde licentie van het oude financieel-administratieve systeem Civision/SAP. Aangezien nu nog niet bekend is of die verlenging korter dan een vol jaar kan worden afgenomen is het volle jaarbedrag opgenomen als extra kostenpost. En verder starten dan de aanbestede licentiekosten en consultancydagen van het nieuwe financieel pakket, hetgeen in dat jaar dus leidt tot dubbele licentiekosten (voor het oude en het nieuwe financiële pakket). De maximale afnameperiode van Key2Finance is ook met een jaar verschoven (dus maximaal 10 jaar, te starten in 2026). Tot slot is rekening gehouden met een nazorg inzet van de ingehuurde financieel adviseur voor de eerste 4 maanden van 2026. Voor 2027 en daarna dalen de structurele licentiekosten ten opzichte van het huidige pakket met ruim € 40.000.

Die ‘winst’ zal naar verwachting echter weer ingezet moeten worden ter compensatie van de prijsindexering, die gemiddeld op IT een stuk hoger is dan de gemiddelde consumentenprijsindex. Een gedeeltelijke dekking vanuit de bestaande BEL-begroting is er alleen voor de licentiekosten vanuit het budget van Automatisering. De voor het project benodigde inhuuren extra IT-kosten in 2025 (€ 396.950) en 2026 (€ 224.800) dienen te worden gedekt via de 4e begrotingswijziging 2025.

Al met al leidt het tot het volgende financiële overzicht van de verwachte uitgaven en inkomsten en noodzakelijke extra dekking voor de jaren 2025 t/m 2028.

2025

2026

2027

2028

Inhuurkosten

- € 246.000

- € 39.000

ICT-kosten

- € 278.000

- € 329.000

- € 139.500

- € 139.500

10% onvoorzien

- € 52.450

- € 36.800

Totale projectkosten

- € 576.960

- € 404.800

- € 139.500

- € 139.500

Dekking vanuit vastgestelde begroting BEL Combinatie 2025 e.v.

€ 180.000

€ 180.000

€ 180.000

€ 180.000

Nog te dekken via 4e begrotingswijziging BEL 2025

- € 396.500

- € 224.800

€ 40.500

€ 40.500